ความสามารถในการตั้งค่าสถานะ Microsoft Teams อัตโนมัติสามารถช่วยแบ่งวันทำงานของคุณได้ เพื่อให้คุณไม่รู้สึกผูกมัดกับ PC ขณะทำงานจากบ้าน โดยทั้งนี้ คุณสามารถเข้า Microsoft Teams เพื่อเปลี่ยนสถานะด้วยตนเองได้ตลอดเวลา แต่难道不會更好嗎 (wouldn't it be better) ที่จะมีความสามารถเปลี่ยนสถานะ Microsoft Teams โดยไม่ต้องเปิดแอปเลย?
สร้างขึ้นสำหรับ Microsoft 365 การใช้ Power Automate ประหยัดเวลาโดยการปรับปรุงงานและเวิร์กโฟลว์ผ่านการทำงานอัตโนมัติ ไม่ต้องกังวลหากคุณไม่เคยสร้างหรือทำงานอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ หรือ "flow" มาก่อน เพราะมีเทมเพลตแอปยอดนิยมมากมายให้ใช้งาน
ตั้งค่าสถานะของคุณ (Set your status)
คู่มือนี้อิงจากคู่มือของ Damien Bird Microsoft MVP ที่สร้างโพสต์เกี่ยวกับวิธีอัปเดตสถานะ Teams ผ่าน Power Automate ฉันจะซ้ำคำเตือนที่ Damien Bird ทิ้งไว้ที่ต้นคู่มือของเขาด้วย
นี่เป็นวิธีที่ยังไม่ได้จดบันทึก (undocumented method) และ ไม่ควรใช้ ใน production flows (โฟลว์การผลิต) มันทำงานได้ แต่ไม่ได้ตลอดเวลา และมีขีดจำกัดจำนวนโฟลว์ที่คุณสามารถทำต่อวันได้ ดังนั้น สำคัญที่จะเก็บคาดหวังของคุณไว้ในระดับที่เหมาะสม
นี่คือลิงก์ตามที่ปรากฏในโพสต์ของ Damien Bird:
นี่คือสิ่งที่ต้องทำเพื่อตั้งค่าสถานะ Microsoft Teams ใน Power Automate:
1. ใน Power Automate คลิก My flows (โฟลว์ของฉัน) จากแผงนำทางด้านซ้าย
2. คลิก New flow (โฟลว์ใหม่)
3. ที่นี่ คุณมีสามตัวเลือก: Automated cloud flow (โฟลว์คลาวด์อัตโนมัติ), Instant cloud flow (โฟลว์คลาวด์ทันที) หรือ Scheduled cloud flow (โฟลว์คลาวด์ตามกำหนด) สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะใช้ Instant cloud flow
4. สร้าง Flow name (ชื่อโฟลว์) และคลิกตัวเลือกภายใต้ Choose how to trigger this flow (เลือกวิธีทริกเกอร์โฟลว์นี้) สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะใช้ Manually trigger a flow (ทริกเกอร์โฟลว์ด้วยตนเอง) คลิก Create (สร้าง) เมื่อคุณเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน
5. หลังจากคุณคลิก Create คุณจะพบว่าโฟลว์ใหม่ของคุณถูกสร้างและเริ่มต้นด้วยการทริกเกอร์ด้วยตนเอง ดังนั้นคุณต้องเลือกขั้นตอนถัดไป คลิก Next step (ขั้นตอนถัดไป)
6. ค้นหา "SharePoint" ในกล่องค้นหา และเลื่อนลงและคลิก Send an HTTP request to SharePoint (ส่งคำขอ HTTP ไปยัง SharePoint) 
ตั้งค่าสถานะ Microsoft Teams ของคุณ
1. ในเมนูถัดไป คุณจะต้องทำให้ HTTP request to SharePoint เสร็จสิ้น คำขอ SharePoint ของคุณควรจะเหมือนกับภาพด้านล่างทุกประการ
คุณสามารถเปลี่ยนสถานะ "availability" ใน body ของโฟลว์เป็น "Available", "Busy", "BeRightBack", "DoNotDisturb" หรือ "Away" ฉันไม่สามารถทำให้ตัวเลือก offline/offwork ทำงานได้ ดังนั้นฉันไม่สามารถรวมมันในคู่มือนี้ได้
2. คลิก Save (บันทึก) เมื่อเสร็จสิ้น
3. ต่อไป โฟลว์ของคุณพร้อมแล้ว ดังนั้นคุณต้องทดสอบ มันไม่ได้แค่แนะนำให้ทดสอบ แต่ยังจำเป็นต้องทดสอบเมื่อคุณตั้งค่าโฟลว์แรก คลิก Test (ทดสอบ)
4. ที่หน้าจอถัดไป คุณต้องระบุว่าคุณต้องการทดสอบโฟลว์อย่างไร ไม่ว่าจะเป็น Manually (ด้วยตนเอง) (คุณทริกเกอร์) หรือ Automatically (อัตโนมัติ) (ขึ้นอยู่กับการรันก่อนหน้าของโฟลว์อื่น) เลือก Manually ตัวเลือกเดียวในการตั้งค่าโฟลว์ครั้งแรก คลิก Test เพื่อยืนยัน
5. ขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ของคุณ Power Automate อาจแจ้งให้คุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft เพื่อยืนยันสิทธิ์ของคุณในการทำให้โฟลว์ทำงาน ตามที่ระบุ ฉันพร้อมแล้วเพราะฉันมีสิทธิ์ที่จำเป็นแล้วตามที่เครื่องหมายถูกสีเขียวระบุ คลิก Continue (ดำเนินต่อ)
6. สุดท้าย คลิก Run flow (รันโฟลว์) เพื่อรันโฟลว์
เมื่อคุณคลิก Run คุณจะเห็นเครื่องหมายถูกสีเขียวแสดงว่าโฟลว์ของคุณเริ่มต้นสำเร็จพร้อมลิงก์ตรวจสอบสถานะโฟลว์บน Flow Runs Page คุณยังสามารถตรวจสอบสถานะ Microsoft Teams ของคุณได้ว่ามันเปลี่ยนเมื่อคุณรันโฟลว์หรือไม่
ตั้งค่าข้อความสถานะ (Set your status message)
เพื่อตั้งค่าข้อความสถานะ คุณเพียงแค่ต้องสร้าง Power Automate flow อีกตัวที่เกือบเหมือนกับตัวข้างต้น ยกเว้นการเปลี่ยนแปลงสองสามอย่าง นี่คือลักษณะของโฟลว์ของคุณ
สร้าง Microsoft Teams custom status connector แบบกำหนดเอง
