มีรูปแบบไฟล์มากมาย และแต่ละรูปแบบมีข้อดีของมัน เอาไว้เพราะนี้ เอกสารต่างๆ จึงถูกบันทึกเป็นประเภทไฟล์ที่ต่างกัน รูปแบบ PDF เป็นไฟล์ยอดนิยมที่ใช้สำหรับบันทึกเอกสาร หนังสือ และบันทึก แม้แต่การนำเสนอ (presentations) บางครั้งก็ถูกแปลงเป็นไฟล์ PDF
ข้อดีหนึ่งของการใช้ PDF คือมันพกพาได้ และเปิดได้บน UNIX, Windows หรือ Macintosh ไม่ขึ้นกับฮาร์ดแวร์หรือระบบปฏิบัติการที่ใช้ คุณสามารถแชร์ได้ผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ และอ่านได้บนทุกแพลตฟอร์ม เนื่องจากแพลตฟอร์มนี้ฟรีและอ่านได้บนอุปกรณ์ทุกชนิด คนจึงใช้มาก
คุณสมบัติของรูปแบบไฟล์ PDF
เราอธิบายไปแล้วว่ามี cross-platform readability ทำให้ยอดนิยม แต่ยังมีคุณสมบัติอื่นๆ ของรูปแบบไฟล์ PDF ที่ทำให้เหมาะสำหรับเอกสารต่างๆ
- การป้องกันด้วยรหัสผ่าน (Password Protection): หากคุณมีเอกสารลับหรือหนังสือที่ต้องการขาย คุณสามารถป้องกันได้โดยบันทึกเป็น PDF พร้อมรหัสผ่าน หากมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านบน PDF ไม่มีใครจะแก้ไข คัดลอก หรือพิมพ์ได้
- แก้ไขได้ยาก (Not Easily Edited): ถ้าพูดถึงไฟล์ JPEG หรือ TIFF พวกมันง่ายต่อการเปลี่ยนแปลง แต่ PDF ไม่ใช่เช่นนั้น คุณต้องมี electronic mask หากต้องการแก้ไขรูปแบบไฟล์ PDF
การรวมไฟล์ PDF
มีหลายเหตุผลที่ต้องการรวมไฟล์ PDF หากรวมหลายไฟล์เป็นไฟล์เดียวสำหรับอีเมล จะช่วยหลีกเลี่ยงความวุ่นวาย คุณยังสามารถเพิ่ม headers และ bookmarks บนไฟล์นี้ได้ เพื่อให้การนำทางผ่านหน้าต่างๆ ง่ายขึ้น
บางคนอาจกังวลว่าการรวมไฟล์ PDF จะทำให้การจัดเรียงลำดับบ้วน คุณสามารถจัดเรียงหน้าได้ตามที่ควรเป็น สำหรับการอ่าน PDF ADOBE Acrobat เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายและเป็นมืออาชีพ คุณสามารถรวมไฟล์ PDF บนซอฟต์แวร์นี้ได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- เมื่ออยู่ใน Acrobat ให้คลิก Tools
- จากตัวเลือก ให้เลือก Combine Files
- จากนั้น เลือก Add files นี่จะให้คุณตัวเลือกในการเลือกไฟล์ที่ต้องการรวม
- เมื่อเพิ่มไฟล์แล้ว คุณสามารถลาก คลิก และวางเพื่อจัดเรียงใหม่ได้
- เพื่อขยายหน้าต่างแยกต่างหาก ให้ double click ที่ไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง
- หากต้องการลบหน้า ให้คลิก delete
- เมื่อจัดเรียงเสร็จแล้ว ให้คลิก Combine files
- บันทึกเอกสารด้วยชื่อที่ถูกต้อง
ซอฟต์แวร์รวม PDF
มีซอฟต์แวร์และแอปออนไลน์มากมายบนอินเทอร์เน็ตที่สามารถรวมไฟล์ PDF ได้ หากคุณไม่ต้องการใช้ Acrobat คุณสามารถใช้แอปเหล่านี้รวมไฟล์ PDF ของคุณได้ พวกมันอาจไม่ให้ตัวเลือกมากเท่า Acrobat แต่สามารถทำหน้าที่เป็นทางเลือกได้ ตัวอย่างบางอย่างดังนี้:
- TalkHelper PDF Converter
- PDFSAM Split and Merge
- PDF Merge
- PDF binder
