ส่งออกอีเมลและรายชื่อติดต่อ Outlook เป็นไฟล์เพื่อสำรองข้อมูล

เมื่อพูดถึงการสำรองข้อมูล (Backup) เราแทบไม่เห็นข้อเสียอะไรเลย การสำรองข้อมูลเป็นสิ่งดีเสมอ เพราะมันทำให้ข้อมูลของเราอยู่ในสภาพปลอดภัย เราควรปรับนิสัยนี้และรักษาการสำรองข้อมูลเป็นประจำ เพื่อไม่ต้องสูญเสียอะไรในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน

เช่นเดียวกัน จะดีมากถ้าเราสำรองอีเมล รายชื่อติดต่อ นัดหมายจาก Outlook และบันทึกเป็นไฟล์บนระบบเพื่อเข้าถึงง่าย สมมติว่าคุณใช้ Outlook เพื่องานวิชาชีพ การทำเช่นนี้จะช่วยสร้างสำเนาอีเมลทั้งหมดบนระบบ เพื่อเข้าถึงได้ทุกเมื่อในอนาคต

นี่คือคู่มือเร็วเกี่ยวกับวิธีสำรองอีเมล Outlook และบันทึกเป็นไฟล์บนระบบของคุณ

วิธีบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์

ทำตามขั้นตอนเร็วๆ นี้เพื่อบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์บนระบบของคุณ:

1. เปิด Outlook บนระบบของคุณ และเปิดอีเมลใดก็ตามที่ต้องการบันทึกเป็นไฟล์
2. แตะตัวเลือก File จากแถบเมนูด้านบน

3. เลือกตัวเลือก "Save as"
4. ในหน้าต่าง Save as พิมพ์ชื่อไฟล์ใดก็ตาม แล้วกดปุ่ม "Save"

5. มีรูปแบบ "Save as type" ที่แตกต่างกันสำหรับบันทึกข้อความอีเมล รวมถึง: Text Only, Outlook template, HTML และ MHT
6. โดยค่าเริ่มต้น Outlook เลือก "Outlook Unicode" แต่ถ้าต้องการเปลี่ยน สามารถเลือกจากรายการดรอปดาวน์ได้

เสร็จแล้ว! นี่จะบันทึกข้อความอีเมลบนระบบของคุณ เพื่อเข้าถึงได้ทุกเมื่อในอนาคต

วิธีบันทึกข้อความอีเมลเป็น PDF

ในกรณีที่คุณต้องการพิมพ์หรือทำนำเสนอ การบันทึกอีเมลในรูปแบบ PDF เป็นตัวเลือกที่ดี เพราะไม่รบกวนการจัดรูปแบบข้อความ

นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อบันทึกอีเมลเป็น PDF:

1. เปิด Outlook บนระบบ และเปิดอีเมลที่ต้องการบันทึกเป็น PDF
2. แตะตัวเลือก File จากแถบเมนูด้านบน
3. เลือก "Print"

4. ภายใต้เมนูดรอปดาวน์ Printer เลือก "Microsoft Print to PDF"

5. แตะปุ่ม "Print"

6. หน้าต่าง "Save as PDF" ใหม่จะปรากฏบนหน้าจอ ที่นี่ เลือกรูปแบบไฟล์เป็น PDF และบันทึกอีเมลที่ตำแหน่งใดก็ตามบนระบบของคุณ

นี่จะบันทึกข้อความอีเมลของคุณในรูปแบบ PDF

วิธีบันทึกรายชื่อติดต่อเป็นไฟล์

รายชื่อติดต่อมีความสำคัญเท่ากับอีเมล! กระบวนการเกือบเหมือนกันกับการบันทึกอีเมล แต่ในกรณีของรายชื่อติดต่อ จะถูกบันทึกในรูปแบบ VCF (vCard Files)

ดังนั้น หากต้องการบันทึกรายชื่อติดต่ออีเมลเป็นไฟล์บนระบบ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

1. เปิด Outlook และเลือกตัวเลือก "Contact" จากแถบเมนูด้านบน
2. ตอนนี้แตะตัวเลือก File จากหน้าต่าง Contact

3. แตะที่ "Save As"
4. ในหน้าต่าง Save As เลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึกไฟล์ ตั้งชื่อไฟล์ และกด "Save"

5. ก่อนกด "Save" โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือก "vCard files" จากเมนูดรอปดาวน์ "Save As Type"

เสร็จแล้ว! การบันทึกรายชื่อติดต่อเป็นไฟล์ vCard เป็นตัวเลือกที่ดี หากต้องการโอนรายชื่อติดต่อไปยังแอปพลิเคชันบุคคลที่สาม หรือต้องการแชร์ข้อมูลติดต่อเฉพาะบุคคลให้ผู้อื่น

เพื่อนๆ นี่คือคู่มือเร็วเกี่ยวกับวิธีบันทึกอีเมลและรายชื่อติดต่อเป็นไฟล์บน Microsoft Outlook การบันทึกรายการเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าถึงได้เร็วขึ้นและปลอดภัยเช่นกัน!