การใช้ไฟล์ PDF เพิ่มขึ้นอย่างมากในองค์กรส่วนใหญ่ เนื่องจากเป็นรูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้สำหรับแชร์เอกสาร เหตุผลคือไฟล์ PDF ถูกล็อกไว้ ไม่มีใครสามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้ จึงไม่เกิดความเสียหายโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่พึงประสงค์เหมือนในเอกสาร Word ที่ใครก็สามารถแก้ไขได้ ปัจจุบันการใช้ไฟล์ PDF สำหรับรายงาน รายงานประจำปี การศึกษาทางวิชาการ คู่มือการใช้งาน ฯลฯ กลายเป็นมาตรฐานทั่วไป
ค้นหาข้อความภายในไฟล์ PDF หลายไฟล์
วิธีที่ 1: ใช้ Adobe Acrobat Reader
Adobe Reader เป็นเครื่องมือที่ใช้กันมากที่สุดสำหรับเปิดไฟล์ PDF บน Windows PC เพื่อค้นหาหัวข้อหรือข้อความจากไฟล์ PDF หลายไฟล์ ให้ใช้ฟีเจอร์ Adobe PDF Search
- เปิดกล่องค้นหาขั้นสูง (Advanced Search Box) โดยไปที่เมนู Edit เลือก Advanced Search หรือกด SHIFT+CTRL+F พร้อมกัน
- ใส่คำค้นหา (หรือหัวข้อ) ที่ต้องการในกล่องค้นหา เลือกตัวเลือก All PDF Documents in ภายใต้หัวข้อ "Where would you like to search"
- เรียกดูตำแหน่งที่เก็บไฟล์ PDF ทั้งหมดภายใต้โฟลเดอร์เฉพาะ เลือกตำแหน่งนั้น แล้วคลิกปุ่ม Search
- ตรวจสอบผลลัพธ์เมื่อปรากฏบนหน้าจอ
หมายเหตุ: สามารถเลือกตัวกรองค้นหาอื่นๆ ได้ เช่น Include Comments, Case-sensitive เป็นต้น หากไม่เห็นตัวกรอง ให้คลิกลิงก์ Show More Options ที่ด้านล่างของแผง
วิธีที่ 2: ค้นหาข้อความในไฟล์ PDF หลายไฟล์ด้วย Foxit Reader
Foxit Reader เป็นซอฟต์แวร์อีกตัวที่ใช้เข้าถึงไฟล์ PDF คล้าย Adobe Acrobat Reader แต่มีฟีเจอร์ขั้นสูงบางอย่าง ทำให้ผู้ใช้บางคนชอบใช้มากกว่า หากติดตั้ง Foxit Reader แล้ว สามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อค้นหาข้อความในไฟล์ PDF หลายไฟล์:
- เปิด Foxit Reader บนระบบ
- คลิกไอคอน folder search ที่มุมขวาบนของกล่องค้นหา
- หน้าต่างป๊อปอัปจะเปิดทางด้านขวาของหน้าจอ เลือก All PDF Documents in และเลือก Directory ที่ต้องการค้นหาไฟล์ PDF หลายไฟล์
- พิมพ์คีย์เวิร์ด ที่ต้องการค้นหา แล้วคลิกปุ่ม Search
- จะเห็นผลลัพธ์การค้นหาที่ต้องการบนหน้าจอ
วิธีที่ 3: ค้นหาข้อความในไฟล์ PDF หลายไฟล์ด้วย Ultrafinder
Ultrafinder เป็นเครื่องมือค้นหาที่ดีที่สุดพร้อมฟีเจอร์ค้นหาขั้นสูง สามารถค้นหาเนื้อหาได้แม้คุณจะหาไฟล์ PDF ไม่เจอในไดรฟ์หรือลืมชื่อไฟล์ แต่ต้องจำเนื้อหาของไฟล์ PDF ที่ต้องการค้นหา
- ดาวน์โหลดและติดตั้ง Ultrafinder
- เปิดแอปพลิเคชัน Ultrafinder
- ไปที่ตัวเลือก Find File ภายใต้แท็บ Find settings
