หากคุณต้องการจัดตารางส่งอีเมลบน Mac คุณมีหลายวิธี แต่เสียดายที่ไม่ได้มีวิธีไหนใช้แอป Mail ของ Apple โดยตรง เพราะมันไม่มีฟังก์ชันจัดตารางส่งในตัว แต่ยังมีวิธีอื่นๆ ในการจัดตารางส่งอีเมลบน Mac
คุณสามารถใช้แอปอีเมลอื่น แพลกอินสำหรับ Apple Mail หรือแอป Mac ที่มักถูกมองข้ามคือ Automator เราจะแสดงวิธีใช้วิธีเหล่านี้เพื่อจัดตารางส่งอีเมลใน macOS ด้านล่าง
วิธีจัดตารางส่งอีเมลด้วย Automator
Automator เป็นแอปของ Apple ที่ติดตั้งมากับทุก Mac ใช้สำหรับทำให้งานหลากหลายอัตโนมัติโดยการสร้างเวิร์กโฟลว์และสคริปต์
หากต้องการสำรวจวิธีใช้ Automotor ที่ประหยัดเวลา ดูรายการของเรา วันนี้เราสนใจแค่การใช้ Automator ร่วมกับ Calendar เพื่อจัดตารางส่งอีเมลใน Mail ตามขั้นตอนด้านล่าง
1. สร้างเวิร์กโฟลว์อีเมล
เปิดแอป Automator จะอยู่ในโฟลเดอร์ Utilities หรือค้นหาใน Spotlight ด้วย Cmd + Space
เมื่อแอปเปิด เลือก New Document แอปจะขอให้เลือกประเภทไฟล์ เลือก Application จากรายการ แล้วกด Choose
ขยายรายการตัวเลือกภายใต้ Library ในเมนูด้านซ้าย และคลิก Mail หาตัวเลือก New Mail Message ในรายการที่ปรากฏในแผ่นข้างเคียง และลากไปวางในหน้าต่างหลัก
2. เขียนข้อความอีเมล
ใช้แผ่น New Mail Message เพื่อเขียนอีเมลที่ต้องการทำให้อัตโนมัติ เหมือนอีเมลทั่วไป คุณสามารถเพิ่มผู้รับหลายคน รวมถึง CC และ BCC ได้
หากคุณมีหลายบัญชีอีเมลที่เชื่อมกับ Mail คุณยังเลือกบัญชีที่ต้องการส่งได้อีกด้วย
3. สร้างการทำงานอัตโนมัติของอีเมล
เมื่อพอใจกับข้อความแล้ว ตั้งค่า Automator ให้ส่งอีเมลในเวลาที่กำหนด
กลับไปที่รายการการกระทำ Mail ในแผ่นกลาง หาตัวเลือก Send Outgoing Messages ลากวางลงในหน้าต่างหลัก ให้แน่ใจว่าอยู่ด้านล่างการกระทำ New Mail Message ที่เพิ่งตั้งค่า
เมื่อพร้อม ไปที่ File > Save ตรวจสอบให้แน่ใจว่า dropdown File Format ตั้งเป็น Application ก่อนกด Save
4. ใช้ Calendar ตั้งเวลาและวันที่ส่งอีเมล
เพื่อจัดตารางส่งจริง คุณต้องเปิดแอป Calendar และไปที่วันที่ต้องการส่ง
สร้างกิจกรรมใหม่ในวันที่นั้นโดย Control-คลิก และเลือก New Event ในหน้าต่างที่ปรากฏ ตั้งช่อง Starts เป็นเวลาที่ต้องการส่งอีเมล
คลิกบรรทัด Add Alert, Repeat or Travel Time เพื่อเข้าถึง dropdown Alert และเลือก Custom ตั้ง dropdown Message with sound เป็น Open file
Dropdown Calendar จะปรากฏ คลิกเลือก Other ในหน้าต่าง Finder ที่ปรากฏ ไปที่ Application Workflow ที่สร้างใน Automator และคลิก Select
ตั้ง dropdown Minutes before ในหน้าต่าง New Event เป็น At time of event แล้วกด OK
5. ปล่อยให้ Mac เปิดอยู่
ตราบใดที่ตั้งค่า Calendar ถูกต้อง อีเมลของคุณจัดตารางส่งแล้วและควรส่งตรงเวลา
แค่เงื่อนไขเดียว: เพื่อให้อีเมลจัดตารางทำงานได้ตามที่คาดหวัง คุณต้องแน่ใจว่า Mac เปิดอยู่และไม่ได้สลีปในเวลาที่กำหนด หากไม่ได้ อีเมลจะไม่ส่ง
จึงควรจัดตารางส่งในเวลาที่คุณรู้ว่าจะใช้ Mac หากใช้วิธีนี้ หากต้องการจัดตารางส่งในเวลาที่ Mac ไม่ได้เปิด ให้ดูส่วนถัดไป
วิธีอื่นในการจัดตารางส่งอีเมลบน Mac
หากต้องการจัดตารางส่งอีเมลในช่วงนอกเวลาทำงาน หรือไม่ต้องการเขียนอีเมลใน Automator คุณอาจลองแพลกอินสำหรับ Mail หรือใช้แอปอีเมลอื่น
