ทุกสิ่งที่คุณทำจะสร้างข้อมูลที่ไหนสักแห่ง ข้อมูลนั้นเมื่อรวบรวมและวิเคราะห์จะกลายเป็นข้อมูล ข้อมูลดังกล่าวสามารถบอกคนอื่นเกี่ยวกับตัวคุณได้มากกว่าที่คุณอาจต้องการให้พวกเขารู้
ข้อมูลที่เก็บรวบรวมเมื่อเวลาผ่านไปสามารถบอกข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับตัวคุณกับผู้อื่นได้ และสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยหรือทำร้ายคุณได้ ข้อมูลนี้เรียกว่าข้อมูลเมตา
ข้อมูลเมตาคืออะไร
ข้อมูลเมตาคือข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล คุณไม่เกลียดเมื่อคนใช้คำเพื่อกำหนดคำนั้น? ข้อมูลคือข้อเท็จจริงที่มีวัตถุประสงค์อย่างสมบูรณ์ ไม่สามารถโต้แย้งได้อย่างสมเหตุสมผล หนึ่งคือหนึ่งและศูนย์คือศูนย์ อุณหภูมิมันเท่าไหร วันที่ของวันนี้คือวันที่ของวันนี้ เข้าใจตรงกันนะ
ข้อมูลเมตาคือข้อเท็จจริงเกี่ยวกับข้อมูลชิ้นเดียว มาอธิบายกันด้วยตัวอย่างการเขียนจดหมายใน Microsoft Word
คุณพิมพ์จดหมายเพื่อส่งถึงเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ทำงานที่ผิดจรรยาบรรณ หรือแม้กระทั่งผิดกฎหมาย ใช่ เราดราม่ากันทันที
จดหมายเป็นข้อมูลที่สร้างขึ้นจากอักขระที่คุณพิมพ์ในคำสั่งบางอย่าง อักขระที่คุณพิมพ์ถูกสร้างขึ้นโดยกลุ่มคนและเลขศูนย์ หนึ่งและศูนย์คือข้อมูลที่ประกอบขึ้นเป็นข้อมูลในจดหมาย
เมื่อเลขศูนย์และเลขศูนย์ถูกเปลี่ยนเป็นตัวอักษร ก็มีข้อมูลอื่นเกี่ยวกับจดหมายที่สร้างขึ้น ข้อมูลเมตาบางส่วนนั้นรวมถึงเมื่อคุณพิมพ์จดหมาย ใครพิมพ์จดหมาย เมื่อมีการบันทึกครั้งสุดท้าย เวอร์ชันใดของ Word ที่สร้างใน Word ทั้งหมดนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลหรือข้อมูลเมตา
ข้อมูลเมตาทำหน้าที่อะไร
ใน Microsoft Office ข้อมูลเมตาส่วนใหญ่มีไว้เพื่อประโยชน์ของคุณเท่านั้น สามารถช่วยค้นหาเวอร์ชันล่าสุดของเอกสารหรือดูว่าใครเป็นผู้สร้างเอกสาร คุณจึงสามารถถามคำถามเกี่ยวกับเอกสารดังกล่าวได้ ช่วยติดตามการแก้ไขหรือความคิดเห็นในเอกสาร
มันยังถูกใช้โดยโปรแกรม Office และโปรแกรมอื่นๆ เพื่อทำงานกับเอกสาร Windows Explorer ใช้ข้อมูลเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดเรียงเอกสาร เป็นต้น
เหตุใดฉันจึงต้องการลบข้อมูลเมตา
กลับไปที่จดหมายที่คุณส่งถึงเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับเรื่องคร่าวๆ ที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน คุณทำสิ่งนี้โดยไม่ระบุชื่อเพราะคุณกลัวการถูกลงโทษ หรือคุณแค่ไม่ต้องการที่จะมีส่วนร่วมเกินกว่าจะแจ้งต่อเจ้าหน้าที่ เป็นการแจ้งเบาะแส
คุณออกไปทั้งหมดและรับที่อยู่อีเมลชั่วคราวแล้วส่งจากคอมพิวเตอร์สาธารณะที่ห้องสมุดเพื่อปกปิดเส้นทางของคุณ เนื่องจากข้อมูลเมตา เอกสารอาจมีข้อมูลที่สามารถใช้เชื่อมโยงกลับมาหาคุณได้ มันอาจจะยังมีชื่อของคุณติดอยู่
ที่แย่ไปกว่านั้นคือ การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับเอกสาร แม้ว่าจะไม่ปรากฏให้คุณเห็นแล้ว แต่อาจยังอยู่ในเอกสาร หากคุณเขียนย่อหน้าเกี่ยวกับบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงสำหรับคุณแต่ได้ลบออกเพราะสามารถใช้ระบุตัวคุณได้ มันก็ยังอาจเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ในรูปแบบของข้อมูลเมตา
ฉันจะดูข้อมูลเมตาของ Office ได้อย่างไร
