เพิ่มประสิทธิภาพ Outlook.com: เทคนิคมืออาชีพจัดการอีเมลให้มีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าบริษัทจะใหญ่หรือเล็ก หากใช้ Microsoft 365 ก็ต้องพึ่งพา Outlook on the web โดยเฉพาะช่วง Work From Home นี่คือเคล็ดลับสำคัญๆ

1. จัดระเบียบ Inbox ด้วย Focused Inbox และ Filter

เปิด Focused Inbox (ปกติเปิดอยู่แล้ว) ที่ Settings > Toggle Focused inbox Outlook จะกรองอีเมลสำคัญไว้แท็บ Focused ส่วนที่เหลืออยู่แท็บ Other

ใช้ Filter (มุมขวาบน) กรอง: Unread, To me, Flagged, Mentions, Attachments, Sort ฯลฯ

2. ฝึก Focused Inbox ให้ฉลาดขึ้น

หากอีเมลสำคัญตกไปที่ Other ให้คลิกอีเมลนั้น > Move to > Always move to focused inbox ระบบจะจำส่งอนุญาตครั้งหน้าจะไป Focused อัตโนมัติ

3. ใช้ Keyboard Shortcuts ประหยัดเวลา

ดูรายการเต็มได้ที่หน้าสนับสนุน Microsoft

4. ค้นหาตั้งค่าได้ง่ายด้วย Search Settings

ที่ไอคอน Settings (มุมขวาบน) มีช่องค้นหาตั้งค่า: Themes, Forwarding, Time zones ฯลฯ คลิก "View all Outlook settings" ดูทั้งหมด

5. สร้าง Signature และตั้ง Out of Office

• Signature: Settings > View all Outlook settings > Mail > Compose and reply > สร้าง Signature ตั้งให้ใส่อัตโนมัติ
• Out of Office: Settings > View all Outlook settings > Mail > Automatic Replies > เปิด Turn on > ตั้งเวลา ใส่ข้อความ > Save