ไม่รู้วิธีสร้างฐานข้อมูลง่ายใน Excel? ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใน Excel ได้ในเพียง 7 ขั้นตอนง่ายๆ
คุณพบว่า MS Access เป็นเครื่องมือที่ซับซ้อนสำหรับใช้เป็นฐานข้อมูล? ดังนั้น Excel จึงเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับทำเช่นนั้น
มาเรียนรู้เทคนิคกัน
ดาวน์โหลดสมุดฝึกปฏิบัติต่อไปนี้ จะช่วยให้คุณเข้าใจหัวข้อนี้ชัดเจนขึ้น
8 ขั้นตอนสร้างฐานข้อมูลใน Excel
หากคุณออกแบบสมุดงาน Excel ของคุณอย่างถูกต้อง คุณสามารถใช้มันเป็นฐานข้อมูลได้ง่าย จุดสำคัญหลักคือ คุณต้องออกแบบสมุดงานของคุณอย่างถูกต้อง คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลได้หลายวิธี คุณสามารถกรองฐานข้อมูลเพื่อดูเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์เฉพาะบางอย่าง
ดังนั้น ในโพสต์นี้ เราจะใช้ตัวอย่างและสาธิตขั้นตอนที่คุณจะสามารถสร้างฐานข้อมูลแบบ Excel-based ได้
ขั้นตอนที่ 1: ป้อนข้อมูล
คอลัมน์ในฐานข้อมูลเรียกว่า ฟิลด์ คุณสามารถเพิ่มได้มากตามที่จำเป็น
ดังนั้น ฟิลด์ในฐานข้อมูลนี้คือ StdID, StdName, State, Age และ Department
คุณสามารถป้อนข้อมูลเข้าไปในฐานข้อมูลได้ง่ายๆ ตอนนี้ ทุกการป้อนข้อมูลใหม่จะถูกเพิ่มเข้าไปในแถวว่างแรกหลังจากฟิลด์
เราทำบางส่วนแล้ว ให้เราแสดงวิธีที่เราป้อนรายการอีกอย่างหนึ่ง
สมมติว่านี่คือข้อมูลที่ต้องแทรก vàoฐานข้อมูล:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
State: Florida,
อายุของนักเรียน: 23,
Department: ME
ดังนั้น คุณเห็นว่าการป้อนข้อมูลเข้าไปในฐานข้อมูล Excel นั้นพื้นฐานมาก
ขั้นตอนที่ 2: อย่าทิ้งแถวว่างไว้
- เมื่อคุณป้อนข้อมูลเข้าไปในฐานข้อมูล คุณไม่สามารถทิ้งแถวว่างไว้ได้
สมมติว่าหลังจากแถวสุดท้าย ฉันวางข้อมูลบางอย่างในแถวที่ 2 จากมัน:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
State is Florida,
Student age 23,
Department ME,
นี่คือการเสียหายที่ชัดเจนของฐานข้อมูลนี้ แม้ว่าจะเกิดขึ้นได้ว่าบางเซลล์ในแถวอาจว่าง ให้สมมติว่าสิ่งแบบนี้เป็นสิ่งที่ถูกต้อง
- ในทำนองเดียวกัน กฎอีกอย่างคือ จะไม่มีคอลัมน์ว่างสมบูรณ์ในฐานข้อมูล
สิ่งที่เกิดขึ้นทันทีที่ Excel พบแถวว่างสมบูรณ์หรือคอลัมน์ว่างสมบูรณ์ คือ มันไม่สามารถรวมแถวหรือคอลัมน์นั้นในฐานข้อมูลได้ สำหรับ Excel ฐานข้อมูลนี้ตอนนี้แบ่งออกเป็นสองส่วน ชุดข้อมูลใหม่ที่แยกจากกันและไม่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าคุณจะวางแผนทำฟังก์ชันใดๆ มันจะไม่ทำงานบนชิ้นส่วนข้อมูลที่ตัดขาดจากกันนี้ ตัวอย่างเช่น สิ่งง่ายๆ เช่น การกรองจะไม่สำเร็จ ตามที่คุณสามารถบอกได้จากประสบการณ์
ขั้นตอนที่ 3: สำรวจสองคำจำกัดความที่จำเป็น
สิ่งต่อไปที่คุณต้องรู้คือ แต่ละแถวแยกต่างหากในฐานข้อมูลเรียกว่า Records (ระเบียน)
ทุกแถวคือ Records เราได้ทำเครื่องหมายบางส่วนที่นี่เพื่อความชัดเจน
นอกจากนี้ คอลัมน์ทั้งหมดนี้คือ Fields (ฟิลด์) หัวเรื่องของคอลัมน์เรียกว่า Field Names (ชื่อฟิลด์)
ดังนั้น StdID, StdName, State, Age, และ Department คือ Field Names ห้าตัวของฐานข้อมูลนี้
ขั้นตอนที่ 4: สร้างตาราง Excel
เพื่อสร้างตาราง ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- ก่อนอื่น ไปที่แท็บ แทรก และคลิกที่คำสั่ง ตาราง
- ต่อไป หน้าต่างชื่อ สร้างตาราง จะปรากฏขึ้น ตอนนี้ เลือกช่วงเซลล์ คือ $B$4:$F$10 โดยลากเคอร์เซอร์อย่างง่าย
- อย่าลืมติ๊กเครื่องหมายก่อนตัวเลือก ตารางของฉันมีหัวเรื่อง
ทันที ตารางถูกสร้างขึ้น ทาด้า!!!
