วิธีการสร้างฐานข้อมูลใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

ไม่ทราบวิธีการสร้างฐานข้อมูลอย่างง่ายใน Excel? ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel ในเวลาเพียง 7 ขั้นตอนง่ายๆ

คุณพบว่า MS Access เป็นเครื่องมือที่ซับซ้อนเพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลหรือไม่? Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนั้น

มาเรียนรู้เทคนิคกันเถอะ

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดแบบฝึกหัดต่อไปนี้ จะช่วยให้คุณเข้าใจหัวข้อได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

8 ขั้นตอนในการสร้างฐานข้อมูลใน Excel

ถ้าคุณออกแบบเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณอย่างถูกต้อง คุณจะสามารถใช้เป็นฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ประเด็นสำคัญคือคุณต้องออกแบบเวิร์กบุ๊กของคุณอย่างถูกต้อง คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลได้หลายวิธี คุณสามารถกรองฐานข้อมูลเพื่อดูเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์บางอย่างได้

ในบทความนี้ เราจะยกตัวอย่างและสาธิตขั้นตอนที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลบน Excel ได้

ขั้นตอนที่ 1:ป้อนข้อมูล

คอลัมน์ในฐานข้อมูลเรียกว่าฟิลด์ คุณสามารถเพิ่มได้มากเท่าที่จำเป็น

ดังนั้น ฟิลด์ในฐานข้อมูลนี้คือ StdID , StdName , สถานะ , อายุ และ แผนก .

ตอนนี้คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ทุกอินพุตใหม่จะถูกเพิ่มลงในแถวว่างแรกหลังฟิลด์

เราทำบ้าง ให้เราแสดงให้คุณเห็นว่าเราเข้าสู่รายการอื่นได้อย่างไร

สมมติว่านี่คืออินพุตที่ต้องแทรกลงในฐานข้อมูล:

StdID:1510060,

StdName:จิมมี่

รัฐ:ฟลอริดา

อายุนักเรียน:23,

แผนก:ME

ดังนั้น คุณจึงเห็นว่าการป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูล Excel นั้นค่อนข้างเรียบง่าย

ขั้นตอนที่ 2:อย่าปล่อยให้แถวใดว่าง

• เมื่อคุณป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูล คุณจะไม่สามารถเว้นแถวว่างไว้ได้

พูดหลังจากแถวสุดท้าย ฉันใส่ข้อมูลบางส่วนในแถวที่ 2 จากนั้น:

StdID:1510060,

StdName:จิมมี่

รัฐคือฟลอริดา

นักศึกษาอายุ 23,

กรมฯ

นี่คือรายละเอียดที่ชัดเจนของฐานข้อมูลนี้ แม้ว่ามันอาจเกิดขึ้นที่บางเซลล์ในแถวอาจว่างเปล่า สมมติว่าสิ่งนี้ถูกกฎหมาย

• ในบรรทัดเดียวกัน กฎอีกข้อหนึ่งคือจะไม่มีคอลัมน์ว่างในฐานข้อมูล

สิ่งที่เกิดขึ้นทันทีที่ Excel พบแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าคือไม่สามารถรวมแถวหรือคอลัมน์นั้นในฐานข้อมูลได้ สำหรับ Excel ฐานข้อมูลนี้ถูกแบ่งออกเป็นสองส่วน คือชุดข้อมูลใหม่ทั้งหมดและไม่เชื่อมต่อกัน ฟังก์ชันใดก็ตามที่คุณวางแผนที่จะดำเนินการ จะไม่ดำเนินการกับข้อมูลของคุณในส่วนข้อมูลที่ตัดการเชื่อมต่อนี้ ตัวอย่างเช่น สิ่งที่ง่ายอย่างการกรองจะไม่สำเร็จดังที่คุณบอกได้จากประสบการณ์

ขั้นตอนที่ 3:สำรวจข้อกำหนดที่จำเป็นสองข้อ

สิ่งต่อไปที่คุณต้องรู้คือแต่ละแถวในฐานข้อมูลเรียกว่า ระเบียน .

แถวทั้งหมดเป็น ระเบียน . เราได้ทำเครื่องหมายไว้บางส่วนเพื่อความชัดเจน

นอกจากนี้ คอลัมน์ทั้งหมดเหล่านี้คือ ฟิลด์ . ส่วนหัวของคอลัมน์เรียกว่า ชื่อฟิลด์ .

