เชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel ได้ง่าย – 3 วิธีที่พิสูจน์แล้ว

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธี เชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel (hyperlink multiple PDF files in excel) บางครั้งเราต้องเพิ่มไฟล์ประเภทต่างๆ เข้าไปในเวิร์กชีต Excel เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ใน Excel เราสามารถเชื่อมโยงที่อยู่ของไฟล์ PDF หลายไฟล์ไปยังข้อความเฉพาะหรือเซลล์เฉพาะได้ วันนี้ เราจะสาธิต 3 วิธี ในวิธีเหล่านี้ เราจะแสดงวิธีเชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์โดยใช้ ฟังก์ชัน HYPERLINK และวิธีที่ไม่ใช้ฟังก์ชันนี้

ดาวน์โหลดสมุดฝึกปฏิบัติ

ดาวน์โหลดสมุดฝึกปฏิบัติได้ที่นี่

บทนำฟังก์ชัน HYPERLINK ของ Excel

ฟังก์ชัน HYPERLINK ของ Excel สร้างทางลัดในเซลล์เฉพาะ หากคุณคลิกที่ทางลัด มันจะเปิดเอกสารที่เชื่อมโยง เอกสารอาจจัดเก็บอยู่บนฮาร์ดดิสก์ของคอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์เครือข่าย หรือบนอินเทอร์เน็ต

• ไวยากรณ์ (Syntax)

HYPERLINK(link_location,[friendly_name])

• อาร์กิวเมนต์ (Arguments)

link_location: เป็นอาร์กิวเมนต์บังคับของฟังก์ชัน ที่นี่ เรากำหนดเซลล์ที่มีที่อยู่ลิงก์

[friendly_name]: เป็นอาร์กิวเมนต์ที่สองและเป็นตัวเลือก เราใส่ข้อความที่ควรแสดงในเซลล์โดยใช้เครื่องหมายคำพูดสองตัว

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการเชื่อมโยงไฟล์ใน เซลล์ B4 หาก เซลล์ A2 มีที่อยู่ลิงก์ และคุณต้องการให้แสดง ‘คลิกที่นี่เพื่อดาวน์โหลด’ คุณต้องพิมพ์สูตรด้านล่างใน เซลล์ B4:

3 วิธีในการเชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel

เพื่ออธิบายวิธีเหล่านี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับ แผนก (Department) และ จดหมายแต่งตั้ง (Appointment Letters) ของพนักงานบางคน ในคอลัมน์ Appointment Letter เราจะเชื่อมโยง PDF ของจดหมายให้พนักงานทุกคน

1. เชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์โดยใช้แท็บ Insert ของ Excel

ในวิธีแรก เราจะใช้แท็บ Insert จากริบบิ้นเพื่อเชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel วิธีนี้มีประสิทธิภาพมากเมื่อคุณต้องการเชื่อมโยงจำนวนน้อยของไฟล์ PDF

มาทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเชื่อมโยง PDF เราเลือก เซลล์ D5 ที่นี่

• ขั้นที่สอง ไปที่แท็บ Insert และเลือก Link จะเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
• เลือก Insert Link จากเมนูแบบเลื่อนลง

• อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถทำได้จากเมนูบริบท (Context menu) สำหรับนั้น ให้คลิกขวาที่ เซลล์ D5
• จากนั้น เลือก Link จากเมนูบริบท

• หลังจากนั้น หน้าต่าง Insert Hyperlink จะปรากฏ
• เลือกไฟล์ที่มี ไฟล์ PDF โดยใช้ไอคอนแบบเลื่อนลง

• ตอนนี้ เลือก จดหมายแต่งตั้ง ของ Mike เนื่องจาก แถว 5 มีข้อมูลเกี่ยวกับ Mike คุณต้องเลือกไฟล์ PDF ที่เกี่ยวข้องสำหรับพนักงานแต่ละคน
• คลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

• หลังจากคลิก OK คุณจะเห็นว่า เซลล์ D5 ถูกเชื่อมโยงเรียบร้อยแล้ว

• สุดท้าย ทำซ้ำสำหรับเซลล์ที่เหลือเพื่อเชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเปิดใช้งานไฮเปอร์ลิงก์หลายรายการใน Excel (4 วิธี)

2. ใช้ Command Prompt เพื่อเชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel

มีอีกวิธีหนึ่งในการเชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel ได้ง่ายมาก ในวิธีนี้ เราจะใช้หน้าต่าง Command Prompt และนำ ฟังก์ชัน HYPERLINK มาใช้ด้วย ที่นี่ เราจะใช้ชุดข้อมูลเดียวกัน แต่เราจะเว้นคอลัมน์ Appointment Letter ว่างไว้

มาใส่ใจขั้นตอนด้านล่างเพื่อทราบเพิ่มเติม

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่โฟลเดอร์ที่มี ไฟล์ PDF
• ลำดับของ ไฟล์ PDF ควรเหมือนกับลำดับของพนักงาน หมายถึง Letter 1 ต้องเป็นจดหมายแต่งตั้งของ Mike ดเช่นนั้น Letter 2, Letter 3, Letter 4 & Letter 5 ควรเป็นจดหมายของ Tom, Paul, Josh & Carry ตามลำดับ
• ขั้นที่สอง พิมพ์ ‘cmd’ ใน Address bar เหมือนภาพด้านล่าง
• จากนั้น กด Enter เพื่อเปิดหน้าต่าง Command Prompt

• ขั้นที่สาม พิมพ์คำสั่งด้านล่างในหน้าต่าง:

• และกด Enter

• หลังจากนั้น ไปที่ชีต Excel ของคุณ และเลือกเซลล์ เราเลือก เซลล์ B11 ที่นี่

• ตอนนี้ กด Ctrl + V เพื่อวางที่อยู่ของ ไฟล์ PDF

• หลังจากวางที่อยู่แล้ว เลือก เซลล์ D5 และพิมพ์สูตร:

