สเปรดชีตเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน ผู้คนใช้เพื่อจัดระเบียบทุกอย่าง ตั้งแต่รายการซื้อของแบบสองคอลัมน์ไปจนถึงงบประมาณของบริษัทที่มีไฟล์หลายแผ่นที่ซับซ้อน แต่มีการใช้งานอย่างน้อย 1 รายการที่ไม่ดีนักกับสเปรดชีต นั่นคือ การจัดระเบียบข้อมูล ทางออกที่ดีกว่าในการจัดการและจัดระเบียบข้อมูลที่ซับซ้อนคือการใช้ฐานข้อมูล
เหตุผลที่ผู้ใช้สเปรดชีตจำนวนมากไม่ต้องการสัมผัสฐานข้อมูลคือภาพที่ "น่ากลัวและซับซ้อน" ที่ผู้คนมีเกี่ยวกับฐานข้อมูล โชคดีที่มี Airtable ซึ่งเป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์บนคลาวด์ที่ทันสมัยพร้อมแนวทางสเปรดชีตง่ายๆ ที่สามารถช่วยคุณจัดระเบียบข้อมูลได้เกือบทุกชนิด ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ คุณจึงสามารถทำงานในฐานข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานได้ และซิงค์ระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ ผ่านเบราว์เซอร์และแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อให้ข้อมูลอัปเดตอยู่เสมอ
หากคุณคุ้นเคยกับ Microsoft Access บน Windows หรือ Filemaker Pro บน Mac คุณจะไม่มีอะไรต้องกังวลเพราะ Airtable ควรใช้งานได้ง่ายกว่า สำหรับผู้ที่ยังใหม่ต่อแนวคิดฐานข้อมูล Airtable จะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนและวิดีโอแนะนำเพื่อให้คุณไม่พลาดข่าวสาร
เริ่มต้นอย่างรวดเร็วด้วยเทมเพลต
สิ่งเดียวที่คุณต้องทำเพื่อเริ่มใช้ Airtable คือลงชื่อสมัครใช้บัญชีฟรี มันมาพร้อมกับฐานไม่จำกัดและผู้ทำงานร่วมกันไม่จำกัด โดยจำกัด 1,200 บันทึกต่อฐาน และพื้นที่แนบ 2GB ต่อฐาน มีแผนอัปเกรดแบบชำระเงินสำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มเติม แต่แผนฟรีจะเพียงพอสำหรับผู้ใช้ส่วนบุคคลส่วนใหญ่
เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นโดยเร็วที่สุด Airtable ให้แม่แบบแก่คุณ หลังจากขั้นตอนการลงทะเบียน ระบบจะขอให้คุณเลือกตัวอย่างการใช้งานฐานข้อมูลอย่างน้อยสามตัวอย่าง ตัวเลือกที่มีตั้งแต่ตัวติดตามโครงการไปจนถึงสินค้าคงคลังของน้ำมะนาวตั้งแต่ปฏิทินบรรณาธิการบล็อกไปจนถึงการวางแผนงานแต่งงาน
สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับฐานข้อมูล วิธีที่เร็วที่สุดในการเริ่มต้นคือการใช้ตัวอย่างที่มีอยู่แล้วปรับเปลี่ยนตามความต้องการของคุณ เปิดหนึ่งในตัวอย่างที่คุณเลือก และมองไปรอบๆ เพื่อทำความคุ้นเคย แต่หากคุณเป็นทหารผ่านศึก คุณจะสร้างฐานข้อมูลใหม่ได้โดยตรงโดยคลิกไอคอน "บวก (+)"
ตัวอย่างเช่น ให้เปิดฐานข้อมูลคู่มือการศึกษา อันนี้ได้รับการปรับแต่งเพื่อช่วยให้นักเรียนติดตามการศึกษาของพวกเขา อินเทอร์เฟซสเปรดชีตที่เรียบง่ายหลอกลวงได้ซ่อนคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพมากมาย คุณสามารถเพิ่มและปรับแต่งแถวและเซลล์ตามความต้องการ แทรกสื่อเป็นไฟล์แนบในแต่ละแถว เพิ่มและลบตารางเพื่อติดตามวิชาอื่นๆ ของโรงเรียนเพื่อศึกษา เพิ่มมุมมองที่กำหนดเอง และอื่นๆ
