จัดระเบียบไฟล์บนคอมพิวเตอร์อาจยาก หากไม่ระวัง ไฟล์/โฟลเดอร์จะกลายเป็นความวุ่นวาย ยากต่อการนำทางและหาของที่ต้องการ
لذلكเรารวบรวมเทคนิคจัดการไฟล์ Windows ไว้ ไม่มีวิธี "สมบูรณ์แบบ" สำหรับจัดการไฟล์คอมพิวเตอร์ แตเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยสร้างระบบจากความวุ่นวาย
FREE DOWNLOAD: บทความนี้ดาวน์โหลดเป็น PDF ได้จากพาร์ทเนอร์ TradePub ต้องกรอกฟอร์มสั้นครั้งแรกเท่านั้น ดาวน์โหลด Cheat Sheet: Tips for Managing and Organizing Your Computer Files
1. กำจัดขยะออกไป
โอกาสเยอะที่คุณมีข้อมูลบนคอมพิวเตอร์เยอะมากที่ไม่ต้องใช้ ขั้นแรก: หาและลบของไม่จำเป็น เพราะจัดระเบียบไฟล์ไม่ต้องการ ไม่มีประโยชน์ ทำความสะอาดไดรฟ์เพื่อที่ว่างสำหรับข้อมูลใหม่ก็ดี
คู่มือทำความสะอาด Windows 10 ของเราช่วยได้ หากลบผิด กู้คืนจาก Recycle Bin ได้
2. จัดกลุ่มไฟล์ในโฟลเดอร์
โฟลเดอร์ = กระดูกสันหลังของโครงสร้างจัดระเบียบที่ดี ให้จัดกลุ่มไฟล์เป็นชุดที่สมเหตุสมผล
Windows มาพร้อม Libraries เช่น Documents, Pictures ใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้ ใน File Explorer Right-click > New > Folder เริ่มสร้าง
วางแผนโครงสร้างโฟลเดอร์ก่อนเริ่มจะช่วย: Pictures แยกโดย Event, People, Place? Documents แยก Life/Work?
สร้าง Subfolder ได้ แตอยาทำลึกเกินไป จะต้องคลิกเข้ามาหลายชั้นตอนหาของ
3. สร้าง Naming Convention ที่สม่ำเสมอ
ควรมี Naming Convention สม่ำเสมอสำหรับโฟลเดอร์และไฟล์ ควรเข้าใจเนื้อหาโดยไม่ต้องเปิด แตควรกระชับ
File Explorer แสดง Metadata ได้เยอะ: Ribbon > View > Add columns เพิ่มคอลัมน์ Date modified, Type, Authors หมายความว่า ไม่ต้องใส่ข้อมูลเหล่านี้ในชื่อไฟล์
เคล็ดลับทั่วไป:
- ใช้ตัวเลขลำดับหน้าชื่อ ใส่ศูนย์นำหน้า (001, 002) ช่วยให้เรียงลำดับถูกต้อง
- ตรวจสะพท์/ไวยากรณ์ ให้ถูกต้อง เพื่อการค้นหา
- อย่าใช้ Abbreviation (ย่อ) ตอนเข้าใจได้ แต่วันหลังลืมว่าเป็นอะไร
ต้อง Rename ไฟล์เยอะพร้อมกัน? ใช้ Tool เช่น Bulk Rename Utility
4. เข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์อย่างรวดเร็ว
จัดโฟลเดอร์เป็นระบบดี แตไม่ต้อง.navigate ทุกครั้งที่หา Windows มี Search แรง: เปิด Start Menu พิมพ์เลย จะสแกนทั้งเครื่อง ดู Windows 10 Search Shortcuts และเคล็ดลับเพิ่มเติม
Pin โฟลเดอร์ที่เข้าบ่อยไป Start Menu: Right-click > Pin to Start ลากโฟลเดอร์ไป Taskbar Pin ได้ แล้ว Right-click ไอคอน File Explorer จะเจอใน Pinned section
