ไม่มีใครชอบจัดการอีเมล โดยเฉพาะตอนถึงวันหยุด หากคุณจะไปพักผ่อน หรือแค่พักอยู่บ้าน คุณสามารถใช้การตอบกลับอัตโนมัติ out-of-office (หรือ vacation) เพื่อบอกผู้คนว่าคุณจะไม่อ่านหรือตอบอีเมลในช่วงเวลานั้น
วันนี้เราจะครอบคลุมวิธีตั้งค่าการตอบกลับ out-of-office ในไคลเอนต์อีเมลและบริการเว็บ 5 ตัวที่นิยม
Apple Mail
ใน Apple Mail ไม่มีการตั้งค่าเฉพาะสำหรับการตอบกลับ out-of-office แทนที่จะต้องตั้งค่ากฎ (rule) โชคดีที่ทำได้ง่ายมาก
ไปที่ Mail > Preferences และคลิก Rules บนแถบเครื่องมือ จากนั้นคลิก Add Rule
ใส่ Description สำหรับกฎใหม่ของคุณ นี่จะแสดงในรายการกฎ
สำหรับรายการดรอปดาวน์ If any of the following conditions are met ให้คงค่าเริ่มต้น any ไว้ ภายใต้ดรอปดาวน์แรก ให้เลือก Account จากนั้นเลือกบัญชีอีเมลที่คุณต้องการใช้จากดรอปดาวน์ที่สอง
จากนั้น คุณต้องระบุว่าจะมีการกระทำอะไรเมื่ออีเมลเข้ามาในบัญชีที่เลือก ภายใต้ Perform the following actions ให้เลือก Reply to Message ในดรอปดาวน์ และคลิก Reply message text
พิมพ์ข้อความตอบกลับ out-of-office ของคุณในกล่องบนกล่องโต้ตอบ Reply Message ข้อความนี้จะถูกส่งออกเป็นการตอบกลับอัตโนมัติไปยังข้อความอีเมลที่เข้ามา
คลิก OK บนกล่องโต้ตอบ Reply Message และอีกครั้งบนกล่องโต้ตอบ Rules
กล่องโต้ตอบจะแสดงถามว่าคุณต้องการรันกฎใหม่นี้กับข้อความที่มีอยู่ในกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ คลิกปุ่ม Don't Apply หากคุณคลิกปุ่ม Apply การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งสำหรับข้อความที่มีอยู่ทั้งหมดในกล่องเข้า โปรดแน่ใจว่าคุณคลิกปุ่ม Don't Apply
สำคัญ: อย่าทำผิดพลาดและกดปุ่ม Apply ให้แน่ใจว่าเลือก Don't Apply!
กฎจะใช้งานได้ทันทีเมื่อคุณสร้าง และอีเมลทั้งหมดที่รับในบัญชีที่เลือกจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณตั้งค่าไว้
เพื่อทำให้กฎไม่ใช้งานเมื่อคุณกลับมา ให้เอาติ๊กออกจากช่องถัดจากชื่อกฎ ครั้งหน้าที่คุณไปพักผ่อน คุณสามารถติ๊กกลับไปได้ (หรือกด Edit เพื่อเปลี่ยนข้อความ) และมันจะทำงานอีกครั้ง
iCloud Mail
การตั้งค่าการตอบกลับ out-of-office สำหรับบัญชีอีเมล iCloud ของคุณง่ายด้วยการตั้งค่าใน preferences
ล็อกอินบัญชี iCloud และคลิก Mail บนหน้าจอหลัก จากนั้นคลิกไอคอนเฟืองมุมซ้ายล่าง และเลือก Preferences บนเมนูป๊อปอัป
บนแท็บ Vacation ติ๊ก Automatically reply to messages when they are received
คุณสามารถตั้งช่วงวันที่ทางเลือกที่จะเริ่มและหยุดการตอบกลับ out-of-office อัตโนมัติ คลิกกล่อง Start date และเลือกวันที่จากปฏิทินป๊อปอัป ทำเหมือนกันสำหรับ End date หากต้องการ
ใส่ข้อความตอบกลับ out-of-office ในกล่องและคลิก Done
การตอบกลับ out-of-office จะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลแต่ละที่เพียงครั้งเดียว ใครก็ตามที่ส่งข้อความหลายข้อความขณะคุณไปนอกสถานที่ จะได้รับการตอบกลับ out-of-office ของคุณหลังจากข้อความแรกเท่านั้น
Outlook for Mac
การตอบกลับ out-of-office ใน Outlook for Mac เหมือน Apple Mail ไม่มีการตั้งค่าสำหรับมัน ดังนั้นคุณต้องสร้างกฎเพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
ไปที่ Outlook > Preferences และคลิก Rules ในส่วน Email เลือกประเภทบัญชีที่คุณมีในรายการด้านซ้าย หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณมีบัญชีประเภทไหน คลิก Show All ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ
จากนั้น คลิกปุ่มบวกที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบเพื่อเพิ่มกฎใหม่
บนกล่องโต้ตอบ Rules ใส่ชื่อสำหรับกฎในกล่อง Rule name
