ใน Microsoft Excel รายการดรอปดาวน์เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลของคุณในเวิร์กชีตได้ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากในการเลือกช่วงของค่าเฉพาะ ถ้าเซลล์ของคุณใช้เฉพาะค่าที่กำหนด คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์สำหรับการตรวจสอบข้อมูลในเวิร์กชีต Excel ของคุณได้ ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์รายการแรกของคุณอย่างชัดเจน
บทช่วยสอนนี้จะเน้นที่ตัวอย่างและภาพประกอบที่เหมาะสม ดังนั้น อ่านบทความทั้งหมดเพื่อเพิ่มพูนความรู้ของคุณ
ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดเล่มนี้
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel คืออะไร
ตอนนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลช่วยให้คุณควบคุมข้อมูลที่ป้อนในเซลล์ได้ เมื่อคุณมีค่าจำกัดในการป้อนฟิลด์ คุณสามารถใช้รายการดรอปดาวน์เพื่อตรวจสอบข้อมูลของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลโดยพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก รายการตรวจสอบข้อมูลยังช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ป้อนไม่มีข้อผิดพลาด
ทำไมจึงเรียกว่าการตรวจสอบข้อมูล? เพราะทำให้แน่ใจว่าเฉพาะข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้นที่สร้างรายการ
เป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ที่คุ้นเคยกับชุดข้อมูล พวกเขาไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง แต่สามารถเลือกค่าใดก็ได้จากรายการแบบเลื่อนลงที่คุณสร้างขึ้น
8 วิธีในการสร้างรายการแบบหล่นลงสำหรับการตรวจสอบข้อมูลใน Excel
ในส่วนต่อไปนี้ คุณจะได้เรียนรู้การสร้างรายการดรอปดาวน์ของ Excel สำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ ฉันแนะนำให้คุณเรียนรู้และใช้วิธีการทั้งหมดเหล่านี้ในชุดข้อมูลของคุณ ฉันหวังว่ามันจะพัฒนาความรู้ Excel ของคุณ เข้าไปกันเถอะ
1. สร้างรายการแบบหล่นลงในเซลล์ใน Excel
ในส่วนนี้ คุณจะได้เรียนรู้การสร้างรายการดรอปดาวน์อย่างง่ายใน Excel ฉันจะสร้างการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์เดียวที่นี่
ดูภาพหน้าจอต่อไปนี้:
ที่นี่ เราจะสร้างรายการตรวจสอบข้อมูล Excel
📌 ขั้นตอน
- ขั้นแรก ให้คลิกที่ เซลล์ B5 .
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล แท็บ จากนั้น จาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม คลิกที่ การตรวจสอบข้อมูล . คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล
- ตอนนี้ จาก อนุญาต รายการแบบหล่นลง เลือก รายการ .
- ที่นี่ เราป้อนข้อมูลที่ถูกต้องที่เซลล์ยอมรับได้ ฉันให้ข้อมูลตัวอย่างโดยใช้เครื่องหมายจุลภาค คุณยังสามารถใช้รายการ ตาราง ฯลฯ ซึ่งฉันจะพูดถึงในภายหลัง
- ถัดไป คลิกที่ ตกลง .
- อย่างที่คุณเห็นโลโก้แบบเลื่อนลงข้างเซลล์ ตอนนี้ คลิกที่มัน
อย่างที่คุณเห็น รายการที่เราสร้างจะแสดงที่นี่ ตอนนี้ ให้คลิกข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการป้อนลงในเซลล์ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel โดยใช้รายการแบบเลื่อนลง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการใช้การตรวจสอบข้อมูลหลายรายการในเซลล์เดียวใน Excel (3 ตัวอย่าง)
2. สร้างรายการแบบหล่นลงในหลายเซลล์
ตอนนี้ เราได้สร้างรายการแบบหล่นลงสำหรับเซลล์เดียว แต่ถ้าเราต้องการทำอย่างนั้นสำหรับหลายเซลล์ล่ะ มันค่อนข้างง่าย ตามเรา คุณสามารถทำตามได้สองวิธี
2.1 สร้างโดยใช้ Fill Handle
ตอนนี้คุณสามารถเรียกวิธีการคัดลอกและวางได้ คุณสามารถคัดลอกเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแล้ววางลงในเซลล์อื่นได้ เซลล์ผลลัพธ์จะมีรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแบบเลื่อนลงด้วย
หรือคุณสามารถใช้ ที่จับเติม เพื่อคัดลอกการตรวจสอบข้อมูลในหลายเซลล์
คุณสามารถลากเติมที่จับ ไอคอนเพื่อคัดลอกรายการตรวจสอบข้อมูลในคอลัมน์เฉพาะ
หลังจากนั้น คุณจะเห็นเซลล์ทั้งหมดมีรายการตรวจสอบข้อมูลอยู่ในนั้น ตอนนี้ คลิกที่ไอคอนและเลือกข้อมูลของคุณ
2.2 เลือกหลายเซลล์และสร้างรายการแบบหล่นลง
Now, we have created drop down list for data validation for a single cell. Here, you can follow the same process to create a list. Just a simple tweak. Select all the cells that you want to validate.
Follow, any of the methods to create an Excel drop down list for data validation.
