เชี่ยวชาญรายการแบบเลื่อนลง Excel: 8 เทคนิคการตรวจสอบข้อมูลระดับมืออาชีพ

ใน Microsoft Excel รายการแบบเลื่อนลง (drop-down list) เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้คุณตรวจสอบข้อมูล (validate data) ในแผ่นงานได้ ช่วยประหยัดเวลามากในการเลือกช่วงค่าที่ต้องการ หากเซลล์ของคุณรับเฉพาะค่าเฉพาะเจาะจง คุณไม่ต้องพิมพ์ซ้ำๆ อีกต่อไป แทนที่จะสร้าง รายการแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบข้อมูล (data validation) ในแผ่นงาน Excel ของคุณ ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงแรกของคุณอย่างถูกต้อง

บทช่วยสอนนี้จะเน้นที่ประเด็นสำคัญพร้อมตัวอย่างและภาพประกอบที่เหมาะสม โปรดอ่านบทความทั้งหมดเพื่อเพิ่มความรู้

ดาวน์โหลดสมุดทำงานฝึกปฏิบัตินี้

การตรวจสอบข้อมูล (Data Validation) ใน Excel คืออะไร?

การตรวจสอบข้อมูลช่วยให้คุณควบคุมข้อมูลที่ป้อนในเซลล์ได้ เมื่อคุณมีค่าที่จำกัดสำหรับการป้อนข้อมูลในฟิลด์ คุณสามารถใช้รายการแบบเลื่อนลงเพื่อตรวจสอบข้อมูลได้ คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลโดยการพิมพ์ซ้ำๆ รายการตรวจสอบข้อมูลยังรับประกันว่าข้อมูลที่ป้อนเข้ามานั้นไม่มีข้อผิดพลาด

ทำไมจึงเรียกว่า "การตรวจสอบข้อมูล"? เพราะมันทำให้มั่นใจได้ว่ามีเฉพาะข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้นที่จะอยู่ในรายการ

สิ่งนี้เป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ที่เพิ่งรู้จักชุดข้อมูล พวกเขาไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง แทนที่จะเลือกค่าใดก็ได้จากรายการแบบเลื่อนลงที่คุณสร้างไว้

8 วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบข้อมูลใน Excel

ในส่วนต่อไป คุณจะได้เรียนรู้การสร้างรายการแบบเลื่อนลง Excel สำหรับการตรวจสอบข้อมูลในหลายวิธี ขอแนะนำให้เรียนรู้และนำไปประยุกต์ใช้กับชุดข้อมูลของคุณ หวังว่าจะช่วยพัฒนาความรู้ Excel ของคุณ เริ่มกันเลย

1. สร้างรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์เดี่ยวใน Excel

ในส่วนนี้ จะเรียนรู้การสร้างรายการแบบเลื่อนลงง่ายๆ ใน Excel จะสร้างการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์เดี่ยว

ดูภาพหน้าจอด้านล่าง:

ที่นี่ เราจะสร้างรายการตรวจสอบข้อมูล Excel

📌 ขั้นตอน

1. คลิกที่ เซลล์ B5

2. ไปที่แท็บ Data (ข้อมูล) จากกลุ่ม Data Tools (เครื่องมือข้อมูล) คลิก Data Validation (ตรวจสอบข้อมูล) จะเห็นกล่องโต้ตอบ Data Validation

3. จากรายการแบบเลื่อนลง Allow (อนุญาต) เลือก List (รายการ)

4. ที่นี่ เราป้อนข้อมูลที่ถูกต้องที่เซลลี่ยอมรับ ผมใส่ข้อมูลตัวอย่างคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค คุณยังสามารถใช้รายการ ตาราง ฯลฯ ได้ ซึ่งจะอธิบายในภายหลัง
5. คลิก OK

5. จะเห็นไอ콘แบบเลื่อนลงข้างเซลล์ คลิกที่ไอคอนนั้น

จะเห็นรายการที่เราสร้างไว้ ตอนนี้คลิกข้อมูลที่ต้องการป้อนในเซลล์ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างการตรวจสอบข้อมูล Excel ด้วยรายการแบบเลื่อนลงได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้การตรวจสอบข้อมูลหลายเงื่อนไขในเซลล์เดียวใน Excel (3 ตัวอย่าง)

2. สร้างรายการแบบเลื่อนลงในหลายเซลล์

ตอนนี้เราสร้างรายการแบบเลื่อนลงสำหรับเซลล์เดี่ยวแล้ว แต่ถ้าต้องการทำหลายเซลล์ล่ะ? ค่อนข้างง่าย ตามเรามี 2 วิธี

2.1 สร้างโดยใช้ Fill Handle (จุดจับเติม)

คุณสามารถเรียกวิธีนี้ว่า วิธีก็อปปี้-วาง คุณสามารถก็อปปี้เซลล์ที่มีการตรวจสอบข้อมูลและวางไปอีกเซลล์หนึ่ง เซลล์ผลลัพธ์ก็จะมีรายการแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบข้อมูลเช่นกัน

หรือคุณสามารถใช้ fill handle เพื่อก็อปปี้การตรวจสอบข้อมูลไปหลายเซลล์

คุณสามารถลาก Fill handle ลงเพื่อก็อปปี้รายการตรวจสอบข้อมูลในคอลัมน์เฉพาะ

หลังจากนั้น จะเห็นว่าทุกเซลล์มีรายการตรวจสอบข้อมูล ตอนนี้คลิกไอคอนและเลือกข้อมูลของคุณ

2.2 เลือกหลายเซลล์และสร้างรายการแบบเลื่อนลง

ตอนนี้เราสร้างรายการแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์เดี่ยวแล้ว ที่นี่ คุณสามารถทำตามกระบวนการเดียวกันเพื่อสร้างรายการ เพียงแค่ปรับเล็กน้อย เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องการตรวจสอบ

ทำตามวิธีใดวิธีหนึ่งเพื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลง Excel สำหรับการตรวจสอบข้อมูล

อ่านเพิ่มเติม: รายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูลด้วย VBA ใน Excel (7 การประยุกต์ใช้)

3. รายการแบบเลื่อนลงจากค่าที่คั่นด้วยจุลภาค (Comma Separated Values)

ตอนนี้ เพื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลง คุณต้องระบุค่าบางค่าที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ คุณสามารถระบุค่าเหล่านั้นในรูปแบบต่างๆ หนึ่งในนั้นคือการใช้ค่าที่คั่นด้วยจุลภาคที่เราแสดงไปก่อนหน้านี้

ที่นี่ ในช่อง Source (แหล่งที่มา) คุณต้องป้อนค่าที่ต้องการจำกัดให้เซลล์ ที่นี่เราระบุค่าพร้อมเครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการตรวจสอบข้อมูลจากตารางใน Excel (3 วิธี)

4. รายการแบบเลื่อนลงจากช่วงค่าต่างๆ

ตอนนี้ การพิมพ์ค่าแหล่งที่มาทีละอันเป็นเรื่องน่ากลัวแทนที่จะทำอย่างนั้น คุณสามารถเลือกค่าแหล่งที่มาจากรายการได้ ในส่วนนี้ จะแสดงวิธีการนั้น

📌 ขั้นตอน

1. สร้างรายการค่าของคุณก่อน

2. เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการใช้การตรวจสอบข้อมูล

3. ไปที่ Data (ข้อมูล) จากกลุ่ม Data Tools (เครื่องมือข้อมูล) คลิก Data Validation (ตรวจสอบข้อมูล) จะเห็นกล่องโต้ตอบ Data Validation

4. ในรายการแบบเลื่อนลง Allow เลือก List จากนั้นในช่อง Source ให้เลือกช่วงเซลล์ที่รายการของคุณตั้งอยู่ แล้วคลิก OK

สุดท้าย จะเห็นรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์เหล่านั้น ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใช้ช่วงค่าสร้างการตรวจสอบข้อมูลใน Excel ได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Named Range สำหรับรายการตรวจสอบข้อมูลด้วย VBA ใน Excel

การอ่านที่คล้ายคลึงกัน:

• Excel การตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวอักษรและตัวเลข (ใช้สูตรแบบกำหนดเอง)
• การตรวจสอบข้อมูลตามค่าของอีกเซลล์หนึ่ง
• ใช้สูตร VLOOKUP แบบกำหนดเองในการตรวจสอบข้อมูล Excel

