22 ข้อจำกัดของ Excel ที่อาจทำให้คุณหงุดหงิด – วิธีแก้ไขและทางเลือก

Excel ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในโลก ใช้งานได้ดีเยี่ยมในการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล แต่ก็ยังมีบางประเด็นที่อาจทำให้ผู้ใช้รู้สึกหงุดหงิด วันนี้เราจะมาร่วมสำรวจข้อจำกัด 22 ประการพร้อมวิธีแก้ไขและทางเลือกที่ใช้งานได้จริง

22 ข้อจำกัดของ Excel ที่อาจก่อให้เกิดปัญหา

แม้ Microsoft Excel จะเป็นซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากในกิจกรรมต่างๆ ของโลกสมัยใหม่ แต่ก็ยังมีข้อจำกัดบางอย่างที่คุณอาจเผชิญขณะทำงาน

1. การแสดงวันที่ในรูปแบบเริ่มต้น

สมมติว่าคุณต้องการแสดง 2-1 เพื่อแทนวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ใน Excel ผลลัพธ์ที่ได้หลังจากป้อน 2-1 จะกลายเป็น 1-Feb ตามภาพด้านล่าง วิธีการจัดรูปแบบเซลล์อาจเป็นสิ่งที่คิดถึงก่อน แต่ถ้าเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells และเลือก Date คุณจะพบว่ารูปแบบทั้งหมดในฟิลด์ Type ไม่สามารถตอบโจทย์ได้ Lองดีคือ Excel มีฟังก์ชัน TEXT ที่ยืดหยุ่นกว่ากล่องโต้ตอบ Format Cells มาก ด้านซ้ายของภาพด้านล่างแสดงตัวอย่างการแก้ไขปัญหาด้วย ฟังก์ชัน TEXT โดยแสดง 3 ตัวอย่างและผลลัพธ์ที่ได้จาก 4 รูปแบบ หากจำนวนหลักน้อยกว่าที่คาดไว้ Excel จะเติม ศูนย์นำหน้า (leading zero) ไว้ข้างหน้า ตัวอย่างเช่น TEXT($C7,”M-D”) จะคืนค่า 5-23 ในขณะที่ TEXT($C7,”MM-DD”) คืนค่า 05-23 คุณสามารถศึกษาภาพด้านล่างเพื่อเข้าใจกลไกการทำงาน

กล่องโต้ตอบ Format Cells จะมีลักษณะดังนี้

สรุป: ฟังก์ชัน TEXT เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการจัดรูปแบบค่า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้รูปแบบ YYYY-MM-DD เพื่อแสดง 2015-05-23 ได้

2. การสูญหายของศูนย์นำหน้า (Leading Zeros)

หากคุณป้อนหมายเลขประกันสังคม หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขบัตรเครดิต หรือรหัสไปรษณีย์ลงในสมุดงาน Excel จะจัดการเป็นตัวเลขและใช้รูปแบบตัวเลขทั่วไป ทำให้ ศูนย์นำหน้า ถูกตัดทิ้ง ข้อจำกัดนี้เกิดขึ้นเสมอ ตัวอย่างเช่น การป้อน 000123 ลงในเซลล์ B5 จะได้ 123 การป้อน 001234 ลงในเซลล์ B6 จะได้ 1234 ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ต้องการ ค่าที่ต้องการคือเซลล์ B5 ถึง B7 แล้วจะแก้ไขอย่างไร?
เหมือนปัญหาข้อที่ 1 เราสามารถใช้ ฟังก์ชัน TEXT เพื่อเติมศูนย์นำหน้าให้รหัสตัวเลข
อีกวิธีหนึ่งคือการใส่เครื่องหมายออฟโชฟเดี่ยว (‘) นำหน้ารหัสตัวเลข
สูตร ฟังก์ชัน TEXT ในเซลล์ D5 สามารถเขียนได้ดังนี้

=TEXT($C5,"000000")

ผลลัพธ์หลังกด ENTER และใช้ Fill Handle จะเป็นดังภาพ

3. การจัดรูปแบบตัวเลขขนาดใหญ่เป็นสัญลักษณ์วิทยาศาสตร์ (Scientific Notation)

