การจัดระเบียบไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณอาจเป็นเรื่องยาก ถ้าคุณไม่ระวัง ไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณอาจกลายเป็นระเบียบที่กว้างขวาง ซึ่งยากต่อการนำทางและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ
นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้รวบรวมเทคนิคการจัดการไฟล์ Windows เหล่านี้ไว้ด้วยกัน ไม่มีวิธีที่สมบูรณ์แบบในการจัดการไฟล์คอมพิวเตอร์ แต่เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณสร้างคำสั่งซื้อจากความโกลาหล
ดาวน์โหลดฟรี: บทความนี้มีอยู่ในรูปแบบ PDF ที่สามารถดาวน์โหลดได้จาก TradePub ซึ่งเป็นพันธมิตรการจัดจำหน่ายของเรา คุณจะต้องกรอกแบบฟอร์มสั้น ๆ เพื่อเข้าถึงเป็นครั้งแรกเท่านั้น ดาวน์โหลดเคล็ดลับในการจัดการและจัดระเบียบไฟล์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของคุณ
1. ล้างถังขยะ
เป็นไปได้ว่าคุณมีข้อมูลจำนวนมากในคอมพิวเตอร์ที่คุณไม่ต้องการ ขั้นตอนแรกของคุณควรค้นหาและลบสิ่งเหล่านี้ เนื่องจากไม่มีประโยชน์ในการจัดระเบียบไฟล์ที่ไม่ต้องการ นอกจากนี้ คุณควรล้างข้อมูลในไดรฟ์เพื่อหาข้อมูลใหม่
คำแนะนำในการทำความสะอาด Windows 10 น่าจะมีประโยชน์สำหรับงานนี้ หากคุณลบบางสิ่งโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถกู้คืนได้จากถังรีไซเคิล
2. จัดกลุ่มไฟล์ในโฟลเดอร์
โฟลเดอร์คือกระดูกสันหลังของโครงสร้างองค์กรที่ดี ช่วยให้คุณจัดกลุ่มไฟล์เป็นคอลเล็กชันแบบลอจิคัลได้
ตามค่าเริ่มต้น Windows จะมาพร้อมกับไลบรารีต่างๆ เช่น เอกสารและรูปภาพ ที่คุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้ ใน File Explorer คลิกขวา แล้วเลือก ใหม่> โฟลเดอร์ เพื่อเริ่มต้นสร้าง
อาจช่วยวางแผนโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณก่อนที่จะแคร็ก ตัวอย่างเช่น คุณต้องการแยกโฟลเดอร์รูปภาพของคุณตามเหตุการณ์ บุคคล สถานที่ หรืออย่างอื่นหรือไม่ คุณต้องการให้เอกสารของคุณแยกจากกันโดยชีวิตและการทำงานหรือไม่
คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์ได้อีกด้วย กล่าวคือ พยายามอย่าสร้างลำดับชั้นลึกเกินไป ไม่เช่นนั้นคุณจะคลิกผ่านโฟลเดอร์ต่างๆ อย่างต่อเนื่องเมื่อพยายามค้นหาบางอย่าง
3. สร้างแบบแผนการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน
เป็นการดีที่สุดที่จะมีรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกันสำหรับทั้งโฟลเดอร์และไฟล์ ควรจะชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ข้างในโดยไม่ต้องเปิด แต่ก็ควรกระชับด้วย
อย่าลืมว่า File Explorer สามารถแสดงข้อมูลเมตาที่ยอดเยี่ยมได้มากมาย ใน Ribbon ให้ไปที่ ดู> เพิ่มคอลัมน์ . ที่นี่คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เช่น วันที่แก้ไข , พิมพ์ และ ผู้เขียน . ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องรวมข้อมูลนี้ไว้ในชื่อไฟล์
เคล็ดลับทั่วไปบางประการ:
