บางครั้งคุณอาจได้รับเอกสารที่สร้างในโปรแกรมแก้ไขข้อความต่างๆ ซึ่งแสดงผลต่างออกไปเมื่อเปิดใน Microsoft Word ในบางกรณี ย่อหน้าอาจคั่นด้วยบรรทัดว่างหนึ่งหรือหลายบรรทัด ในขณะที่อีกกรณี อาจมีช่องว่างเพิ่มเติมถูกใส่เข้าไป เหตุผลที่ไฟล์ที่สร้างใน Word editor หนึ่งเปิดในอีกตัวได้ คือ รูปแบบไฟล์ถูกรู้จักโดยทั้งคู่ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากความแตกต่างระหว่าง Word editor สองตัว ข้อความอาจไม่แสดงเหมือนกัน
ลบช่องว่างซ้ำใน Word
อีกเหตุผลที่เอกสาร Word หลายไฟล์อาจมีช่องว่างสองช่องหลังจุดทุกประโยค คือ การทำเช่นนั้นเป็นข้อตกลงของเครื่องพิมพ์ดีด ผู้ที่ฝึกพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด จะคุ้นเคยกับช่องว่างสองช่องหลังจุด แม้ขณะสร้างเอกสารบนคอมพิวเตอร์
วิธีที่อธิบายด้านล่างสามารถลบช่องว่างซ้ำจากไฟล์ Microsoft Word ได้ อย่างไรก็ตาม วิธีนี้รู้จักว่าทำงานได้กับ Word editor อื่นๆ ที่คล้ายกันหลายตัว
คุณสามารถใช้ตัวเลือก Find and Replace (ค้นหาและแทนที่) เพื่อแทนที่ช่องว่างซ้ำระหว่างคำใน Word editor ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- คลิกที่ใดก็ได้ในเอกสาร และกด CTRL+F เพื่อเปิดช่อง Find (ค้นหา)
- ขึ้นอยู่กับโปรแกรมแก้ไข Word จะมีตัวเลือกขยายหน้าต่างเป็นหน้าต่างตัวเลือกเต็มรูปแบบ
- ในช่อง Search for (ค้นหา) ให้ป้อนช่องว่างสองช่อง
- ในช่อง Replace (แทนที่) ให้ป้อนช่องว่างหนึ่งช่อง
- คลิกที่ตัวเลือก Replace all (แทนที่ทั้งหมด) เพื่อแทนที่ช่องว่างซ้ำทั้งหมดในข้อความ
กระบวนการนี้สามารถทำซ้ำได้หากมีช่องว่างมากกว่าสองช่อง เช่น หากเอกสารของคุณมีช่องว่างสามช่องระหว่างบางคำ เพียงทำซ้ำกระบวนการเดียวกัน โดยป้อนช่องว่างสามช่องในช่อง Find
อีกวิธีหนึ่ง คือ ใช้สูตร Wildcard สำหรับ MS Word อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกนี้จะเฉพาะเจาะจงกับเวอร์ชันเดสก์ท็อปของ MS Word และไม่ใช่ Word editor อื่นๆ