ตัวเลขขนาดใหญ่ที่ป้อนใน Excel จะถูกเก็บเป็นตัวเลขและแสดงในรูปสัญลักษณ์วิทยาศาสตร์ นี่เป็นข้อจำกัดทั่วไป สมมติป้อนตัวเลขยาว เช่น 12409003888123 ในเซลล์ B2 Excel จะใช้รูปแบบตัวเลขทั่วไปและแสดงเป็น 1.2409E+13 สามารถป้องกันได้ไหม?
วิธีง่ายที่สุดคือ คลิกขวา ที่เซลล์ B2 เลือก Format Cells ในกล่องโต้ตอบ เลือก Number และตั้งค่าจำนวนตำแหน่งทศนิยมเป็น 0 ตัวเลขยาวจะแสดงแทนสัญลักษณ์วิทยาศาสตร์

4. การใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP สำหรับการจับคู่ประมาณ (Approximate Match)

ข้อจำกัดทั่วไปคือหลายคนไม่แน่ใจว่า VLOOKUP ทำงานอย่างไรกับ approximate match ในภาพด้านล่าง หากค่าค้นหาคือ chun Excel จะคืนค่า $93,500 แต่จากตารางข้อมูลในช่วง B5:E12 ค่าที่ถูกต้องควรเป็น $151,200 เพราะ chun คล้ายกับ Chung

จริงๆ แล้ว VLOOKUP approximate match ไม่ได้ทำงาน nhưที่เราคิด มันจะเลื่อนลงตามแถวของตารางค้นหาจนกว่าจะเจอค่าน้อยกว่าหรือเท่ากับค่าค้นหา และค่าในแถวถัดไปมากกว่าค่าค้นหา ตัวอย่าง: Bueller น้อยกว่า chun ในขณะที่ Chung มากกว่า chun ทำให้ Excel หยุดที่แถวที่ 6 และคืนค่า $93,500 ในคอลัมน์ C เช่นเดียวกัน สำหรับค่า $89,450 Excel หยุดที่แถวที่ 5 ให้อัตราค่าคอมมิชชัน 6%

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Excel Add-in [พร้อมตัวอย่าง]

แต่ถ้าดูช่วงข้อมูลดีๆ จะพบว่าอัตราคอมมิชชันสำหรับ $89,450 ควรเป็น 7% ไม่ใช่ 6% ที่ได้จากภาพ 4.1 มีอะไรผิดพลาด? ใช่ เราต้อง จัดเรียงตารางค้นหาแบบอัปทิศ (ascending) ก่อน เนื่องจาก VLOOKUP เดินลงตามแถวทีละแถว ภาพด้านล่างแสดงตารางค้นหาอีกชุดในช่วง B5:E12 ที่จัดเรียงตาม Sales แบบ ascending ตอนนี้อัตราคอมมิชชันของ $89,450 ถูกต้องแล้ว

โปรดจำเสมอ: จัดเรียงช่วงค้นหาแบบอัปทิศก่อนใช้ VLOOKUP approximate match มิฉะนั้นจะได้ผลผิดพลาด

5. ฟังก์ชัน VLOOKUP ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็ก-ใหญ่ (Not Case-Sensitive)

ข้อจำกัดอีกอย่างคือหลายคนไม่รู้ว่า VLOOKUP ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็ก-ใหญ่ ซึ่งอาจทำให้ผิดพลาด ดูภาพด้านล่าง marie จะถูกจับคู่เมื่อค่า VLOOKUP คือ Marie ทำให้ Excel คืนค่า 14 ในเซลล์ F5 แต่ค่าที่ต้องการจริงคือ 23 ในเซลล์ C6 จะป้องกันได้อย่างไร?

การรวม INDEX, MATCH, และ EXACT สามารถใช้ได้ สูตรในช่วง G5:G7 คืนค่าตัวเลขใน F5:F7 ดังนี้

=INDEX($B$4:$C$12,MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0),2)

ที่นี่ MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0) เป็นกุญแจสำคัญ ให้หมายเลขแถวที่มีการจับคู่ที่แม่นยำ (Marie ในกรณีนี้) ลองทดสอบด้วยตัวเอง

วิธีง่ายกว่าคือใช้ OFFSET และ MATCH ร่วมกัน สูตรในเซลล์ F15 เขียนได้ดังนี้

=OFFSET($B$4,MATCH($E15,$B$4:$B$12,0),1)

ผลลัพธ์คือ 23 หลังกด ENTER และใช้ Fill Handle จะได้ค่าทั้งหมด

6. ไม่สามารถเริ่มค้นหาจากคอลัมน์หรือแถวใดๆ ก็ได้ด้วย VLOOKUP

รบกวนที่ VLOOKUP ทำการค้นหาจากซ้ายไปขวาเท่านั้น แต่ถ้าอ่านบทความแนะนำใน ข้อ 5 จะรู้ว่า OFFSET/MATCH สามารถเริ่มค้นหาจากคอลัมน์หรือแถวใดๆ ได้ ในตัวอย่าง ค่าในเซลล์ C10 จะเปลี่ยนตามค่าใน C9 และ B10

