Microsoft Word เป็น Word Processor ยอดเยี่ยม Microsoft ปรับปรุงฟีเจอร์ Word ตลอดมาตั้งแต่เปิดตัวปี 1983
เกือบทุกคนใช้ MS Word ทำงานหรือส่วนตัว คุณไม่คิดว่าเราควรเรียนรู้เทคนิค Word เพื่อประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพไหม? นี่คือ 13 ฟีเจอร์ที่มีประโยชน์แต่หลายคนไม่รู้จัก
- เน้นประโยคทั้งประโยคด้วยคลิกเดียว –
กดค้าง Ctrl คลิกที่คำใดคำหนึ่งในประโยค (Mac ใช้ Command แทน) จะเน้นประโยคทั้งประโยค
- แปลภาษาในคลิกเดียว –
ต้องอ่าน/เขียนภาษาที่ไม่รู้จัก? Word มีฟีเจอร์แปลเอกสารทั้งฉบับ ไปที่แท็บ Review > Translate จะมีตัวเลือก: Translate Document, Translate Selected Text, Mini Translator, Choose Translation Language
- Inspect Document (ตรวจสอบเอกสาร) –
เอกสารถูกแชร์หลายคน ควรตรวจสอบข้อมูลส่วนตัว/องค์กรที่ซ่อนอยู่ใน Document Properties ก่อนแชร์ Word มี Inspect Document ลบข้อมูลเหล่านี้ได้
วิธีเข้าใช้: File > Info > Inspect Document > Check for Issues > เลือก Inspect Document > ติ๊กประเภทข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ > Inspect > Review ผลลัพธ์ > Remove All
- ซ่อนข้อความ (Hide Text) –
Hidden Text เป็นแอตทริบิวต์ที่ไม่พิมพ์ออกมา ใช้ซ่อนข้อมูลลับชั่วคราว พิมพ์ 2 รุ่น: รุ่นเต็ม และรุ่นซ่อนข้อมูล
วิธีซ่อน: เลือกข้อความ > คลิกขวา > Font > ติ๊ก Hidden
วิธีพิมพ์ข้อความซ่อน: File > Options > Display > ติ๊ก Hidden text และ Print hidden text > OK
- ตรวจสอบ Editing Hotspots (จุดที่แก้ไขล่าสุด) –
อยากดูการแก้ไขล่าสุดเร็วๆ? กด Shift + F5 จะกระโดดไปยังจุดที่แก้ไขล่าสุด
- พิมพ์ข้อความได้ทุกที่บนหน้ากระดาษ –
Word ใช้ได้ nhưกระดานไวท์บอร์ด คลิกสองครั้งที่จุดไหนบนหน้า เคอร์เซอร์จะปรากฏที่นั่น เริ่มพิมพ์ได้เลย
- เน้นข้อความเป็นรูปสี่เหลี่ยม (Square Selection) –
ต้องการเลือกข้อความเฉพาะพื้นที่สี่เหลี่ยม? กดค้าง Alt คลิกลากเมาส์เลือกพื้นที่ที่ต้องการ
- ใช้ Find and Replace สำหรับกราฟิก/รูปภาพ –
แทนที่รูปภาพได้เหมือนข้อความ:
- กด Ctrl + F แถบ Navigation จะแสดงด้านซ้าย
- ข้างกล่องค้นหา มีเมนูเลื่อนลง เลือก Graphics
- คัดลอกรูปภาพที่ต้องการแทนที่
- เมนูเลื่อนลงอีกครั้ง เลือก Replace กล่อง Find and Replace เปิด
- ใน Find what พิมพ์
^g ใน Replace with พิมพ์^c
รูปภาพจะถูกแทนที่
- แบ่งเอกสารเป็น 2 หน้าต่าง (Split View) –
ทำงานเอกสารยาว ต้องเลื่อนไปมาเสียเวลา แบ่งเป็น 2 หน้าต่าง: View > Split ลากเส้นขอบปรับขนาดได้
- โหมดไม่รบกวน (Focus/Distraction Free) –
ทำงานเอกสารสำคัญ ไม่อยากถูกรบกวน: กด Ctrl + F1 ซ่อน Ribbon ปรับ Ribbon Display Options (มุมขวาบน) หรือกด Alt + W, F เข้า Read Mode เลือกตัวเลือกทำงานโดยไม่มีสิ่งรบกวน
- แปลงตารางเป็นกราฟใน 3 ขั้นตอน –
ภาพ表达ดีกว่าข้อมูลตาราง แปลงตารางเป็นกราฟ:
- แท็บ Insert > Object > กล่อง Object เปิด
- เลือก Microsoft Graph Chart > OK
- เขียนสมการทางคณิตศาสตร์/วิทยาศาสตร์ –
Word ไม่ได้แค่สำหรับนักเขียน นักวิทยาศาสตร์ก็ใช้ได้ แท็บ Insert > Equation > เลือกสมการจากเมนู
- เพิ่มเครื่องคิดเลขใน Quick Access Toolbar –
ต้องคำนวณเลขแต่อยากไม่อยากเปิด Calculator แอป? Word มีในตัว:
- File > Options > Quick Access Toolbar
- เปลี่ยนเป็น All Commands หา Calculate Command > Add
- จะเห็นไอคอนวงกลมสีเทาใกล้ปุ่ม Save/Undo มุมซ้ายบน
เทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้ทำงาน Word ได้ง่ายและเร็วขึ้น ลองใช้และบอกความคิดเห็นได้ครับ!
