ในคุณหลายคน ผมใช้ Gmail มาหลายปีอย่างมีความสุข แม้จะมีหลายอย่างที่ชอบ แต่ฟีเจอร์หนึ่งที่ประทับใจเสมอคือ: การค้นหา (Search) ไม่แปลกใจที่ Google จะเพิ่มฟีเจอร์ค้นหาทรงพลังให้ระบบอีเมล แต่มีฟีเจอร์ดีมากที่ถูกมองข้ามไป มาดูเคล็ดลับการค้นหา Gmail ที่ดีที่สุด เพื่อให้คุณใช้ประโยชน์จากอีเมลเซอร์วิสเก๋ๆ นี้ได้เต็มที่
1. ค้นหาอีเมลสำคัญ (Important Emails)
Gmail เก่งมากในการเข้าใจรูปแบบที่คุณเปิดอ่าน/ตอบกลับอีเมลจากผู้ส่งบางคนอย่างสม่ำเสมอ เมื่อรูปแบบสร้างขึ้น Gmail จะติดแท็กอีเมลเหล่านี้ว่า "Important" ด้วยลูกศรสีเหลืองเหนือชื่อผู้ส่ง ภายใน Gmail ระบุว่า: "Important according to Google Magic"
เพื่อหาอีเมลเหล่านี้: ในกล่องค้นหา พิมพ์: is:important หากยังไม่ได้อ่าน สามารถทำ: is:important is:unread ให้แน่ใจว่าพิมพ์ทั้งสอง Query พร้อมกัน เพื่อหาอีเมลที่สำคัญและยังไม่ได้อ่านพร้อมกัน
2. ค้นหาไฟล์แนบ (Attachments)
ตัวนี้ง่ายมาก จะหาอีเมลทั้งหมดที่มีไฟล์แนบ อาจเป็นรูปภาพ เอกสาร หรือหนังสือ เพื่อเปิดใช้ค้นหานี้ พิมพ์ has:attachment หากมองหาไฟล์แนบจากคนใดคนหนึ่ง ทำ: from:name has:attachment ยังเพิ่มชื่อไฟล์หรือ Extension (.pdf, .doc, .ppt, .xls ฯลฯ) ได้ เพื่อผลลัพธ์ที่แม่นยำกว่า
3. ค้นหาไฟล์ขนาดใหญ่ (Large Files)
อีกตัวที่ค่อนข้างอธิบายตัวได้เอง แต่ครั้งนี้ค้นหาอีเมลที่มีไฟล์ขนาดใหญ่ เริ่มค้นหาโดยพิมพ์ size:xx โดย "xx" คือตัวเลขขนาดไฟล์ที่ต้องการ หวังหาไฟล์ใหญ่ที่ลบได้ เพื่อปลดปล่อยพื้นที่ Inbox
4. ค้นหาอีเมลจากคนเฉพาะ (Specific Person)
รู้สึกหรือไม่ตอนหาอีเมลจากบอส ครู หรือร้านเฟอร์นิเจอร์ สัปดาห์ก่อนหาไม่เจอ? Gmail ทำให้ง่าย พิมพ์ from:person's name รอผลลัพธ์ปรากฏ
5. ค้นหาคำหรือวลีที่แน่นอน (Exact Words and Phrases)
ค้นหาวลีก็ง่ายมากใน Gmail เพียงใส่ Quotation Marks (" ") รอบคำหรือวลีที่ต้องการ ตัวอย่าง: อยากค้น "dinner with Mom" พิมพ์วลีนั้น ค้นหา และเจอผลลัพธ์ สังเกตว่าสามารถรวมกับฟังก์ชันค้นหาอื่นในรายการนี้ได้ เพื่อผลลัพธ์แม่นยำกว่าถ้าคำ/วลีนั้นพบบ่อย
6. ค้นหาจาก Subject Line (หัวข้ออีเมล)
ค้นหาอีเมลจากหัวข้อน่ะง่ายมาก พิมพ์ subject: ตามด้วยคำ วลี หรือชื่อที่ต้องการ หัวข้อที่มีคำ/วลีนั้นจะปรากฏในผลลัพธ์ Gmail Magic จะช่วยให้ผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องที่สุด
7. ค้นหาอีเมลที่มี/ไม่มี Label
Labels เป็นหนึ่งในด้านที่มีประโยชน์ที่สุดของ Gmail และเหมือน Folders ของ Outlook การใช้งานช่วยจัดระเบียบให้เป็นระบบ ทำให้การค้นหานี้มีประโยชน์มาก เพื่อหาอีเมลที่มี Label ใดๆ ค้นหา has:userlabels จะเจอทุกอีเมลที่มี Label ค้นหา label:maketecheasier ทุกอีเมลจากการสื่อสารกับทีม MTE จะโผล่
8. ค้นหาอีเมลจากช่วงเวลาเฉพาะ (Time Period)
บ่อยครั้งคุณรู้ช่วงเวลาประมาณของอีเมลที่ส่ง/รับ แต่ไม่รู้วันที่แน่นอน ไม่ต้องกังวล Gmail อนุญาตค้นหาตามช่วงเวลาเฉพาะ ใช้ได้ 4 Query: after:, before:, older:, newer: กล่าวคือ ตั้งค้นหาแบบ after:1/31/2020 before:3/1/2020 ได้อีเมลเดือนกุมภาพันธ์
9. ยกเลิกสมัครรับ Newsletter
หนึ่งในวิธีสำคัญที่สุดใช้ Gmail Search คือหยุด Newsletter รบกวนที่มาทุกวัน พิมพ์ label:^unsub จะเจออีเมลที่มีตัวเลือก Unsubscribe จากนี้ ไป Unsubscribe ทีละอันตามสะดวก
10. ค้นหารูปภาพทั้งหมด (All Photos)
คล้ายการค้นหาไฟล์แนบ แต่เจาะจงกว่า สำหรับหาอีเมลที่มีรูปภาพ ใส่ filename:jpg เริ่มค้นหา แทน jpg ด้วย png, gif หรือ jpeg ได้ หากต้องการผลลัพธ์ชุดอื่น
11. ค้นหาในโฟลเดอร์ (Folders)
ถ้าอยากค้นหา Inbox, Sent หรือ Trash เร็วๆ ทำได้ง่าย พิมพ์ in:foldername ค้นหา ถ้าอยากดู Sent Folder ค้นหาเป็น in:sent maketecheasier
สรุป
ใช้ฟังก์ชันค้นหา Gmail เดียวกัน สามารถจัดเรียง Gmail Inbox โดย Sender หรือ Subject ได้อีกด้วย อย่าลืมดูฟีเจอร์ Gmail อื่นๆ ที่ปรับปรุงประสบการณ์อีเมล
