เช่นเรารู้จักกันดีว่า Microsoft Excel ใช้เก็บข้อมูลในแถวและคอลัมน์ บางครั้ง เราต้องการจำกัดให้มีเฉพาะข้อมูลบางอย่างเท่านั้นในชีท เราต้องการโยนข้อผิดพลาด เมื่อมีผู้พยายามป้อนข้อมูลที่ขัดต่อการตรวจสอบความถูกต้อง (validation) ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการตั้งข้อจำกัดให้เซลล์เฉพาะใน Excel ยอมรับเฉพาะข้อความที่มีความยาว 10 ตัวอักษร คุณสามารถระบุการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับเซลล์นั้นใน Excel ได้อย่างง่ายดาย
เพิ่มข้อความข้อผิดพลาดใน Excel
เมื่อใครก็ตามป้อนข้อความเกินข้อจำกัด คุณสามารถแสดงข้อความข้อผิดพลาดที่อธิบายการตรวจสอบความถูกต้องได้ ในบทความนี้ ฉันจะแจ้งให้คุณรู้วิธีสร้างหรือเพิ่มข้อความข้อผิดพลาดใน Excel
ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ (E6 ในตัวอย่างของเรา) ที่คุณต้องการตั้งข้อจำกัด คลิกที่แท็บ Data (ข้อมูล) และภายใต้ส่วน Data Tools (เครื่องมือข้อมูล) คลิก Data Validation (การตรวจสอบข้อมูล)
ในกล่องโต้ตอบ Data Validation ให้คลิกที่แท็บ Settings (การตั้งค่า) ในรายการแบบดรอปดาวน์ Allow (อนุญาต) คุณสามารถระบุได้ว่าข้อมูลประเภทไหนได้รับอนุญาตในเซลล์ อาจเป็นจำนวนเต็ม วันที่ ทศนิยม หรือแม้แต่สูตรที่กำหนดเอง
ในกรณีของเรา เนื่องจากเราต้องการตั้งข้อจำกัดสำหรับมากกว่า 10 ตัวอักษร ให้เลือก Text Length (ความยาวข้อความ) หากคุณไม่ต้องการโยนข้อผิดพลาดสำหรับเซลล์ว่าง ให้ติ๊กถูกกล่อง Ignore blank (ข้ามเซลล์ว่าง)
ตอนนี้ ในรายการแบบดรอปดาวน์ Data ให้เลือกตัวดำเนินการ (operator) ในกรณีของเรา ฉันเลือก between (อยู่ระหว่าง)
เนื่องจากเราเลือก 'between' เราจึงต้องระบุช่วง Minimum (ขั้นต่ำ) และ Maximum (สูงสุด) เราสามารถเลือกช่วงเซลล์หรือป้อนค่าโดยตรงได้ สำหรับกรณีของเรา ให้ป้อน '1' ใน Minimum และ '10' ใน Maximum
ตอนนี้ คลิกที่แท็บ Input Message (ข้อความป้อนเข้า) แท็บนี้ใช้ระบุข้อความที่จะแสดงเมื่อเลือกเซลล์ และสำหรับนั้น ให้ติ๊กถูก Show input message when cell is selected (แสดงข้อความป้อนเข้าเมื่อเลือกเซลล์) ระบุ Title (หัวข้อ) และ Message (ข้อความ) ที่จะแสดงเมื่อเลือกเซลล์ Title จะแสดงเป็นตัวหนา และข้อความจะแสดงเป็นข้อความปกติด้านล่างหัวข้อ
ตอนนี้ถึงเวลาสร้างข้อความข้อผิดพลาดใน Excel คลิกที่แท็บ Error Alert (การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด) ติ๊กถูกตัวเลือก "Show error alert after invalid data is entered" (แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง) เพื่อหลีกเลี่ยงการแสดงข้อความข้อผิดพลาดสำหรับทุกข้อมูลที่ป้อนในเซลล์
แนะนำ: เคล็ดลับ Microsoft Excel เพื่อประหยัดเวลาและทำงานเร็วขึ้น
ในรายการแบบดรอปดาวน์ Style (สไตล์) ให้เลือกประเภทข้อผิดพลาดที่จะแสดง อาจเป็น Stop (หยุด), Warning (เตือน) หรือ Information (ข้อมูล) ป้อน Title และ Error Message (ข้อความข้อผิดพลาด) ที่จะแสดงในป๊อปอัปข้อผิดพลาด คลิก "OK" และการตรวจสอบความถูกต้องของคุณได้ถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกใน Excel แล้ว
เมื่อคุณป้อนข้อความที่มีน้อยกว่า 10 ตัวอักษร จะไม่มีข้อความข้อผิดพลาดแสดง แต่ เมื่อคุณป้อนข้อความมากกว่า 10 ตัวอักษรเกินข้อจำกัดของเรา ข้อความข้อผิดพลาดจะแสดงดังภาพด้านล่าง
คุณจะเห็นว่าหัวข้อและข้อความที่คุณตั้งค่าแสดงในข้อความข้อผิดพลาด แนะนำให้มีหัวข้อและข้อความที่มีความหมายซึ่งอธิบายการตรวจสอบความถูกต้องและข้อจำกัด
นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างข้อความข้อผิดพลาดใน Excel
