Microsoft 365 เพิ่งประกาศคุณสมบัติใหม่เพื่อติดตามประสิทธิภาพการทำงาน มีจุดมุ่งหมายเพื่อตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับผู้ปฏิบัติงาน แต่การเปิดใช้คุณลักษณะนี้มีผลย้อนกลับหลังจากที่ผู้คนทราบถึงจำนวนข้อมูลผู้ใช้ที่รวบรวมโดย Microsoft Teams .
Microsoft Teams รวบรวมข้อมูลใดบ้าง
Microsoft Teams รวบรวมข้อมูลสามประเภท ได้แก่ สำมะโน การใช้งาน และข้อผิดพลาดในการรายงานข้อมูล . ข้อมูลสำมะโนเป็นเพียงข้อมูลมาตรฐานเกี่ยวกับอุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ และภาษาของผู้ใช้ นอกจากนี้ยังสร้าง ID ผู้ใช้เฉพาะซึ่งได้รับการปกป้องสองครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการเชื่อมโยงที่ไม่จำเป็น ข้อมูลสำมะโนในรายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Teams เป็นข้อมูลเริ่มต้นที่เก็บรวบรวมและผู้ใช้จะเลือกไม่เข้าร่วมไม่ได้
Microsoft ยังรวบรวมข้อมูลการใช้งานซึ่งรวมถึง จำนวนข้อความที่ส่ง , โทร และเข้าร่วมการประชุม พร้อมกับชื่อองค์กร . นอกจากนี้ยังช่วยในการติดตามข้อผิดพลาดเพื่อให้สามารถแก้ไขได้ทันเวลา เรียกว่าข้อมูลการรายงานข้อผิดพลาด
รายงานกิจกรรมผู้ใช้ Microsoft Teams
ในการดูและแก้ไขรายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Teams คุณต้องเป็น ผู้ดูแลระบบบริการ Teams . หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทผู้ดูแลระบบและการอนุญาต เข้าถึงบทบาทผู้ดูแลระบบ Teams เพื่อจัดการทีม .
- ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายของศูนย์การจัดการ Microsoft Teams ไปที่ การวิเคราะห์และรายงาน> รายงานการใช้งาน .
- เลือก กิจกรรมของผู้ใช้ในทีม จาก ดูรายงาน ใต้ รายงาน แท็บ
- เลือกช่วงภายใต้ช่วงข้อมูล แท็บ
- คลิกที่ เรียกใช้ รายงาน
การตีความรายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Teams
สามารถดูรายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Teams ในช่วง 7 วัน 30 วันหรือ 90 วันที่ผ่านมา . รายงานให้รายละเอียดการใช้งานโดยผู้ใช้ ให้รายละเอียดของข้อความช่อง การตอบกลับและโพสต์ข้อความ รายละเอียดการประชุมที่จัด และการเข้าร่วมในรายละเอียดการประชุม นอกจากนี้ยังให้รายละเอียดของกิจกรรมล่าสุด เวลาวิดีโอ และกิจกรรมแชร์หน้าจอได้อีกด้วย
รายงานนี้มีประโยชน์สำหรับผู้ดูแลระบบของบริษัทในการดูข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกิจกรรมของพนักงานโดยใช้ Teams ผู้ดูแลระบบสามารถดูข้อมูลกิจกรรมของผู้ใช้ได้ถึง 19 ประเภท ปัจจุบัน ผู้ใช้ไม่สามารถยกเลิกการรวบรวมข้อมูลนี้จากผู้ดูแลระบบของบริษัทของตนได้ แม้ว่าหลายบริษัทอาจไม่ทราบถึงความพร้อมใช้งานของข้อมูลดังกล่าว
ข้อมูลผู้ใช้ Teams เก็บไว้ที่ไหน
Microsoft Teams ดำเนินงานทั่วโลกและในเขตอำนาจศาลหลายแห่งที่มีมาตรฐานแตกต่างกันสำหรับวิธีการจัดการข้อมูล ในกรณีที่คุณต้องการดูตำแหน่งที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล คุณสามารถไปที่ ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 . คลิก การตั้งค่า> โปรไฟล์องค์กร แล้วเลื่อนไปที่ ตำแหน่งข้อมูล .
