เช่นเดียวกับพวกคุณหลายๆ คน ฉันใช้ Gmail อย่างมีความสุขมาหลายปีแล้ว แม้ว่าจะมีหลายสิ่งที่ชอบเกี่ยวกับคุณลักษณะนี้ แต่คุณลักษณะหนึ่งที่สร้างความประทับใจได้เสมอคือ การค้นหา ไม่น่าแปลกใจเลยที่ Google จะเพิ่มคุณลักษณะการค้นหาที่มีประสิทธิภาพให้กับระบบอีเมลของตน แต่มีคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมมากมายที่ส่วนใหญ่ไม่มีใครสังเกตเห็น มาดูเคล็ดลับการค้นหาที่ดีที่สุดของ Gmail กัน เพื่อให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากบริการอีเมลที่ยอดเยี่ยมนี้
1. ค้นหาอีเมลสำคัญ
Gmail เข้าใจรูปแบบการเข้าใจที่ดีมาช้านานแล้ว โดยที่คุณเปิดอ่าน/ตอบกลับอีเมลจากผู้ส่งบางรายอย่างสม่ำเสมอ เมื่อรูปแบบเหล่านั้นก่อตัวขึ้น Gmail จะแท็กอีเมลเหล่านี้ว่า "สำคัญ" ด้วยลูกศรสีเหลืองเหนือชื่อผู้ส่ง ภายใน Gmail มีข้อความว่า:“สำคัญตาม Google Magic”
หากต้องการค้นหาอีเมลเหล่านี้:ในช่องค้นหา ให้พิมพ์:“คำค้นหาคือ:สำคัญ” หากยังไม่ได้อ่าน คุณยังสามารถทำดังนี้:"คำค้นหาคือ:สิ่งสำคัญคือ:ยังไม่ได้อ่าน" ตรวจสอบว่าได้พิมพ์ข้อความค้นหาทั้งสองพร้อมกันเพื่อค้นหาอีเมลที่สำคัญและยังไม่ได้อ่าน
2. ค้นหาไฟล์แนบ
อันนี้ให้ความรู้สึกชัดเจนในตัวเองเพราะจะค้นหาอีเมลทั้งหมดของคุณที่มีไฟล์แนบ นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่รูปภาพไปจนถึงเอกสารไปจนถึงหนังสือ หากต้องการเปิดใช้งานการค้นหานี้ ให้พิมพ์ “has:attachment” หากคุณกำลังมองหาไฟล์แนบจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณสามารถทำได้ “from:name has:attachment” คุณยังสามารถเพิ่มชื่อไฟล์หรือนามสกุลไฟล์ (.pdf, .doc, .ppt, .xls เป็นต้น) เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น
3. ค้นหาไฟล์ขนาดใหญ่
นี่เป็นอีกฉบับที่อธิบายได้ง่าย แต่ในกรณีนี้ คุณกำลังมองหาอีเมลที่มีไฟล์ขนาดใหญ่ ในการเริ่มต้นการค้นหา เพียงพิมพ์ “size:xx” โดยที่ “xx” แทนตัวเลขที่คุณพยายามค้นหาสำหรับขนาดไฟล์ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการค้นหาไฟล์ขนาดใหญ่ที่สามารถลบได้ เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมายของคุณ
4. ค้นหาอีเมลจากบุคคลที่ระบุ
คุณทราบหรือไม่ว่าช่วงเวลาเหล่านั้นที่คุณไม่พบอีเมลจากเจ้านาย ครู หรือร้านเฟอร์นิเจอร์เมื่อสัปดาห์ก่อน Gmail ช่วยให้ค้นหาได้ง่าย เพียงพิมพ์ “from:persons name” แล้วรอให้ผลลัพธ์ปรากฏบนหน้าจอ
5. ค้นหาคำและวลีที่ถูกต้อง
การค้นหาวลีเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ทำได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อใน Gmail สิ่งที่คุณต้องทำคือใส่เครื่องหมายคำพูดรอบคำหรือวลีที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหา "อาหารค่ำกับแม่" ให้พิมพ์วลีนั้น จากนั้นค้นหาและพบผลลัพธ์ของคุณ โปรดทราบว่าคุณยังสามารถใช้วิธีนี้กับฟังก์ชันการค้นหาอื่นๆ ในรายการนี้ เพื่อค้นหาผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้นไปอีก หากการค้นหาคำหรือวลีของคุณใช้บ่อยกว่า
