คุณทำได้อะไรมากกว่าสร้างปฏิทินและกิจกรรมกับแอป Calendar ของ Apple บน Mac หากคุณเพิ่งสัมผัสพื้นผิวของแอปปฏิทิน macOS ต้นฉบับ ให้ลองลึกลงไปกับเคล็ดลับขั้นสูงด้านล่าง
เพื่อทบทวนพื้นฐาน ดูเคล็ดลับ Calendar สำหรับมือใหม่ก่อน
1. เพิ่มกิจกรรมหลายวัน
รู้ไหมว่าสามารถเพิ่มกิจกรรมหลายวันในปฏิทินได้ด้วยการคลิกลากอย่างง่าย? เริ่มที่มุมมอง Month คลิกวันที่เริ่มต้นของกิจกรรม ลากเคอร์เซอร์ไปจนถึงวันสุดท้าย แล้วปล่อย Calendar จะจัดตารางกิจกรรมเป็นกิจกรรมตลอดวันครอบหลายวัน
ในมุมมอง Week ให้ลากข้ามวันที่ติดต่อกันในส่วน all-day ด้านบน หากคลิกลากข้ามวันในส่วนล่าง กิจกรรมจะถูกจัดระหว่างช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่คุณคลิก
2. เพิ่มกิจกรรมจาก Mail และ Notes
สะดวกไหมถ้าเพิ่มคำเชิญอีเมลไปปฏิทินได้โดยไม่ต้องออกจาก Mail? ทำได้จริง แต่ต้องเปิดติ๊กใน Mail > Preferences > General: Add invitations to Calendar automatically ก่อน
หลังตั้งค่าแล้ว เมื่อชี้เมาส์ไปที่ข้อความวันที่/เวลาในอีเมล จะเห็นการเลือกแบบ marquee ปรากฏ คลิกปุ่ม ลูกศรลง ถัดจาก marquee จะเพิ่มกิจกรรมนั้นไป Calendar จากป๊อปอัป (ดูสกรีนชอตด้านบน)
เนื่องจากจัดตารางได้เฉพาะกิจกรรมที่จะมาถึง marquee จึงไม่โชว์สำหรับวันที่ในอดีต
แอป Notes ก็ทำได้เหมือนกัน แต่มีขั้นตอนเพิ่ม: คลิกปุ่มถัดจาก marquee จะเห็นเมนูเล็ก คลิก Quick Look Event จึงจะเห็นป๊อปอัป Add to Calendar
3. ตั้งเตือนวันเกิด การประชุม และอื่นๆ
หากต้องการรับการแจ้งเตือนวันเกิดหรือเที่ยวบิน สามารถตั้งให้ Calendar แจ้งเตือนได้
แอปให้ตั้งการแจ้งเตือนขณะเพิ่มกิจกรรม หากข้ามไป ยังเพิ่มได้ภายหลัง คลิกสองครั้งที่กิจกรรมในปฏิทินเพื่อเปิดป๊อปอัป Edit Event
คลิกส่วนวันที่/เวลาในป๊อปอัปเพื่อเปิดส่วนซ่อน จากเมนูดรอปดาวน์ alert เลือกว่าจะให้ Calendar แจ้งเตือนเมื่อไหร่ หลังเลือก จะเห็นปุ่ม บวก ถัดจากการแจ้งเตือนใหม่ ปุ่มนี้ให้สร้างการแจ้งเตือนหลายครั้งได้
สำหรับกิจกรรมที่ต้องการเตือนซ้ำ เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากเมนูดรอปดาวน์ repeat
การตั้งค่า alerts และ repeat ร่วมกันช่วยปฏิทินวันเกิดมาก Calendar สร้างรายการกิจกรรมซ้ำอัตโนมัติและส่งเตือนวันเกิดตรงเวลา
หากต้องการระบบเตือนที่แข็งแกร่งกว่า ดูแอปเตือนที่ดีสำหรับ macOS
4. เปิดไฟล์และแอปตามตารางเวลา
สมมติคุณทำงานบนเทมเพลตใบแจ้งหนี้ PDF วันที่ 1 ทุกเดือนก่อนส่งลูกค้า หรือต้องการไฟล์พร้อมก่อนทุกการประชุม สำหรับงานซ้ำๆ ให้ Calendar เปิดไฟล์เกี่ยวข้องอัตโนมัติตามตารางได้ง่าย
