หากที่ทำงานหรือธุรกิจของคุณสมัคร Microsoft Office 365 มีเครื่องมือยอดเยอะมากที่ใช้เพิ่มประสิทธิภาพได้ เราได้กล่าวถึงบางอย่างไปแล้ว เช่น Teams, Outlook, OneDrive, และ OneNote ตอนนี้ มาเน้นที่ Microsoft Planner
Planner เป็นเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ คล้ายกับบริการฟรี/เสียเงินอย่าง Trello หรือ Asana มาฟรีกับ Office 365 และสร้างในระบบ ช่วยองค์กรติดตามงานสำคัญและปรับปรุง Workflow นี่คือวิธีที่เราใช้ที่ OnMSFT และคู่มือสำหรับคุณใช้ในที่ทำงานของตัวเอง
สร้างหมวดหมู่สำหรับงานต่างๆ ด้วย "Buckets"
หัวใจของประสบการณ์ Planner คือ "Plan", "Buckets" และ "Boards" ก่อนอื่น Board คือที่รวม Plan หรือรายการงาน เมื่อสร้าง Plan ใต้ Planner ด้วยปุ่ม (+) ด้านข้าง จะได้ Board ใหม่ จากนั้นสร้าง Buckets ภายใน Board เพื่อจัดระเบียบประเภทงานต่างๆ
ทำได้โดยกดลิงก์ "Add new bucket" บนสุด Board ที่ OnMSFT เราใช้ Planner ติดตามการครอบคลุมข่าว มี Board แยกสำหรับประเภทครอบคลุมอื่นๆ รวมถึง Office 365 และ How-Tos โดยทั่วไปมี Buckets สำหรับ Story Ideas, News Stories, DIBS และ Bucket พิเศษสำหรับ Editor มาร์กงานที่เสร็จแล้ว
หลังเพิ่ม Bucket แล้ว จะมีปุ่ม (+) แยกต่างหากใต้ชื่อ Bucket ให้สร้าง Task Card ใหม่ ตั้ง Due Date หรือมอบหมายให้สมาชิกทีม มีรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง
ติดตามงานด้วยการตั้ง Progress, Dates, เพิ่มรายละเอียดบน Card และอื่นๆ
มีหลายวิธีใช้ Task Cards ใน Planner เพื่อประโยชน์ด้านประสิทธิภาพ ใช้ Dropdown Menu ย้ายไป Bucket ต่างๆ เปลี่ยน Progress ตั้ง Start Date และ Due Date พิมพ์ Description ให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่ากำลังทำอะไร มี Checklist ช่วยติดตามความคืบหน้าของงานที่มอบหมาย
ยิ่งไปกว่านั้น มีปุ่ม "Add attachment" ใส่ไฟล์หรือลิงก์ที่มองเห็นได้บน Card เราบ่อยครั้งใช้ฟีเจอร์นี้ที่ OnMSFT แชร์ลิงก์แหล่งข่าวสำหรับบทความที่เขียน
นอกจากนี้ มี "Labels" สีต่างๆ วิ่งตามข้างของ Task Cards ทั้งหมด 6 สี สามารถปรับชื่อแต่ละสีได้ ทำให้ติดป้ายสีที่ข้าง Card ช่วยให้เป็น Visual Cue ว่า Card หมายถึงอะไร ที่ OnMSFT เราใช้ Labels "High Priority" และ "Low Priority"
ใช้ Filters หรือ Group By เพื่อดึงสิ่งสำคัญออกมา
เมื่อเพิ่ม Tasks และ Bucket Lists มากขึ้นใน Planner อาจยากที่จะติดตาม发生什么事 Luckily มี Filter Feature ช่วย ใช้ได้ที่มุมขวาบนหน้าต่าง ให้ Filter งานตามชื่อของคุณเอง - หรือชื่อเพื่อนร่วมงาน
อีกทางหนึ่ง ใช้ฟีเจอร์ "Group by" เปลี่ยนลักษณะ Bucket Lists ให้จัดกลุ่มตาม: ผู้ที่ได้รับมอบหมายงาน, Progress, Due Dates และ Labels
ลอง Charts เพื่อมุมมองเชิงวิเคราะห์ความคืบหน้า
Planner อาจจะ Messy บ้าง และ (ในฐานะ Boss หรือ Manager) อาจไม่ได้เห็นตลอดว่ากำลังทำงานอะไร และใครอยู่ในงานไหน โชคดีที่ Microsoft มีฟีเจอร์น่าสนใจใน Planner ช่วยได้
จากแถบเมนูบน ข้างๆ ชื่อ Plan จะเห็นไอคอนคล้าย Graph คลิกมันจะเข้าสู่ Chart Mode จะเห็นสถานะรวมของ Plans และรายละเอียดงานที่: เริ่มต้นแล้ว, กำลังดำเนินการ, ล่าช้า, หรือ เสร็จสิ้น ยังเห็นจำนวน Tasks ต่อ Bucket และ จำนวน Tasks ต่อ Member มี List ดูได้ด้านข้าง พร้อม Bucket Items ทั้งหมด
ฟีเจอร์คล้ายกันมีให้สมาชิกทีมทุกคน มองเห็น Tasks ของตนเองข้าม Plans และ Buckets ทั้งหมด เพียงคลิกไอคอนวงกลมด้านซ้าย Sidebar จะได้ Overview Page มุมมองภาพรวมว่าเหลืองานกี่อย่าง และอื่นๆ
คุณจะใช้ Planner ยังไง?
เห็นได้ว่า Planner เป็นเครื่องมือทรงพลัง มีมากกว่าหนึ่งวิธีใช้เพื่อกำจัดความวุ่นวาย และจัดการงานในสภาพแวดล้อมที่ทำงานได้ดีกว่า สร้างใน Office 365 ได้ทุกอย่างที่ต้องการจัดการทีมโดยไม่ต้องกังวลต้องสลับระหว่างบริการ/แอปต่างๆ คุณคิดว่าจะใช้ Planner ในบริษัทของคุณไหม? บอกมาในความคิดเห็นด้านล่าง