Read More:Data Validation Drop Down List with VBA in Excel (7 Applications)
3. Drop Down List from Comma Separated Values
Now, to create a drop down list you have to provide some values from which users can choose. You can give those values in various forms. One of them is using the Comma Separated Values that we showed earlier.
Here, in the Source field, you have to enter the values you want limited to the cell. Here, we provided the values with the separator comma.
อ่านเพิ่มเติม: How to Make a Data Validation List from Table in Excel (3 Methods)
4. Drop Down List from a Range of Values
Now, typing the source values one by one is a very hectic thing. Instead of that, you can select the source values from a list. In this section, I am going to show you that.
📌 ขั้นตอน
- First, create your list of values.
- Then, select the range of cells where you want to apply the data validation.
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล Then, from the Data Tools group, click on Data Validation . You will see a Data Validation กล่องโต้ตอบ
- In the Allow drop down, select List . Then, in the Source field select the range of cells where your list is located. Then, click on OK .
Finally, you will see the drop down list in those cells. In this way, you can use a range of values to create data validation in Excel.
อ่านเพิ่มเติม: How to Use Named Range for Data Validation List with VBA in Excel
การอ่านที่คล้ายกัน:
- การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel เฉพาะตัวเลขและตัวอักษร (โดยใช้สูตรที่กำหนดเอง)
- Data Validation Based on Another Cell Value
- Use Custom VLOOKUP Formula in Excel Data Validatio n
5. Use List on Another Sheet
Previously, we created a drop down list where our range of values was in the same sheet. Now, you can also choose the values in the source field from another sheet to create a data validation.
As you can see from the screenshot, we have used a list from a different sheet named “Range of values ” And in the source field, you can see the sheet name and the cell references.
อ่านเพิ่มเติม: How to Use Data Validation List from Another Sheet (6 Methods)
6. Error Handling in Data Validation
Let’s enter an item that is not on our list:
Now, press Enter . You will see the following message:
As our item was not on the list, it won’t take this as a valid item. This is an Error Alert in data validation. You can customize it in various ways.
In Microsoft Excel, you can show three types of error messages. These are Stop, Warning, and Information .
Select the Title and Error Message you want to show when a user gives an invalid input.
6.1 Stop Style
It will appear when the user gives an invalid entry. This option allows the user to retype or cancel the attempt.
6.2 Warning Style
The warning style shows a message that gives a user a choice to allow the item that is not in the list you selected.
6.3 Information Style
The Information style shows a message that automatically authorizes the item no matter what the user gave. It shows the user the data validation rules.
อ่านเพิ่มเติม: Apply Custom Data Validation for Multiple Criteria in Excel (4 Examples)
7. Allow Entries That Are Not in Excel Drop Down List
When you add the data validation, an error alert is automatically turned on. That means you can not enter invalid items in the column. Now, you may be in a situation where you have to allow the user to enter items that are not selected in the list. In this situation you can follow two methods:
7.1 Turn Off Error Checking
To allow the entries that are not on the list, you can turn off the error checking option. By doing that, Excel won’t show any error message for other values and it will accept any item given by the user.
In the Data Validation dialog box, select the Error Alert แท็บ Then uncheck the option as we showed in the picture.
After that, you can enter any other values outside the list to in the Excel data validation list.
7.2 Choose Other Error Alerts Options
Another useful way to allow other entries is to choose different error alert options. We have already shown you different types of error alerts. According to me, choose the Information style.
This error alert allows you to enter different items in the column.
อ่านเพิ่มเติม: Excel Data Validation Drop Down List with Filter (2 Methods)
8. Adding New Data Source in the Drop Down List
Now, you may face any situation where you have to expand your list. You have to allow a new data source for your drop down list in Excel.
ดูภาพหน้าจอต่อไปนี้:
Here, we have extended our list with extra two items. Now, you have to tell Excel that we extended our list.
You can again select all the cells and create a data validation with the new list. It will also do the work. Now, there is another easy way to solve this.
📌 ขั้นตอน
- First, select the first cell of the column.
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล Then, from the Data Tools group, click on Data Validation . You will see a Data Validation dialog box.
- Here, select the new source of your list.
- Then, check the box “Apply these changes to all other cells with the same settings ” It will apply your new data source to all the cells that have data validation in the column.
- Now, click on OK and check your new data source is added or not.
As you can see, our new data source is added in the drop down list in Excel.
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง: Excel VBA to Create Data Validation List from Array
💬 Things to Remember
You can copy any cell with data validation and paste it to other cells. The resulting cells will have the same drop down list.
บทสรุป
To conclude, I hope this tutorial has provided you with a piece of useful knowledge to create Excel data validation using the drop down list. We recommend you learn and apply all these instructions to your dataset. Download the practice workbook and try these yourself. Also, feel free to give feedback in the comment section. Your valuable feedback keeps us motivated to create tutorials like this.
Don’t forget to check our website Exceldemy.com for various Excel-related problems and solutions.
Keep learning new methods and keep growing!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- How to Use IF Statement in Data Validation Formula in Excel (6 Ways)
- Use Data Validation in Excel with Color (4 Ways)
- [Fixed] Data Validation Not Working for Copy Paste in Excel (with Solution)
- How to Remove Blanks from Data Validation List in Excel (5 Methods
- Default Value in Data Validation List with Excel VBA (Macro and UserForm)
