รายงานกิจกรรมผู้ใช้ Microsoft Teams: การติดตามกิจกรรมและวิธีหยุดการเก็บข้อมูล

Microsoft 365 ประกาศฟีเจอร์ใหม่ติดตามประสิทธิภาพการทำงาน เป้าหมายคือตรวจสอบข้อมูลพนักงาน แต่ฟีเจอร์นี้ถูกวิจารัยหลังผู้คนทราบปริมาณข้อมูลผู้ใช้ที่ Microsoft Teams รวบรวม

Microsoft Teams รวบรวมข้อมูลอะไรบ้าง?

Microsoft Teams รวบรวมข้อมูล 3 ประเภท ได้แก่ Census, Usage, และ Error reporting data ข้อมูล Census คือข้อมูลมาตรฐานเกี่ยวกับอุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ และภาษาผู้ใช้ รวมถึงสร้าง User ID เฉพาะที่ได้รับการปกป้องสองชั้นเพื่อป้องกันการเชื่อมโยงที่ไม่จำเป็น Census data ในรายงานกิจกรรมผู้ใช้ Teams เป็นข้อมูลเริ่มต้นที่รวบรวมและผู้ใช้ไม่สามารถเลือกไม่ให้รวบรวมได้

Microsoft ยังรวบรวมข้อมูลการใช้งาน (Usage data) รวมถึง จำนวนข้อความที่ส่ง, การโทร และ การเข้าร่วมประชุม พร้อม ชื่อองค์กร ยังช่วยติดตามข้อผิดพลาดเพื่อแก้ไขทันเวลา เรียกว่า Error reporting data

รายงานกิจกรรมผู้ใช้ Microsoft Teams

เพื่อดูและแก้ไขรายงานกิจกรรมผู้ใช้ Teams คุณต้องเป็น Teams service admin ดูรายละเอียดบทบาทและสิทธิ์แอดมินได้ที่ access Teams administrator roles to manage a team

1. ในบานหน้าต่างนำทางซ้ายของ Microsoft Teams admin center ไป Analytics & reports > Usage reports
2. เลือก Teams user activity จากแท็บ View reports ภายใต้แท็บ Report
3. เลือกช่วงเวลาภายใต้แท็บ data range
4. คลิก Run report

การตีความรายงานกิจกรรมผู้ใช้ Teams

รายงานกิจกรรมผู้ใช้ Teams สามารถดูย้อนหลัง 7 วัน, 30 วัน, หรือ 90 วัน รายงานแสดงรายละเอียดการใช้งานแยกตามผู้ใช้ รวมถึงข้อความในช่องทาง การตอบกลับและโพสข้อความ รายละเอียดการจัดประชุมและการเข้าร่วมประชุม รวมถึงกิจกรรมล่าสุด เวลาวิดีโอ และกิจกรรมการแชร์หน้าจอ

รายงานนี้มีประโยชน์สำหรับผู้ดูแลระบบบริษัทในการดูข้อมูลเชิงลึกกิจกรรมพนักงานที่ใช้ Teams ผู้ดูแลระบบสามารถดูข้อมูลกิจกรรมผู้ใช้ได้ถึง 19 ประเภท ปัจจุบันไม่มีวิธีให้ผู้ใช้เลือกไม่ให้รวบรวมข้อมูลจากผู้ดูแลระบบของบริษัท แม้บริษัทหลายแห่งอาจไม่รู้ว่ามีข้อมูลแบบนี้ให้เข้าถึง

ข้อมูลผู้ใช้ Teams จัดเก็บที่ไหน?

Microsoft Teams ทำงานทั่วโลกในเขตอำนาจศาลหลายแห่งที่มีมาตรฐานการจัดการข้อมูลต่างกัน หากต้องการดูว่าข้อมูลส่วนบุคคลจัดเก็บที่ไหนทางกายภาพ ให้ไปที่ Microsoft 365 admin center คลิก Settings > Organization profile แล้วเลื่อนลงไปที่ Data Location

การจัดการการแจ้งเตือน Teams

ขณะทำงานบน Teams การรับการแจ้งเตือนมากมายกับเสียงปิ้งที่มุมขวาล่างหน้าจออาจรบกวนได้

คุณสามารถควบคุมได้โดยคลิกสามจุดที่มุมขวาบนของ Teams เลือก Channel notifications และปิดทิ้งได้เลย หรือตั้งกฎใหม่โดยเลือก Custom

อาจต้องการปิด All new posts และลดการแจ้งเตือน Channel mentions (เมื่อถูกแท็กในช่องทางด้วย @Channel name) จาก Banner and feed เป็น Only show in feed

อีกสิ่งรบกวน: ถูกเชิญเข้าประชุมที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือออกจากประชุมกลางคืน แตวยังได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีข้อความในช่องแชทของประชุมที่ดำเนินอยู่

วิธีแก้ชั่วคราว: เปลี่ยนสถานะเป็น Do not disturb โดยคลิกรูปโปรไฟล์บนหน้าหลัก Teams คลิก Available เปลี่ยนเป็น Do not disturb

ยังสามารถจัดการความสำคัญได้ที่ Settings > Privacy คลิก Manage priority access เพิ่มชื่อคนที่ต้องการรับการแจ้งเตือน

อ่านเพิ่ม: Microsoft Teams ค้างหรือค้างระหว่างประชุม

การควบคุมการเข้าถึงใน Microsoft Teams

Teams มีวิธีจำกัดการเข้าถึงเพื่อให้คุณมีเวลาและพื้นที่คิดและทำงาน

ทำได้โดยไป Settings > Privacy สลับปุ่มวิทยุ Read receipts

ขอให้องค์กรเปิด multi-factor authentication บนบัญชี และเพิ่มชั้นการป้องกันเพิ่มเติม รหัสผ่านที่แข็งแกร่งและไม่ซ้ำกัน รวมถึง password manager จำเป็นสำหรับการปกป้องบัญชี

ยังสามารถตั้งค่า private channels ได้ หากเป็นสมาชิกทีมเฉพาะ อนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะสมาชิกบางคน ในทีมที่เลือก ไปที่ส่วน channels คลิกสามจุด ไป Add channel ภายใต้ Privacy เลือก Privacy

จากนั้นเลือกคนที่จะเพิ่มเข้าทีม ได้สูงสุด 250 คน เฉพาะผู้สร้างช่องทางเท่านั้นที่เพิ่ม/ลบคนจาก private channel ไฟล์หรือข้อความที่แชร์ใน private channel จะเข้าถึงไม่ได้โดยคนภายนอก

Microsoft Teams ได้รับความนิยมจากการเปลี่ยนไปทำงานจากบ้าน พนักงานต้องทำงานร่วมกันพร้อมรับประกันข้อมูลละเอียดอ่อนอยู่ในความปลอดภัย และรายงานกิจกรรมผู้ใช้ Teams ไม่ถูกใช้ประโยชน์ผิดวัตถุประสงค์ ข้อเสนอข้างต้นจะช่วยรักษาความปลอดภัยข้อมูลพร้อมรักษาการสื่อสารที่ราบรื่น หวังว่าจะเป็นประโยชน์

อ่านต่อ: ปัญหา Microsoft Teams ใช้หน่วยความจำและ CPU สูง