การจัดการ Contacts อาจ Overwhelming (ท่วมท้น) หรือ Daunting (น่ากลัว) โดยเฉพาะหากคุณมี Contacts เยอะ แต่ Contacts App ของ Apple ช่วยจัดระเบียบทั้งหมดให้เรียบร้อยในที่เดียว มี Features หลายอย่างสำหรับ Sort และ Edit - และหนึ่งในนั้นคือ Smart Lists
Smart Lists โดยพื้นฐานให้คุณ Group Contacts ได้ง่ายโดย Criteria (เกณฑ์) เฉพาะ เช่น Job Titles, Companies และ Location ที่นี่เราจะแสดงวิธีใช้ประโยชน์จากมัน และทำให้ Contact Management รวดเร็วและ Stress-free
หาก Smart Lists 聽起來 (Sound) คุ้นเคยนิดหน่อย คุณอาจรู้ฟีเจอร์นี้เป็น Smart Groups ฟีเจอร์เก่าของ Address Book ที่ Introduce (นำเสนอ) ปี 2007 พร้อม Mac OS X Leopard (10.5)
แม้จะเปลี่ยนชื่อในปี 2020 ผ่าน macOS Big Sur แต Primary Function (ฟังก์ชันหลัก) ยังคงเหมือนเดิม ด้วย Smart Lists คุณสามารถสร้าง List (หรือ Group) ของ Contacts จาก Parameters และ Fields ต่างๆ ที่คุณกำหนดให้ Contacts ตัวอย่างเช่น สร้าง Smart List ของทุกคนใน Contacts ที่ทำงานที่ Company เฉพาะ
แตอย่าเข้าใจผิด Smart Lists กับ Regular Lists เพราะไม่เหมือน Regular Lists Smart Lists จะ Auto-update (อัปเดตอัตโนมัติ) ตาม Parameters ของคุณเมื่อคุณเพิ่ม Contacts ใหม่ นอกจากนี้ Regular Lists สร้างได้จาก Criterion (เกณฑ์) เดียว แต Smart Lists ใช้ Multiple Criteria ได้
หากคุณหา Features คล้ายๆ ใน Apple Apps อื่นๆ Reminder App มี Custom Smart Lists ที่เช็คได้
ก่อนสร้าง Smart List คุณอาจต้อง Sync หรือเพิ่ม Contacts มากขึ้น หรือ Fill ข้อมูลใน Contact Cards ที่มีอยู่ หากคิดว่าพร้อมแล้ว ทำตามขั้นตอน:
- เปิด Contacts App จาก Dock หรือ Launchpad
- คลิก File จาก Menu Bar และเลือก New Smart List จาก Dropdown
- จะมี Prompt ให้ตั้งชื่อ Smart List และข้อมูลที่ต้องการให้ค้นหาหรือ Exclude (ตัดออก)
- หากมี Multiple Parameters อย่าลืมเลือก any หรือ all ในส่วนที่เขียนว่า Contains cards which match any/all of the following conditions
- คลิก OK เมื่อเสร็จ จะพบ List ภายใต้ Section Smart List ด้านซ้ายของ Contacts
วิธีจัดการ Smart Lists ของคุณ
หลังสร้าง Smart List แรก คุณสามารถ Edit เพื่อเพิ่ม Parameters หรือเปลี่ยนชื่อ ได้ดังนี้:
- ค้นหา Smart List ใน Left Pane ของ Contacts
- Control-คลิก (หรือ Right-click) Smart List เพื่อเปิด Context Menu
- เลือก Edit Smart List จะเปิด Prompt Window เดียวกับตอนสร้างครั้งแรก
- เปลี่ยน Parameters ตามต้องการ และคลิก OK
หากต้องการ Delete Smart List ให้ Select Smart List จาก Left Pane และกด Delete บนคีย์บอร์ด เมื่อ Prompt ขึ้น คลิก Delete อีกครั้ง และอย่ากังวลหากลบ Smart List ที่ต้องการโดยผิดพลาด คุณยัง Undo ได้โดยกด Command + Z
Smart Lists เป็น Handy Feature (ฟีเจอร์สะดวก) ที่ทำให้ Grouping Contacts ง่ายขึ้น ขอบคุณฟีเจอร์นี้ คุณหา Contacts ได้เร็วขึ้น Auto-group และ Interact (โต้ตอบ) กับพวกเขาใน Group ที่ Ever-updating
ขอบคุณ Apple ที่ทำ Smart Lists ให้ Setup และ Use ได้ง่ายในไม่กี่ขั้นตอน ไม่ว่าจะส่ง Bulk Emails หรือแค่จัดระเบียบ Contacts คุณประหยัดเวลามากด้วย Smart Lists