นอกจากนี้ คุณสามารถกรองข้อมูลได้โดยใช้ลูกศรดรอปดาวน์ที่ปรากฏที่หัวเรื่องของแต่ละคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 5: ใช้เครื่องมือฐานข้อมูล
เครื่องมือฐานข้อมูลสามารถช่วยได้กับการวิเคราะห์และการตีความข้อมูลของคุณ คุณควรและควรเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ เครื่องมือฐานข้อมูล
ขั้นตอนที่ 6: ขยายฐานข้อมูล
ตอนนี้ ทุกอย่างพร้อมทำงานแล้ว คุณสามารถเริ่มเพิ่มฟิลด์และระเบียนเพิ่มเติม (คุณเห็นสิ่งที่เราทำที่นี่) ไปยังฐานข้อมูลของคุณ มันพื้นฐานเหมือน ขั้นตอนที่ 1
ขั้นตอนที่ 7: จัดรูปแบบฐานข้อมูลให้เสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดรูปแบบคอลัมน์ฐานข้อมูล มีเครื่องมือมากมายสำหรับจัดรูปแบบเซลล์ในฐานข้อมูล คุณสามารถทำงานกับ สไตล์เซลล์ คุณสามารถใช้สไตล์ภายใต้เมนูดรอปดาวน์ “จัดรูปแบบเป็นตาราง” และคุณสามารถทำงานกับคำสั่งในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ คุณสามารถใช้ รูปแบบตัวเลขกำหนดเอง เทคนิคทั้งหมดเหล่านี้ได้รับการอธิบายในการบรรยายก่อนหน้าของเรา
ดังนั้น นั่นคือมัน! คุณสร้างฐานข้อมูลของคุณเองใน Excel แล้ว (จนกว่าคุณจะเชี่ยวชาญ Access หรือคุณจะหมดพื้นที่และโปรเซสเซอร์ของ Excel)
วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel
บางครั้ง เราต้องค้นหาข้อมูลที่คาดหวังจากแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ เพื่อเหตุผลนั้น เราอาจต้องการฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ซึ่งเราสามารถรับข้อมูลของเราได้อย่างง่ายดาย เพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ คุณต้องทำตามขั้นตอนง่ายๆ บางขั้นตอน
📌 ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น เลือกเซลล์ F5 และเขียนสูตร
การแยกส่วนสูตร:
ฟังก์ชัน SEARCH → โดยทั่วไป มันค้นหาค่าเฉพาะที่คุณต้องการ
ฟังก์ชัน ISNUMBER → เป็นฟังก์ชันตรรกะที่คืนค่า TRUE หากผลลัพธ์ของ ฟังก์ชัน SEARCH เป็นตัวเลข มิฉะนั้น จะคืนค่า False
ฟังก์ชัน FILTER → โดยพื้นฐาน มันกรองค่าผลลัพธ์ตามเกณฑ์ที่คุณต้องการ
- กด ENTER และใช้เครื่องมือ Fill Handle
- จากนั้น ผลลัพธ์ของคุณจะแสดงเหมือนภาพด้านล่าง
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ C4 และไปที่แท็บ ข้อมูล >> เครื่องมือข้อมูล >> ตรวจสอบข้อมูล
- กล่องโต้ตอบจะโผล่ขึ้นมา ชื่อ ตรวจสอบข้อมูล เลือก การตั้งค่า >> จากนั้นเลือก รายการ ในส่วน อนุญาต >> ใส่เซลล์ ที่กรองแล้ว ในกล่อง แหล่งที่มา ดังนั้น ใส่สูตรต่อไปนี้ในกล่อง แหล่งที่มา
- ไปที่ตัวเลือก การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
- ใน การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ยกเลิกติ๊กกล่องชื่อ แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- กด ตกลง
- สุดท้าย ฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ พร้อมสำหรับคุณแล้ว! ตอนนี้ หากคุณพิมพ์ “P” ในเซลล์ B4 คุณจะเห็นชื่อพนักงานเต็ม “Peter” อัตโนมัติ
วิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel ที่อัปเดตอัตโนมัติ