ปรับ File Explorer ให้ภาพรวมดีขึ้น: แท็บ View ใน Ribbon เลือก Sort by ต่างๆ, เปิด Details pane, เปลี่ยน Layout ลองจนพอใจ เปลี่ยนได้ต่อโฟลเดอร์: Large icons ดีสำหรับรูป, List ดีสำหรับเอกสาร
5. ใช้ Cloud Storage Providers
หาก Collaboration บ่อย หรือสลับอุปกรณ์ (แล็ปท็อป/เดสก์ท็อป) ส่งไฟล์มาส่งไปทุกทีทำให้วุ่นวาย และมีไฟล์ซ้ำหลายที่ (Documents, Email)
แก้ได้ด้วย Free Cloud Storage Provider ให้พื้นที่หลาย GB Sync ข้ามอุปกรณ์ทั้งหมด
บริการดีอย่าง OneDrive, Google Drive จะ Integrate เข้า File Explorer จัดการไฟล์ทั้งหมดที่เดียว
6. ลบไฟล์ซ้ำ ใช้ Shortcut แทน
มี Copy เดียวกันหลายตัว = อันตราย ไม่ใช่แค่พื้นที่ว่างหาย แตการเปลี่ยนแปลงไม่ Sync ระหว่าง Copy อาจได้ Version ต่างกันของเอกสารเดียวกัน
Duplicate เกิดอัตโนมัติ หายากมาก หาเองลำบาก ใช้โปรแกรม dupeGuru สแกน Duplicate (ชื่อไฟล์, เนื้อหา, "Fuzzy" search หาคล้ายๆ) ให้ลบ
Copy เกิดจาก Save ที่ต่างกัน อย่าทำแบบนั้น ใช้ Shortcut แทน: ในโฟลเดอร์ Right-click > New > Shortcut ตาม Wizard
7. ใช้ Note-taking Apps
หากคุณจดบันทึก/ความคิดบ่อย อย่าทิ้ง Text Files ไว้กระจายคอมพิวเตอร์ Sticky Notes จริง ใช้ชั่วคราว ไม่ใช่จัดเก็บถาวร Digital เหมือนกัน
ใช้ Note-taking App: OneNote, Evernote, หรือ Alternative ที่เบา
ส่วนใหญ่เก็บ Local และ Online ได้ ออกแบบมาสำหรับ Scraps มี Organization Tools เอง ใช้ตัวเหล่านี้ เก็บทุกอย่างที่เดียวดีกว่า
8. Archive ไฟล์เก่าถ้าจำเป็น
บางคนสร้าง Archive Folder ทิ้งไฟล์เก่าเข้าไป = กวาดฝุ่นใต้พรม Archive จริง = เก็บไฟล์ที่ไม่เข้าถึงบ่อย แตยังต้องเก็บ แยกจาก Main Drive ใช้ Storage ช้า/ถูกกว่าได้
ดูประวัติไฟล์: Right-click > Properties ดู Created, Modified, Accessed
จัดกลุ่มไฟล์ตาม Modified Date ง่าย: File Explorer > Search Box > Ribbon > Date modified Dropdown รวมกับ Search String อื่นได้ เช่น ค้นหา .DOC ที่ Modified ปี 2021
Archive เฉพาะตอน Main Drive ใกล้เต็ม ไม่ใช่เก็บข้อมูลเก่าที่จัดระเบียบดีแล้วก็ไม่เป็นไร
9. ติดตามแผนจัดระเบียบของคุณ
อย่าให้ความพยายามจัดระเบียบไปเปล่า ติดตามแผน น่าลงเอย: Save ไฟล์เร็วๆ ตั้งชื่อสุ่ม โยนบน Desktop มีวิธีเก็บดีกว่า Desktop เยอะ
หากไม่ดูแล จะกลับสู่ความวุ่นวายเดิม ตอนสร้าง/เซฟไฟล์ใหม่ ใช้เวลาสักครู่ ให้ชื่อดี วางในโฟลเดอร์ถูกต้อง คุณในอนาคตจะขอบคุณ
จัดระเบียบไฟล์อัตโนมัติ
เคล็ดลับเหล่านี้สร้าง Foundation ดีสำหรับจัดระเบียบไฟล์ วัน ที่หาของไม่เจอ หายไปแล้ว คุณจะรู้ว่าหาไฟล์ที่ต้องการอย่างไร
ต้องการช่วยเพิ่ม มี Apps เช่น PhotoMove, TagScanner จัดระเบียบไฟล์ Windows อัตโนมัติได้
