เมื่อทำงานใน Microsoft Excel คุณอาจพบว่าข้อมูลยากต่อการติดตาม ชุดข้อมูลกระจายอยู่ในชีตแยก Pivot Tables และอื่นๆ คุณไม่จำเป็นต้องใช้ Worksheet หลายชีตหรือไฟล์ Excel หลายไฟล์เสมอไป โดยเฉพาะหากทำงานเป็นทีม
เพื่อช่วยจัดระเบียบข้อมูล คุณสามารถรวมข้อมูลใน Excel ได้ คุณสามารถรวม Worksheet จากไฟล์แยก รวมไฟล์ Excel หลายไฟล์เป็นไฟล์เดียว หรือใช้ฟีเจอร์ Consolidate เพื่อรวมข้อมูลแทน
นี่คือวิธีรวมไฟล์และข้อมูล Excel ด้วยวิธีเหล่านี้
วิธีย้ายหรือคัดลอก Worksheet เดียวใน Excel
ไฟล์ Excel ทั่วไปแบ่งเป็นชีตต่างๆ (หรือ Worksheets) แสดงเป็นแท็บด้านล่างหน้าต่าง Excel พวกมันทำงานเหมือนหน้า ให้คุณกระจายข้อมูลข้ามหลายชีตในไฟล์เดียว
คุณสามารถย้ายหรือคัดลอก Worksheet ระหว่างไฟล์ Excel ต่างๆ (หรือไฟล์เดียวกัน หากต้องการทำซ้ำชุดข้อมูล)
- เริ่มต้น เปิดไฟล์ Excel (หรือหลายไฟล์) ในหน้าต่างเปิดของไฟล์ Excel ที่ต้องการคัดลอกจาก คลิก Worksheet ที่ต้องการเลือกด้านล่างหน้าต่าง Excel เลือกหลายชีตได้โดยถือ Shift คลิกแท็บชีตแต่ละอัน
- เพื่อเริ่มย้ายหรือคัดลอกชีต กดแท็บ Home บนริบบอนด้านบน
- จากนั้นคลิก Format > Move or Copy Sheet
- ในกล่อง Move or Copy เลือกไฟล์ Excel ที่ต้องการย้ายหรือคัดลอกไปจากดรอปดาวน์ To Box เลือกตำแหน่งวางชีตในส่วน Before Sheet โดยค่าเริ่มต้น Excel จะย้ายชีต – คลิกเช็กบอกซ์ Create a copy หากต้องการคัดลอกแทน คลิก OK เพื่อย้ายหรือคัดลอก Worksheet เมื่อพร้อม
Worksheet ที่เลือกจะถูกย้ายหรือคัดลอกตามต้องการ แม้จะไม่ได้รวมเข้าด้วยกันโดยสมบูรณ์
วิธีรวมไฟล์ Excel หลายไฟล์เข้าด้วยกัน
คุณสามารถใช้เครื่องมือ Move or Copy Sheet ใน Excel เพื่อรวมข้อมูลในหลายไฟล์ Excel ได้ โดยเลือก Worksheet ทั้งหมดที่ใช้งานอยู่ในไฟล์ แล้วรวมเข้าไฟล์เป้าหมายเดียว ทำซ้ำสำหรับหลายไฟล์
- เปิดไฟล์ Excel ในหน้าต่างเปิดของไฟล์ Excel ที่ต้องการย้ายหรือคัดลอกเข้าไฟล์อื่น เลือกแท็บชีตทั้งหมดด้านล่างหน้าต่าง โดยถือ Shift คลิกแท็บชีตแต่ละอัน
- กด Home > Format > Move or Copy Sheet จากริบบอน
- ในกล่อง Move or Copy เลือกไฟล์ Excel เป้าหมายจากดรอปดาวน์ To Box เลือกตำแหน่งวางชีตที่รวมใน Before sheet หากต้องการเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ กด Create a copy เพื่อคัดลอกชีตแทนการย้าย แล้วกด OK เริ่มย้ายหรือคัดลอก
หากมีไฟล์ Excel มากกว่าหนึ่งไฟล์ คุณต้องทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้เพื่อรวมเข้าด้วยกันเป็นไฟล์เดียว
ใช้เครื่องมือ Consolidate รวมข้อมูลใน Excel
ใช้วิธีข้างต้น ย้ายและคัดลอกชีตระหว่างไฟล์ Excel ต่างๆ ได้ แต่ข้อมูลยังแยกอยู่ในชีตต่างๆ ไม่ได้รวมกันจริง