6. ค้นหาตามหัวเรื่อง
การค้นหาอีเมลตามหัวเรื่องเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ พิมพ์ “ subject:” ตามด้วยคำ วลี หรือชื่อที่คุณต้องการค้นหา บรรทัดหัวเรื่องใดๆ ที่มีคำหรือวลีนั้นจะปรากฏในผลการค้นหาของคุณ เพื่อช่วยให้ง่ายขึ้นอีกเล็กน้อย ความมหัศจรรย์ของ Gmail จะให้สิ่งที่เชื่อว่าเป็นผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
7. ค้นหาอีเมลที่มีป้ายกำกับหรือไม่มีป้ายกำกับ
ป้ายกำกับเป็นส่วนที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งของ Gmail และโฟลเดอร์ใดบ้างใน Outlook การใช้สิ่งเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดีเยี่ยม ซึ่งทำให้การค้นหานี้มีประโยชน์มากขึ้น หากต้องการค้นหาอีเมลที่มีป้ายกำกับ ให้ค้นหา "has:userlabels" แล้วคุณจะพบอีเมลทุกฉบับที่มีป้ายกำกับ คุณสามารถค้นหา “label:maketecheasier” และอีเมลทุกฉบับจากการสื่อสารของฉันกับทีม MTE จะปรากฏในผลลัพธ์
8. ค้นหาอีเมลจากช่วงเวลาหนึ่ง
บ่อยครั้งที่คุณรู้กรอบเวลาทั่วไปของเวลาที่ส่งหรือรับอีเมล แต่ไม่ใช่วันที่แน่นอน ไม่ต้องกลัว เพราะ Gmail อนุญาตให้ค้นหาตามระยะเวลาที่กำหนดได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถใช้หนึ่งในสี่การค้นหา ได้แก่ "หลัง" "ก่อน" "เก่ากว่า" และ "ใหม่กว่า" กล่าวคือ คุณสามารถตั้งค่าการค้นหาที่ดูเหมือน “หลัง:1/31/2020 ก่อน:3/1/2020” ซึ่งส่งผลให้ได้รับอีเมลตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์
9. ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าว
วิธีที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้การค้นหาของ Gmail ได้คือการหยุดจดหมายข่าวที่น่ารำคาญทั้งหมดที่มาถึงทุกวัน พิมพ์ “label:^unsub” แล้วคุณจะพบอีเมลที่มีตัวเลือกยกเลิกการสมัคร จากที่นี่ คุณสามารถอ่านจดหมายข่าวทุกฉบับและเริ่มยกเลิกการสมัครได้ตามต้องการ
10. ค้นหารูปภาพทั้งหมด
คล้ายกับการค้นหาไฟล์แนบ มีข้อความค้นหาที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นในการค้นหาอีเมลใดๆ ที่มีรูปภาพ ป้อน “filename:jpg” และเริ่มการค้นหาของคุณ คุณยังสามารถแทนที่ jpg ด้วย png, gif หรือ jpeg เพื่อให้ได้ชุดผลลัพธ์ที่แตกต่างกันหากจำเป็น
11. ค้นหาในโฟลเดอร์
หากคุณต้องการค้นหากล่องจดหมาย อีเมลที่ส่ง หรือถังขยะอย่างรวดเร็ว คุณสามารถทำได้ง่ายๆ พิมพ์ “in:foldername” และทำการค้นหาของคุณ หากคุณต้องการดูในโฟลเดอร์ที่ส่ง การค้นหาของคุณจะมีลักษณะเป็น “in:sent maketecheasier”
บทสรุป
เมื่อใช้ฟังก์ชันการค้นหาของ Gmail เดียวกัน คุณยังสามารถจัดเรียงกล่องขาเข้า Gmail ของคุณตามผู้ส่งหรือหัวเรื่องได้ และอย่าลืมตรวจสอบคุณลักษณะของ Gmail เหล่านี้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์การใช้อีเมลของคุณ