ดังนั้น StdID , StdName , สถานะ , อายุ และ ภาควิชา คือ ชื่อฟิลด์ทั้งห้า ของฐานข้อมูลนี้

ขั้นตอนที่ 4:สร้างตาราง Excel

หากต้องการสร้างตาราง ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

• ขั้นแรก ไปที่ แทรก แท็บและคลิกที่ ตาราง คำสั่ง

• ถัดไป หน้าต่างชื่อ สร้างตาราง จะปรากฏขึ้น ตอนนี้ เลือกช่วงเซลล์เช่น $B$4:$F$10 โดยการลากเคอร์เซอร์อย่างง่าย
• อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องก่อน ตารางของฉันมีส่วนหัว ตัวเลือก

ทันทีที่มีการสร้างตาราง ธาดา!!!

นอกจากนี้ คุณสามารถกรองข้อมูลโดยใช้ลูกศรแบบเลื่อนลงที่ปรากฏที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์

ขั้นตอนที่ 5:ใช้เครื่องมือฐานข้อมูล

เครื่องมือฐานข้อมูลมีประโยชน์กับการวิเคราะห์และตีความข้อมูลของคุณ คุณสามารถและควรเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือฐานข้อมูล .

ขั้นตอนที่ 6:ขยายฐานข้อมูล

เมื่อทุกอย่างพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถเริ่มเพิ่มฟิลด์และระเบียนเพิ่มเติม (คุณจะเห็นสิ่งที่เราทำที่นั่น) ลงในฐานข้อมูลของคุณ เป็นพื้นฐานเหมือน ขั้นตอนที่ 1 .

ขั้นตอนที่ 7:จัดรูปแบบฐานข้อมูลให้สมบูรณ์

ขั้นตอนสุดท้ายและขั้นสุดท้ายคือการจัดรูปแบบคอลัมน์ฐานข้อมูล มีเครื่องมือมากมายในการจัดรูปแบบเซลล์ในฐานข้อมูล คุณสามารถทำงานกับ รูปแบบเซลล์ คุณสามารถใช้สไตล์ภายใต้ “จัดรูปแบบเป็นตาราง ” แบบเลื่อนลง และคุณสามารถทำงานกับคำสั่งใน จัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบ คุณสามารถใช้ กำหนดเอง รูปแบบตัวเลข . เทคนิคทั้งหมดนี้มีอธิบายไว้ในการบรรยายครั้งก่อนของเรา

เอาล่ะ! คุณได้สร้างฐานข้อมูลของคุณเองใน Excel (จนกว่าคุณจะเชี่ยวชาญในการเข้าถึง หรือพื้นที่และตัวประมวลผลของ Excel หมด)

วิธีการสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel

บางครั้ง เราต้องค้นหาข้อมูลที่คาดหวังจากแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ ด้วยเหตุผลดังกล่าว เราอาจต้องการฐานข้อมูลที่สามารถค้นหาได้จากที่ที่เราสามารถรับข้อมูลของเราได้อย่างง่ายดาย ในการสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ คุณต้องทำตามขั้นตอนง่ายๆ

📌 ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ F5 แล้วจดสูตร

รายละเอียดสูตร:

ฟังก์ชันค้นหา → โดยทั่วไปจะค้นหาค่าที่คุณต้องการ

ฟังก์ชัน ISNUMBER → เป็นฟังก์ชันตรรกะที่คืนค่า TRUE ถ้าผลลัพธ์ของ SEARCH ฟังก์ชันคือตัวเลข มิฉะนั้น จะส่งกลับ False .

ฟังก์ชัน FILTER → โดยทั่วไปจะกรองค่าเอาต์พุตตามเกณฑ์ที่คุณต้องการ

• กด ENTER และใช้ เติมแฮนเดิล เครื่องมือ
• จากนั้น ผลลัพธ์ของคุณจะแสดงเหมือนภาพด้านล่าง

• หลังจากนั้น เลือกเซลล์ C4 และไปที่ ข้อมูล แท็บ>> เครื่องมือข้อมูล>> การตรวจสอบข้อมูล .

• กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นชื่อ การตรวจสอบข้อมูล . เลือก การตั้งค่า >> จากนั้นเลือก รายการ ใน อนุญาต ส่วน>> ป้อน กรอง . ของคุณ เซลล์ใน แหล่งที่มา กล่อง. ดังนั้น ใส่สูตรต่อไปนี้ใน ที่มา กล่อง.

