หนึ่งในเหตุผลสำคัญที่สุดที่องค์กรย้ายเอกสารทั้งหมดไปยังคลาวด์คือ การแชร์และร่วมมือทำงานกลายเป็นเข้าถึงได้ง่าย นอกจากนี้ ยังลดเวลาพร้อมกับการทำงานเอกสารกระดาษ ทำให้สะดวกสบายมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การเก็บรักษาให้เป็นระเบียบและปลอดภัย เป็นอีกภาระที่ต้องจัดการ นั่นคือเวลาที่คุณต้องการซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร