เห็นด้วยหรือไม่ แต่ตั้งแต่เราเริ่มใช้ Google Docs นั้น MS Office ก็ดูเหมือนเป็นแค่อดีต และทำไมไม่! มันมีคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากมายที่ทำให้งานของเราสำเร็จด้วยความเร็วที่เร็วขึ้นมาก ตั้งแต่การเข้าถึงแบบออฟไลน์ไปจนถึงที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ยังคงเป็นชุดสำนักงานที่ใช้งานง่าย ซึ่งเราสามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา!
Google Docs ไม่เพียงแต่นำเสนอฟังก์ชันพื้นฐานของ MS Office เท่านั้น มันมีคุณสมบัติที่มีประโยชน์บางอย่างเช่นกันที่คุณอาจยังไม่เคยเจอ
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ดเด็ดๆ 10 ข้อที่จะช่วยให้การใช้ Google เอกสารสะดวกยิ่งขึ้น
- การเข้าถึงแบบออฟไลน์
คุณทราบหรือไม่ว่า Google เอกสารเสนอการเข้าถึงแบบออฟไลน์ด้วย คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่ แก้ไขปัจจุบัน และดูเอกสารของคุณได้ง่ายๆ ในขณะที่คุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ในการตั้งค่านี้ ให้เปิดเว็บไซต์ Google ไดรฟ์ คลิกที่ปุ่มรูปเฟืองที่มุมบนขวาของเว็บไซต์ แล้วคลิกการตั้งค่า ในบานหน้าต่างทั่วไป ให้เปิดใช้งาน "ซิงค์งานของคุณกับคอมพิวเตอร์เครื่องนี้เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขแบบออฟไลน์" แล้วคลิกเสร็จสิ้น ทาดา!
ดูเพิ่มเติมที่: Google Doc Scam แพร่กระจายอย่างรวดเร็ว นี่คือทั้งหมดที่คุณต้องรู้
- แนะนำให้แก้ไข
นี่เป็นทางเลือกที่ดีอย่างหนึ่งที่ควรใช้เป็นพิเศษ หากคุณกำลังทำงานร่วมกันในทีม คุณจะต้องจดบันทึกการแก้ไขที่แนะนำ ซึ่งผู้เขียนสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้ตามต้องการ ในการดำเนินการนี้ เพียงคลิกไอคอนดินสอที่มุมบนขวา แล้วคลิก "แนะนำ" จากนี้ไป การแก้ไขใดๆ ที่คุณทำในโหมดนี้จะแสดงเป็นความคิดเห็นทางด้านขวาของเอกสาร คนอื่นๆ (หรือคุณ) สามารถตอบกลับข้อเสนอแนะ แสดงความคิดเห็น หรือใช้ไอคอนขีดหรือกากบาท ไม่ว่าคุณจะต้องการยอมรับหรือปฏิเสธคำแนะนำ
- แทรกรูปภาพ
Google Docs มีโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งนี้โดยใช้คุณลักษณะ "สำรวจ" ที่มีประโยชน์ เพียงไฮไลต์คำหรือวลีในเอกสารที่คุณต้องการค้นหารูปภาพ จากนั้นคลิก “เครื่องมือ -> สำรวจ”
การดำเนินการนี้จะเปิดบานหน้าต่างทางด้านขวาของเอกสารเพื่อแสดงข้อมูลทั้งหมดจากเว็บที่เกี่ยวข้องกับข้อความที่ไฮไลต์ของคุณ
- เพิ่มคำลงในพจนานุกรม
เบื่อที่จะเห็นเส้นสีแดงที่น่ารำคาญใต้วลีคำศัพท์ที่คุณชื่นชอบไหม ถ้าใช่ ให้คลิกที่เครื่องมือ จากนั้นเลือกพจนานุกรมส่วนตัวเพื่อให้ Google เอกสารสามารถละเว้นได้ในอนาคต
- การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
การทำงานเป็นทีมค่อนข้างสนุกใช่ไหม? คุณลักษณะการแชร์ของ Google Doc ช่วยให้คุณสามารถแชร์เอกสารกับคนตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป เพื่อให้พวกเขาสามารถดูและแก้ไขได้ตามนั้น คลิกที่ ไฟล์> แชร์ เพื่อเริ่มแชร์เอกสาร คุณยังเชิญบุคคลแต่ละคนได้โดยป้อนที่อยู่อีเมลและให้สิทธิ์ในการแก้ไขเอกสารแก่บุคคลเหล่านั้น
- แท็กใครบางคนในความคิดเห็น
การเพิ่มความคิดเห็นนั้นยอดเยี่ยมมาก แต่คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคนอื่นเห็นพวกเขา หากคุณพิมพ์เครื่องหมายบวก (“+”) ในความคิดเห็น ตามด้วยที่อยู่อีเมล บุคคลนั้นจะได้รับการแจ้งเตือนว่าถูกแท็ก
ดูเพิ่มเติม: สิ่งที่คุณทำได้เพื่อใช้ Google ไดรฟ์ให้ดีขึ้น
- เพิ่มบุ๊กมาร์ก
Google Docs ช่วยให้คุณเพิ่มบุ๊กมาร์กได้ คุณจึงสามารถค้นหาไฟล์ขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดาย สิ่งที่คุณต้องทำคือแตะที่เมนูแทรก จากนั้นเลือกตัวเลือกบุ๊กมาร์กเพื่อวางแล้วรับลิงก์ ใช้ Insert และ Link เพื่อลิงก์ไปยังบุ๊กมาร์กของคุณ
- เผยแพร่เอกสาร
Google เอกสารทำให้คุณสามารถเผยแพร่รายงานบนเว็บได้อย่างรวดเร็ว เพียงแตะที่ไฟล์> เผยแพร่ไปยังเว็บ แล้วแตะปุ่มเริ่มเผยแพร่ คุณจะได้รับลิงก์สาธารณะไปยังรายงานเพื่อให้คุณสามารถแชร์กับบุคคลอื่นได้ทันที เย็นไม่ได้? ตอนนี้คุณไม่จำเป็นต้องโฮสต์เอกสารบนเซิร์ฟเวอร์
- เว็บคลิปบอร์ด
หากต้องการใช้คุณลักษณะนี้ ให้เลือกข้อความ คลิก แก้ไข ใช้เมนูเว็บคลิปบอร์ด ด้วยวิธีนี้ คุณจะคัดลอกข้อมูลบางประเภท เช่น ภาพวาด ระหว่างเอกสาร Google ประเภทต่างๆ ได้
ดูเพิ่มเติม: เครื่องมือจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์ 11 อันดับแรกสำหรับ Big Data
- ติดตั้งส่วนเสริม
ส่วนเสริมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวมบิตของซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นในเอกสารของคุณ คุณสามารถติดตั้งได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกเครื่องมือ> จัดการส่วนเสริม จากนั้นจะสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากเมนูส่วนเสริม
นี่คือเคล็ดลับและการปรับแต่งที่สำคัญของ Google เอกสาร 10 ข้อซึ่งจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น Google Docs พัฒนาอย่างต่อเนื่องและได้พิสูจน์แล้วว่าสามารถทำบางสิ่งที่แม้แต่ Word ที่ยอดเยี่ยมก็ไม่สามารถทำได้! ดังนั้น หากคุณรู้จักการแฮ็กอื่นๆ ที่อาจสนใจผู้ใช้ของเรา โปรดส่งความคิดเห็นถึงเราได้เลย