เริ่มด้วยการสร้างกิจกรรมสำหรับงาน แล้วคลิกสองครั้งเพื่อเปิดป๊อปอัป Edit Event
ในป๊อปอัป คลิกวันที่เพื่อเปิดตัวเลือกซ่อน แล้วเลือก Custom จากเมนูดรอปดาวน์ alerts จะเห็นป๊อปอัปเล็กอีกอัน คลิกเมนูดรอปดาวน์ Message with sound เลือก Open file
จะมีเมนูดรอปดาวน์ใหม่ปรากฏ ให้เลือกไฟล์ (หรือแอป) ที่ต้องการให้ Calendar เปิดอัตโนมัติ ปรับเมนูดรอปดาวน์อื่นๆ ให้ระบุเวลาที่แน่นอน แล้วกด OK
สังเกตปุ่ม บวก ถัดจากการแจ้งเตือนแรก ใช้สร้างการแจ้งเตือนเปิดหลายไฟล์/แอป ได้ทีละอัน
หากไฟล์ไม่เปิดตามตาราง เช็คว่า Do Not Disturb เปิดอยู่ไหม หากไฟล์ไม่เปิดเลย ดูว่าเคยซ่อนการแจ้งเตือนไว้ที่ Calendar > Preferences > Alerts หรือ System Preferences > Notifications > Calendar
5. ดูกิจกรรมเป็นรายการ (List View)
ดูดีที่เห็นกิจกรรมกระจายในสัปดาห์หรือเดือน แต่ถ้าอยากดูเป็นรายการหรือ Agenda? Calendar ไม่มีปุ่มมุมมองแบบกดเดียว
แต่มีวิธีพ้อง: พิมพ์เครื่องหมายคำพูดคู่ (") ในกล่องค้นหามุมขวาบน แล้วกด Enter จะแสดงรายการเลื่อนของกิจกรรมทั้งหมด—อดีต ปัจจุบัน อนาคต—ข้ามทุกปฏิทิน สะดวกมาก
6. ซ่อนกิจกรรมตลอดวัน
ในมุมมอง Month กิจกรรมตลอดวันอย่างวันเกิดและงานอาจรบกวน แต่สามารถซ่อนชั่วคราวได้ด้วย View > Hide All-Day Events
แสดงใหม่: View > Show All-Day Events
7. ให้คนอื่นจัดการตารางเวลาให้
Calendar บน macOS ให้มอบหมายงานจัดการปฏิทินให้คนอื่น เช่น เพื่อนร่วมงาน
ไปที่ Calendar > Preferences > Accounts เลือกบัญชีในแถบด้านข้าง คลิกแท็บ Delegation ด้านขวา ปุ่ม Edit ใต้แถบนี้ให้สิทธิ์เข้าถึงปฏิทินของบัญชีนั้น
คลิกเพื่อเริ่มเพิ่มชื่อคนที่ต้องการเชิญจัดการปฏิทิน ติ๊ก Allow Write หากต้องการให้แก้ไขได้
Delegation ต่างจาก Sharing ยังไง? Share ให้เข้าถึงปฏิทินเฉพาะที่เลือก Delegate แชร์ปฏิทินทั้งหมดของบัญชีนั้น
บัญชีปฏิทินบางอย่างไม่รองรับ Delegation ให้ดูที่แท็บ Delegation จะบอก
Apple Calendar: แอปปฏิทินฟรีฉลาดสำหรับ Mac
Calendar ดูเหมือนแอปพื้นฐานตอนเปิดครั้งแรก แต่มองรู้จักมากขึ้น จะชื่นชมว่ามีฟีเจอร์มีประโยชน์ซ่อนอยู่หลายที่
น่าเสียดายที่ Calendar ไม่ให้เพิ่มเตือนจากแถบเมนู macOS ได้เร็ว แต่เสมอมี "แอปสำหรับนั้น" คือ Itsycal หนึ่งในแอป Mac เล็กๆ ที่ประหยัดเวลา Itsycal ซิงค์กับ Apple Calendar และเพิ่มรายการ Calendar จากแถบเมนูได้!
