ไฟล์ข้อมูลแบบข้อความเป็นหนึ่งในวิธีที่พบบ่อยที่สุดในการจัดเก็บข้อมูลโลกนี้ เนื่องจากไฟล์ข้อความโดยทั่วไปใช้พื้นที่น้อยและจัดเก็บง่ายที่สุด โชคดีที่การนำเข้า CSV (comma separated values) หรือ TSV (tab separated values) เข้า Microsoft Excel ทำได้ง่ายมาก
หากต้องการนำเข้า CSV หรือ TSV เข้า Worksheet Excel คุณต้องรู้เฉพาะว่าข้อมูลในไฟล์ถูกแยกอย่างไร ไม่จำเป็นต้องรู้รายละเอียดข้อมูล ยกเว้นต้องการจัดรูปแบบค่าเหล่านั้นเป็นสตริง ตัวเลข เปอร์เซ็นต์ และอื่นๆ
วิธีนำเข้าไฟล์ CSV เข้า Worksheet Excel
ก่อนนำเข้าไฟล์ CSV เข้า Worksheet Excel คุณต้องยืนยันก่อนว่าไฟล์ข้อมูลเป็น comma separated จริงๆ (หรือที่รู้จักว่า comma-delimited)
ตรวจสอบว่าเป็นไฟล์ Comma Separated
เปิด Window Explorer ไปที่ไดเรกทอรีที่เก็บไฟล์ เลือกเมนู View ตรวจสอบว่า Preview pane ถูกเลือก
จากนั้นเลือกไฟล์ที่เชื่อว่ามีข้อมูล comma separated คุณควรเห็นคอมมาระหว่างแต่ละชิ้นของข้อมูลในไฟล์ข้อความ
ตัวอย่างด้านล่างมาจากชุดข้อมูลรัฐบาล ที่มีผลคะแนน SAT College Board นักศึกษาปี 2010
เห็นได้ว่าแถวแรกคือแถวหัวข้อ แต่ละฟิลด์คั่นด้วยคอมมา ทุกแถวหลังจากนั้นคือแถวข้อมูล แต่ละจุดข้อมูลคั่นด้วยคอมมา
นี่คือตัวอย่างไฟล์ที่มีค่าคั่นด้วยคอมมา ตอนนี้คุณยืนยันรูปแบบข้อมูลต้นทางแล้ว พร้มนำเข้าสู่ Worksheet Excel
นำเข้าไฟล์ CSV เข้า Worksheet ของคุณ
เพื่อนำเข้าไฟล์ CSV ต้นทางเข้า Worksheet Excel ให้เปิด Worksheet ว่าง
- เลือก Data จากเมนู
- เลือก Get Data จากกลุ่ม Get & Transform Data บนริบบอน
- เลือก From File
- เลือก From Text/CSV
หมายเหตุ: ทางเลือกอื่น คุณสามารถเลือก From Text/CSV โดยตรงบนริบบอนได้
จะเปิดตัว瀏覽ไฟล์ ไปที่ไฟล์ CSV เลือก และคลิก Import
จะเปิด Data Import Wizard Excel วิเคราะห์ข้อมูลเข้า และตั้งค่ากล่องดรอปดาวน์ทั้งหมดตามรูปแบบไฟล์ข้อมูลเข้า โดยอิง 200 แถวแรก
คุณสามารถปรับการวิเคราะห์นี้ได้โดยเปลี่ยนการตั้งค่าต่อไปนี้:
- File Origin: หากไฟล์เป็นประเภทข้อมูลอื่น เช่น ASCII หรือ UNICODE สามารถเปลี่ยนที่นี่
- Delimiter: หากใช้เซมิคอลอนหรือช่องว่างเป็นตัวคั่นทางเลือก สามารถเลือกที่นี่
- Data Type Detection: บังคับให้ Excel วิเคราะห์จากชุดข้อมูลทั้งหมด แทนที่จะเป็นแค่ 200 แถวแรก
เมื่อพร้มนำเข้าข้อมูล คลิก Load ล่างหน้าต่าง จะนำชุดข้อมูลทั้งหมดเข้า Worksheet Excel ว่างของคุณ
เมื่อมีข้อมูลใน Worksheet Excel แล้ว คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูล จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ หรือใช้ฟังก์ชัน Excel กับข้อมูลได้
นำเข้าไฟล์ CSV เข้า Element Excel อื่นๆ
Worksheet ไม่ใช่เพียงอย่างเดียวที่นำเข้า CSV ได้ ในหน้าต่างสุดท้าย หากเลือก Load To แทน Load จะเห็นรายการตัวเลือกอื่นๆ
