วิธีใช้ Google Forms เป็นตัวติดตามค่าใช้จ่าย

ตัวติดตามค่าใช้จ่าย (Expense Tracker) จำเป็นหากคุณกำลังวางแผนงบประมาณหรือต้องรู้ว่าเงินไปไหน Google Forms เป็นเครื่องมือสร้างฟอร์มฟรีที่ใช้เป็น Expense Tracker ได้ดีเยี่ยม

Google Forms ปรับแต่งได้หลากหลาย ใช้เป็นแบบสำรวจ RSVP ฟอร์มติดต่อ สมัครผลิตภัณฑ์ หรือคำถาม/คำตอบทั่วไป ได้ แต่ก็สามารถทำให้เป็น Expense Tracker เฉพาะตัวด้วยคำถามที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย

ตัดสินใจว่าจะติดตามอะไร

ความคิดคือบันทึกว่าใช้เงินไปกับอะไร มีรายละเอียดพื้นฐานที่ฟอร์มควรมี แต่ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ต้องการติดตาม อาจต้องเพิ่มฟิลด์พิเศษ

ตัวอย่างสิ่งที่อาจต้องการติดตาม:

• ราคา (Price): ธุรกรรมนี้เท่าไหร่?
• ร้านค้า (Store): ใช้เงินที่ไหน?
• รายละเอียด (Description): ซื้ออะไร?
• หมวดหมู่ (Category): ประเภทการซื้อ (กิน ขาย Giải trí ค่าบิล ฯลฯ)
• วิธีชำระเงิน (Payment method): จ่ายยังไง (บัตร/ธนาคาร/แอป)?
• ผู้ใช้จ่าย (Who ran the expense): ถ้ามีหลายคนใช้ฟอร์มร่วมกัน
• หมายเหตุ (Notes): บันทึกเพิ่มเติม?

ฟิลด์ควรกว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อครอบคลุมทุกการซื้อ ไม่จำเป็นต้องมีฟิลด์เฉพาะเจาะจง เช่น "กินอาหารอะไร" เว้นแต่เป็นตัวติดตามค่าอาหารอย่างเดียว สามารถตั้งให้ฟิลด์ใดเป็น Required (บังคับ) หรือไม่ก็ได้

สร้าง Google Forms Expense Tracker

นี่เป็นตัวอย่าง คุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมได้ง่าย

1. เปิด Google Forms
2. เลือก Blank เริ่มฟอร์มใหม่
3. ตั้งชื่อฟอร์มให้จำง่าย
4. กล่องแรก เปลี่ยนเป็น Short answer
5. ตั้งชื่อ Price ยืนยันว่าเป็น Is number และกด Required
6. กดเครื่องหมาย + เพิ่มคำถาม 選 Multiple choice
7. ตั้งชื่อ Store ใส่ตัวเลือกเป็นร้านค้าที่ซื้อบ่อย Other จะมีให้พิมพ์เพิ่มเอง
8. เพิ่มคำถามอื่นๆ ตามต้องการ (วิธีชำระ รายละเอียด หมวดหมู่ ฯลฯ) เพื่อรายละเอียดมากขึ้น
9. กดปุ่ม Preview (ไอคอนตา) ดึง URL ฟอร์ม แชร์ให้คนอื่นหรือส่งตัวเองเพื่อเข้าถึงจากโทรศัพท์

สามารถเพิ่มรูปภาพ หัวข้อ และธีมสีได้ (ไอคอนแปรงสี) ฟอร์มสีสันอาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายสนุกขึ้น!

ตั้งค่าการคำนวณ

ทุกรายการจากฟอร์มจะรวบรวมอยู่ใน Google Sheets แบบสวยงาม ไปที่ RESPONSES > ไอคอนสเปรดชีท เพื่อเปิด/เปลี่ยนชื่อไฟล์

ใน Sheets สร้างแท็บใหม่ด้านล่าง ตั้งชื่อ Calculations

จากนี่ทำอะไรก็ได้ที่ Sheets รองรับ: รวมค่าใช้จ่ายตามช่วงเวลา สร้างกราฟ ดูว่าใครใช้จ่ายมากสุด ร้านไหนค่าใช้จ่ายสูงสุด ฯลฯ

สูตรง่ายๆ รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด:

=sum('Form Responses 1'!B:B)

ทำงานได้เพราะคอลัมน์ราคาอยู่คอลัมน์ B

สูตรดูรายละเอียดค่าใช้จ่ายแต่ละคน:

=sumif('Form Responses 1'!G:G,"Jeff",'Form Responses 1'!B:B)

ทำงานโดย: sumif เลือกคอลัมน์ชื่อ (G) ระบุชื่อ "Jeff" แล้วเลือกคอลัมน์ราคา (B) จะรวมเฉพาะแถวที่ชื่อตรงกับ Jeff

ดูฟังก์ชัน Sheets อื่นๆ ได้จากรายการของ Google หรือสร้างกราฟ/แผนภูมิเพื่อมองเห็นภาพรวม