- เมื่อใช้หมายเลขตามลำดับที่จุดเริ่มต้นของชื่อ ให้นำหน้าด้วยศูนย์ (เช่น 001, 002) เพื่อช่วยในการเรียงลำดับ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสะกดและไวยากรณ์ของคุณถูกต้อง เพื่อให้ปรากฏอย่างถูกต้องในการค้นหาใดๆ
- อย่าใช้ตัวย่อ มันอาจจะสมเหตุสมผลในตอนนั้น แต่คุณอาจจะลืมความหมายของมัน
หากคุณต้องการเปลี่ยนชื่อไฟล์จำนวนมากในคราวเดียว ให้ใช้เครื่องมือเช่น Bulk Rename Utility
4. เข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์อย่างรวดเร็ว
เป็นการดีที่จะจัดระเบียบไฟล์ของคุณลงในโฟลเดอร์ที่มีโครงสร้าง แต่คุณไม่จำเป็นต้องเลื่อนดูโครงสร้างนี้ทุกครั้งที่คุณต้องการค้นหาบางสิ่ง Windows มีการค้นหาที่ทรงพลัง เพียงเปิดเมนู Start เริ่มพิมพ์ จากนั้นเครื่องจะสแกนทุกอย่างในคอมพิวเตอร์ของคุณ ต่อไปนี้คือทางลัดการค้นหาและเคล็ดลับในการค้นหาของ Windows 10
คุณสามารถปักหมุดโฟลเดอร์ที่เข้าถึงบ่อยในเมนูเริ่มของคุณได้ คลิกขวา และเลือก ปักหมุดเพื่อเริ่ม ที่จะทำเช่นนั้น นอกจากนี้ ให้ลากโฟลเดอร์ไปยังทาสก์บาร์ของคุณเพื่อปักหมุดไว้ที่นั่น จากนั้นคลิกขวา ไอคอน File Explorer และจะปรากฏภายใน ปักหมุด มาตรา.
สุดท้าย คุณสามารถปรับ File Explorer เพื่อดูภาพรวมข้อมูลของคุณได้ดียิ่งขึ้น สลับไปที่ มุมมอง แท็บใน Ribbon ที่นี่คุณสามารถเลือกจัดเรียงตาม เมธอด เปิดใช้งาน บานหน้าต่างรายละเอียด , เปลี่ยน เลย์เอาต์ และอีกมากมาย
เล่นซอกับตัวเลือกเหล่านี้จนกว่าคุณจะได้สิ่งที่เหมาะกับคุณ คุณสามารถเปลี่ยนแต่ละโฟลเดอร์ได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ไอคอนขนาดใหญ่ เลย์เอาต์เหมาะสำหรับโฟลเดอร์รูปภาพ ในขณะที่ รายการ ทำงานได้ดีกับเอกสาร
5. ใช้ผู้ให้บริการ Cloud Storage
หากคุณมักจะทำงานร่วมกันในไฟล์กับผู้อื่นหรือย้ายไปมาระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ เช่น แล็ปท็อปและเดสก์ท็อป การส่งไฟล์ไปมาอาจเป็นเรื่องยาก นอกจากนี้ คุณยังอาจลงเอยด้วยไฟล์หลายไฟล์ในที่ต่างๆ เช่น เอกสารและอีเมล
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการเอาชนะสิ่งนี้คือการใช้ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ฟรี บริการเหล่านี้ให้พื้นที่หลายกิกะไบต์แก่คุณในการจัดเก็บข้อมูลและซิงค์กับทุกอุปกรณ์
บริการที่เหมาะสม เช่น OneDrive หรือ Google Drive จะรวมเข้ากับ File Explorer โดยตรง ดังนั้นคุณจึงสามารถจัดการไฟล์ทั้งหมดได้จากที่เดียวกัน
6. ลบรายการที่ซ้ำกันและใช้ทางลัด
การมีไฟล์เดียวกันหลายชุดถือเป็นเกมที่อันตราย ไม่เพียงแต่จะเปลืองพื้นที่จัดเก็บเท่านั้น แต่การเปลี่ยนแปลงใดๆ จะไม่ซิงค์ระหว่างกัน ซึ่งอาจนำไปสู่การมีเอกสารเดียวกันในเวอร์ชันต่างๆ เป็นต้น
รายการที่ซ้ำกันอาจเกิดขึ้นโดยบังเอิญและอาจเป็นความเจ็บปวดในการตามล่าด้วยตนเอง นั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดที่จะใช้โปรแกรมอย่าง dupeGuru ซึ่งจะสแกนคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อหาไฟล์ที่ซ้ำกัน ในชื่อไฟล์และเนื้อหา รวมถึงการค้นหาไฟล์ที่คล้ายกัน "คลุมเครือ" และให้คุณลบออกได้
