เมื่อต้องสำรองข้อมูล เราแทบจะไม่เห็นข้อเสียที่เกี่ยวข้องเลย การสำรองข้อมูลของเราเป็นสิ่งที่ดีเสมอที่จะทำเพราะมันช่วยรักษาข้อมูลของเราให้ปลอดภัย เราควรปรับตัวให้เข้ากับพฤติกรรมนี้อยู่เสมอและสำรองข้อมูลของเราอย่างสม่ำเสมอ เพื่อจะได้ไม่มีอะไรต้องสูญเสียในกรณีที่เกิดอุบัติเหตุ
ในทำนองเดียวกัน จะดีแค่ไหนหากเราสำรองข้อมูลอีเมล ผู้ติดต่อ การนัดหมายทั้งหมดของเราจาก Outlook และบันทึกเป็นไฟล์ในระบบเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย สมมติว่า ถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อจุดประสงค์ทางอาชีพ การทำเช่นนั้นจะช่วยคุณสร้างสำเนาอีเมลทั้งหมดในระบบของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อในอนาคต
ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับวิธีสำรองข้อมูลอีเมล Outlook และบันทึกเป็นไฟล์ในระบบของคุณ
วิธีบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์
ทำตามขั้นตอนด่วนเหล่านี้เพื่อบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ในระบบของคุณ:
1. เปิดใช้ Outlook ในระบบของคุณและเปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์
2. แตะตัวเลือกไฟล์จากแถบเมนูด้านบน
3. เลือกตัวเลือก “บันทึกเป็น”
4. ตอนนี้ในหน้าต่างบันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ของคุณ จากนั้นกดปุ่ม “บันทึก”
5. มีรูปแบบประเภท "บันทึกเป็น" ที่แตกต่างกันซึ่งคุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลได้ ได้แก่ ข้อความเท่านั้น เทมเพลต Outlook HTML และ MHT
6. ตามค่าเริ่มต้น Outlook เลือกใช้รูปแบบ "Outlook Unicode" แต่ในกรณีที่คุณต้องการเปลี่ยน คุณสามารถทำได้โดยเลือกตัวเลือกจากรายการแบบเลื่อนลง
แค่นั้นแหละ! การดำเนินการนี้จะบันทึกข้อความอีเมลของคุณไว้ในระบบ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อในอนาคต
วิธีบันทึกข้อความอีเมลเป็น PDF
ในกรณีที่คุณต้องการพิมพ์งานหรือบางอย่างหรือทำการนำเสนอ คุณยังสามารถบันทึกอีเมลของคุณในรูปแบบ PDF การบันทึกข้อความอีเมลในรูปแบบ PDF เป็นตัวเลือกที่ดีเสมอ เนื่องจากไม่ขัดขวางการจัดรูปแบบข้อความ
นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อบันทึกอีเมลในรูปแบบ PDF
1. เปิด Outlook ในระบบของคุณและเปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกในรูปแบบ PDF
2. แตะตัวเลือกไฟล์จากแถบเมนูด้านบน
3. เลือก “พิมพ์”
4. ใต้เมนูแบบเลื่อนลงของเครื่องพิมพ์ เลือกตัวเลือก “Microsoft Print to PDF”
5. แตะปุ่ม “พิมพ์”
6. หน้าต่างใหม่ “บันทึกเป็น PDF” จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ ที่นี่ เลือกรูปแบบไฟล์เป็น PDF และบันทึกอีเมลของคุณที่ตำแหน่งใดก็ได้ในระบบของคุณ
การดำเนินการนี้จะบันทึกข้อความอีเมลของคุณในรูปแบบ PDF
วิธีบันทึกผู้ติดต่อของคุณเป็นไฟล์
การติดต่อมีความสำคัญเท่ากับอีเมล! กระบวนการนี้เกือบจะคล้ายกับการบันทึกข้อความอีเมล แต่ในกรณีของผู้ติดต่อ ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกบันทึกในรูปแบบ VCF (ไฟล์ vCard)
ดังนั้น หากคุณต้องการบันทึกรายชื่ออีเมลของคุณเป็นไฟล์ในระบบของคุณ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ
1. เปิด Outlook แล้วเลือกตัวเลือก “ติดต่อ” จากเมนูด้านบน
2. ตอนนี้แตะตัวเลือกไฟล์จากหน้าต่างผู้ติดต่อ
3. แตะที่ตัวเลือก “บันทึกเป็น”
4. ในหน้าต่างบันทึกเป็น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์นี้ ตั้งชื่อไฟล์และกดปุ่ม "บันทึก"
5. ก่อนกดปุ่ม "บันทึก" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกรูปแบบ "ไฟล์ vCard" จากเมนูแบบเลื่อนลงของ "บันทึกเป็นประเภท"
และใช่ เสร็จแล้ว! การบันทึกผู้ติดต่อเป็นไฟล์ vCard เป็นตัวเลือกที่ดีเสมอ ในกรณีที่คุณต้องการถ่ายโอนผู้ติดต่อไปยังแอปพลิเคชันอื่นของบุคคลที่สาม หรือหากคุณต้องการแบ่งปันข้อมูลผู้ติดต่อที่เฉพาะเจาะจงให้กับผู้อื่น
ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับวิธีบันทึกอีเมลและที่อยู่ติดต่อของคุณเป็นไฟล์ใน Microsoft Outlook การบันทึกรายการเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าถึงได้รวดเร็วยิ่งขึ้นและรักษาความปลอดภัยด้วยเช่นกัน!