7. VLOOKUP ไม่ปรับ Column Offset อัตโนมัติเมื่อลบคอลัมน์

สมมติช่วงค้นหาเริ่มจาก C5 ถึง E12 และใช้ VLOOKUP approximate match ในช่วง G4:I6 สูตรในเซลล์ H5 สำหรับค้นหาอัตราคอมมิชชันประมาณสำหรับ chun คือ

=VLOOKUP(G5,B5:E12,3,TRUE)

หลังลบคอลัมน์ C สูตรจะเปลี่ยนเป็น

=VLOOKUP(O3,K3:M10,3,TRUE)

ช่วงค้นหาเปลี่ยนอัตโนมัติ รวมถึงอ้างอิงเซลล์ค่าค้นหาจาก G5 เป็น F5 ทุกอย่างถูกต้อง แต่ Column offset ยังคงเป็น 3 จริงๆ ควรเป็น 2 เพราะอัตราคอมมิชชันอยู่คอลัมน์ที่ 2 ของตารางค้นหาตอนนี้

8. ยากที่จะดูเนื้อหาเซลล์ที่ยาว

ในภาพด้านล่าง การอ้างอิงเซลล์จะเปลี่ยนเมื่อคัดลอกสูตร =COUNTIFS($C3:$C10,”=”&$F3) จากเซลล์ G3 ไป G4 สูตรกลายเป็น =COUNTIFS($C4:$C11,”=”&$F4) คืนค่า 4 แต่ดูช่วง B2:D10 จริงๆ จำนวนนักเรียนชายควรเป็น 5 ไม่ใช่ 4 ข้อผิดพลาดเนื่องจากใช้การอ้างอิงสัมพัทธ์ $C3:$C10 ที่เปลี่ยนเมื่อคัดลอก วิธีถูกต้องคือใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ แทน “$C3:$C10” ด้วย “$C4:$C11” เช่นในช่วง F7:H9 การวางสูตรง่ายทำให้ผิดพลาดง่าย ต้องระมัดระวัง

9. ไม่ง่ายที่จะดูเนื้อหาทั้งหมดหากเซลล์มีข้อความยาวเกินไป

เพื่อแสดงปัญหา ผมคัดลอกย่อหน้าจากบทความนี้ลงในเซลล์ B6 ภาพแสดงว่ามีเพียงบรรทัดเดียวในแผ่นงาน ทำให้ดูเนื้อหาทั้งหมดยาก

หลังเพิ่มตัวแบ่งบรรทัดภายในเซลล์ B6 ด้วย ALT + ENTER ได้ 11 บรรทัด ตามภาพ

10. ไม่สามารถทำงานร่วมกับ Microsoft Word ได้อย่างราบรื่น

Excel แยกแถวที่มี carriage return หลายแถวเมื่อคัดลอกตารางจาก Word มา Excel สมมติมีไฟล์ doc ชื่อ Copy table from word to excel.docx ที่มีตารางดังนี้

คัดลอกตารางนี้มาในแผ่นงานด้วย CTRL+C และ CTRL+V จะได้ผลลัพธ์ดังรูป 10.1 ข้อความ Last Date for Receiving of filled in Application Form ถูกแยกเป็นสองแถว ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ต้องการ

เพื่อป้องกัน สามารถใช้ VBA macro ดึงตารางจาก Word ไป Excel โค้ดด้านล่างดึงข้อมูลจากทุกตารางในเอกสาร Word ไปยังไฟล์ Excel

Sub Import_Table() Dim wdDoc As Object Dim wdFileName As Variant Dim tableNo As Integer 'table number in Word Dim iRow As Long 'row index in Excel Dim iCol As Integer 'column index in Excel Dim resultRow As Long Dim tableStart As Integer Dim tableTot As Integer On Error Resume Next ActiveSheet.Range("A:AZ").ClearContents wdFileName = Application.GetOpenFilename("Word files (*.docx),*.docx", , _ "Browse for file containing table to be imported") If wdFileName = False Then Exit Sub '(user canceled import file browser) Set wdDoc = GetObject(wdFileName) 'open Word file With wdDoc tableNo = wdDoc.tables.Count tableTot = wdDoc.tables.Count If tableNo = 0 Then MsgBox "This document contains no tables", _ vbExclamation, "Import Word Table" ElseIf tableNo > 1 Then tableNo = InputBox("This Word document contains " & tableNo & " tables." & vbCrLf & _ "Enter the table to start from", "Import Word Table", "1") End If resultRow = 1 For tableStart = 1 To tableTot With .tables(tableStart) 'copy cell contents from Word table cells to Excel cells For iRow = 1 To .Rows.Count For iCol = 1 To .Columns.Count ThisWorkbook.Worksheets("Import_Table").Cells(resultRow, iCol) = WorksheetFunction.Clean(.cell(iRow, iCol).Range.Text) Next iCol resultRow = resultRow + 1 Next iRow End With resultRow = resultRow + 1 Next tableStart End With End Sub

