Microsoft Teams คืออะไรและทำงานอย่างไร

Microsoft Teams เป็นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบกลุ่มที่สามารถใช้เพื่อช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันจากระยะไกลได้ คุณสามารถค้นหาแชท แฮงเอาท์วิดีโอ และเครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่นๆ ภายในแอป เราจะอธิบายคุณลักษณะที่ใหญ่ที่สุดทั้งหมดเพื่อให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรใช้หรือไม่

คุณสามารถใช้ Microsoft Teams ได้ฟรี แม้ว่าทีมขนาดใหญ่จะชำระเงินต่อผู้ใช้ด้วย Microsoft 365 Business เพื่อเข้าถึง Teams ควบคู่ไปกับแอป Office 365 ทั้งหมด

Microsoft Teams คืออะไรและมีคุณลักษณะอะไรบ้าง

หัวใจสำคัญของสิ่งนี้ Microsoft Teams ช่วยให้คุณทำงานออนไลน์กับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพควบคู่ไปกับ Microsoft Office หรือแอปที่ผสานรวมอื่นๆ คุณยังใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ ได้ เช่น การประชุมทีม การโทรส่วนตัว และอื่นๆ ซึ่งเราจะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง

การประชุมและการโทร

ด้วย Microsoft Teams Meetings คุณสามารถโฮสต์หรือเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย และกำหนดจังหวะในการนำเสนอการประชุม ซึ่งหมายความว่าไม่ว่าคุณต้องการแชทแบบตัวต่อตัวหรือต้องการจัดการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมมากถึง 10,000 คน สามารถทำได้โดยสมบูรณ์จากฟีเจอร์การประชุมของ Microsoft Team

คุณเริ่มต้นด้วยการตั้งค่าการประชุมและกำหนดเวลาและวันที่ จากนั้นคุณสามารถส่งคำเชิญไปยังบุคคลที่คุณต้องการเข้าร่วมล่วงหน้า เมื่อถึงเวลาประชุม คุณสามารถคลิกเพื่อเริ่มการประชุมได้ทันที และทุกคนที่ได้รับคำเชิญจะสามารถเข้าร่วมได้

คุณยังสามารถส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมให้กับผู้ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมของคุณ ผู้ที่อยู่ในการประชุมสามารถสนทนาผ่านเสียง วิดีโอ หรือข้อความ และส่งไฟล์ให้กันได้ การแชร์หน้าจอก็มีให้เช่นกัน

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง คุณจะสามารถแชร์การบันทึกและบันทึกการประชุมระหว่างกัน และติดตามผลในการแชทของการประชุมเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม

แชท การทำงานร่วมกัน และการแชร์ไฟล์

แม้ว่าการประชุมจะเป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการวางแผนสำหรับอนาคตหรือให้ทุกคนทำงานได้อย่างรวดเร็ว เวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันส่วนใหญ่ของคุณจะเกิดขึ้นภายในช่องทางการแชทของทีม เจ้าของทีมสามารถสร้างแชนเนลการแชทแยกกัน ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถสนทนาในส่วนที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น

ในแต่ละช่องแชท สมาชิกในทีมสามารถใช้ @mention คำสั่งเพื่อกล่าวถึงผู้ใช้รายอื่น แชร์ลิงก์ไปยังเอกสาร Microsoft Office เพื่อทำงานร่วมกัน หรือแบ่งปันเนื้อหาอื่นๆ เช่น รูปภาพ วิดีโอ หรือไฟล์แนบ ข้อความแชททั้งหมดจะถูกจัดเก็บออนไลน์ และคุณสามารถค้นหาการสนทนาที่ผ่านมาหรือบุ๊กมาร์กข้อความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว

ยิ่งไปกว่านั้น สมาชิก Microsoft Team แต่ละคนสามารถสนทนาส่วนตัวและโทรกับสมาชิกคนอื่นๆ ใน Microsoft Teams ได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำงานร่วมกันในช่องทางการแชทหลักสำหรับทีมของคุณและเข้าถึงผู้อื่นเป็นรายบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะมากขึ้น

แอปที่ผสานรวมและฟังก์ชันการทำงานของบุคคลที่สาม

Microsoft Teams ยังอนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มบอทหรือการรวมแอพในทีมของพวกเขา ตัวอย่างเช่น แอป Microsoft Team Trello จะเพิ่มแท็บใหม่ภายในทีมของคุณ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าภายใน Trello