- เลือกปุ่ม rádio File contents หากต้องการค้นหาภายในเนื้อหาไฟล์ PDF หรือเลือก File and folder names หากต้องการค้นหาในไฟล์หรือโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์
- ในกรณีนี้ ให้เลือก File contents และพิมพ์คำค้นหา (หรือหัวข้อเฉพาะ) ในกล่องค้นหา Find What
- คลิกไอคอน Add Folder ภายใต้แถบค้นหา Find Where เพื่อเลือกไดรฟ์ที่ต้องการค้นหาเนื้อหาภายในไฟล์ PDF หลายไฟล์
- จากดรอปดาวน์ In files/types ให้เลือก *.pdf
- คลิกปุ่ม Start search เพื่อเริ่มค้นหา
ผลลัพธ์การค้นหาจะแสดงภายใต้แท็บ Session ด้านขวาของหน้าต่าง
วิธีที่ 4: ใช้ SeekFast
SeekFast เป็นแอปพลิเคชันที่ไม่錯สำหรับค้นหาคำเฉพาะภายใต้ไฟล์ PDF หลายไฟล์
- ดาวน์โหลด SeekFast ได้ง่ายๆ
- เปิดแอปพลิเคชัน แล้วพิมพ์คำค้นหาลงในกล่องค้นหาที่ด้านบนของหน้าต่าง SeekFast
- ด้านล่างกล่องค้นหา คลิกปุ่ม Browse แล้วไปที่โฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ PDF เลือกโฟลเดอร์นั้น คลิก OK
- สุดท้าย คลิกปุ่ม Search
วิธีที่ 5: ค้นหาข้อความในไฟล์ PDF หลายไฟล์ด้วย Windows Search
แม้ไฟล์ PDF จะไม่ได้ถูกจัดทำดัชนีโดย Windows File Explorer แต่ยังคงสามารถใช้ Windows Search ค้นหาข้อความภายในไฟล์ PDF หลายไฟล์ได้ เพียงอนุญาตให้ไฟล์ PDF ถูกจัดทำดัชนีใน Windows Search ดังนี้:
- ค้นหา Indexing options ในแถบค้นหา Start Menu คลิกผลลัพธ์เพื่อเปิด
- หน้าต่าง Indexing options จะปรากฏ คลิกปุ่ม Advanced
- ไปที่แท็บ File types เลื่อนลงหาตัวเลือก PDF ติ๊กถูก PDF และ เลือกปุ่ม rádio Index Properties and File Contents ที่ด้านล่าง แล้วคลิก OK
- เพิ่มโฟลเดอร์ PDF เข้ารายการดัชนี โดยคลิกปุ่ม Modify เลือกโฟลเดอร์ที่เก็บ PDF คลิก OK จะเพิ่มโฟลเดอร์ที่เลือกสำหรับจัดทำดัชนีไฟล์ PDF เรียบร้อย
- เมื่อจัดทำดัชนีไฟล์ PDF เสร็จแล้ว สามารถค้นหาหัวข้อหรือข้อความเฉพาะในไฟล์ PDF หลายไฟล์พร้อมกันได้ผ่าน File Explorer Search
หมายเหตุ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่ค้นหาในไฟล์ PDF ถูกบันทึกในรูปแบบข้อความ เพราะถ้าเนื้อหาเป็นรูปภาพ จะไม่สามารถค้นหาข้อความเฉพาะได้ด้วยวิธีไหนเลย
ผู้ที่มักจัดการกับไฟล์ PDF หลายไฟล์ เช่น นักวิชาการ นักวิจัย สามารถหาหัวข้อและข้อความที่ต้องการภายในไฟล์ PDF หลายไฟล์ได้ง่ายๆ พวกเขาสามารถสแกนผ่านกระบวนการค้นหาไฟล์ PDF ขนาดใหญ่และหาข้อความที่แน่นอนในไฟล์ PDF เฉพาะได้
หวังว่าวิธีที่กล่าวมาข้างต้นจะช่วยให้คุณหาข้อความในไฟล์ PDF หลายไฟล์ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม บางครั้งอาจต้องใช้แอปพลิเคชันของบุคคลที่สามเพื่อช่วยดำเนินการฟังก์ชันดังกล่าวให้สำเร็จ