ตัวเลือกในหน้าต่างนี้รวมถึง:
- Table: ค่าเริ่มต้น นำเข้าข้อมูลเข้า Worksheet ว่างหรือมีอยู่
- PivotTable Report: นำข้อมูลเข้า Pivot Table รายงาน สรุปชุดข้อมูลเข้า
- PivotChart: แสดงข้อมูลในแผนภูมิสรุป เช่น แผนภูมิแท่ง หรือพาย
- Only Create Connection: สร้างการเชื่อมต่อกับไฟล์ข้อมูลภายนอก ใช้ภายหลังสร้างตารางหรือรายงานบน Worksheet หลายชีต
ตัวเลือก PivotChart อันทรงพลัง มันข้ามขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลในตารางและเลือกฟิลด์สร้างแผนภูมิหรือกราฟ ในขั้นตอนนำเข้าข้อมูล คุณเลือกฟิลด์ ฟิลเตอร์ Легенด และข้อมูลแกนเพื่อสร้างกราฟิกในขั้นตอนเดียว
เห็นได้ว่ามีความยืดหยุ่นสูงในการนำเข้า CSV เข้า Worksheet Excel
วิธีนำเข้าไฟล์ TSV เข้า Worksheet Excel
ถ้าไฟล์เข้าเป็น tab delimited แทน comma delimited กระบวนการส่วนใหญ่เหมือนส่วนก่อนหน้า แต่คุณต้องใช้กล่องดรอปดาวน์ Delimiter เลือก Tab
จำไว้ว่าเวลาบราวเซอร์หาไฟล์ข้อมูล Excel จะสมมติว่าคุณหา *.csv ในหน้าต่าง File Browser จำได้ว่าเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็น All Files (*.*) เพื่อเห็นไฟล์ *.tsv
เมื่อเลือก Delimiter ถูกต้อง การนำเข้าข้อมูลเข้า Worksheet Excel, PivotChart หรือ Pivot Report ทำงานเหมือนกันทุกประการ
การทำงานของ Transform Data
ในหน้าต่าง Import Data หากเลือก Transform Data แทน Load จะเปิดหน้าต่าง Power Query Editor
หน้าต่างนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกว่า Excel แปลงข้อมูลที่นำเข้าโดยอัตโนมัติอย่างไร นี่คือที่ที่คุณปรับแต่งได้ว่าข้อมูลจะถูกแปลงระหว่างการนำเข้าอย่างไร
หากเลือกคอลัมน์ใน Editor นี้ คุณจะเห็นประเภทข้อมูลที่ถือว่าเป็นภายใต้ส่วน Transform บนริบบอน
ในตัวอย่างด้านล่าง คุณเห็นว่า Excel สมมติว่าคุณต้องการแปลงข้อมูลในคอลัมน์นั้นเป็นรูปแบบ Whole Number
คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยเลือกลูกศรลงข้างประเภทข้อมูล และเลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการ
คุณยังสามารถเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่ใน Editor นี้ได้ โดยเลือกคอลัมน์และลากไปตำแหน่งที่ต้องการใน Worksheet
หากไฟล์ข้อมูลเข้าไม่มีแถวหัวข้อ คุณสามารถเปลี่ยน Use First Row as Headers เป็น Use Headers as First Row
ปกติคุณไม่ควรต้องใช้ Power Query Editor เนื่องจาก Excel วิเคราะห์ไฟล์ข้อมูลเข้าได้ดีมาก
อย่างไรก็ตาม หากไฟล์ข้อมูลเหล่านั้นไม่สม่ำเสมอในรูปแบบข้อมูล หรือคุณต้องการจัดระเบียบใหม่ว่าข้อมูลจะปรากฏใน Worksheet อย่างไร Power Query Editor จะช่วยคุณได้
ข้อมูลของคุณอยู่ในฐานข้อมูล MySQL? เรียนรู้วิธีเชื่อมต่อ Excel กับ MySQL เพื่อนำเข้าข้อมูล หากข้อมูลอยู่ในไฟล์ Excel อื่น ยังมีวิธีรวมข้อมูลในหลายไฟล์ Excel เป็นไฟล์เดียว
