ติดตามสถานะอ่านอีเมล: วิธีง่ายและน่าเชื่อถือ

เคยเกิดขึ้นไหม? ส่งอีเมลสำคัญออกไป และรอคอยตอบกลับอย่างกระตือรือร้น

เมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจอยากทราบว่าข้อความถูกส่งถึงและผู้รับอ่านแล้วหรือยัง โชคดีที่มีวิธีตรวจสอบว่าอีเมลที่ส่งไปถูกเปิดหรืออ่านแล้ว:

(A) การขอ Return Receipt (ใบเสร็จรับคืน)

(B) ใช้ Email Tracking Tool (เครื่องมือติดตามอีเมล)

ในคู่มือนี้ เราจะอภิปรายทั้ง 2 วิธีติดตามอีเมล พร้อมข้อดีข้อเสีย รวมถึงวิธีใช้บริการอีเมลทั่วไปเพื่อเช็คว่าอีเมลถูกเปิดหรือยัง

อ่านเพิ่ม: Email Scammers หลอกลวงผู้ใช้ด้วยโควิด-19

ติดตามสถานะอ่านอีเมลผ่านฟีเจอร์ Gmail Read Receipt

หลายคนอาจไม่รู้ว่า Gmail มีฟีเจอร์ Read Receipt ต้นทาง ใช่แล้ว สามารถติดตามว่าอีเมลที่ส่งถูกเปิดหรืออ่านได้โดยไม่ต้องติดตั้งแอปหรือเครื่องมือภายนอก ดีใจใช่ไหม? แต่ทำไมไม่ใช่ทุกคนใช้ฟีเจอร์นี้?

เพราะ Gmail Read Receipt ใช้ได้เฉพาะผู้อยู่ในโปรแกรม G Suite เท่านั้น หากใช้ Gmail เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว จะไม่สามารถเข้าถึง Built-in Email Tracker ได้ หากต้องการติดตามอีเมลขณะใช้ Gmail ให้ทำตามขั้นตอน:

ขั้นตอน 1- เข้า GSuite Admin Console ไปที่ Apps > คลิก GSuite > ไป Settings for Gmail > กด Advanced Settings

ขั้นตอน 2- ในหน้าต่าง Advanced Settings เลื่อนลงล่างสุด หาปุ่ม Email Read Receipts

ขั้นตอน 3- Toggle ON ตัวเลือก 'Allow email read receipts to be sent to all addresses in my organization as well as the following email addresses' ทันทีที่เปิด ผู้ใช้ในองค์กรจะขอและส่ง Read Receipt ได้

ขั้นตอน 4- เมื่อเปิด Read Receipt แล้ว เขียนอีเมลเหมือนปกติ เวลาเสร็จ คลิกลูกศรลง (มุมขวาล่าง) จากเมนูป็อปอัป คลิก Request read receipt และกด Send!

ผู้รับจะได้รับป็อปอัปให้ยืนยัน เพื่อให้คุณได้รับการแจ้งเตือนว่าอีเมลถูกเปิด ดังนั้นฟีเจอร์นี้จึงไร้ประโยชน์ เพราะ 90% ของผู้รับอาจเพิกเฉยป็อปอัป Gmail Read Receipt ไม่ติดวอนder ทำไมเราไม่เคยได้รับอีเมลที่มี Tracking เพราะถ้าได้ เราก็คงกด "Not Now" ไปแล้ว

โชคดีที่ยังมีวิธีอื่นเช็คว่าอีเมลถูกเปิดหรืออ่าน

ใช้ Email Tracking Tool เช็คว่าอีเมลถูกเปิดหรืออ่าน

เห็นแล้วว่า Gmail Receipt Feature ไม่ใช่วิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการติดตามว่าอีเมลถูกเปิด แต่ ทำได้อย่างง่ายดายด้วย Best Mail Trackers มีเครื่องมือเยอะในตลาด และมีมานานแล้ว ในคู่มือนี้แนะนำหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยม – MailTrack

MailTrack มีเป็น Extension สำหรับ Chrome, Firefox, Opera ทำงานกับ Gmail เท่านั้น มีความสามารถ 'See at a glance' ดูว่าอีเมลถูกส่งถึงหรือเปิด หากผู้รับเปิด จะเห็น Double Check Marks บนอีเมล คลิกที่ Check Marks เพื่อดูเวลาและรายละเอียดการเปิด

อ่านเพิ่ม: วิธีย้ายอีเมลจาก Gmail เก่าไป Gmail ใหม่

ติดตามสถานะอ่านอีเมลบน Microsoft Outlook

หากใช้ Outlook สื่อสาร โชคดีที่ Microsoft มี Built-in Email Tracker ให้เปิด Read Receipt Functionality แล้วใช้ได้เลย:

ขั้นตอน 1- เข้า File Menu > Options > คลิก Mail

ขั้นตอน 2- ภายใต้ Tracking Head เลือก "Delivery receipt confirming the message was delivered to the recipient's email server" หรือ "Read receipt confirming the recipient viewed the message"

ขั้นตอน 3- กด OK และเสร็จแล้ว!

พร้อมติดตามอีเมลบน Outlook แล้ว

ขั้นตอน 4- เขียนอีเมลใหม่เหมือนปกติ และติ๊ก Checkbox ที่ Options > Tracking > Request a Read Receipt

ส่งอีเมล เมื่อผู้รับอ่าน คุณจะได้รับแจ้งเตือนอัตโนมัติ!

บทความเกี่ยวข้อง

• วิธีส่งอีเมลแบบไม่ระบุตัวตน (Anonymous)
• Best Email Verifier & Validation Software 2020
• Best Email Apps For Mac เพื่อประสบการณ์จัดการอีเมลที่ดีขึ้น
• SPF Record คืออะไร และ كيفป้องกัน Email Spoofing
• คู่มือเริ่มต้น Email Automation