เพื่อแก้ปัญหานี้ ใช้เครื่องมือ Consolidate ใน Excel รวมข้อมูลตัวเลขจากหลาย Worksheet เข้า Worksheet ใหม่เพียงชีตเดียว น่าเสียดายที่วิธีนี้ไม่ทำงานกับเซลล์ที่เป็นข้อความ – คุณต้อง Cut และ Paste เอง หรือสร้างสคริป्ट VBA ใน Excel ทำให้
เพื่อให้ทำงานได้ ข้อมูลต้องนำเสนอในลักษณะเดียวกันข้ามชีต พร้อมฉลากหัวตารางตรงกัน ต้องลบข้อมูลว่าง (เช่น เซลล์ว่าง) ออกจากข้อมูลก่อนเริ่ม
- เปิดไฟล์ Excel และในไฟล์ Excel เป้าหมายสำหรับรวมข้อมูล สร้าง Worksheet ใหม่โดยกดปุ่ม + (plus) ข้างแท็บชีตด้านล่าง
- ใน Worksheet ใหม่ กด Data > Consolidate
- ในหน้าต่าง Consolidate ตรวจสอบว่า Sum ถูกเลือกในดรอปดาวน์ Function คลิกปุ่มข้างกล่อง Reference เริ่มเลือกชุดข้อมูลแรก – ข้อมูลที่ต้องการรวม สามารถพิมพ์อ้างอิงช่วงเซลล์เองได้
- เพื่อเลือกข้อมูลด้วยเมาส์ คลิกชีตที่มี Worksheet เมื่อกล่อง Consolidate – Reference มองเห็นได้ เลือกข้อมูล แล้วกด Insert
- ช่วงเซลล์จะปรากฏในกล่อง Reference คลิก Add เพื่อเพิ่มเข้า All References
- ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเลือกชุดข้อมูลเพิ่มเติม คลิก Add เพิ่มแต่ละชุด หากข้อมูลมีฉลากคอลัมน์หรือแถว ให้แน่ใจว่าถูกประมวลผลถูกต้องโดยติ๊ก Top row หรือ Left column ในส่วน Use labels
- หากต้องการแก้ไขข้อมูลใน Worksheet แยกต้นฉบับต่อไป ติ๊ก Create links to source data จะทำให้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับสะท้อนในชีตที่รวมภายหลัง
- เมื่อพร้อมรวมข้อมูลเป็นชีตเดียว กด OK
- ข้อมูลที่รวมจะปรากฏ พร้อมเมนูตัวเลือกข้างฉลากแถว เพื่อสลับมุมมองข้อมูลต่างๆ – คลิกตัวเลือกเหล่านี้ (เช่น ปุ่ม 1) เพื่อซ่อนหรือแสดงข้อมูลที่รวมบางส่วนหรือทั้งหมด
หากเลือกสร้างลิงก์ไปข้อมูลต้นฉบับ Worksheet ใหม่จะทำงานเหมือนเวอร์ชัน鏡像ของชีตและไฟล์แยก ไม่เช่นนั้น ข้อมูลจะถูกคัดลอกเข้าไปในชีตนี้เพื่อแก้ไขโดยตรง
การใช้ข้อมูล Excel ที่รวมแล้ว
ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจรวมข้อมูลใน Excel เป็นชีตเดียวหรือไฟล์เดียว หรือกระจายงานข้ามหลายไฟล์ เคล็ดลับเหล่านี้ควรช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ เมื่อพร้อม คุณสามารถแชร์ไฟล์ Excel กับผู้อื่นเพื่อร่วมมือและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นทีม
หากกังวลเรื่องการติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่รวม ไม่ต้องกังวล – คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel ได้ง่ายด้วยฟีเจอร์ติดตามในตัว
แจ้งเคล็ดลับการวิเคราะห์ข้อมูล Excel ของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
