วิธีจัดเรียงเอกสารใน Google Docs ให้เป็นลำดับอักษร

เมื่อสิ่งของจัดระเบียบดี พวกมันจะหาง่ายขึ้น ซึ่งทำให้คุณประหยัดเวลาที่มีค่า การจัดระเบียบยังลดความเครียดมากที่มาจากการหาไม่เจอสิ่งที่ต้องการตอนวุ่นวาย

วันนี้หลายคนมีไฟล์พันไฟล์บนคอมพิวเตอร์หรือในโปรแกรมจัดเก็บดิจิทัล ลองจินตนาการหาไฟล์เดียวในพันไฟล์ ตอนนี้จินตนาการว่าไฟล์เหล่านั้นไม่ได้จัดระเบียบ มันเป็นสาเหตุของความหงุดหงิดมาก เรียนรู้วิธีจัดเรียงเอกสารใน Google Docs ให้เป็นลำดับอักษร

วิธีจัดเรียงไฟล์ใน Google Docs ให้เป็นลำดับอักษร

จะดูชัดเจน แต่บางครั้งสิ่งชัดเจนก็หลุดหลบไป ลองตรวจสอบว่าล็อกอินเข้าบัญชีและ Dashboard แล้ว และเปิดเอกสารใหม่หรือที่มีอยู่แล้ว

คลิกตัวเลือก "Add-ons" ด้านบน ตามด้วย "Get add-ons" ในกล่องค้นหาพิมพ์ "Sorted Paragraphs" และคลิกปุ่ม Free สีน้ำเงิน Add-on จะขออนุญาตให้ดูและจัดการเอกสาร ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็น

Add-on (หลังติดตั้งแล้ว) จะบอกว่าต้องทำอะไรเพื่อจัดเรียงเอกสาร เช่น คลิก Add-ons → Sorted Paragraphs → เลือกลำดับที่ต้องการ ไม่ต้องกังวลเรื่องตัวเลือกเยอะ เพราะมีแค่ 2 ตัวเลือก: Sort A-Z และ Sort Z-A

เพื่อให้ Add-on นี้ทำงาน ให้ไฮไลท์ข้อความที่ต้องการจัดเรียง คลิกปุ่ม Add-ons ตามด้วยตัวเลือก Sorted Paragraphs หน้าต่างเล็กจะปรากฏพร้อมตัวเลือกจัดเรียงตามลำดับอักษรหรือย้อนกลับ

หากต้องการลบ Add-on ให้ไปที่ Add-ons คลิก Manage add-ons เลือกปุ่ม Manage สีเขียว ตัวเลือกสุดท้ายในรายการจะเป็นการลบ

วิธีจัดเรียงเอกสาร Google Spreadsheet ให้เป็นลำดับอักษร

กับ Google Spreadsheets ไม่ต้องการ Add-on ในการจัดเรียง มีฟีเจอร์สร้างอยู่แล้วที่ทำได้ นี่เป็นการบรรเทาที่จริงจังหากคุณมี Add-ons มากเกินไปแล้ว

ไฮไลท์คอลัมน์ที่ต้องการจัดเรียง คลิกตัวเลือก "Data" ด้านบน หาตัวเลือก "Sort Range" หน้าต่างเล็กจะปรากฏ ในหน้าต่างนั้นจะมีตัวเลือกจัดเรียงตามลำดับอักษรหรือย้อนกลับ

แม้แต่จัดเรียงหลายคอลัมน์พร้อมกันได้ เพื่อประหยัดเวลา ลากเลือกคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง คลิก Data อีกครั้ง ตามด้วย "Sorted By"

ด้านบนจะเห็นคอลัมน์ที่เลือก ตรวจสอบว่าไม่ได้เลือกคอลัมน์เกิน คลิก "Add another sort column" และเลือกว่าต้องการจัดเรียงคอลัมน์นั้นตามลำดับอักษรหรือย้อนกลับ เมื่อคิดว่าครอบคลุมคอลัมน์ที่ต้องการแล้ว คลิกปุ่ม Sort สีน้ำเงิน

สรุป

การเก็บสิ่งของให้เป็นระเบียบเป็นวิธีที่ดีที่สุด แต่อาจไม่ทำจนกว่าจะจำเป็นจริงๆ หากต้องการจัดเรียงเนื้อหาไฟล์ตามลำดับอักษร ตอนนี้คุณรู้วิธีแล้ว คุณคิดว่าตัวเลือกนี้มีประโยชน์ไหม? ทิ้งความคิดเห็นบอกเราได้เลย