เมื่อเราเข้าสู่อยุค cloud storage มีประโยชน์และข้อเสียมากมาย การเข้าถึงไฟล์และเอกสารจากที่ไหนก็ได้ในโลก ฟีเจอร์ดีมาก แต่เกิดอะไรขึ้นถ้าเข้าอินเทอร์เน็ตไม่ได้? ทุกไฟล์ที่สะดวกเก็บไว้กลายเป็น unreachable! ผลคือ บริษัท cloud storage บางแห่งพัฒนาวิธีเข้าถึง cached version ของ cloud แบบออฟไลน์ รวมถึง Google ที่ตั้งค่าบริการ cloud ให้ใช้ Google Docs แบบออฟไลน์ได้
ก่อนจะไปวิธีทำ มีสักพักสิ่งที่ต้องจดจำ แรก เนื่องจากติดตั้ง Chrome extension เพื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์ออฟไลน์ ทำได้เฉพาะ Chrome เท่านั้น ไม่ได้ในเบราว์เซอร์อื่น สอง ทุกเอกสารใน Docs, Sheets, Slides และ Drawings จะพร้อมใช้งานออฟไลน์ แต่ไฟล์ที่อัปโหลดใน Drive จะไม่พร้อม สาม ต้องออนไลน์ตอนตั้งค่า ต้องทำก่อนที่จะอยากใช้ Google Docs ออฟไลน์ หากข้อจำกัดเหล่านี้มากเกินไป ดูส่วน "Alternate Options" ด้านล่างสำหรับวิธีอื่น
เข้าถึง Google Docs แบบออฟไลน์
เพื่อใช้ Google Docs ออฟไลน์ ต้องเข้าตั้งค่า Google Drive ใน Chrome ไปที่ Google Drive คลิกลูกหมากรุกมุมขวาบน แล้ว Settings หรือคลิกลิงก์นี้หากล็อกอิน Google แล้ว
หน้าต่างใหม่ปรากฏ ในหน้าต่างนี้ หาตัวเลือก Offline และติ๊กถูกกล่อง จะเห็นจาก help text ว่านี่คือตอนที่ extension ถูกเพิ่ม
Chrome จะแจ้งว่า extension ขอติดตั้ง คลิก "Add Extension" เพื่อเสร็จสิ้น
ซิงค์ไฟล์เฉพาะเจาะจง
ตอนนี้พอออฟไลน์และพยายามเปิด Google Docs จะโหลด special offline version แทน version นี้ใช้ไฟล์ที่ sync สำหรับออฟไลน์ แม้คุณจะพบไฟล์ส่วนใหญ่ sync แล้ว บางไฟล์อาจ "slip the net" หมายถึงบางไฟล์ยังไม่พร้อม แม้คุณเปิดการเข้าถึงออฟไลน์แล้ว
หากมีไฟล์เฉพาะที่ต้องการให้พร้อมออฟไลน์ มีวิธีบังคับให้ sync วิธีนี้ใช้ได้กับ Docs, Sheets, Slides, Drawings ทุกประเภท
- หาไฟล์ที่ต้องการเข้าถึงออฟไลน์ คลิกสามจุดใกล้ชื่อไฟล์ ต่อมา toggle สวิตช์ "Available Online" เป็น On สวิตช์จะเลื่อนขวาและกลายเป็นสีฟ้า แสดงว่าเปิดแล้ว
- หลังช่วงเวลาสั้น ไอคอนถูกถูกเหนือเส้นจะปรากฏบนไฟล์ หมายถึงมั่นใจว่าพร้อมตอนออฟไลน์ เพื่อแน่ใจ ตัดอินเทอร์เน็ต ใช้ Google Docs ออฟไลน์ ลองเปิดไฟล์ หากเปิดได้ ไฟล์ sync แล้ว
ตัวเลือกทางเลือก
หากไม่ใช้ Chrome อยากใช้ Google Drive ไฟล์ออฟไลน์ หรือไม่อยากติดตั้ง extension แค่เพื่อออฟไลน์ ไม่ต้องกังวล! ยังมีวิธีเข้าถึงไฟล์ออฟไลน์
ตัวเลือก Google Drive for PC
ตัวเลือกนี้ต้องติดตั้ง Google Drive for PC หากเคยใช้ซอฟต์แวร์อย่าง Dropbox desktop คล้ายกันมาก จะสร้างโฟลเดอร์ Google Drive พิเศษบน PC แล้ว sync ไฟล์จาก Google Drive เข้าไป หมายถึงตอนแก้ไขไฟล์ในโฟลเดอร์นั้น จะ sync ไป Google Drive อัตโนมัติ และในทางกลับกัน เนื่องจากไฟล์บันทึกเป็น hard copies บนฮาร์ดดิสก์ หมายถึงคุณเข้าถึงไฟล์ได้หากออฟไลน์ แค่เปิดโฟลเดอร์ Google Drive บนฮาร์ดดิสก์ และเปิดไฟล์ที่ต้องการ
น่าเสียดาย แม้จะ sync ไฟล์ที่สร้างใน Google Docs, Slides, Sheets, Drawings ไปฮาร์ดดิสก์ จะเปิดไม่ได้ตอนออฟไลน์ เว้นแต่ตั้งค่า sync ตามขั้นตอนข้างต้น หากอยากใช้ไฟล์ประเภทเหล่านี้ ดีกว่าดาวน์โหลดเป็น hard copies ก่อนไปออฟไลน์
ตัวเลือกดาวน์โหลด
หากอยากเข้าถึงไฟล์ Google Doc แบบออฟไลน์ ดาวน์โหลด hard copy ไปคอมพิวเตอร์ แล้วเปิดใน office suite โปรด เหมือนไฟล์ทั่วไป ทำได้โดยคลิกขวาไฟล์ใน Google Drive คลิก Download จะดาวน์โหลด physical copy ไปฮาร์ดดิสก์ในรูปแบบรองรับ Microsoft Office
คุณ CTRL-click หลายไฟล์เพื่อดาวน์โหลดพร้อมกัน Google จะรวมเป็น .zip ให้อัตโนมัติ
หากต้องการไฟล์ในรูปแบบ non-Microsoft Office เปิดไฟล์ที่ต้องการบันทึก คลิก File, Download As, แล้วรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ
ดูแลรักษา Drive
พอ cloud storage เป็นที่นิยมและสะดวก บางครั้งคุณจะเจอติดขาดไม่มี connection หรือเข้าถึงไฟล์ไม่ได้ ด้วยวิธีแก้ข้างต้น ตอนนี้คุณจะใช้ Google Docs ออฟไลน์ได้หากสถานการณ์มาถึง
คุณเคยถูกขวางหรือไม่ตอนไม่เข้าถึงไฟล์ใน cloud ได้? ใช้ cloud หรือสื่อดั้งเดิมอย่าง USB drive ทำงานให้คุณ? แจ้งเราในความคิดเห็นด้านล่าง
