เมื่อเราก้าวเข้าสู่ยุคของการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ มีประโยชน์และข้อเสียมากมายที่มาพร้อมกับมัน ความสามารถในการเข้าถึงไฟล์และเอกสารของคุณได้ทุกที่ในโลกเป็นคุณลักษณะที่ดีมาก แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ทันใดนั้น ไฟล์ที่จัดเก็บไว้อย่างสะดวกเหล่านั้นอยู่ไกลเกินเอื้อม! ด้วยเหตุนี้ บริษัทที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์บางแห่งจึงได้พัฒนาวิธีการเข้าถึงเวอร์ชันแคชของคลาวด์แบบออฟไลน์ ซึ่งรวมถึง Google ที่ได้ตั้งค่าบริการระบบคลาวด์เพื่อให้คุณใช้ Google เอกสารแบบออฟไลน์ได้
ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีการทำสิ่งนี้ มีบางสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทราบ ประการแรก เนื่องจากติดตั้งส่วนขยายของ Chrome เพื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะออฟไลน์ จึงไม่สามารถทำได้ในเบราว์เซอร์อื่นนอกเหนือจาก Chrome ประการที่สอง เอกสารทั้งหมดในเอกสาร ชีต สไลด์ และวาดเขียนจะใช้งานแบบออฟไลน์ได้ แต่ไฟล์ที่คุณอัปโหลดในไดรฟ์จะใช้งานไม่ได้ ประการที่สาม คุณต้องออนไลน์เพื่อตั้งค่าตัวเลือกเหล่านี้ ดังนั้นคุณต้องดำเนินการก่อนที่จะใช้ Google เอกสารแบบออฟไลน์ หากข้อจำกัดเหล่านี้มากเกินไป คุณสามารถตรวจสอบส่วน "ตัวเลือกทางเลือก" ด้านล่างเพื่อดูวิธีการอื่นๆ ที่มี
การเข้าถึง Google เอกสารแบบออฟไลน์
หากต้องการใช้ Google เอกสารแบบออฟไลน์ คุณต้องเข้าถึงการตั้งค่า Google ไดรฟ์ใน Chrome คุณสามารถทำได้โดยไปที่ Google ไดรฟ์ แล้วคลิกฟันเฟืองที่ด้านบนขวา จากนั้นไปที่การตั้งค่า คุณยังเข้าถึงได้โดยคลิกลิงก์นี้หากคุณลงชื่อเข้าใช้ Google แล้ว
หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้น ในหน้าต่างนี้ ให้ค้นหาตัวเลือกออฟไลน์และทำเครื่องหมายที่ช่อง คุณสามารถดูได้จากข้อความช่วยเหลือว่านี่คือเมื่อมีการเพิ่มส่วนขยายที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้
Chrome จะแจ้งเตือนคุณว่ากำลังขอติดตั้งส่วนขยาย คลิกปุ่ม “เพิ่มส่วนขยาย” เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
กำลังซิงค์ไฟล์เฉพาะ
ตอนนี้เมื่อคุณออฟไลน์และพยายามเปิด Google เอกสาร ระบบจะโหลดเวอร์ชันออฟไลน์พิเศษขึ้นมาแทน เวอร์ชันนี้จะใช้ไฟล์ที่ซิงค์เพื่อใช้งานออฟไลน์ แม้ว่าคุณอาจพบว่าไฟล์ส่วนใหญ่ของคุณได้รับการซิงค์แล้ว แต่บางไฟล์อาจ "หลุดจากเน็ต" ซึ่งหมายความว่าคุณจะพบว่าไฟล์บางไฟล์ยังคงใช้งานไม่ได้ แม้ว่าคุณจะเปิดการเข้าถึงแบบออฟไลน์ไว้
หากมีไฟล์ใดไฟล์หนึ่งที่คุณต้องการให้ใช้งานแบบออฟไลน์ได้ ก็มีวิธีบังคับให้ซิงค์ได้ วิธีการเดียวกันนี้ใช้ได้กับเอกสาร ชีต สไลด์ และวาดเขียน คุณจึงไม่ต้องกังวลว่าต้องการซิงค์ไฟล์ประเภทใด
1. ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการเข้าถึงแบบออฟไลน์ คลิกจุดสามจุดใกล้กับชื่อไฟล์ จากนั้นสลับสวิตช์ “Available Online” เป็นเปิด สวิตช์จะเลื่อนไปทางขวาและเปลี่ยนเป็นสีน้ำเงินเพื่อแสดงว่าเปิดอยู่