สำเนาของไฟล์มักเกิดขึ้นเมื่อถูกบันทึกไว้ในที่ต่างๆ อย่าทำเช่นนี้ ให้ใช้ทางลัดแทน ภายในโฟลเดอร์ คลิกขวา และเลือก ใหม่> ทางลัด และทำตามวิซาร์ด
7. ใช้แอปจดบันทึก
หากคุณเป็นคนประเภทที่ต้องการจดโน้ตหรือความคิดบ่อยๆ อย่าทิ้งไฟล์ข้อความที่หลงทางไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คิดเกี่ยวกับบันทึกย่อช่วยเตือนทางกายภาพ พวกเขาได้รับการออกแบบให้เป็นของที่ระลึกชั่วคราวไม่ใช่โซลูชันการจัดเก็บถาวร เช่นเดียวกับชีวิตดิจิทัลของคุณ
ลองใช้แอปจดบันทึก เช่น OneNote, Evernote หรือแอปจดบันทึกแบบย่อ
แอพเหล่านี้ส่วนใหญ่ให้คุณจัดเก็บในเครื่องและออนไลน์ได้ ได้รับการออกแบบมาเป็นหลักสำหรับเรื่องที่สนใจและมีเครื่องมือสำหรับองค์กรของตนเอง ดีกว่ามากที่จะใช้สิ่งเหล่านี้และเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว
8. เก็บถาวรไฟล์เก่าหากจำเป็น
บางคนชอบสร้างโฟลเดอร์เก็บถาวรในคอมพิวเตอร์และทิ้งไฟล์เก่าไว้ในนั้น แต่ก็เหมือนกับการกวาดทุกอย่างไว้ใต้พรม ไฟล์เก็บถาวรที่เหมาะสมได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดเก็บไฟล์ที่คุณไม่ต้องการเข้าถึงเป็นประจำอีกต่อไป แต่ยังจำเป็นต้องเก็บไว้ โดยทั่วไปจะแยกจากไดรฟ์หลักของคุณ และคุณยังใช้โซลูชันพื้นที่เก็บข้อมูลที่ช้ากว่าและถูกกว่าได้อีกด้วย
หากต้องการทราบประวัติของไฟล์ คลิกขวา และเลือก คุณสมบัติ . คุณสามารถดูเวลาที่ไฟล์ สร้าง , แก้ไข และ เข้าถึงแล้ว .
ง่ายต่อการจัดกลุ่มไฟล์อย่างรวดเร็วตามวันที่แก้ไข ใน File Explorer คลิกลงในช่องค้นหาที่ด้านบนขวา แล้วใช้ วันที่แก้ไข ดรอปดาวน์บน Ribbon คุณสามารถผูกพารามิเตอร์นี้ร่วมกับสตริงการค้นหาอื่นๆ เช่น ค้นหาไฟล์ DOC ที่แก้ไขล่าสุดในปี 2021 ได้
โดยทั่วไป คุณจะต้องเก็บถาวรก็ต่อเมื่อพื้นที่จัดเก็บในไดรฟ์หลักของคุณเหลือน้อยเท่านั้น มิฉะนั้น การรักษาข้อมูลเก่าที่มีการจัดอย่างเหมาะสมจะไม่เป็นอันตราย
9. ยึดติดกับแผนองค์กรของคุณ
อย่าเสียงานองค์กรของคุณทั้งหมด ยึดมั่นในแผนของคุณ การบันทึกไฟล์อย่างรวดเร็วอาจเป็นเรื่องน่าดึงดูดใจด้วยการตั้งชื่อแบบสุ่มและโยนไฟล์บนเดสก์ท็อปของคุณ มีหลายวิธีที่ดีกว่าในการจัดเก็บไฟล์ของคุณมากกว่าเดสก์ท็อป
ถ้าคุณไม่เก็บมันไว้ คุณจะจบลงที่ความยุ่งเหยิงของไฟล์ที่คุณเริ่มต้น เมื่อสร้างหรือบันทึกไฟล์ใหม่ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อตั้งชื่อที่ดี และวางไว้ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง . ตัวตนในอนาคตของคุณจะขอบคุณ
จัดระเบียบไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติ
เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณวางรากฐานที่ดีในการจัดระเบียบไฟล์ของคุณได้อย่างแน่นอน วันที่คุณไม่สามารถหาสิ่งที่คุณต้องการได้หายไปนาน คุณจะทราบวิธีค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างแม่นยำ
หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม มีแม้กระทั่งแอปอย่าง PhotoMove และ TagScanner ที่คุณสามารถใช้จัดระเบียบไฟล์ Windows ของคุณโดยอัตโนมัติ
