วิธีใช้ Google ฟอร์มเป็นตัวติดตามค่าใช้จ่าย

ตัวติดตามค่าใช้จ่ายมีความสำคัญหากคุณกำลังจัดทำงบประมาณหรือคุณจำเป็นต้องรู้ว่าเงินของคุณกำลังจะไปไหน Google ฟอร์มเป็นเครื่องมือสร้างฟอร์มฟรีที่ใช้งานได้ดีเยี่ยมเป็นเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่าย

Google Forms ปรับแต่งได้อย่างมาก ดังนั้นแม้ว่าจะใช้เป็นแบบสำรวจ, เครื่องมือ RSVP, แบบฟอร์มติดต่อ, ใบลงทะเบียนผลิตภัณฑ์ หรือแบบฟอร์มคำถาม/คำตอบอื่นๆ ได้ คุณก็ทำให้เป็นเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายที่กำหนดเองได้โดยเลือกคำถามที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย .

ตัวติดตามค่าใช้จ่ายของ Google ฟอร์มสามารถติดตามทุกสิ่งที่คุณต้องการเกี่ยวกับธุรกรรม และเนื่องจากมันใช้งานได้ดีจากโทรศัพท์ คุณจึงมีมันติดตัวไปทุกที่ที่คุณไป

คุณสามารถหยุดการบันทึกใบเสร็จหรือพยายามถอดรหัสการเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตของคุณ เพียงดึงเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายของคุณขึ้นมาทันทีหลังจากที่คุณใช้จ่ายเงินเพื่อบันทึกรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมด และส่งไปยังสเปรดชีตที่คุณสามารถตรวจสอบได้ในภายหลัง

เคล็ดลับ :ดูรายการแอปการจัดทำงบประมาณและการติดตามค่าใช้จ่ายที่ดีที่สุดสำหรับวิธีอื่นๆ ในการติดตามค่าใช้จ่าย ปรับแต่งได้ไม่เท่า Google ฟอร์ม แต่มีประโยชน์ในตัวเอง

ตัดสินใจว่าจะติดตามอะไร

แนวคิดของตัวติดตามค่าใช้จ่ายคือการติดตามสิ่งที่คุณกำลังใช้จ่ายเงิน ดังนั้นจึงมีรายละเอียดพื้นฐานบางประการที่แบบฟอร์มจำเป็นต้องรวมไว้ แต่คุณอาจต้องมีช่องเพิ่มเติมในแบบฟอร์ม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการติดตามอะไร

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของสิ่งที่คุณอาจต้องการติดตาม:

• ราคา :รายการนี้ราคาเท่าไหร่?
• ร้านค้า :คุณใช้เงินที่ไหน?
• คำอธิบาย :คุณใช้เงินไปทำอะไร?
• หมวดหมู่ :เป็นการซื้อประเภทใด (บันเทิง อาหาร บิล ฯลฯ)
• วิธีการชำระเงินที่ใช้ :ชำระเงินอย่างไร (บัตร/ธนาคาร/แอปใด)
• ใครเป็นคนออกค่าใช้จ่าย :หากมีคนใช้แบบฟอร์มหลายคน
• หมายเหตุ :หมายเหตุเพิ่มเติมที่คุณต้องทำ?

เมื่อตัดสินใจว่าจะรวมสิ่งใดในเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายของ Google ฟอร์ม โปรดจำไว้ว่าคุณต้องการให้ฟิลด์กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้สามารถนำไปใช้กับสิ่งที่คุณกำลังซื้อได้ คุณไม่จำเป็นต้องมีฟิลด์ที่ถามว่าคุณกำลังซื้ออาหารประเภทใด ตัวอย่างเช่น เว้นแต่ว่านี่เป็นเพียงเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายด้านอาหาร คุณอาจต้องการใช้บันทึกการชำระค่าเช่าและค่าโทรศัพท์ด้วย

ในบันทึกย่อนั้น คุณสามารถกำหนดให้ฟิลด์ใดก็ได้ในแบบฟอร์มติดตามค่าใช้จ่ายของคุณเป็นข้อมูลบังคับหรือไม่จำเป็น ดังนั้น ถ้าคุณต้องการฟิลด์ที่เฉพาะเจาะจงจริงๆ สำหรับบางสิ่ง เพียงแค่ทำให้มันไม่จำเป็น เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องใช้มันกับทุกๆ ธุรกรรม

สร้างเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายของ Google ฟอร์ม

นี่คือตัวอย่างเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่าย ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องมีหน้าตาแบบนี้เลย เรากำลังใช้คำถามแบบกว้างๆ กับตัวเลือกคำตอบที่กว้างขึ้นเพื่อแสดงวิธีการทำงาน คุณจะได้เรียนรู้ว่าการแก้ไขแบบฟอร์มนั้นง่ายมาก ดังนั้นคุณไม่ควรมีปัญหาในการปรับแต่งแบบฟอร์มเอง

• เปิด Google ฟอร์ม
• เลือก ว่าง เพื่อเริ่มต้นรูปแบบใหม่
• เปลี่ยนชื่อแบบฟอร์มของคุณเป็นสิ่งที่จดจำได้
• เลือกช่องแรกแล้วเปลี่ยนเป็น คำตอบสั้นๆ .