ข้อมูลที่เราป้อนในฐานข้อมูลต้องได้รับการอัปเดตอัตโนมัติ สำหรับสิ่งเหล่านี้ เราจะสร้าง PivotTable สำหรับ ชุดข้อมูลต้นทาง หลังจากเปิดใช้งานคุณสมบัติ รีเฟรช เราสามารถอัปเดตข้อมูลที่ป้อนใหม่ใน PivotTable ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ได้โดยอัตโนมัติ ทำตามขั้นตอนเพื่อทำเช่นนั้น
📌 ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น เลือกข้อมูลทั้งหมดจากเซลล์ ไปที่แท็บ แทรก >> เลือก PivotTable >> จากตาราง/ช่วง
- จะมีการสร้าง PivotTable จากที่นั่น คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการใช้เพื่ออัปเดต
- สุดท้าย คลิกขวาที่เซลล์ใดๆ แล้วเลือกคำสั่ง รีเฟรช และ PivotTable จะอัปเดตข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ หากคุณเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานหลักของคุณ
นอกจากนี้ คุณอาจสำรวจ 4 วิธีอื่นๆ ในการอัปเดต PivotTable
วิธีสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ระบุความสัมพันธ์หลักระหว่างแผ่นงานหลายแผ่นที่แตกต่างกัน ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ช่วยให้เราค้นหาและดึงข้อมูลเฉพาะเจาะจงได้อย่างรวดเร็ว มันสามารถแสดงค่าข้อมูลเดียวกันในหลายวิธีได้
สมมติว่า เรามีฐานข้อมูลสองฐานข้อมูล คือ Database1 และ Database2 Database1 มี ชื่อพนักงาน พร้อม เงินเดือน ของพวกเขา ในขณะที่ Database2 ประกอบด้วย ชื่อพนักงาน พร้อม ตำแหน่ง ของพวกเขา ตอนนี้ เราต้องการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ระหว่างสองฐานข้อมูลโดยอิงจากฟิลด์ Employee โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำเช่นนั้น
📌 ขั้นตอน:
- เริ่มต้น เลือกช่วงทั้งหมดจาก Dataset2
- จากนั้น ไปที่แท็บ แทรก >> PivotTable >> จากตาราง/ช่วง
- หลังจากนั้น ไปที่แผ่นงานอีกแผ่นหนึ่งชื่อ Dataset1 และสร้างตารางที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้
หมายเหตุ: คุณสามารถใช้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ CTRL + T สำหรับการสร้างตาราง
- จากนั้น จะมี PivotTable ปรากฏขึ้น และคุณต้องเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น ที่นี่ เราเลือกคอลัมน์ Designation และ Salary จากแผ่นงานที่ต่างกัน
- หลังจากเลือกข้อมูล คลิกที่ตัวเลือก CREATE ภายใต้ All ในกล่องโต้ตอบ PivotTable Fields
- สุดท้าย ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ของเราจะถูกสร้างขึ้น ตามที่คุณเห็นในภาพด้านล่าง
ส่วนฝึกปฏิบัติ
เราได้จัดหาส่วนฝึกปฏิบัติบนแต่ละแผ่นทางด้านขวาสำหรับการฝึกของคุณ โปรดทำด้วยตัวเอง
สรุป
นั่นคือทั้งหมดเกี่ยวกับเซสชันวันนี้ และนี่คือขั้นตอนง่ายๆ บางอย่างเกี่ยวกับวิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็น หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ สำหรับความเข้าใจที่ดีขึ้น โปรดดาวน์โหลดแผ่นฝึกปฏิบัติ เยี่ยมชมเว็บไซต์ Exceldemy ผู้ให้บริการโซลูชัน Excel แบบครบวงจร เพื่อค้นหาวิธี Excel ที่หลากหลาย ขอบคุณสำหรับความอดทนในการอ่านบทความนี้
