Microsoft Teams คืออะไร และทำงานอย่างไร

Microsoft Teams เป็นซอฟต์แวร์ร่วมมือกลุ่มที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันจากระยะไกลได้ คุณจะพบแชท โทรวิดีโอ และเครื่องมือร่วมมืออื่นๆ ภายในแอป เราจะอธิบายฟีเจอร์หลักทั้งหมด เพื่อคุณตัดสินใจว่าคุ้มค่าที่จะใช้หรือไม่

คุณสามารถใช้ Microsoft Teams ฟรีได้ แม้ทีมขนาดใหญ่ก็จ่ายต่อผู้ใช้กับ Microsoft 365 Business เพื่อเข้าถึง Teams พร้อมแอป Office 365 ทั้งหมด

Microsoft Teams คืออะไร และมีฟีเจอร์อะไรบ้าง

หัวใจของ Microsoft Teams คือช่วยให้คุณทำงานออนไลน์ร่วมกับผู้อื่นพร้อม Microsoft Office หรือแอปที่ผสานรวมอื่นๆ คุณยังใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การประชุมทีม การโทรส่วนตัว และอื่นๆ ที่เราจะอธิบายรายละเอียดด้านล่าง

Meetings & Calling (การประชุมและการโทร)

ด้วย Microsoft Teams Meetings คุณจัดหรือเข้าร่วมประชุมออนไลน์ได้ง่าย และตั้งค่าวิธีการนำเสนอการประชุม หมายความว่าไม่ว่าคุณจะต้องการแชท 1 ต่อ 1 หรือจัดประชุมใหญ่ถึง 10,000 ผู้เข้าร่วม ก็ทำได้จากฟีเจอร์ Meetings ของ Microsoft Teams

เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าประชุม กำหนดเวลาและวันที่ ส่งคำเชิญให้ผู้ที่ต้องการเข้าร่วมล่วงหน้า เมื่อถึงเวลา คลิกเริ่มประชุมทันที ทุกคนที่ได้รับคำเชิญจะเข้าร่วมได้ทันที

ผู้เข้าร่วมสามารถแชทด้วยเสียง วิดีโอ หรือข้อความ และส่งไฟล์ให้กัน แชร์หน้าจอก็พร้อมใช้งาน

เมื่อประชุมจบ คุณสามารถแชร์บันทึกเสียง/วิดีโอและบันทึกการประชุม และติดตามต่อในแชทการประชุมเพื่อข้อมูลเพิ่มเติม

Chat, Work Collaboration, & File Sharing (แชท การทำงานร่วมกัน และการแชร์ไฟล์)

ในขณะที่การประชุมเป็นสถานที่ดีสำหรับวางแผนอนาคตหรืออัปเดตทุกคน ส่วนใหญ่ของเวิร์กโฟลว์ร่วมมือจะเกิดขึ้นในช่องแชททีม เจ้าของทีมสร้างช่องแชทแยกได้ง่าย ทำให้ผู้ใช้เก็บการสนทนาในพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง

ในแต่ละช่องแชท สมาชิกทีมใช้คำสั่ง @mention เพื่อแท็กผู้ใช้อื่น แชร์ลิงก์เอกสาร Microsoft Office เพื่อทำงานร่วมกัน หรือแชร์เนื้อหาอื่นๆ เช่น รูปภาพ วิดีโอ หรือไฟล์แนบ ข้อความแชททั้งหมดจัดเก็บออนไลน์ คุณค้นหาการสนทนาย้อนหลังหรือบุ๊กมาร์กข้อความสำคัญได้เร็ว

นอกจากนี้ สมาชิก Microsoft Teams แต่ละคนสามารถแชทส่วนตัวและโทรกับสมาชิกคนอื่นได้ ทำให้ทำงานร่วมกันในช่องแชทหลักของทีม และติดต่อคนอื่นเป็นรายบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะเจาะจง

Integrated Apps & Third Party Functionality (แอปผสานรวมและฟังก์ชันบุคคลที่สาม)

Microsoft Teams อนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มบอทหรือการผสานรวมแอปเข้าไปในทีม เช่น แอป Microsoft Teams Trello จะเพิ่มแท็บใหม่ในทีมของคุณ ใช้ติดตามความคืบหน้าใน Trello

Microsoft Teams จัดการโทรวิดีโอได้เอง แต่หากต้องการติดต่อผ่าน Zoom การผสานรวม Zoom ทำให้ง่ายมากโดยไม่ต้องออกจาก Microsoft Teams

Freehand อีกตัวอย่าง: สมาชิกในทีมเข้าถึงกระดานไวท์บอร์ดเสมือนระหว่างแชทหรือ Meetings สำหรับเขียนวาด ใช้สำหรับทำเครื่องหมายรูปภาพหรืออธิบายรายละเอียดในประชุมใหญ่

มีการผสานรวม Microsoft Teams จำนวนมาก และเหมาะสำหรับทำให้ชีวิตการทำงานร่วมกันง่ายขึ้น สามารถสร้างแอปก้อนเองสำหรับ Microsoft Teams ได้ หากทีมใหญ่แต่ต้องการฟังก์ชันเฉพาะ สามารถจ้างนักพัฒนาสร้างฟีเจอร์ให้

เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Teams อย่างไร

เริ่มต้นใช้ Microsoft Teams ง่ายมาดูวิธีสร้างทีมของคุณเอง แล้วค่อยอธิบายวิธีเข้าร่วมทีม

1. ไปที่เว็บไซต์สมัคร Microsoft Teams สมัครฟรี หากมีบัญชี Microsoft อยู่แล้ว ล็อกอินได้เลย
2. ผ่านขั้นตอนตั้งค่าทีม
3. คลิก Download the Windows app เมื่อพรอมป์ หรือไปหน้าดาวน์โหลด
4. รันติดตั้ง Microsoft Teams แล้วเมื่อเปิด ล็อกอินบัญชี Microsoft ที่สร้างไว้ คลิก Continue เมื่อมีข้อความ Welcome To Teams
5. จะได้ลิงก์ที่แชร์ได้เพื่อเชิญคนอื่นเข้าทีม จะส่งอีเมลมาด้วย ใช้ได้ตลอดเวลา
6. คลิก Got It แล้วผ่านกระบวนการ Onboarding จะมี tooltip หลายอันอธิบาย channels, chat, meetings จดบันทึกแท็บด้านซ้าย – ใช้สลับระหว่างทีม การแจ้งเตือน ไฟล์ และการสนทนาส่วนตัว
7. หากต้องการเข้าร่วมทีม ขอคำเชิญจากสมาชิกทีม เปิดลิงก์ในเบราว์เซอร์ ป้อนรายละเอียดหากต้องการ คลิก Send request เมื่ออนุมัติแล้ว ล็อกอิน Microsoft Teams คลิกดรอปดาวน์เลือกทีมที่ได้รับเชิญ

Microsoft Teams เป็นซอฟต์แวร์ร่วมมือทีมที่ดีเพียงตัวเดียวหรือไม่

มีแอปร่วมมือทีมมากมาย แต่มีเพียงไม่กี่ตัวที่มักถูกพิจารณาเป็นคู่แข่ง Microsoft Teams

สำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ Microsoft Teams จะเพียงพอสำหรับการร่วมมือได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่หากสนใจทางเลือกอื่น คู่แข่งใหญ่ที่สุดคือ Slack มีแอปร่วมมือทีมดีอื่นๆ อีกหากทั้งคู่นี้ไม่ตรงใจ