Microsoft ให้คุณดาวน์โหลดคลังข้อมูล (archive) ของทุกข้อมูลที่คุณสร้างผ่านบริการต่างๆ เช่น ประวัติการค้นหา การท่องเว็บ และตำแหน่งที่ตั้ง (location history) สิ่งนี้ช่วยให้คุณสำรองและจัดเก็บกิจกรรม Microsoft หรือใช้ข้อมูลวิเคราะห์การใช้งานบริการ Microsoft อาจช่วยคุณขณะย้ายไปผู้ให้บริการเทคโนโลยีอื่น
เริ่มต้นด้วยการไปที่หน้าบัญชี Microsoft ที่ account.microsoft.com อาจถูกขอให้ล็อกอิน ใส่รหัสผ่าน หรือยอมรับการยืนยัน Microsoft Authenticator บนโทรศัพท์
คุณจะไปยังหน้าแรกบัญชี ซึ่งให้ภาพรวมทุกอย่างเกี่ยวกับบัญชี Microsoft คลิก "Privacy" ในเมนูนำทางบนสุด จะถูกขอใส่รหัสผ่าน – หรือใช้ Microsoft Authenticator – อีกครั้ง เนื่องจากความละเอียดอ่อนของการตั้งค่านี้
Microsoft Privacy dashboard จะแสดง ให้คุณควบคุมวิธี Microsoft ใช้ข้อมูลของคุณ ลิงก์ที่เกี่ยวข้องคือแท็บ "Download your data" ใต้แบนเนอร์หลัก
บนหน้า "Download your data" คลิกปุ่ม "Create new archive" จะเห็นป๊อปอัปให้เลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการรวมในคลัง แหล่งข้อมูลที่มี: ประวัติท่องเว็บ ประวัติค้นหา ประวัติตำแหน่งที่ตั้ง และคำสั่งเสียงทั้งหมด รวมถึงข้อมูลการใช้งานแอป บริการ ภาพยนตร์ และเพลงที่ส่งผ่าน Microsoft Store
ติ๊ก checkbox สำหรับแต่ละประเภทข้อมูลที่ต้องการคลัง แล้วกดปุ่ม "Create archive" กระบวนการอาจใช้ไม่กี่นาที ขณะ Microsoft รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด การดาวน์โหลดจะเริ่มในเบราว์เซอร์
หากคุณออกจากหน้าในขณะที่คลังยังสร้างอยู่ คุณกลับมาที่หน้า "Download your data" เข้าถึงได้ภายหลัง จะแสดงภายใต้หัวข้อ "Archives" เมื่อพร้อมดาวน์โหลด Archives จะถูกลบอัตโนมัติหลัง "a few days" เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว
คุณควรจำว่า data archive ไม่ได้ตั้งใจให้บริโภคโดยตรง (direct consumption) ข้อมูลส่งมาเป็นชุดไฟล์ JSON ซึ่งเป็นรูปแบบโครงสร้างสำหรับ key/value pairs แม้ไฟล์เป็น plain text โดยพื้นฐาน เปิดใน text editor ใดๆ ได้ แต่วALUE บางอย่างอาจดูไร้ความหมาย หรือยากต่อการตีความ หากไม่เข้าใจว่าพวกมันแทนอะไรและจัดเก็บอย่างไร
Data archive ไม่รวมข้อมูลที่คุณสร้างภายใน Microsoft apps และ services คิดว่ามันเป็นคลังของทุกอย่างที่เชื่อมโยงกับ Microsoft account โดยตรง ไม่ใช่ไฟล์ที่คุณสร้างด้วยบัญชี คุณปกติส่งออกข้อมูลจากแอปโดยใช้แอปเอง – เช่น เพื่อได้คลังอีเมล Outlook ไปที่ outlook.live.com/mail/options/general/export คลิกปุ่มสีน้ำเงิน "Export mailbox"
ความสามารถในการสร้าง account data archive รับรองว่าบริการ Microsoft ยังคง GDPR compliant ช่วยให้คุณย้ายออกจากระบบนิเวศ Microsoft หรือ scrap ข้อมูล Microsoft ของตัวเองเพื่อ insights ที่มองหา ข้อมูลอาจใช้สร้าง spreadsheets, databases หรือแอปพลิเคชัน custom ที่ช่วย visualize กิจกรรม Microsoft ให้คุณมีบันทึกการใช้บริการ Microsoft ที่อยู่ยาวนานกว่าที่แอปเองจะหายไป
