ไฟล์ข้อมูลแบบข้อความเป็นวิธีหนึ่งในการจัดเก็บข้อมูลในโลกปัจจุบัน เนื่องจากไฟล์ข้อความโดยทั่วไปจะใช้พื้นที่สุดท้ายและจัดเก็บได้ง่ายที่สุด โชคดีที่การแทรกไฟล์ CSV (ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) หรือ TSV (ค่าที่คั่นด้วยแท็บ) ลงใน Microsoft Excel ทำได้ง่ายมาก
ถ้าคุณต้องการแทรก CSV หรือ TSV ลงในเวิร์กชีต Excel คุณเพียงแค่ต้องทราบวิธีการแยกข้อมูลในไฟล์โดยเฉพาะ คุณไม่จำเป็นต้องทราบรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูล เว้นแต่ว่าคุณต้องการจัดรูปแบบค่าเหล่านั้นใหม่เป็นสตริง ตัวเลข เปอร์เซ็นต์ และอื่นๆ
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีแทรกไฟล์ CSV หรือ TSV ลงในเวิร์กชีต Excel และวิธีจัดรูปแบบข้อมูลใหม่ในกระบวนการนำเข้า เพื่อประหยัดเวลา
วิธีการแทรกไฟล์ CSV ลงในเวิร์กชีต Excel
ก่อนที่คุณจะสามารถแทรกไฟล์ CSV ลงในเวิร์กชีต Excel ของคุณได้ คุณต้องยืนยันว่าไฟล์ข้อมูลนั้นคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคจริงๆ (หรือที่เรียกว่า “คั่นด้วยจุลภาค”)
ตรวจสอบว่าเป็นไฟล์ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด Window Explorer และไปที่ไดเร็กทอรีที่เก็บไฟล์ไว้ เลือก มุมมอง เมนูและตรวจสอบให้แน่ใจว่า บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ถูกเลือก
จากนั้นเลือกไฟล์ที่คุณเชื่อว่ามีข้อมูลที่คั่นด้วยจุลภาค คุณควรเห็นเครื่องหมายจุลภาคระหว่างข้อมูลแต่ละส่วนในไฟล์ข้อความ
ตัวอย่างด้านล่างมาจากชุดข้อมูลของรัฐบาลที่มีผลคะแนนนักเรียน SAT College Board ปี 2010
อย่างที่คุณเห็น บรรทัดแรกคือบรรทัดส่วนหัว แต่ละช่องคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ทุกบรรทัดหลังจากนั้นคือบรรทัดข้อมูล โดยแต่ละจุดข้อมูลคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
นี่คือตัวอย่างลักษณะของไฟล์ที่มีค่าคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เมื่อคุณได้ยืนยันการจัดรูปแบบของข้อมูลต้นฉบับแล้ว คุณก็พร้อมที่จะแทรกลงในเวิร์กชีต Excel ของคุณ
แทรกไฟล์ CSV ลงในเวิร์กชีตของคุณ
หากต้องการแทรกไฟล์ข้อมูล CSV ต้นทางลงในเวิร์กชีต Excel ให้เปิดเวิร์กชีตเปล่า
- เลือก ข้อมูล จากเมนู
- เลือก รับข้อมูล จากกลุ่ม Get &Transform Data บนริบบอน
- เลือก จากไฟล์
- เลือก จากข้อความ/CSV
หมายเหตุ:คุณสามารถเลือกจากข้อความ/CSV บนริบบอนได้โดยตรง หรือมิฉะนั้น คุณสามารถเลือกจากข้อความ/CSV ได้โดยตรง
ซึ่งจะเป็นการเปิดไฟล์เบราว์เซอร์ เรียกดูตำแหน่งที่คุณจัดเก็บไฟล์ CSV เลือก แล้วเลือกนำเข้า .