• ตั้งชื่ออันนี้ว่า ราคา ให้ยืนยันว่า เป็นตัวเลข ปรากฏขึ้น แล้วทำเครื่องหมาย จำเป็น ปุ่ม.

• ใช้เครื่องหมายบวกจากเมนูทางด้านขวาเพื่อเพิ่มคำถามใหม่ แต่คราวนี้ให้เลือกหลายตัวเลือก .
• ตั้งชื่ออันนี้ว่า Store จากนั้นกรอกตัวเลือกคำตอบกับร้านค้าทั่วไปที่คุณซื้อของ อื่นๆ จะถูกเพิ่มโดยค่าเริ่มต้น ดังนั้น หากคุณทำการซื้อจากร้านค้าอื่น คุณสามารถพิมพ์ที่นั่นได้

• ดำเนินการต่อในแบบฟอร์มโดยถามคำถามต่างๆ ที่คุณต้องการถามตัวเองทุกครั้งที่ซื้อของบางอย่าง ใช้คำแนะนำด้านบน เช่น วิธีการชำระเงินและคำถามเกี่ยวกับคำอธิบาย เพื่อให้รายละเอียดแก่ตัวคุณเองมากที่สุด สิ่งนี้จะมีประโยชน์ในภายหลังเมื่อเราตีความผลลัพธ์ทั้งหมดจากแบบฟอร์ม
• ใช้ปุ่มแสดงตัวอย่าง (ไอคอนรูปตา) ที่ด้านบนของ Google ฟอร์มเพื่อรับ URL ไปยังแบบฟอร์มของคุณ คุณสามารถแชร์กับใครก็ได้ที่คุณต้องการใช้แบบฟอร์มด้วย หรือส่งให้ตัวเองเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายจากโทรศัพท์ของคุณ

ไม่จำเป็น แต่แบบฟอร์มของคุณอาจมีรูปภาพ หัวเรื่อง และชุดสีที่ไม่ซ้ำใคร แบบฟอร์มที่มีสีสันอาจทำให้การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องสนุก ถ้าเป็นไปได้! ไอคอนระบายสีที่ด้านบนของหน้าคือที่ที่คุณไปสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

ตั้งค่าการคำนวณ

ทุกรายการจากแบบฟอร์มของคุณจะถูกรวบรวมในสเปรดชีตที่มีรูปแบบสวยงามที่ Google ชีต เลือก ตอบกลับ จากด้านบนของแบบฟอร์ม แล้วคลิกไอคอนสเปรดชีตเพื่อเปลี่ยนชื่อสเปรดชีต (หากต้องการ)

หลังจากที่สเปรดชีตเปิดขึ้น ให้สร้างแท็บใหม่ที่ด้านล่างสุดแล้วตั้งชื่อว่า การคำนวณ .

จากที่นั่น คุณสามารถทำทุกอย่างที่ Google ชีตสนับสนุนได้ เช่น รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดในช่วงเวลาที่กำหนด สร้างกราฟเพื่อให้เข้าใจค่าใช้จ่ายของคุณเป็นภาพ ดูว่าใครจ่ายเงินมากที่สุด ระบุร้านค้าที่คิดต้นทุนให้คุณมากที่สุด เป็นต้น .

การใช้สูตรประเภทนี้ใน Google ชีตนั้นอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้ แต่มาดูบางสิ่งที่ง่ายจริงๆ เช่น การเพิ่มค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับแต่ละคน เพื่อที่เราจะได้เห็นว่าใครใช้จ่ายมากที่สุด คุณสามารถปรับสูตรให้รวมยอดใช้จ่ายในแต่ละร้านได้เสมอ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงบุคคลที่ทำธุรกรรมคือการเรียกใช้ ยอด สูตรดังนี้:

=sum('Form Responses 1'!B:B)

การคำนวณนี้ใช้ได้กับตัวอย่างของเรา เนื่องจากคอลัมน์ราคาจากการตอบกลับแบบฟอร์มอยู่ในคอลัมน์ B

นี่คือสูตรของ Google ชีตที่แสดงรายละเอียดการใช้จ่ายของแต่ละคนอย่างละเอียดมากขึ้น:

=sumif('Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

วิธีการทำงานคือการป้อน sumif แล้วเลือกคอลัมน์ที่มีชื่อ (G ในตัวอย่างของเรา) ตอนต่อไปเป็นการระบุชื่อ เจฟฟ์ . สุดท้าย เลือกส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีราคา เพื่อที่ว่าเมื่อคอลัมน์อื่นตรงกับชื่อที่เราต้องการ จะเพิ่มเฉพาะราคาเหล่านั้น

ดูรายการฟังก์ชัน Google ชีตของ Google เพื่อดูวิธีอื่นๆ ในการตีความข้อมูลจากแบบฟอร์มของคุณ อีกวิธีในการดูค่าใช้จ่ายของคุณคือการใช้แผนภูมิหรือกราฟ Google มีบทช่วยสอนเกี่ยวกับการทำเช่นนั้น