Microsoft Teams สามารถจัดการแฮงเอาท์วิดีโอได้ด้วยตัวเอง แต่ถ้าคุณต้องการติดต่อใครซักคนผ่าน Zoom คุณยินดีที่จะได้ยินว่าการผสานการทำงานกับ Zoom ทำให้สิ่งนี้ทำได้ง่ายมากโดยไม่ต้องออกจาก Microsoft Teams แต่อย่างใด

หรือสิ่งที่เกี่ยวกับฟรีแฮนด์? ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้ในทีมของคุณสามารถเข้าถึงไวท์บอร์ดเสมือนในระหว่างการแชทหรือการประชุม ซึ่งสามารถขีดข่วนได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการใส่คำอธิบายประกอบรูปภาพหรืออธิบายรายละเอียดสำหรับการประชุมขนาดใหญ่

มีการผสานการทำงานกับ Microsoft Teams นับไม่ถ้วน ซึ่งเหมาะสำหรับการทำให้ชีวิตการทำงานร่วมกันของคุณง่ายขึ้น คุณสามารถสร้างแอปแบบกำหนดเองสำหรับ Microsoft Teams โดยเฉพาะได้ ด้วยวิธีนี้ หากคุณมีทีมใหญ่แต่ต้องการฟังก์ชันเฉพาะ คุณสามารถจ้างนักพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อสร้างคุณลักษณะให้กับคุณได้

คุณเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Teams ได้อย่างไร

การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Teams นั้นง่ายมาก มาดูวิธีการสร้างทีมของคุณเองกัน หลังจากนั้น เราจะอธิบายวิธีเข้าร่วมทีม

1. ขั้นแรก คุณต้องไปที่เว็บไซต์สมัครใช้งาน Microsoft Teams และลงทะเบียนฟรี หากคุณมีบัญชี Microsoft อยู่แล้ว คุณสามารถเข้าสู่ระบบได้ 
2. ทำตามขั้นตอนเพื่อตั้งค่าทีมของคุณ
3. ถัดไป คลิกดาวน์โหลดแอป Windows ปุ่มเมื่อได้รับแจ้ง หรือไปที่หน้าดาวน์โหลด
4. เรียกใช้โปรแกรมติดตั้งสำหรับ Microsoft Teams จากนั้นเมื่อเปิดขึ้น ให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ คลิกต่อไป เมื่อได้รับข้อความต้อนรับสู่ทีม

5. คุณจะได้รับลิงก์ที่คุณสามารถแชร์กับผู้อื่นเพื่อเชิญพวกเขาเข้าร่วมทีมของคุณ ระบบจะส่งอีเมลถึงคุณด้วย ดังนั้นคุณจึงจะใช้งานได้ในภายหลังเมื่อใดก็ได้

6. คลิก รับทราบ แล้วเข้าสู่กระบวนการปฐมนิเทศ คุณจะมีคำแนะนำเครื่องมือมากมายที่จะอธิบายวิธีการทำงานของช่อง แชท และการประชุม จดแท็บทางด้านซ้าย ใช้เพื่อสลับระหว่างทีม การแจ้งเตือน ไฟล์ และการสนทนาส่วนตัวอย่างรวดเร็ว

7. หากคุณต้องการเข้าร่วมทีม โปรดขอคำเชิญจากสมาชิกในทีมและไปที่ลิงก์ในเบราว์เซอร์ของคุณ ป้อนรายละเอียดของคุณหากจำเป็น จากนั้นคลิกส่งคำขอ . เมื่อคำขอได้รับการอนุมัติแล้ว คุณสามารถเข้าสู่ระบบ Microsoft Teams และคุณจะสามารถคลิกกล่องดรอปดาวน์เพื่อเลือกทีมที่คุณได้รับเชิญ

Microsoft Teams เป็นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันในทีมที่ดีเพียงตัวเดียวหรือไม่

มีแอปการทำงานร่วมกันในทีมนับไม่ถ้วน แต่มีเพียงไม่กี่แอปที่ได้รับการพิจารณาว่าเป็นคู่แข่งของ Microsoft Teams

สำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ Microsoft Teams จะเพียงพอสำหรับการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ถ้าคุณสนใจที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับทางเลือกอื่นที่เป็นไปได้ คู่แข่งรายใหญ่ที่สุดของ Microsoft Teams ก็คือ Slack มีแอปการทำงานร่วมกันในทีมที่ยอดเยี่ยมอื่นๆ ด้วยเช่นกัน หากแอปนี้ไม่ได้ผล