มีฟีเจอร์พื้นฐานที่ทำให้ Mail เนื้อผลสำหรับมืออาชีพ แต่แพลกอินสามารถเพิ่มฟีเจอร์มากขึ้น เช่น การจัดตารางส่งอีเมล มีแอปอีเมลที่รองรับ Mac ที่มีการจัดตารางส่งในตัว
ด้านล่างคือแพลกอินและแอปที่เราแนะนำสำหรับการจัดตารางส่งอีเมลบน Mac
1. Mailbutler
Mailbutler เป็นชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลที่ดีที่สุด ทำงานกับ Apple Mail, Gmail และ Microsoft Outlook
เครื่องมือนี้รวมเข้ากับ Mail และเสนอเทมเพลตข้อความ, ฟังก์ชันเลื่อนอีเมล, การเตือน, จัดการงาน, เทมเพลตลายเซ็น, ติดตามอีเมล และอื่นๆ อีกมากมาย
สำคัญที่สุด Mailbutler ให้คุณใช้ Apple Mail จัดตารางส่งอีเมลได้ เพียงเพิ่มปุ่ม Send Later (ส่งภายหลัง) ในหน้าต่าง New Message ของ Apple Mail
Send Later เป็นฟีเจอร์ในแผน Essential ของ Mailbutler ซึ่งฟรี แต่อีเมลจะมีลายน้ำ Mailbutler
เพื่อลบลายน้ำ สามารถอัปเกรดเป็นแผน Professional ราคา $11/เดือน หรือ $110/ปี มีแผน Professional+ และ Business ที่แพงกว่าอีก
ลองทดลองใช้ Mailbutler ฟรี 14 วัน หากไม่ต้องการพรีเมียม ทดลองใช้จะกลายเป็นแผน Essential ซึ่งยังจัดตารางส่งได้
ดาวน์โหลด: Mailbutler (ฟรี, มีสมาชิกเสียเงิน)
2. MailSuite
MailSuite เป็นแพลกอินสำหรับ Apple Mail ประกอบด้วย 4 ส่วน:
- MailTags: แท็กข้อความด้วยคีย์เวิร์ด โปรเจกต์ ความสำคัญ สี และวันครบกำหนด
- Mail Act-On: เครื่องมืออัตโนมัติอีเมลสร้างเวิร์กโฟลว์รวมถึงการจัดตารางส่ง
- Mail Perspectives: ปรับแต่วิธีนำทางข้อความอีเมล
- SigPro: เครื่องมือสร้างลายเซ็นอีเมล
เนื่องจากเป็นแพลกอิน MailSuite ให้คุณจัดตารางส่งอีเมลจากภายใน Apple Mail โดยตรง
MailSuite ราคา $80 สำหรับการซื้อครั้งแรก ซึ่งแพง แต่คุ้มค่าหากต้องจัดตารางส่งอีเมลมาก การอัปเกรดรายปีราคา $45/ปี แต่คุณสามารถข้ามไปใช้เวอร์ชันที่ซื้อมาตลอด
มีทดลองใช้ฟรี 30 วัน ลองใช้ดูว่าชอบพอที่จะซื้อหรือไม่
ดาวน์โหลด: MailSuite ($80 บวก $45/ปี)
3. Airmail
Airmail เป็นแอปอีเมลของภายนอกสำหรับ Mac, iPhone, iPad ที่มีการจัดตารางส่งในตัว
รองรับหลายบัญชีอีเมลพร้อมกัน ดูในกล่องจดหมายรวม มี iCloud syncing ธีมมากมาย ตัวเลือกเลื่อนอีเมล รองรับ Touch Bar สร้างเวิร์กโฟลว์จัดเรียงอีเมลเร็ว และฟังก์ชัน Send Later สำหรับจัดตารางส่ง
Airmail ดาวน์โหลดฟรี แต่แอปไม่ทำงานโดยไม่มีสมาชิก Airmail Pro เว้นแต่ใช้ทดลอง 3 วัน สมาชิก Airmail Pro ราคา $2.99/เดือน หรือ $9.99/ปี
เป็นแอปที่ทรงพลัง เราคิดว่าคุ้มค่า แต่ลองทดลอง 3 วันก่อน
ดาวน์โหลด: Airmail (ต้องสมัครสมาชิก)
4. Spark
หากต้องการแอปอีเมลฟรีที่จัดตารางส่งได้ แนะนำ Spark
นอกจาก Send Later แล้ว Spark ให้ตั้งเตือน ค้นหาอัจฉริยะ เลื่อนอีเมล และแชร์草稿กับผู้ใช้ Spark อื่น
Spark โปรโมท Smart Inbox ที่จัดลำดับอีเมลอัตโนมัติตามความสำคัญ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์แต่บางครั้งไม่แม่นยำ
ยังเป็นแอปอีเมลฟรีที่จัดตารางส่งบน Mac ได้ จึงยอมรับข้อผิดพลาดของ Smart Inbox ได้
ดาวน์โหลด: Spark (ฟรี)
วิธีจัดตารางส่งอีเมลบน Mac ที่ดีที่สุด
วิธีไหนดีที่สุด? ขึ้นอยู่กับความต้องการ
คนที่จัดตารางส่งนานๆ ครั้ง Automator พอ แต่ถ้าทำบ่อย เครื่องมือหรือแอปภายนอกอาจเหมาะสมกว่า
คุณต้องตัดสินใจว่าจะอยู่กับ Apple Mail หรือย้ายไปแอปอีเมลภายนอก ไม่ว่าจะเลือกอะไร เราหวังว่าคำแนะนำนี้จะช่วยหาตัวเลือกที่เหมาะกับคุณ!
