เมื่อสิ่งต่าง ๆ ถูกจัดระเบียบ จะค้นหาได้ง่ายขึ้นมาก ซึ่งส่งผลให้คุณประหยัดเวลาอันมีค่า การจัดระเบียบยังช่วยลดความเครียดได้มากซึ่งมาพร้อมกับการมองไม่เห็นสิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณรีบร้อน
ทุกวันนี้ ผู้คนจำนวนมากมีไฟล์หลายพันไฟล์ในคอมพิวเตอร์หรือในโปรแกรมจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล ลองนึกภาพการพยายามค้นหาไฟล์หนึ่งไฟล์จากหลายพันไฟล์ ตอนนี้ลองนึกภาพว่าไฟล์เหล่านั้นไม่ได้รับการจัดระเบียบหรือไม่ เป็นสาเหตุของความคับข้องใจครั้งใหญ่ เรียนรู้วิธีจัดตัวอักษรในเอกสารของคุณใน Google Docs
วิธีกำหนดตัวอักษรไฟล์ของคุณใน Google เอกสาร
สิ่งนี้ดูเหมือนจะชัดเจน แต่บางครั้ง แม้แต่สิ่งที่ปรากฏชัดเหล่านี้ก็ผ่านพ้นเราไปได้ ตรวจสอบว่าคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีและแดชบอร์ดแล้ว และเปิดเอกสารใหม่หรือที่มีอยู่แล้ว
คลิกที่ตัวเลือก "โปรแกรมเสริม" ที่ด้านบนตามด้วยตัวเลือก "รับส่วนเสริม" ในช่องค้นหาให้พิมพ์ "Sorted Paragraphs" แล้วคลิกปุ่ม Free สีฟ้า ส่วนเสริมจะขออนุญาตจากคุณในการดูและจัดการเอกสารของคุณ ซึ่งเป็นเรื่องปกติ
โปรแกรมเสริม (เมื่อติดตั้งแล้ว) จะบอกคุณว่าคุณต้องทำอะไรเพื่อให้เอกสารของคุณเรียงตามตัวอักษร เช่น คลิก Add-on -> Sorted Paragraphs -> Select order you want ไม่ต้องกังวลว่าจะถูกโจมตีด้วยตัวเลือกต่างๆ เนื่องจากมีเพียงสองตัวเลือกให้เลือก:เรียง A-Z และจัดเรียง Z-A
ในการทำให้ส่วนเสริมนี้ใช้งานได้ ให้เน้นข้อความที่คุณต้องการเรียงตามลำดับตัวอักษร คลิกที่ปุ่ม Add-on ตามด้วยตัวเลือก Sorted Paragraphs หน้าต่างป๊อปอัปขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกให้จัดเรียงตามลำดับตัวอักษรหรือย้อนกลับ
หากคุณต้องการลบส่วนเสริมด้วยเหตุผลบางประการ เพียงไปที่ส่วนเสริมแล้วคลิกจัดการส่วนเสริม เลือกปุ่มจัดการสีเขียว และตัวเลือกสุดท้ายในรายการจะเป็นการลบออก
วิธีกำหนดตัวอักษรในเอกสารสเปรดชีต Google ของคุณ
ด้วย Google สเปรดชีต คุณไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรมเสริมเพื่อเรียงตามตัวอักษรในเอกสารของคุณ มีคุณลักษณะในตัวที่ทำเพื่อคุณอยู่แล้ว นี่เป็นการบรรเทาอย่างแท้จริงถ้าคุณมีส่วนเสริมมากเกินไปอยู่แล้ว
เน้นคอลัมน์ที่คุณต้องการให้เรียงตามตัวอักษรแล้วคลิกตัวเลือก "ข้อมูล" ที่ด้านบน มองหาตัวเลือกที่ระบุว่า "เรียงลำดับช่วง" และหน้าต่างป๊อปอัปขนาดเล็กจะปรากฏขึ้น ในหน้าต่างนั้น คุณจะมีตัวเลือกในการจัดเรียงเอกสารของคุณตามลำดับตัวอักษรหรือย้อนกลับ
คุณยังสามารถเรียงตามตัวอักษรหลายคอลัมน์พร้อมกันเพื่อประหยัดเวลาอันมีค่าให้กับตัวคุณเอง ลากและเลือกคอลัมน์ที่ต้องการแล้วคลิกตัวเลือกข้อมูลอีกครั้งตามด้วยตัวเลือก "จัดเรียงตาม"
ที่ด้านบน คุณจะเห็นคอลัมน์ที่คุณเลือก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เลือกคอลัมน์เพิ่มเติม คลิกที่ตัวเลือก "เพิ่มคอลัมน์การจัดเรียงอื่น" และเลือกว่าคุณต้องการจัดเรียงคอลัมน์นั้นตามลำดับตัวอักษรหรือย้อนกลับ เมื่อคุณคิดว่าคุณครอบคลุมทุกคอลัมน์ที่ต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่มจัดเรียงสีน้ำเงิน
บทสรุป
การจัดการสิ่งต่างๆ ให้เป็นระเบียบอยู่เสมอเป็นวิธีที่ดีที่สุด แต่ก็เป็นสิ่งที่คุณอาจจะไม่ได้ทำจนกว่าจะจำเป็นจริงๆ หากคุณต้องการเรียงลำดับเนื้อหาไฟล์ของคุณตามลำดับตัวอักษร ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าต้องทำอย่างไร คุณพบว่าตัวเลือกนี้มีประโยชน์หรือไม่? แสดงความคิดเห็นและแจ้งให้เราทราบ
