เคยลอง copy (Ctrl+C) และ paste (Ctrl+V) ข้อมูลจากเว็บหรืออีเมลไป Word แล้วเนื้อหาที่วางไม่แสดงสไตล์เหมือนเอกสารอื่นๆ? เหตุผลคือ รูปแบบ HTML ต้นทางของเนื้อหาที่ copy ถูกเก็บไว้ในกระบวนการ
โชคดีที่มีวิธี paste โดยไม่เก็บรูปแบบต้นทาง ฟีเจอร์นี้ชื่อ "Paste Special" ยังให้ตัวเลือกที่มีประโยชน์ตอน paste รูปภาพเข้าเอกสาร Paste Special ได้โดยกด "Ctrl+Alt+V" ใน Microsoft Office suite และแอปอื่นๆ บทความนี้แสดงวิธีใช้ Paste Special ใน 2 แอป Office ยอดนิยม: Word และ Excel หมายเหตุ: คู่มือนี้สำหรับ Microsoft Office 2010 ขึ้นไป
Microsoft Word 2010 ขึ้นไป
Copy ข้อความจากเว็บ/อีเมล เข้า Word Document
1. หลัง copy ข้อความจากเว็บไป clipboard (Ctrl+C) ใน Word Document ไปที่ Home เลือกลูกศรใต้ Paste – Paste Special (หรือกด Ctrl+Alt+V)
2. กล่องโต้ตอบ Paste Special จะปรากฏ
3. ตั้งค่าเริ่มต้นจะเน้น HTML format เนื่องจาก copy จากเว็บ ถ้าทำต่อจะเก็บรูปแบบ HTML และมักดูไม่วางตัวในเอกสาร
4. เลือก "Unformatted text" เพื่อลบรูปแบบ HTML และตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้นของเอกสาร
Copy รูปภาพจากเว็บ/อีเมล เข้า Word Document
1. ถ้ารวบรวมรูปภาพเข้าเอกสารจากอินเทอร์เน็ต/อีเมล ปัญหาอาจเกิดขึ้นว่ารูปที่ copy มีขนาดใหญ่ เช่น รูปในอีเมลมักเป็น BMP (bitmap) ไฟล์ภาพคุณภาพสูงขนาดใหญ่ที่สุด เพื่อลดคุณภาพกราฟิก Paste Special ช่วยได้ กล่องโต้ตอบ Paste Special จะให้ตัวเลือก:
2. แทนที่จะ copy ใน HTML format เลือก format รูปภาพอื่น เช่น GIF, PNG หรือ JPEG จะทำให้ขนาดกราฟิกของรูปลดลง ผลลัพธ์คือขนาดไฟล์เอกสารรวมเล็กลง เหมาะมากต้องส่งอีเมล
Microsoft Excel 2010 ขึ้นไป
สำหรับคนที่เล่นสเปรดชีตบ่อย Paste Special เป็นประโยชน์มาก ต่อไปคือเทคนิค Paste Special เฉพาะ Excel
Transposing Data (สลับแถว/คอลัมน์)
1. ปัญหาทำความสะอาดข้อมูลทั่วไปใน Excel คือการ transpose data เช่น ทำให้คอลัมน์กลายเป็นแถว ไฮไลท์ข้อมูลต้นทาง กด "Ctrl+C"
2. ไปที่พื้นที่ข้อมูลว่าง กด "Ctrl+Alt+V" เปิด Paste Special คลิก Transpose
3. ตารางที่ transpose แล้วจะปรากฏในสเปรดชีต
Auto Calculations (คำนวณอัตโนมัติ)
Paste Special ใช้ได้เมื่อต้องคำนวณง่ายๆ เช่น คูณ ลบ บวก หลายเซลล์พร้อมกัน ตัวอย่าง: ต้องลบ 20 จากค่าใน B3-B10
1. ในเซลล์ว่าง พิมพ์ค่า 20 กด CTRL+C
2. ไฮไลท์เซลล์ B3-B10 กด CTRL+ALT+V ในกล่อง Paste Special เลือก Subtract ใต้ Operation คลิก OK
3. เซลล์ A1-A20 (แก้: B3-B10) ตอนนี้ลบ 20 จากค่ารวมแล้ว
3. การจัดรูปแบบกราฟ (Formatting of graphs)
ต้องแสดงหลายแผนภูมิ สี ฟอนต์ และมาตราส่วนต้องสม่ำเสมอ แตการจัดสไตล์แต่ละแผนภูมิให้ตรงกันน่าเบื่อ Paste Special ช่วยได้อีกครั้ง
ตัวอย่าง: ต้องการแปลงกราฟ Vegetable Tally ให้เหมือน Fruit Tally pie chart
1. เลือก pie chart กด Ctrl+C เลือก bar chart กด Ctrl+Alt+V
2. กล่อง Paste Special เปิด เลือก Formats
3. กราฟแท่ง Vegetable Tally ถูกจัดรูปแบบคล้าย pie chart ของ Fruit Tally แล้ว
สรุป
ตัวอย่างข้างต้นแสดงว่า Paste Special ให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น งานจัดรูปแบบซับซ้อนหรือซ้ำๆ โดยเฉพาะใน Excel สามารถแก้ได้ด้วยการคลิกปุ่มเพียงครั้งเดียวในส่วนใหญ่ แม้จะกล่าวถึงแค่ Microsoft Office แต่ใช้ได้ในหลายแอปพลิเคชัน รวมถึง Gmail แนะนำลองใช้ครั้งหน้า copy ข้อความจากอินเทอร์เน็ตไป Word แชร์คำถามในความคิดเห็นได้เลย
Image credit: Paste Copy Paste Copy