ต่อไปนี้เป็นรายการวิธีการเพื่อดูว่ามีข้อมูลเมตาใดบ้างที่แนบกับไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint ของคุณ ข้อมูลเมตาที่ล้อมรอบอีเมลที่ส่งจาก Outlook นั้นซับซ้อนกว่ามากและอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้
ดูข้อมูลเมตาใน Word, Excel หรือ PowerPoint
เมื่อเปิดเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนำเสนอที่คุณต้องการตรวจสอบ:
คลิกที่ ไฟล์ ที่มุมบนซ้าย
ใน ข้อมูล คุณจะเห็นข้อมูลมากมาย เช่น ขนาด หน้า คำ เวลาแก้ไขทั้งหมด แก้ไขล่าสุด สร้าง และบุคคลที่เกี่ยวข้องท่ามกลางข้อมูลอื่นๆ
ภายใต้ข้อมูลนั้น ให้คลิกที่ แสดงคุณสมบัติทั้งหมด เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม
หมายเหตุ: ให้ความสนใจกับข้อมูลเทมเพลต หากคุณใช้เทมเพลตที่มีชื่อของคุณหรือชื่อบริษัทในชื่อไฟล์ ซึ่งสามารถติดตามคุณได้
ดูข้อมูลเมตาใน Windows Explorer
เปิด Windows Explorer และไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ไว้
คลิกขวาที่ไฟล์แล้วคลิก คุณสมบัติ .
ในหน้าต่างคุณสมบัติ คลิกที่ รายละเอียด แท็บ คุณจะเห็นข้อมูลเมตาทั้งหมดในรายการที่กระชับและรัดกุม
ดูข้อมูลเมตาทั้งหมดสำหรับไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint
Extensible Markup Language (XML) เป็นเอกสาร defacto สำหรับการจัดเก็บข้อมูลเมตาในการคำนวณ มันมาพร้อมกับไฟล์ทุกประเภทและไฟล์ Microsoft Office ก็ไม่มีข้อยกเว้น
การดูเอกสาร XML เหล่านี้เป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ มาทำสิ่งนี้กับไฟล์ Word กันเถอะ
- เปิด WindowsExplorer และไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ไว้
- ทำสำเนาของไฟล์ เพื่อไม่ให้ไฟล์ต้นฉบับเสียหายโดยบังเอิญ
- เลือกไฟล์คัดลอกแล้วแตะ F2 บนแป้นพิมพ์หรือคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก เปลี่ยนชื่อ .
เปลี่ยนนามสกุลของไฟล์จาก .docx เป็น .zip . ใช่ ประเภทไฟล์ Office แต่ละประเภทที่ลงท้ายด้วย x เป็นไฟล์บีบอัดที่มีเอกสาร XML คุณจะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับการทำเช่นนี้ คลิกใช่ .
คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก แตกทั้งหมด…
ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ระบบจะถามคุณว่าคุณต้องการบันทึกไฟล์ที่แยกออกมาไว้ที่ใด และคุณต้องการแสดงไฟล์ที่แยกออกมาเมื่อเสร็จสิ้นหรือไม่ ค่าเริ่มต้นเป็นสิ่งที่ดี คลิก แยก .
เมื่อแยกเสร็จแล้ว คุณจะเห็นสามโฟลเดอร์และไฟล์ XML สำรวจในไฟล์เหล่านี้เพื่อดูว่ามีข้อมูลใดบ้างที่จัดเก็บไว้ หากคุณดับเบิลคลิกที่ไฟล์ XML ไฟล์นั้นจะเปิดขึ้นใน Internet Explorer
มันจะดูแปลก ๆ แต่คุณควรจะสามารถระบุความหมายของข้อมูลส่วนใหญ่ได้ มีไฟล์ XML สองไฟล์ที่อาจมีชื่อของคุณ:core.xml ใน docProps โฟลเดอร์ และ document.xml และ people.xml ทั้งใน คำ โฟลเดอร์
วิธีการลบข้อมูลเมตาจาก Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint
ใช้เวลานานกว่าจะมาถึงที่นี่ แต่ถ้าคุณจะทำสิ่งนี้ คุณควรรู้ว่าทำไม มาเริ่มกันเลย
ลบข้อมูลเมตาใน Word, Excel หรือ PowerPoint
คลิกที่ ไฟล์ ที่มุมบนซ้าย
ใน ข้อมูล ให้คลิกที่ ตรวจหาปัญหา ทางด้านซ้ายใกล้ตรงกลางหน้า
คลิกที่ ตรวจสอบเอกสาร . ผู้ตรวจสอบเอกสาร หน้าต่างจะเปิดขึ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมายทั้งหมดในตัวตรวจสอบเอกสารแล้ว จากนั้นคลิกปุ่ม ตรวจสอบ ปุ่ม.
