หากสถานที่ทำงานหรือธุรกิจของคุณสมัครใช้งาน Microsoft Office 365 มีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากมายที่คุณสามารถใช้ประโยชน์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้ เราได้สัมผัสกับสิ่งเหล่านี้แล้ว รวมถึง Teams, Outlook, OneDrive และ OneNote อย่างไรก็ตาม ถึงเวลาแล้วที่เราจะหันความสนใจไปที่ Microsoft Planner
เครื่องมือการจัดการโครงการ Planner คล้ายกับบริการ Trello หรือ Asana แบบฟรีหรือแบบชำระเงิน ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและสร้างไว้ใน Office 365 โดยตรง และสามารถช่วยให้องค์กรของคุณติดตามงานที่สำคัญและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ได้ ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่เราใช้ OnMSFT และคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีใช้งานในที่ทำงานของคุณเอง
สร้างหมวดหมู่สำหรับงานต่างๆ ด้วย "ที่เก็บข้อมูล"
หัวใจของประสบการณ์ Planner คือบางสิ่งที่เรียกว่า "แผน" "บัคเก็ต" และ "กระดาน" ก่อนอื่น กระดานคือสิ่งที่อยู่ในแผนหรือรายการงานของคุณ เมื่อคุณสร้างแผนภายใต้การวางแผนด้วยปุ่ม (+) บนแถบด้านข้าง คุณจะมีกระดานใหม่ จากนั้นคุณสามารถสร้าง "ที่เก็บข้อมูล" ต่างๆ ภายในกระดานเพื่อจัดระเบียบงานประเภทต่างๆ ได้
คุณสามารถทำได้โดยกดที่ลิงก์ "เพิ่มบัคเก็ตใหม่" ที่ด้านบนของกระดาน ที่ OnMSFT เราใช้ Planner เพื่อติดตามการรายงานข่าวของเรา เรายังมีกระดานที่แตกต่างกันสำหรับการครอบคลุมประเภทอื่นๆ ของเรา รวมถึง Office 365 และ How-Tos โดยทั่วไปแล้ว เรายังมีที่เก็บข้อมูลสำหรับไอเดียเรื่องราว เรื่องราวข่าว DIBS รวมถึงที่เก็บข้อมูลพิเศษสำหรับบรรณาธิการเพื่อทำเครื่องหมายเรื่องราวที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
เมื่อคุณเพิ่มที่เก็บข้อมูลแล้ว จะมีปุ่ม (+) แยกต่างหากใต้ชื่อที่เก็บข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างการ์ดงานใหม่และกำหนดวันที่ครบกำหนด หรือกำหนดให้สมาชิกในทีม เรามีข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่าง
ติดตามงานโดยตั้งค่าความคืบหน้า วันที่ เพิ่มรายละเอียดบนการ์ด และอื่นๆ อีกมากมาย
มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการ์ดงานใน Planner เพื่อประโยชน์ด้านประสิทธิภาพการทำงานของคุณ คุณสามารถใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อย้ายไปยังบัคเก็ตต่างๆ เปลี่ยนความคืบหน้า และตั้งค่าวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนด คุณยังสามารถพิมพ์คำอธิบายเพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณกำลังทำงานอะไรอยู่ บน. เพื่อความง่าย มีแม้กระทั่งรายการตรวจสอบซึ่งสามารถช่วยติดตามความคืบหน้าของสิ่งที่ได้รับมอบหมาย
Even better, there's also an "Add attachment" button which you can use to insert files or links that will be visible on the card itself. We often use this feature here at OnMSFT to share links to sources for any articles we're writing about.
In addition, there are different colored "labels" which run along the side of each task cards. A total of six are available, and you can customize the name for each one. This will make stick a color label to the side of the card, and help make for a visual cue on what the card signifies. For us here at OnMSFT, we use "high priority" and "low priority" labels.
Use filters or group by feature to help you pick out what matters
As you add more and more tasks and bucket lists to planner, it might become hard to track what's going on. Luckily, there is a filter feature that can help. Available on the top right-hand side of the window, this will let you filter out assignments based on your name only --- or the name of your coworker.
As an alternative, you also can use the "Group by" feature to switch up the look of the bucket lists. This will allow you to group by the person the task is assigned to, by the progress, or by due dates and labels.
Try out charts to get an analytical look at your progress
The planner can get messy at times, and (as a boss or manager) you might not always get to see what's being worked on, and who is on what specific task. Luckily, Microsoft has a neat little feature built into Planner that can help.
From the top menu bar, next to the name of the Plan, you'll see an icon that looks like a graph. If you click this, it will switch you into a chart mode. You can see the total status of plans, and more details on what tasks have been started, in progress, late, or completed. You also can see the number of tasks per bucket, and the number of tasks per members. A list is also viewable on the side, with all available bucket items.
A similar feature is also available for anyone in the team to visually see their tasks across all plans and buckets. Just click on the circle icon on the left sidebar to trigger an overview page. You'll get a visual view of how many tasks you have left, and more.
How will you use Planner?
As you can see, Planner is a very powerful tool. There's more than one way you can use it to eliminate the chaos and better manage the tasks in your workplace environment. It's built right into Office 365, and you can get everything you need to manage your team without having to worry about having to switch between different services or apps. Do you think you'll use Planner in your company? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง
