วิธีเปิดใช้งาน Versioning ใน SharePoint สำหรับ Library หรือ List

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในไลบรารี ผู้ใช้สามารถจัดเก็บ ติดตาม และกู้คืนรายการได้ผ่าน versioning ใน SharePoint ฟีเจอร์นี้ให้ผู้ใช้ควบคุมเนื้อหาที่โพสต์บนไซต์ของเขา/เธอ มาหาวิธีกำหนดค่า Versioning ใน SharePoint 2016 สำหรับไลบรารีและลิสต์ แยกกัน

เปิดใช้งาน Versioning ใน SharePoint สำหรับ Library หรือ List

ติดตามและจัดการข้อมูลตามเวลาด้วย versioning ใน SharePoint lists และ libraries ดูและกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าจากประวัติของไอเทม เมื่อเปิดใช้งาน เวอร์ชันใหม่จะถูกเพิ่มเข้าไปในประวัติของไอเทมหลังจากบันทึกการเปลี่ยนแปลง จำนวนเวอร์ชันที่จัดเก็บและการมองเห็นของ draft หรือ minor versions สามารถปรับเปลี่ยนได้สำหรับแต่ละ list และ library ตามที่ Office.com ระบุ

ประโยชน์ของ Versioning ใน SharePoint สามารถสัมผัสได้เมื่อต้องดูหรือกู้คืนเวอร์ชันเก่าของไอเทมหรือไฟล์ สำหรับเปิดใช้งาน versioning สำหรับ list หรือ library ใน SharePoint-

1. เข้าถึง List Settings หรือ Library ในกลุ่ม Settings
2. ไปที่หน้า Version Settings
3. กำหนดค่า versioning สำหรับ Document Library
4. กำหนดค่า Versioning สำหรับ List

หากมีไลบรารีที่มีอยู่บนไซต์ OneDrive for Business ที่ไม่ได้เปิดใช้งาน versioning สามารถเปิดใช้งานได้ทุกเมื่อ

1. เข้าถึง List Settings หรือ Library Settings group

ไปที่ไลบรารีหรือลิสต์ SharePoint ที่ต้องการเปิดใช้งาน versioning

เลือกแท็บ Library หรือ List

ภายใต้กลุ่ม Settings เลือกตัวเลือก Library หรือ List

2. ไปที่หน้า Version Settings

เมื่อหน้าต่าง Library Settings เปิด ให้คลิกลิงก์ Versioning settings ที่แสดงเป็นสีน้ำเงิน

3. กำหนดค่า Versioning สำหรับ Document Library ใน SharePoint

[แหล่งรูปภาพ – Office.com]

เมื่อเข้าสู่หน้า Version Settings ให้เปิดใช้งาน versioning โดยติ๊กตัวเลือกที่เหมาะสมภายใต้หัวข้อต่อไปนี้

• Require content approval for submitted items (ต้องอนุมัติเนื้อหาสำหรับไอเทมที่ส่ง)
• Create a version each time you edit a file in this document library, either major versions only or major and minor versions (สร้างเวอร์ชันทุกครั้งที่แก้ไขไฟล์ ในไลบรารีนี้ ไม่ว่าจะเป็น major versions เท่านั้น หรือ major และ minor versions)
• Limit the number of versions and drafts to retain (จำกัดจำนวนเวอร์ชันและ draft ที่เก็บไว้)
• Set who can see draft items (ตั้งคว่าใครเห็น draft items)
• Require documents to be checked before they can be edited (ต้องเช็กเอกสารก่อนแก้ไขได้)

4. กำหนดค่า Versioning สำหรับ List ใน SharePoint

เช่นเดียวกัน เพื่อเปิดใช้งาน versioning สำหรับ List ใน SharePoint ให้ติ๊กตัวเลือกที่ต้องการภายใต้หน้า Version Settings สำหรับ List

หากในบางช่วง รู้สึกว่าต้องการปิด versioning ใน SharePoint list หรือ library

ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้น แต่เลือก No versioning บนหน้า Version Settings สามารถติ๊ก No สำหรับ Require content approval ได้

ทุกคนที่มีสิทธิ์จัดการลิสต์ สามารถเปิดหรือปิด versioning สำหรับไลบรารีได้ Versioning พร้อมใช้งานสำหรับ list items ในทุกประเภท list เริ่มต้น — รวมถึงปฏิทิน, issue tracking lists และ custom lists