•  ไปที่ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ตัวเลือก

• ใน การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ให้ยกเลิกการเลือกช่อง แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง .
• กด ตกลง .

• สุดท้าย ค้นหาได้ ฐานข้อมูล พร้อมสำหรับคุณ! ตอนนี้ถ้าคุณพิมพ์ “P” ใน B4 คุณจะเห็นชื่อเต็มของพนักงาน “ปีเตอร์” โดยอัตโนมัติ

วิธีการสร้างฐานข้อมูลใน Excel ที่อัปเดตโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลที่เราป้อนในฐานข้อมูลจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ สำหรับสิ่งเหล่านี้ เราจะสร้าง PivotTable สำหรับ ชุดข้อมูลต้นทาง . หลังจากเปิดใช้งาน รีเฟรช คุณลักษณะ เราสามารถอัปเดตข้อมูลที่ป้อนใหม่โดยอัตโนมัติใน PivotTable ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ของเรา . ทำตามขั้นตอนเพื่อทำสิ่งนั้น

📌 ขั้นตอน:

• อันดับแรก เลือกข้อมูลทั้งหมดจากเซลล์ ไปที่ แทรก แท็บ>> เลือก PivotTable >> จากตาราง/ช่วง .

• A PivotTable จะถูกสร้างขึ้น จากที่นั่น คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่ต้องการใช้เพื่ออัปเดตได้

• สุดท้าย ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ จากนั้นเลือก รีเฟรช คำสั่ง และ PivotTable จะอัปเดตข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติหากคุณเปลี่ยนแปลงในเวิร์กชีตหลักของคุณ

นอกจากนี้ คุณอาจสำรวจ 4 วิธีอื่นๆ ในการอัปเดต PivotTable .

วิธีการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ส่วนใหญ่จะระบุความสัมพันธ์ระหว่างแผ่นงานต่างๆ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ช่วยให้เราค้นหาและดึงข้อมูลบางอย่างได้อย่างรวดเร็ว สามารถแสดงค่าข้อมูลเดียวกันได้หลายวิธี

สมมติว่า เรามีฐานข้อมูลสองฐานข้อมูล นั่นคือ ฐานข้อมูล1 และ ฐานข้อมูล2 . ฐานข้อมูล1 มี พนักงาน ชื่อที่มีเงินเดือน ในขณะที่ Database2 ประกอบด้วย พนักงาน ชื่อที่มีการกำหนด . ตอนนี้ เราต้องการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ระหว่างสองฐานข้อมูลตาม พนักงาน สนาม. โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินการดังกล่าว

📌 ขั้นตอน:

• เริ่มแรก เลือกช่วงทั้งหมดจาก ชุดข้อมูล2 .

• จากนั้นไปที่ แทรก แท็บ>> PivotTable >> จากตาราง/ช่วง .

• หลังจากนั้น ไปที่เวิร์กชีตอื่นชื่อ Dataset1 และสร้างตารางที่เราเคยคุยกันมาก่อน

หมายเหตุ : คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด CTRL + T สำหรับสร้างตาราง

• จากนั้น PivotTable จะปรากฏขึ้น และคุณต้องเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ด้วย ตัวอย่างเช่น ที่นี่ เราเลือก การกำหนด และ เงินเดือน คอลัมน์จากแผ่นงานสองแผ่นที่แตกต่างกัน

• หลังจากเลือกข้อมูลแล้ว ให้คลิกที่ สร้าง ตัวเลือกภายใต้ ทั้งหมด ในฟิลด์ PivotTable กล่องโต้ตอบ

• สุดท้าย ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ . ของเรา จะถูกสร้างขึ้นดังที่คุณเห็นในภาพด้านล่าง

ภาคปฏิบัติ

เราได้จัดเตรียมส่วนฝึกหัดไว้ในแต่ละแผ่นงานทางด้านขวามือสำหรับการฝึกปฏิบัติของคุณ กรุณาทำด้วยตัวเอง

บทสรุป

นั่นคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับเซสชั่นของวันนี้ และนี่คือขั้นตอนง่ายๆ ในการสร้างฐานข้อมูลใน Excel โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นหากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น โปรดดาวน์โหลดเอกสารแบบฝึกหัด เยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา Exceldemy ผู้ให้บริการโซลูชัน Excel แบบครบวงจรเพื่อค้นหาวิธีการต่างๆ ของ Excel ขอขอบคุณที่อดทนรอในการอ่านบทความนี้