5. ใช้รายการจากแผ่นงานอื่น (Another Sheet)

ก่อนหน้านี้ เราสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ช่วงค่าอยู่ในแผ่นงานเดียวกัน ตอนนี้ คุณยังสามารถเลือกค่าในช่อง Source จากแผ่นงานอื่นเพื่อสร้างการตรวจสอบข้อมูลได้

ตามภาพหน้าจอ เราใช้รายการจากแผ่นงานอื่นชื่อ "Range of values" และในช่อง Source จะเห็นชื่อแผ่นงานและอ้างอิงเซลล์

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้รายการตรวจสอบข้อมูลจากแผ่นงานอื่น (6 วิธี)

6. การจัดการข้อผิดพลาดในการตรวจสอบข้อมูล (Error Handling)

ลองป้อนรายการที่ไม่อยู่ในรายการของเรา:

กด Enter จะเห็นข้อความดังนี้:

เนื่องจากรายการไม่อยู่ในลิสต์ จึงไม่ยอมรับเป็นรายการที่ถูกต้อง นี่คือ Error Alert (การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด) ในการตรวจสอบข้อมูล คุณสามารถปรับแต่งได้หลายแบบ

ใน Microsoft Excel คุณสามารถแสดงข้อความข้อผิดพลาด 3 ประเภท ได้แก่ Stop (หยุด), Warning (เตือน), และ Information (ข้อมูล)

เลือก Title (หัวข้อ) และ Error Message (ข้อความข้อผิดพลาด) ที่ต้องการแสดงเมื่อผู้ใช้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง

6.1 สไตล์ Stop

จะปรากฏเมื่อผู้ใช้ป้อนรายการไม่ถูกต้อง ตัวเลือกนี้อนุญาตให้ผู้ใช้พิมพ์ใหม่หรือยกเลิกการทำรายการ

6.2 สไตล์ Warning

สไตล์เตือนแสดงข้อความที่ให้ผู้ใช้เลือกว่าจะยอมรับรายการที่ไม่อยู่ในลิสต์ที่เลือกหรือไม่

6.3 สไตล์ Information

สไตล์ข้อมูลแสดงข้อความที่ยอมรับรายการโดยอัตโนมัติไม่ว่าผู้ใช้จะป้อนอะไร จะแสดงกฎการตรวจสอบข้อมูลให้ผู้ใช้เห็น

อ่านเพิ่มเติม: ใช้การตรวจสอบข้อมูลแบบกำหนดเองสำหรับหลายเกณฑ์ใน Excel (4 ตัวอย่าง)

7. อนุญาตให้ป้อนรายการที่ไม่อยู่ในรายการแบบเลื่อนลง Excel

เมื่อเพิ่มการตรวจสอบข้อมูล การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดจะเปิดอยู่โดยอัตโนมัติ หมายความว่าคุณไม่สามารถป้อนรายการที่ไม่ถูกต้องในคอลัมน์ได้ ตอนนี้ คุณอาจอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องอนุญาตให้ผู้ใช้ป้อนรายการที่ไม่อยู่ในลิสต์ที่เลือก ในสถานการณ์นี้ คุณสามารถทำตาม 2 วิธี:

7.1 ปิดการตรวจสอบข้อผิดพลาด (Turn Off Error Checking)

เพื่ออนุญาตรายการที่ไม่อยู่ในลิสต์ คุณสามารถปิดตัวเลือกการตรวจสอบข้อผิดพลาด ได้ โดยการนั้น Excel จะไม่แสดงข้อความข้อผิดพลาดสำหรับค่าอื่นๆ และจะยอมรับรายการใดๆ ที่ผู้ใช้ป้อน

ในกล่องโต้ตอบ Data Validation เลือกแท็บ Error Alert จากนั้นยกเลิกติ๊กตัวเลือกตามภาพ

หลังจากนั้น คุณสามารถป้อนค่าอื่นๆ ที่อยู่นอกลิสต์เข้าไปในรายการตรวจสอบข้อมูล Excel ได้

7.2 เลือกตัวเลือก Error Alert อื่นๆ

อีกวิธีที่มีประโยชน์ในการอนุญาตรายการอื่นๆ คือการเลือกตัวเลือกการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดที่แตกต่างกัน เราได้แสดงประเภทต่างๆ ของการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดไปแล้ว ตามผม เลือกสไตล์ Information

การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดนี้อนุญาตให้คุณป้อนรายการที่แตกต่างกันในคอลัมน์ได้

อ่านเพิ่มเติม: รายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูล Excel พร้อมตัวกรอง (2 วิธี)

8. เพิ่มแหล่งข้อมูลใหม่ในรายการแบบเลื่อนลง

ตอนนี้ คุณอาจเผชิญสถานการณ์ที่ต้องขยายรายการของคุณ คุณต้องอนุญาตแหล่งข้อมูลใหม่สำหรับรายการแบบเลื่อนลงใน Excel

ดูภาพหน้าจอด้านล่าง:

ที่นี่ เราขยายรายการด้วยรายการเพิ่มอีก 2 รายการ ตอนนี้ คุณต้องบอก Excel ว่าเราขยายรายการแล้ว

คุณสามารถเลือกเซลล์ทั้งหมดและสร้างการตรวจสอบข้อมูลกับรายการใหม่ได้ ซึ่งก็จะทำงาน แต่มีอีกวิธีง่ายกว่านี้

📌 ขั้นตอน

1. เลือกเซลล์แรกของคอลัมน์
2. ไปที่ Data (ข้อมูล) จากกลุ่ม Data Tools (เครื่องมือข้อมูล) คลิก Data Validation (ตรวจสอบข้อมูล) จะเห็นกล่องโต้ตอบ Data Validation

3. ที่นี่ ให้เลือกแหล่งที่มาใหม่ของรายการของคุณ
4. จากนั้น ติ๊กถูกกล่อง "Apply these changes to all other cells with the same settings" (นำการเปลี่ยนแปลงนี้ไปใช้กับเซลล์อื่นๆ ที่มีการตั้งค่าเดียวกัน) จะนำแหล่งข้อมูลใหม่ไปใช้กับเซลล์ทั้งหมดที่มีการตรวจสอบข้อมูลในคอลัมน์
5. คลิก OK และตรวจสอบว่าแหล่งข้อมูลใหม่ถูกเพิ่มแล้วหรือไม่

ตามที่เห็น แหล่งข้อมูลใหม่ของเราถูกเพิ่มในรายการแบบเลื่อนลงใน Excel แล้ว

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง: Excel VBA สร้างรายการตรวจสอบข้อมูลจากอาร์เรย์

💬 สิ่งที่ควรจำ

คุณสามารถก็อปปี้เซลล์ที่มีการตรวจสอบข้อมูลและวางไปเซลล์อื่นๆ เซลล์ผลลัพธ์จะมีรายการแบบเลื่อนลงเดียวกัน

สรุป

สรุปได้ว่า หวังว่าบทช่วยสอนนี้จะให้ความรู้ที่มีประโยชน์ในการสร้างการตรวจสอบข้อมูล Excel ด้วยรายการแบบเลื่อนลง เราแนะนำให้เรียนรู้และนำไปใช้กับชุดข้อมูลของคุณ ดาวน์โหลดสมุดทำงานฝึกปฏิบัติและลองทำเอง นอกจากนี้ ยินดีรับฟีดแบ็กในส่วนความคิดเห็น ฟีดแบ็กที่มีค่าของคุณทำให้เรามีแรงจูงใจสร้างบทช่วยสอนแบบนี้ต่อไป

อย่าลืมเยี่ยมชมเว็บไซต์ Exceldemy.com สำหรับปัญหาและโซลูชันเกี่ยวกับ Excel ต่างๆ

เรียนรู้วิธีใหม่ๆ และเติบโตต่อไป!

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีใช้คำสั่ง IF ในสูตรการตรวจสอบข้อมูลใน Excel (6 วิธี)
• ใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel พร้อมสี (4 วิธี)
• [Fixed] การตรวจสอบข้อมูลไม่ทำงานสำหรับ Copy Paste ใน Excel (พร้อมวิธีแก้)
• วิธีลบช่องว่างจากรายการตรวจสอบข้อมูลใน Excel (5 วิธี)
• ค่าเริ่มต้นในรายการตรวจสอบข้อมูลด้วย Excel VBA (Macro และ UserForm)