2. หลังจากช่วงเวลาสั้น ๆ ไอคอนเล็ก ๆ ของขีดเหนือบรรทัดจะปรากฏบนไฟล์ของคุณ ซึ่งหมายความว่าขณะนี้รับประกันว่าจะพร้อมใช้งานเมื่อคุณออฟไลน์ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงได้แบบออฟไลน์ ให้ยกเลิกการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ใช้ Google เอกสารแบบออฟไลน์ และลองเปิดไฟล์ หากทำได้ ไฟล์จะถูกซิงค์
ทางเลือกอื่น
หากคุณไม่ได้ใช้ Chrome ต้องการใช้ไฟล์ Google ไดรฟ์แบบออฟไลน์ หรือไม่ชอบแนวคิดในการติดตั้งส่วนขยายเพื่อการเข้าถึงแบบออฟไลน์ ไม่ต้องกังวล! ยังมีวิธีเข้าถึงไฟล์ของคุณแบบออฟไลน์
ตัวเลือก Google ไดรฟ์สำหรับพีซี
ตัวเลือกนี้ต้องติดตั้ง Google ไดรฟ์สำหรับพีซี หากคุณเคยใช้ซอฟต์แวร์อย่าง Dropbox สำหรับเดสก์ท็อป สิ่งนี้คล้ายกันมาก มันจะตั้งค่าโฟลเดอร์ Google Drive พิเศษบนพีซีของคุณ จากนั้นซิงค์ไฟล์จาก Google Drive เข้าไป ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณแก้ไขไฟล์ในโฟลเดอร์นั้น ไฟล์นั้นจะซิงค์กับ Google ไดรฟ์โดยอัตโนมัติและในทางกลับกัน เนื่องจากไฟล์ถูกบันทึกเป็นเอกสารในฮาร์ดไดรฟ์ หมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้หากออฟไลน์ เพียงเปิดโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์บนฮาร์ดไดรฟ์แล้วเปิดไฟล์ที่คุณต้องการใช้
ขออภัย แม้ว่าไฟล์ดังกล่าวจะซิงค์ไฟล์ที่สร้างใน Google เอกสาร สไลด์ ชีต และวาดเขียนกับฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ แต่จะไม่สามารถเปิดได้อย่างถูกต้องขณะออฟไลน์ เว้นแต่คุณจะตั้งค่าการซิงค์ตามขั้นตอนข้างต้น หากคุณต้องการใช้ไฟล์ประเภทนี้ วิธีที่ดีที่สุดคือดาวน์โหลดเป็นเอกสารก่อนออฟไลน์
ตัวเลือกการดาวน์โหลด
หากคุณต้องการเข้าถึงไฟล์ Google เอกสารแบบออฟไลน์ คุณสามารถดาวน์โหลดฉบับพิมพ์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ จากนั้นคุณสามารถเปิดไฟล์เหล่านี้ในชุดโปรแกรมสำนักงานที่คุณชื่นชอบได้ เช่นเดียวกับไฟล์ทั่วไป ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกขวาที่ไฟล์ใดก็ได้ใน Google Drive ของคุณ แล้วคลิกดาวน์โหลด การดำเนินการนี้จะดาวน์โหลดสำเนาจริงลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณในรูปแบบไฟล์ที่รองรับ Microsoft Office
คุณยังสามารถกด CTRL แล้วคลิกหลายไฟล์เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ จากนั้น Google จะรวมไฟล์เหล่านั้นเป็นไฟล์ .zip ให้คุณโดยอัตโนมัติ
หากคุณต้องการไฟล์ในรูปแบบที่ไม่ใช่ Microsoft Office ให้เปิดไฟล์ที่คุณต้องการบันทึก คลิกไฟล์ ดาวน์โหลดเป็น แล้วเลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ
การดูแลรักษาไดรฟ์
เนื่องจากที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์กำลังเป็นที่นิยมและสะดวกสบาย บางครั้งคุณอาจพบว่าตัวเองถูกจับได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อหรือเข้าถึงไฟล์ของคุณ ด้วยวิธีแก้ปัญหาข้างต้น ตอนนี้คุณสามารถใช้ Google เอกสารแบบออฟไลน์ได้หากสถานการณ์มาถึง
คุณเคยถูกขัดขวางเมื่อไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ในระบบคลาวด์ได้หรือไม่? คุณใช้ระบบคลาวด์หรือสื่อแบบเดิม เช่น ไดรฟ์ USB ทำงานแทนคุณหรือไม่ แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็น