ขณะค้นหาเนื้อหาสำหรับคู่มือนี้ ฉันพบโปรเจกต์ Spotify ที่น่าสนใจมากจาก Microsoft MVP อีกคน คือ Loryan Strant มันใช้ custom connector ของ Spotify พร้อมคู่มือละเอียดจาก That API Guy และอัปเดตสถานะ Microsoft Teams ให้แสดงเพลงและศิลปินที่พวกเขากำลังฟังบน Spotify
หลังจากทำตามคู่มือของเขา ฉันพบว่า Microsoft MVP อีกคนคือ Luise Freese ให้โซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากกว่าสำหรับโฟลว์ ผลลัพธ์สุดท้ายของฉันคือการผสมผสานของงานร่วมกันของทั้งสองคนรวมกับการทดลองผิดลองถูก คู่มือของพวกเขาขาดคำอธิบายสำคัญเกี่ยวกับค่าไดนามิก (dynamic values) และนิพจน์ (expressions) และสิ่งที่พวกมันทำ แตคู่มือของพวกเขาไม่ได้หมายถึงผู้ใช้ Power Automate ใหม่ๆ หลังจากทำตามคู่มือของทั้งสอง ฉันสร้าง Spotify custom connector กับ Microsoft Teams ที่สอดคล้องกับโซลูชันของ Freese มากกว่า แต่หากคุณมีโซลูชันที่ดีกว่า โปรดแชร์
หากคุณมองหาตัวเลือกที่ง่ายกว่า ให้คัดลอกโค้ดด้านล่างนี้อย่างแม่นยำเพื่อ:
1. ตั้งค่า Microsoft Teams status เป็น Away
{"id":"6e453f83-f22d-4715-bdb6-5cbe7b44b6fa","brandColor":"#036C70","connectionReferences":{"shared_sharepointonline":{"connection":{"id":"/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_sharepointonline/connections/5d9bafd92370456789caa39b6c3f2277"}}},"connectorDisplayName":"SharePoint","icon":"https://connectoricons-prod.azureedge.net/releases/v1.0.1554/1.0.1554.2707/sharepointonline/icon.png","isTrigger":false,"operationName":"Set_Microsoft_Teams_status_to_Away","operationDefinition":{"type":"OpenApiConnection","inputs":{"host":{"connectionName":"shared_sharepointonline","operationId":"HttpRequest","apiId":"/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_sharepointonline"},"parameters":{"dataset":"https://presence.teams.microsoft.com","parameters/method":"PUT","parameters/uri":"/v1/me/forceavailability","parameters/headers":{"content-type":"application/json"},"parameters/body":"{\n\n\"availability\": “Offline”, \n\"activity”: “OffWork”\n\n}"},"authentication":{"type":"Raw","value":"@json(decodeBase64(triggerOutputs().headers['X-MS-APIM-Tokens']))['$ConnectionKey']"}},"runAfter":{},"metadata":{"operationMetadataId":"e3433a3c-7e7c-40d5-b804-696b2b1d0398"}}}
2. อัปเดตบันทึกข้อความสถานะ (status message note)
{"id":"638a81c6-7d9b-481a-8875-97a08dcf18b7","brandColor":"#036C70","connectionReferences":{"shared_sharepointonline":{"connection":{"id":"/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_sharepointonline/connections/5d9bafd92370456789caa39b6c3f2277"}}},"connectorDisplayName":"SharePoint","icon":"https://connectoricons-prod.azureedge.net/releases/v1.0.1554/1.0.1554.2707/sharepointonline/icon.png","isTrigger":false,"operationName":"Set_Microsoft_Teams_status_message_note_","operationDefinition":{"type":"OpenApiConnection","inputs":{"host":{"connectionName":"shared_sharepointonline","operationId":"HttpRequest","apiId":"/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_sharepointonline"},"parameters":{"dataset":"https://presence.teams.microsoft.com","parameters/method":"PUT","parameters/uri":"/v1/me/publishnote","parameters/headers":{"content-type":"application/json"},"parameters/body":"{\n\n\"message\": \"I am away from my desk. I went to grab lunch\"\n\n}\n "},"authentication":{"type":"Raw","value":"@json(decodeBase64(triggerOutputs().headers['X-MS-APIM-Tokens']))['$ConnectionKey']"}},"runAfter":{},"metadata":{"operationMetadataId":"05f65dba-6bef-458a-81ac-b4fc08c290db"}}}
คุณสามารถวางมันตรงไปใน Power Automate โดยไปที่ New step > My clipboard (คลิปบอร์ดของฉัน) วางตรงไปที่คลิปบอร์ดเมื่อคุณตั้งค่าบัญชี Power Automate
หากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือในการตั้งค่าโฟลว์นี้ มีคำแนะนำ หรือสามารถให้ข้อมูลเพื่อทำโฟลว์ที่ดีกว่า โปรดติดต่อฉันบน Twitter
