คุณอาจเคยเจอสถานการณ์ที่ต้องการแยกข้อความจาก PowerPoint Presentation ไปยังแอปพลิเคชันอื่น เช่น Microsoft Word หรือ Notepad ไฟล์ PowerPoint ปกติจะบันทึกในรูปแบบเฉพาะที่มีนามสกุล PPT การแชร์ไฟล์ PPT ต้องให้ทุกฝ่ายมีการเข้าถึง Microsoft PowerPoint นอกจากนี้ ขนาดไฟล์ใหญ่เนื่องจากใช้กราฟิก (ภาพและสื่อ) ดังนั้น แทนที่จะส่งไฟล์นำเสนอทั้งไฟล์ให้ผู้ที่ต้องการตรวจสอบ คุณสามารถส่งเฉพาะเนื้อหาข้อความในเอกสาร Word ซึ่งสะดวกกว่า การทำเช่นนี้ทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถมองเห็นและเข้าถึงได้ในหลายแอปพลิเคชัน มาดูวิธีแยกข้อความจาก PowerPoint ไป Word
แยกข้อความจาก PowerPoint ไป Word
- เปิด PowerPoint Presentation ของคุณ
- เลือกแท็บ FILE จากริบบิ้น PowerPoint จากรายการตัวเลือกด้านซ้าย ให้เลือก ส่งออก (Export)
- การนำเสนออาจมีไฟล์สื่อและภาพมาก ขนาดอาจถึงหลายร้อย MB ในกรณีเช่นนี้ คุณต้องแปลงไฟล์ PPT เป็นไฟล์ข้อความธรรมดาเพื่อลดขนาด
- ถึงเวลาสร้าง Handouts Handouts คือกระดาษที่มีจุดสำคัญจำกัดเป็นพื้นฐานข้อมูลที่ใช้ในการนำเสนอ สร้าง Handouts ได้โดยเลือกตัวเลือก สร้าง Handouts (Create Handouts) แล้วเลือก สร้าง (Create)
- ทันที หน้าต่าง ส่งไปยัง Microsoft Word จะโผล่ขึ้นมา ที่นี่เลือกประเภทเค้าโครงหน้าที่ต้องการ ผมเลือก บันทึกข้างสไลด์ (Notes next to Slides) แต่คุณสามารถเลือก บรรทัดว่างข้างสไลด์ (Blank lines next to slides) ตัวเลือกนี้จะสร้างบรรทัดว่างข้างแต่ละสไลด์ใน Word ผู้ที่รับเอกสารสามารถใช้พื้นที่นี้จดบันทึกของตนเอง
- ในรูปแบบนี้ ตัวเลือกสำหรับแก้ไขการนำเสนอใน Word เพิ่มเติมก็เกือบไม่มีขีดจำกัด เมื่อเลือกเค้าโครงหน้าที่ต้องการแล้ว คลิก ตกลง (OK) เพื่อเริ่มกระบวนการแปลง เมื่อเสร็จ คุณควรจะเห็นเอกสาร Word ใหม่พร้อมสไลด์ทั้งหมดและเค้าโครงข้อความที่เหมาะสม
หวังว่าเคล็ดลับนี้จะมีประโยชน์