ทางขวาของ When a new message arrives ยอมรับค่าเริ่มต้น If all conditions are met ในกล่องดรอปดาวน์ จากนั้นเลือก Account ในดรอปดาวน์แรก Is ในอันที่สอง และบัญชีที่คุณต้องการใช้ในอันที่สาม
ตอนนี้ กำหนดการกระทำที่จะทำ เราต้องการเพียงการกระทำเดียว ดังนั้นคลิกไอคอนลบบนแถวที่สองภายใต้ Do the following บนแถวที่เหลือ ให้เลือก Reply จากดรอปดาวน์ และคลิก Reply Text
ใส่ข้อความตอบกลับ out-of-office ในกล่องและคลิก OK
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่อง Enabled ติ๊กอยู่และคลิก OK
เมื่อคุณกลับมา อย่าลืมปิดใช้งานกฎ ไปที่ Outlook > Preferences และคลิก Rules เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Rules จากนั้นเอาติ๊กออกจากช่องของกฎ
Outlook.com
เวอร์ชันเว็บของ Outlook มีฟีเจอร์สำหรับตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ ไปที่ Outlook.com และล็อกอิน จากนั้นคลิกไอคอนเฟืองมุมขวาบนของหน้าต่าง และเลือก Automatic replies จากเมนูดรอปดาวน์
บนแผงสไลด์ Automatic replies คลิกตัวเลือก Send automatic replies เพื่อเปิดฟีเจอร์
เพื่อให้การตอบกลับอัตโนมัติส่งออกเฉพาะช่วงเวลาที่กำหนด คลิกกล่อง Start time และเลือกวันที่จากปฏิทินป๊อปอัป จากนั้นเลือกเวลาจากดรอปดาวน์ ทำเหมือนกันสำหรับ End time
เมื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ เราแนะนำให้ส่งเฉพาะคนในรายชื่อติดต่อของคุณ มิฉะนั้น คุณบอกทุกคนว่าคุณไม่อยู่บ้าน แม้สแปมเมอร์และขายของ โปรดเลือกตัวเลือก Send replies only to people in my Contact list เพื่อความปลอดภัย
ใส่การตอบกลับ out-of-office ในกล่อง จัดรูปแบบตามที่คุณเห็นเหมาะสม
จากนั้น คลิก OK ที่ด้านบนของแผง
หากคุณไม่ระบุ Start time และ End time คุณจะต้องปิดการตอบกลับอัตโนมัติด้วยตนเอง
คลิกไอคอนเฟืองและเลือก Automatic replies อีกครั้ง คลิกตัวเลือก Don't send automatic replies แล้วคลิก OK
Gmail
Gmail มีฟีเจอร์ vacation responder ในการตั้งค่าที่ทำให้ตั้งค่าการตอบกลับ out-of-office ง่าย
ล็อกอินบัญชี Gmail ของคุณ จากนั้นคลิกไอคอนเฟืองมุมขวาบนของหน้าต่าง และเลือก Settings
เลื่อนลงไปส่วน Vacation responder บนแท็บ General และคลิกตัวเลือก Vacation responder on
คลิกกล่อง First day และเลือกวันที่จากปฏิทินป๊อปอัป ช่อง Last day เป็นทางเลือก หากคุณรู้ว่าจะกลับเมื่อไหร่ ให้ติ๊ก Last day คลิกกล่องข้างๆ และเลือกวันที่เหมือนที่ทำกับ First day
ใส่ Subject และ Message ตอบกลับ out-of-office ของคุณ จัดรูปแบบตามที่คุณเห็นเหมาะสม
เมื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ เราแนะนำให้ส่งเฉพาะคนในรายชื่อติดต่อ มิฉะนั้น คุณปล่อยให้ทุกคนรู้ว่าคุณไม่อยู่บ้าน แม้คนขายและสแปมเมอร์ โปรดเลือกตัวเลือก Only send a response to people in my Contacts เพื่อความปลอดภัย
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก Save Changes
หากคุณไม่ระบุ Last day คุณต้องปิด vacation responder ด้วยตนเอง
กลับเข้าไปในการตั้งค่าในบัญชี Gmail ของคุณ และเลือกตัวเลือก Vacation responder off ในส่วน Vacation responder บนแท็บ General
ใช้ความคิดสร้างสรรค์ แต่คงคุณสมบัติมืออาชีพ
การตอบกลับ out-of-office ควรให้ข้อมูล บอกผู้ส่งว่าคุณจะไม่ว่างเมื่อไหร่ และติดต่อใครในช่วงที่คุณไม่อยู่ นั่นไม่ได้หมายความว่ามันต้องน่าเบื่อ ใช้ความคิดสร้างสรรค์สร้างการตอบกลับ out-of-office ที่น่าสนใจ แต่เป็นมืออาชีพ ครั้งหน้าที่คุณไปพักผ่อน
คุณเคยใช้การตอบกลับ out-of-office แบบไหนบ้าง? คิดว่าควรตลกหรือแค่ให้ข้อมูล? บอกความคิดเห็นในความคิดเห็น