• กด Enter เพื่อดูผลลัพธ์เหมือนภาพด้านล่าง

ที่นี่ สูตรนี้เชื่อมโยงที่อยู่ของ เซลล์ B11 และกำหนด friendly name ว่า Download

• สุดท้าย ลาก Fill Handle ลงไป เพื่อเชื่อมโยงเซลล์ที่เหลือ

• ถ้าคุณคลิกที่ Download จะแสดงข้อความ คุณต้องคลิก OK เพื่อเปิดไฟล์ PDF

อ่านเพิ่มเติม: วิธีเชื่อมโยงเซลล์หลายเซลล์ใน Excel (3 วิธี)

บทความที่คล้ายกัน

• [Fixed!] This Workbook Contains Links to One or More External Sources That Could Be Unsafe
• วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงไฮเปอร์ลิงก์ไปยังชีตอื่นใน Excel
• วิธีเชื่อมโยงรูปภาพกับค่าเซลล์ใน Excel (4 วิธีเร็ว)
• ทำไมลิงก์ Excel ของฉันถึงแตกเสมอ? (3 เหตุผลพร้อมวิธีแก้)
• [Fix]: Excel Edit Links Change Source Not Working

3. สูตร Excel เรียบง่ายเพื่อเชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์

ในวิธีสุดท้าย เราจะใช้ ฟังก์ชัน HYPERLINK เพื่อเชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ ที่นี่ เราจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงก่อน แล้วจึงใช้สูตรง่ายๆ เทคนิคนี้มีประสิทธิภาพมากสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ที่นี่ เราจะใช้ชุดข้อมูลของ วิธี-1

มาสังเกตขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีนี้

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่ชีตใหม่ และสร้างโครงสร้างเหมือนภาพด้านล่าง
• จากนั้น เลือกเซลล์ที่จะมีรายการแบบเลื่อนลง เราเลือก เซลล์ C4

• เลือก ตัวเลือก Data Validation จากแท็บ Data

• ตอนนี้ เลือก List ในฟิลด์ Allow ของหน้าต่าง Data Validation
• จากนั้น เลือกฟิลด์ Source

• หลังจากนั้น ไปที่ชีตที่มีชื่อพนักงาน และเลือกชื่อ ชื่อพนักงานควรเป็นค่าที่ไม่ซ้ำกัน
• คลิก OK เพื่อดำเนินต่อ

• ทันที คุณจะเห็นรายการแบบเลื่อนลงใน เซลล์ C4

• ต่อไป เราต้องเชื่อมโยงไฟล์ PDF ชื่อไฟล์ PDF ควรเหมือนกับชื่อพนักงาน
• เพื่อทำเช่นนั้น ให้เปิดโฟลเดอร์ที่มี ไฟล์ PDF
• คลิกที่ด้านขวาของ Address bar
• จากนั้น กด Ctrl + C เพื่อคัดลอกที่อยู่

• หลังจากนั้น เลือก เซลล์ B7 ของชีต และกด Ctrl + V เพื่อวาง

• อีกครั้ง เลือก เซลล์ B8 และพิมพ์สูตร:

ที่นี่ สูตรนี้สร้างตำแหน่งลิงก์สำหรับ ไฟล์ PDF แต่ละไฟล์

• กด Enter เพื่อดูผลลัพธ์เหมือนภาพหน้าจอด้านล่าง

• 게다가 เลือก เซลล์ C5 และพิมพ์สูตร:

• สุดท้าย กด Enter และเลือกชื่อจากรายการแบบเลื่อนลง เพื่อดูผลลัพธ์เหมือนด้านล่าง

ที่นี่ ฟังก์ชัน HYPERLINK สร้างทางลัดสำหรับลิงก์ที่เก็บใน เซลล์ B8 และกำหนด Download เป็น friendly name

อ่านเพิ่มเติม: Excel Hyperlink with Shortcut Key (3 Uses)

สิ่งที่ควรจำ

มีบางสิ่งที่เราต้องจำ หากเราใช้วิธีข้างต้น

• วิธี-1 มีประสิทธิภาพสำหรับจำนวนน้อยของ PDF แต่ไม่สะดวกสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ใช้ วิธี-2 & วิธี-3 แทน
• ใน วิธี-2 ไฟล์ PDF ควรจัดเรียงในลำดับเดียวกับลำดับพนักงาน มิฉะนั้น จะเชื่อมโยงไฟล์ PDF ผิด
• ใน วิธี-3 ชื่อไฟล์ PDF ต้องเหมือนกับชื่อพนักงาน

สรุป

เราได้สาธิต 3 วิธีง่ายและรวดเร็วในการ เชื่อมโยงไฟล์ PDF หลายไฟล์ใน Excel หวังว่าวิธีเหล่านี้จะช่วยคุณทำงานได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ เรายังเพิ่มสมุดฝึกปฏิบัติไว้ที่ต้นทางของบทความ คุณสามารถดาวน์โหลดเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมได้ สุดท้าย หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือข้อสงสัย โปรดสอบถามในส่วนความคิดเห็นด้านล่างได้เลย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเซลล์ใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)
• วิธีสร้างไฮเปอร์ลิงก์แบบไดนามิกใน Excel (3 วิธี)
• Excel Hyperlink to Another Sheet Based on Cell Value
• วิธีใช้ฟังก์ชัน CELL ใน Excel (5 ตัวอย่างง่ายๆ)
• [Fixed!] Break Links Not Working in Excel (7 Solutions)
• วิธีดึงไฮเปอร์ลิงก์จาก URL ใน Excel (3 วิธี)