ซึ่งจะเปิดวิซาร์ดการนำเข้าข้อมูล Excel วิเคราะห์ข้อมูลขาเข้าและตั้งค่ากล่องดรอปดาวน์ทั้งหมดตามรูปแบบของไฟล์ข้อมูลที่ป้อน โดยยึดตาม 200 แถวแรก
คุณปรับการวิเคราะห์นี้ได้โดยเปลี่ยนการตั้งค่าใดๆ ต่อไปนี้:
- ที่มาของไฟล์ :หากไฟล์เป็นข้อมูลประเภทอื่น เช่น ASCII หรือ UNICODE คุณสามารถเปลี่ยนได้ที่นี่
- ตัวคั่น :หากใช้เซมิโคลอนหรือช่องว่างเป็นตัวคั่นทางเลือก คุณสามารถเลือกได้ที่นี่
- การตรวจจับประเภทข้อมูล :คุณสามารถบังคับให้ Excel วิเคราะห์โดยอิงตามชุดข้อมูลทั้งหมด แทนที่จะใช้เพียง 200 แถวแรก
เมื่อคุณพร้อมที่จะนำเข้าข้อมูล ให้เลือกโหลด ที่ด้านล่างของหน้าต่างนี้ นี่จะนำชุดข้อมูลทั้งหมดมาไว้ในเวิร์กชีต Excel เปล่าของคุณ
เมื่อคุณมีข้อมูลนั้นในเวิร์กชีต Excel แล้ว คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลใหม่ จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ หรือใช้งานฟังก์ชัน Excel กับข้อมูลได้
นำเข้าไฟล์ CSV ไปยังองค์ประกอบ Excel อื่นๆ
เวิร์กชีตไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณสามารถนำเข้าข้อมูล CSV ได้ ในหน้าต่างสุดท้าย หากคุณเลือก โหลดไปที่ แทนที่จะโหลด คุณจะเห็นรายการตัวเลือกอื่นๆ
ตัวเลือกในหน้าต่างนี้ได้แก่:
- ตาราง :นี่คือการตั้งค่าเริ่มต้นที่นำเข้าข้อมูลลงในเวิร์กชีตเปล่าหรือที่มีอยู่
- รายงาน PivotTable :นำข้อมูลมาไว้ในรายงาน Pivot Table ที่ให้คุณสรุปชุดข้อมูลที่เข้ามา
- PivotChart :แสดงข้อมูลในแผนภูมิสรุป เช่น กราฟแท่งหรือแผนภูมิวงกลม
- สร้างการเชื่อมต่อเท่านั้น :สร้างการเชื่อมต่อกับไฟล์ข้อมูลภายนอก ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างตารางหรือรายงานบนแผ่นงานหลายแผ่นได้ในภายหลัง
ตัวเลือก PivotChart นั้นทรงพลังมาก ช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนต่างๆ ในการจัดเก็บข้อมูลในตาราง จากนั้นเลือกฟิลด์เพื่อสร้างแผนภูมิหรือกราฟ
ในกระบวนการนำเข้าข้อมูล คุณสามารถเลือกฟิลด์ ตัวกรอง คำอธิบาย และข้อมูลแกนเพื่อสร้างกราฟิกเหล่านั้นได้ในขั้นตอนเดียว
อย่างที่คุณเห็น การแทรก CSV ลงในเวิร์กชีต Excel นั้นมีความยืดหยุ่นมากมาย
วิธีการแทรกไฟล์ TSV ลงในเวิร์กชีต Excel
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าไฟล์ขาเข้าของคุณคั่นด้วยแท็บแทนที่จะเป็นตัวคั่นด้วยจุลภาค
ขั้นตอนส่วนใหญ่จะเหมือนกับในส่วนก่อนหน้า แต่คุณจะต้องใช้ ตัวคั่น ช่องแบบเลื่อนลงเพื่อเลือก แท็บ .
นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณเรียกดูไฟล์ข้อมูล Excel จะถือว่าคุณกำลังมองหาไฟล์ *.csv โดยอัตโนมัติ ดังนั้นในหน้าต่างไฟล์เบราว์เซอร์ อย่าลืมเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็น All Files (*.*) เพื่อดูไฟล์ประเภท *.tsv
เมื่อคุณเลือกตัวคั่นที่ถูกต้องแล้ว การนำเข้าข้อมูลไปยังเวิร์กชีต Excel, PivotChart หรือ Pivot Report จะทำงานในลักษณะเดียวกันทุกประการ
วิธีการแปลงข้อมูลทำงานอย่างไร
ในหน้าต่างนำเข้าข้อมูล หากคุณเลือกแปลงข้อมูล แทนที่จะเลือก โหลด จะเป็นการเปิดหน้าต่าง Power Query Editor
หน้าต่างนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่ Excel แปลงข้อมูลที่นำเข้าโดยอัตโนมัติ นี่คือที่ที่คุณปรับแต่งวิธีการแปลงข้อมูลในระหว่างการนำเข้าได้
ถ้าคุณเลือกคอลัมน์ในตัวแก้ไขนี้ คุณจะเห็นชนิดข้อมูลสมมติภายใต้ส่วนการแปลงใน ribbon
ในตัวอย่างด้านล่าง คุณจะเห็นว่า Excel สันนิษฐานว่าคุณต้องการแปลงข้อมูลในคอลัมน์นั้นให้อยู่ในรูปแบบจำนวนเต็ม
คุณเปลี่ยนแปลงได้โดยเลือกลูกศรชี้ลงข้างประเภทข้อมูลและเลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการ
คุณยังสามารถจัดลำดับคอลัมน์ใหม่ในตัวแก้ไขนี้โดยเลือกคอลัมน์แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการให้ไปในเวิร์กชีตของคุณ
หากไฟล์ข้อมูลขาเข้าของคุณไม่มีแถวส่วนหัว คุณสามารถเปลี่ยน ใช้แถวแรกเป็นส่วนหัว เพื่อ ใช้ส่วนหัวเป็นแถวแรก .
โดยปกติ คุณไม่ควรใช้ Power Query Editor เนื่องจาก Excel ค่อนข้างดีในการวิเคราะห์ไฟล์ข้อมูลขาเข้า
อย่างไรก็ตาม หากไฟล์ข้อมูลเหล่านั้นไม่สอดคล้องกันในการจัดรูปแบบข้อมูลหรือคุณต้องการจัดระเบียบใหม่เพื่อให้ข้อมูลปรากฏในเวิร์กชีตของคุณ ตัวแก้ไข Power Query จะช่วยให้คุณดำเนินการได้
ข้อมูลของคุณอยู่ในฐานข้อมูล MySQL หรือไม่? เรียนรู้วิธีเชื่อมต่อ Excel กับ MySQL เพื่อนำเข้าข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในไฟล์ Excel อื่นแล้ว มีวิธีผสานข้อมูลในไฟล์ Excel หลายไฟล์เป็นไฟล์เดียว