แต่แทนที่จะอธิบายทีละข้อ จะดีกว่าถ้าคุณลองใช้ด้วยตัวเองและรู้สึกว่าทุกอย่างทำงานอย่างไร เพื่อช่วยให้คุณคลิกวงกลมหลากสีที่ด้านล่างขวาของหน้าจอ และจะแสดงขั้นตอนในการบรรลุผลสำเร็จ
เช่น คุณป้อนข้อมูลโดยใช้แบบฟอร์มแทนเซลล์สเปรดชีตได้โดยคลิกไอคอน "ขยาย" ข้างหมายเลขแถว
คุณยังสามารถสร้างแบบฟอร์มที่กำหนดเองซึ่งคุณสามารถแบ่งปันกับเพื่อน ๆ ของคุณได้ และข้อมูลที่ป้อนของพวกเขาจะเติมฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ หากต้องการทำเช่นนั้น ให้คลิก “มุมมองหลัก” และเลือก “แบบฟอร์ม”
จากนั้นปรับแต่งแบบฟอร์มแล้วคลิก "แชร์" คุณจะได้รับลิงก์ที่คุณสามารถแบ่งปันกับผู้อื่นได้ จากตัวอย่างคู่มือศึกษาด้านบนนี้ เราสามารถใช้การแชร์แบบฟอร์มในกลุ่มศึกษาที่สมาชิกทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในหัวข้อได้
ทำไมต้องอัดอากาศ?
การใช้ Airtable แทนแอปพลิเคชันฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปมีประโยชน์หลายประการ เช่น:
- อยู่ในระบบคลาวด์ ดังนั้นทุกอย่างจึงถูกโฮสต์และสำรองข้อมูลโดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ ข้อมูลของคุณจะปลอดภัยและเข้าถึงได้เสมอตราบเท่าที่คุณสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้
- รองรับผู้ใช้หลายคน ดังนั้นคุณจึงสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นในการเติมข้อมูลของคุณและทำงานให้สำเร็จได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง
- ใช้งานง่ายและตั้งค่าได้ง่าย ผู้ใช้ใหม่สามารถเริ่มต้นได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการเรียนรู้
- ปรับแต่งได้ด้วยฟิลด์หลายประเภทให้เลือก คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลแทบทุกชนิดตามความต้องการของคุณ
- ทำงานบนเบราว์เซอร์ คุณจึงไม่ต้องดาวน์โหลดอะไรเลย นอกจากนี้ยังเป็นของเหลวและสามารถเปิดได้ทุกที่และมีแอป iOS (และรุ่นเบต้าสำหรับ Android) สำหรับผู้ที่ทำงานโดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่
- รองรับการทำงานร่วมกับแอปอื่นๆ มากมาย เช่น Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram และอื่นๆ อีกมากมาย
และคำถามที่ใหญ่ที่สุดจากผู้ใช้มือใหม่คือเหตุใดจึงควรใช้ฐานข้อมูลแทนสเปรดชีต คำตอบง่ายๆ ก็คือ ฐานข้อมูลจะเหมาะสมกว่าสำหรับการจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมาก ในขณะที่สเปรดชีตจะดีกว่าหากคุณคำนวณหลายๆ ครั้ง
ภาพรวมสั้นๆ ของ Airtable นี้แทบไม่ได้ขีดข่วนพื้นผิวของสิ่งที่สามารถทำได้ คำแนะนำของฉันคือไปข้างหน้าและลอง Airtable แจกฟรี. จากนั้นแบ่งปันความคิดและความคิดเห็นของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง
