คุณเคยลองคัดลอก (Ctrl + c) และวาง (Ctrl + v) ข้อมูลบางส่วนจากหน้าเว็บหรืออีเมลไปยังเอกสารคำเพียงเพื่อให้เนื้อหาที่วางไม่ปรากฏในรูปแบบเดียวกับส่วนที่เหลือของเอกสารหรือไม่ สาเหตุที่เกิดขึ้นคือการจัดรูปแบบ html ดั้งเดิมในเนื้อหาที่คัดลอกจะยังคงอยู่ในกระบวนการ
โชคดีที่มีวิธีวางเนื้อหาโดยไม่คงรูปแบบเดิมไว้ คุณลักษณะนี้เรียกว่า "วางแบบพิเศษ" นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกที่มีประโยชน์เมื่อวางรูปภาพลงในเอกสาร คุณสามารถวางแบบพิเศษได้โดยกด "Ctrl + Alt + V" ในชุดโปรแกรม Microsoft Office และแอปพลิเคชันอื่นๆ จำนวนหนึ่ง บทความนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่า Paste Special ใช้กับแอป Office ยอดนิยมสองแอปได้อย่างไร - Word &Excel โปรดทราบว่าคู่มือนี้เหมาะสำหรับ Microsoft Office 2010 ขึ้นไป
Microsoft Word 2010 ขึ้นไป
การคัดลอกข้อความจากหน้าเว็บหรืออีเมลไปยังเอกสาร Word
1. เมื่อคุณคัดลอกข้อความจากหน้าเว็บไปยังคลิปบอร์ดแล้ว (Ctrl + C) ในเอกสาร Word ให้ไปที่ หน้าแรก และเลือกลูกศรด้านล่าง วาง – วางแบบพิเศษ (หรือกด Ctrl + Alt + V)
2. กล่องโต้ตอบ วางแบบพิเศษ จะปรากฏขึ้นดังนี้:
3. โดยค่าเริ่มต้น ตัวเลือกรูปแบบ HTML จะถูกเน้นในขณะที่เรากำลังคัดลอกข้อความจากหน้าเว็บ หากเราวางต่อโดยเลือกตัวเลือกนี้ ข้อความที่คัดลอกจะคงรูปแบบ html ไว้และมีแนวโน้มว่าเอกสารจะดูไม่เป็นระเบียบตามภาพด้านล่าง
4. ให้เลือกตัวเลือก "ข้อความที่ไม่จัดรูปแบบ" เพื่อลบการจัดรูปแบบ html และตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้นในเอกสาร
การคัดลอกรูปภาพจากหน้าเว็บหรืออีเมลไปยังเอกสาร Word
1. หากคุณกำลังรวบรวมรูปภาพลงในเอกสารจากอินเทอร์เน็ตหรืออีเมล ปัญหาอาจเกิดขึ้นที่รูปภาพที่คัดลอกเป็นไฟล์ขนาดใหญ่ ตัวอย่างเช่น รูปภาพที่ฝังอยู่ในไฟล์แนบอีเมลมักจะเป็นไฟล์ bmp (บิตแมป) ซึ่งเป็นหนึ่งในไฟล์รูปภาพคุณภาพที่ใหญ่ที่สุดที่มี เพื่อลดคุณภาพของกราฟิก คุณสามารถใช้ Paste Special ได้ กล่องโต้ตอบการวางแบบพิเศษควรให้ตัวเลือกต่อไปนี้แก่คุณ:
2. แทนที่จะคัดลอกรูปภาพในรูปแบบ html ตามที่ไฮไลต์ด้านบน การเลือกรูปแบบรูปภาพประเภทอื่น เช่น GIF, PNG หรือ JPEG ช่วยให้มั่นใจได้ว่าขนาดกราฟิกของรูปภาพจะลดลง ด้วยเหตุนี้ ขนาดไฟล์โดยรวมของเอกสารจึงเล็กลง ซึ่งมีประโยชน์มากหากส่งอีเมลเอกสาร
Microsoft Excel 2010 ขึ้นไป
สำหรับพวกเราที่ยุ่งกับสเปรดชีตเป็นประจำ Paste Special อาจเป็นประโยชน์อย่างมาก แสดงเทคนิคการวางแบบพิเศษเฉพาะของ Excel ด้านล่าง
การถ่ายโอนข้อมูล
1. ปัญหาการล้างข้อมูลทั่วไปใน Excel คือการย้ายข้อมูล ตัวอย่างเช่น ในการทำให้คอลัมน์ของข้อมูลของเราเป็นแถว ให้ไฮไลต์ข้อมูลเดิมแล้วกด "Ctrl + C"
2. นำทางไปยังพื้นที่ข้อมูลว่างของสเปรดชีตของคุณแล้วกด “Ctrl + Alt + V” ขณะที่วางแบบพิเศษเปิดขึ้น ให้คลิกย้าย
3. สำเนาของตารางที่เปลี่ยนผ่านจะปรากฏในสเปรดชีต
คำนวณอัตโนมัติ
สามารถใช้วางแบบพิเศษได้เมื่อจำเป็นเพื่อทำการคำนวณอย่างง่าย เช่น การคูณ การลบ หรือการเพิ่มในหลายเซลล์พร้อมกัน ในตัวอย่าง เราต้องลบ 20 ออกจากค่าใน B3-B10
1 ในเซลล์ว่าง ให้พิมพ์ค่า 20 แล้วกด CTRL + C
2. ไฮไลต์เซลล์ B3-B10 แล้วกด CTRL + ALT + V ในกล่องโต้ตอบ วางแบบพิเศษ ให้เลือก ลบ ภายใต้หัวข้อปฏิบัติการ คลิกตกลง
3. เซลล์ A1-A20 มีค่าลบ 20 จากค่าทั้งหมดแล้ว
3. การจัดรูปแบบกราฟ
หากคุณต้องการแสดงแผนภูมิหลายรายการ สิ่งสำคัญคือสี แบบอักษร และมาตราส่วนจะต้องเหมือนกันตลอด อย่างไรก็ตาม การจัดรูปแบบแต่ละแผนภูมิให้ตรงกันอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายอย่างยิ่ง โชคดีที่ Paste Special กลับมามีประโยชน์อีกครั้ง
ในตัวอย่างด้านล่าง เราต้องการแปลงกราฟผลรวมของผักให้ดูเหมือนแผนภูมิวงกลมของ Fruit Tally
1. เลือกแผนภูมิวงกลมแล้วกด Ctrl + C เลือกกราฟแท่งและป้อน Ctrl + Alt + V.
2. เมื่อกล่องโต้ตอบ วางแบบพิเศษ เปิดขึ้น ให้เลือก รูปแบบ
3. กราฟแท่งรายการผักได้รับการจัดรูปแบบให้คล้ายกับแผนภูมิวงกลมอย่าง Fruit Tally
บทสรุป
ดังตัวอย่างข้างต้น Paste Special สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานที่ยอดเยี่ยมได้ งานการจัดรูปแบบที่ซ้ำซ้อนหรือซ้ำซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสเปรดชีต Excel สามารถแก้ไขได้ด้วยการคลิกปุ่มง่ายๆ ในกรณีส่วนใหญ่ แม้ว่าเราจะกล่าวถึงเฉพาะการใช้งานใน Microsoft Office แต่ก็สามารถใช้ได้ในแอปพลิเคชันต่างๆ มากมาย รวมถึง Gmail เราขอแนะนำให้ลองทำในครั้งต่อไปที่คุณคัดลอกข้อความจากอินเทอร์เน็ตไปยังเอกสารคำ โปรดโพสต์ในความคิดเห็นด้านล่างหากคุณมีคำถามใดๆ
เครดิตรูปภาพ:วาง คัดลอก วาง คัดลอก
