วิธีเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันใน SharePoint สำหรับไลบรารีหรือรายการ

เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงในไลบรารี ผู้ใช้สามารถจัดเก็บ ติดตาม และคืนค่ารายการผ่านการกำหนดเวอร์ชันใน SharePoint . คุณลักษณะนี้ให้ผู้ใช้ควบคุมเนื้อหาที่โพสต์บนเว็บไซต์ของเขา/เธอ เรามาดูวิธีกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันใน SharePoint 2016 สำหรับไลบรารีและรายการแยกกัน

เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันใน SharePoint สำหรับไลบรารีหรือรายการ

ติดตามและจัดการข้อมูลเมื่อเวลาผ่านไปด้วยการกำหนดเวอร์ชันในรายการและไลบรารี SharePoint ดูและกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าจากประวัติของรายการ เมื่อเปิดใช้งาน เวอร์ชันใหม่จะถูกเพิ่มในประวัติของรายการหลังจากบันทึกการเปลี่ยนแปลงแล้ว จำนวนเวอร์ชันที่จัดเก็บและการมองเห็นของฉบับร่างหรือเวอร์ชันรองสามารถปรับเปลี่ยนได้สำหรับแต่ละรายการและไลบรารี Office.com กล่าว

ยูทิลิตี้ของการกำหนดเวอร์ชันใน SharePoint สามารถพบเห็นได้ในช่วงเวลาที่คุณต้องการดูหรือกู้คืนเวอร์ชันเก่าของรายการหรือไฟล์ สำหรับการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารีใน SharePoint-

1. การตั้งค่ารายการเข้าถึงหรือไลบรารีในกลุ่มการตั้งค่า
2. ไปที่หน้าการตั้งค่าเวอร์ชัน
3. กำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับไลบรารีเอกสาร
4. กำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการ

ถ้าคุณมีไลบรารีอยู่บนไซต์ OneDrive for Business ของคุณที่ไม่ได้เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน คุณสามารถเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับพวกเขาได้ทุกเมื่อ

1] การตั้งค่ารายการเข้าถึงหรือกลุ่มการตั้งค่าห้องสมุด

ไปที่ไลบรารี SharePoint หรือรายการที่คุณต้องการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน

เลือก ห้องสมุด หรือ รายการ แท็บ

ภายใต้ 'การตั้งค่า ' เลือก 'Library ' หรือ 'รายการ ’ ตัวเลือก

2] ไปที่หน้าการตั้งค่าเวอร์ชัน

เมื่อ ‘การตั้งค่าห้องสมุด ' หน้าต่างจะเปิดขึ้น ให้คลิกที่ 'การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน ’ ลิงค์แสดงเป็นสีน้ำเงิน

3] กำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับไลบรารีเอกสารใน SharePoint

[แหล่งรูปภาพ – Office.com]

เมื่อถูกนำไปที่ 'การตั้งค่าเวอร์ชัน ’ เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันโดยตรวจสอบตัวเลือกที่เหมาะสมซึ่งอยู่ในหัวข้อต่อไปนี้

• ต้องได้รับการอนุมัติเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่ง
• สร้างเวอร์ชันทุกครั้งที่คุณแก้ไขไฟล์ในไลบรารีเอกสารนี้ ไม่ว่าจะเป็นเวอร์ชันหลักเท่านั้น หรือเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง
• จำกัดจำนวนเวอร์ชันและฉบับร่างที่จะเก็บไว้
• กำหนดว่าใครสามารถดูรายการร่างได้
• กำหนดให้ตรวจสอบเอกสารก่อนแก้ไขได้

4] กำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการใน SharePoint

ในทำนองเดียวกัน หากต้องการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการใน SharePoint ให้ตรวจสอบตัวเลือกที่ต้องการภายใต้ 'การตั้งค่าเวอร์ชัน ' หน้ารายการ

ถ้าถึงจุดหนึ่ง คุณรู้สึกว่าต้องการปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันในรายการหรือไลบรารี SharePoint

ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้น แต่เลือก 'ไม่มีการกำหนดเวอร์ชัน ' ใน 'การตั้งค่าเวอร์ชัน ' หน้าหนังสือ. คุณยังเลือก "ไม่" เพื่อกำหนดให้ต้องมีการอนุมัติเนื้อหาได้อีกด้วย

ทุกคนที่มีสิทธิ์จัดการรายการสามารถเปิดหรือปิดการกำหนดเวอร์ชันสำหรับไลบรารีได้ การกำหนดเวอร์ชันใช้ได้กับรายการในประเภทรายการเริ่มต้นทั้งหมด รวมถึงปฏิทิน รายการติดตามปัญหา และรายการที่กำหนดเอง