การแจ้งเตือนการจัดการทีม
ขณะทำงานใน Teams การรับการแจ้งเตือนหลายครั้งโดยส่ง Ping ที่ด้านล่างขวาของหน้าจออย่างต่อเนื่องอาจทำให้เสียสมาธิได้
คุณสามารถนำการควบคุมกลับมาได้โดยคลิกที่จุดสามจุดที่ด้านบนขวาของทีม เลือกการแจ้งเตือนของช่อง และปิดโดยสมบูรณ์ คุณยังสามารถตั้งค่ากฎใหม่โดยเลือก “กำหนดเอง” .
คุณอาจต้องการปิด “โพสต์ใหม่ทั้งหมด ” และอาจต้องการลดการกล่าวถึงช่อง เช่น เมื่อมีคนแท็กคุณในช่องโดยใช้ชื่อ @Channel จาก “แบนเนอร์และฟีด ” เป็น “แสดงในฟีดเท่านั้น “.
สิ่งที่ทำให้ไขว้เขวอีกประการหนึ่งคือเมื่อคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมตามกำหนดการหรือออกจากการประชุมแต่ยังคงได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีการพิมพ์ข้อความลงในกล่องสนทนาของการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่
วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวสำหรับปัญหานี้คือเปลี่ยนสถานะของคุณเป็น “ห้ามรบกวน ” คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่รูปโปรไฟล์ของคุณในหน้าหลักของทีม คลิกที่ “มีจำหน่าย ” และเปลี่ยนเป็น “ห้ามรบกวน ”.
คุณยังสามารถจัดการลำดับความสำคัญได้โดยไปที่การตั้งค่า> ความเป็นส่วนตัว ให้คลิกที่ “จัดการการเข้าถึงที่มีลำดับความสำคัญ ” และเพิ่มชื่อบุคคลที่คุณต้องการรับการแจ้งเตือน
อ่าน :Microsoft Teams ขัดข้องหรือค้างระหว่างการประชุม
การควบคุมการเข้าถึงใน Microsoft Teams
Teams ยังมอบวิธีจำกัดการเข้าถึง Microsoft Teams ให้คุณเพื่อให้คุณมีเวลาและพื้นที่ในการคิดและทำงาน
คุณสามารถทำได้โดยไปที่ การตั้งค่า> ความเป็นส่วนตัว และสลับ “ใบตอบรับการอ่าน ” ปุ่มตัวเลือก
คุณสามารถขอให้องค์กรของคุณเปิดการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย ในบัญชีของคุณและเพิ่มการป้องกันอีกชั้นหนึ่ง รหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำใครและผู้จัดการรหัสผ่านเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปกป้องบัญชี
คุณยังสามารถตั้งค่าช่องส่วนตัว หากคุณเป็นสมาชิกของทีมใดทีมหนึ่ง อนุญาตให้เข้าถึงได้เฉพาะสมาชิกบางคนในทีมเท่านั้น ในทีมที่เลือก ไปที่ส่วนช่อง แล้วคลิกจุดสามจุด ไปที่เพิ่มช่อง , ภายใต้ ความเป็นส่วนตัว และเลือก ความเป็นส่วนตัว .
จากนั้น คุณจะเลือกบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อเพิ่มลงในทีมได้ สูงสุด 250 คน เฉพาะผู้สร้างช่องเท่านั้นที่สามารถเพิ่มหรือลบบุคคลออกจากช่องส่วนตัวได้ ไฟล์หรือข้อความที่แชร์ภายในช่องส่วนตัวจะไม่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลภายนอก
Microsoft Teams ได้รับความนิยมจากการเปลี่ยนไปใช้งานทางไกล ตอนนี้ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องทำงานร่วมกันในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนยังคงปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ และรายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Teams จะไม่ถูกใช้ในทางที่ผิด คำแนะนำที่กล่าวถึงข้างต้นจะช่วยรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยในขณะที่ยังคงการสื่อสารที่ราบรื่น หวังว่าพวกเขาจะได้ผลสำหรับคุณ
อ่านต่อ :Microsoft Teams ปัญหาหน่วยความจำสูงและการใช้งาน CPU