เมื่อตัวตรวจสอบเอกสารเสร็จสิ้น คุณจะเห็นข้อมูลเกี่ยวกับประเภทข้อมูลที่พบ เครื่องหมายถูกสีเขียวในวงกลมหมายความว่าไม่พบข้อมูลประเภทนั้น เครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงหมายความว่าพบข้อมูลประเภทนั้น ถัดจากคำอธิบายของประเภทข้อมูลนั้น คุณจะเห็น ลบทั้งหมด ปุ่ม.
คลิกเพื่อลบข้อมูลประเภทนั้นทั้งหมด อาจมีปุ่มเหล่านี้อยู่หลายปุ่ม ดังนั้นให้เลื่อนลงมาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับทุกปุ่ม
หลังจากที่คุณลบข้อมูลเมตาแล้ว คุณอาจต้องการคลิก ตรวจสอบอีกครั้ง ปุ่มเพื่อให้แน่ใจว่าไม่พลาดอะไรเลย
บันทึกเอกสารของคุณตอนนี้เพื่อไม่ให้ข้อมูลถูกป้อนซ้ำ
จะแน่ใจได้อย่างไรว่าข้อมูลเมตาถูกลบไปแล้ว
ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อ ดูข้อมูลเมตาทั้งหมดใน Word, Excel หรือ PowerPoint . เมื่อตรวจสอบไฟล์ core.xml, document.xml และpeople.xml คุณจะเห็นว่าไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารอีกต่อไป
หากคุณเปลี่ยนนามสกุลกลับจาก .zip เป็น .docx คุณจะสามารถเปิดไฟล์ได้ตามปกติใน Word อีกครั้ง
วิธีการลบข้อมูลเมตาใน Windows Explorer
นี่เป็นวิธีที่ดีหากคุณต้องการดึงข้อมูลเมตาออกจากไฟล์หลายๆ ไฟล์อย่างรวดเร็ว การทำเช่นนี้สำหรับ 2 ไฟล์ขึ้นไปสามารถทำได้ในไม่กี่วินาที
เปิด Windows Explorer และไปที่ไฟล์ที่คุณต้องการลบข้อมูลเมตา คลิกขวาที่ไฟล์แล้วคลิก คุณสมบัติ .
ในหน้าต่างคุณสมบัติ คลิกที่ รายละเอียด จากนั้นคลิกที่ ลบคุณสมบัติและข้อมูลส่วนบุคคล .
คุณสามารถลบข้อมูลได้สองวิธี คุณลบข้อมูลเมตาออกจากไฟล์ต้นฉบับหรือทำสำเนาไฟล์ได้โดยไม่ต้องใช้ข้อมูลเมตา
ลบข้อมูลเมตาออกจากไฟล์ต้นฉบับ
เลือก ลบคุณสมบัติต่อไปนี้ออกจากไฟล์นี้: แล้วเลือกเฉพาะช่องที่คุณต้องการหรือคลิกที่ SelectAll ปุ่ม. จากนั้นคลิก ตกลง .
ทำสำเนาโดยไม่มีข้อมูลเมตา
การดำเนินการนี้จะทำการคัดลอกไฟล์และเพิ่มคำว่า คัดลอก ต่อท้ายชื่อไฟล์ สำเนานั้นจะไม่มีเมตาดาต้าที่เกี่ยวข้อง
ใน ลบคุณสมบัติ หน้าต่าง เลือก สร้างสำเนาโดยลบคุณสมบัติที่เป็นไปได้ทั้งหมด จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง ปุ่ม.
เปรียบเทียบคุณสมบัติของต้นฉบับและสำเนาเพื่อดูความแตกต่าง
ในที่โล่ง?
นี่หมายความว่าคุณอยู่ในที่ชัดเจนหรือไม่? คุณไม่สามารถระบุได้ในขณะนี้จากเอกสาร? เป็นเรื่องยากที่จะพูด สิ่งที่คุณทำกับเอกสารต่อไปจะเป็นตัวกำหนดว่า
การประมวลผลเอกสารแบบดิจิทัลเพิ่มเติม เช่น การส่งอีเมล สามารถเพิ่มข้อมูลเมตากลับเข้าไปในห่วงโซ่ได้ ตัวเลือกที่เป็นไปได้คือการพิมพ์เอกสารและส่งทางไปรษณีย์ เป็นการยากที่จะดึงข้อมูลเมตาจากกระดาษ