หลังกดปุ่ม Import table จะได้ตารางคล้ายรูป 10.2 ผมปรับความกว้างคอลัมน์ด้วยมือเพื่อแสดงว่า “Last Date for Receiving of filled in Application Form” ไม่ถูกแยกเป็นสองแถว

11. การคำนวณสูตรใหม่ (Recalculation) ใช้เวลานานบางครั้ง

Excel คำนวณสูตรใหม่เมื่อเปิดสมุดงานหรือมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ ฟีเจอร์นี้ดีแต่การคำนวณใหม่อาจใช้เวลานาน นี่คือ 2 วิธีควบคุมการคำนวณเพื่อประหยัดเวลา

♦ ปิดการคำนวณอัตโนมัติ (Turn Off Automatic Recalculation)

1. คลิกแท็บ File -> Options
2. คลิกหมวด Formulas
จะได้กล่องโต้ตอบ Excel Options ตามภาพ Automatic ภายใต้ Workbook Calculation หมายถึง Excel จะคำนวณสูตรที่เกี่ยวข้องทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงค่า สูตร หรือชื่อ Automatic except for data tables คำนวณยกเว้นตารางข้อมูล ตัวเลือก Manual ปิดการคำนวณอัตโนมัติ

ภาพด้านล่างแสดงวิธีอื่นในการปิดการคำนวณอัตโนมัติ มี 3 ตัวเลือก: Automatic, Automatic Except for Data Tables, Manual
หลังปิดการคำนวณอัตโนมัติ คุณสามารถกดปุ่ม Calculate Now ในกลุ่ม Calculation บนแท็บ Formulas เพื่อคำนวณแผ่นงานทั้งหมดที่เปิดอยู่ หรือกด Calculate Sheet เพื่อคำนวณแผ่นงานที่ใช้งานอยู่และแผ่นผังที่เชื่อมโยง

♦ เปลี่ยนจำนวนรอบที่ Excel วนลูปสูตร (Iterative Calculation)

โปรดตรวจสอบว่าเลือก Enable iterative calculation แล้ว ก่อนตั้งค่า Maximum iterations และ Maximum change จำนวนรอบมาก = ใช้เวลานานขึ้น ค่า Maximum change น้อย = ผลลัพธ์แม่นยำขึ้นแต่ใช้เวลานานขึ้น

12. ไม่มีวิธีง่ายในการเปลี่ยนชื่อหลายแผ่นงาน (Rename Multiple Worksheets)

บางครั้งต้องแทรกหลายแผ่นงาน จะเปลี่ยนชื่อทีละแผ่น? ถ้ามี 100 แผ่นจะใช้เวลานาน โชคดีที่มี VBA code สำหรับเปลี่ยนชื่อหลายแผ่นพร้อมกัน
โค้ดสำหรับแทรกและเปลี่ยนชื่อหลายแผ่น:

Sub rename_tab() Application.DisplayAlerts = False 'Define variable Dim wbk As Workbook Dim ws As Worksheet 'Open workbookFile Set fnm = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(1, 2) Set wbk = Workbooks.Open(fnm) 'Set workbook as active workbook wbk.Activate For i = 2 To ThisWorkbook.Worksheets(2).UsedRange.Rows.Count 'Return number of all worksheet in the active workbook n = Worksheets.Count 'Add worksheet after the last worksheet Set ws = Sheets.Add(After:=Worksheets(Worksheets.Count)) 'Give the newly added worksheet a name ws.Name = ThisWorkbook.Worksheets(2).Cells(i, 2) Next i 'Close and save active workbook wbk.Close Savechanges:=True End Sub

ภาพแสดงวิธีออกแบบและใช้แมโคร สมมติแมโครบันทึกในไฟล์ Insert and Rename Multiple Tabs.xlsm มี 2 แท็บ แท็บแรกสำหรับระบุไฟล์ที่ต้องการแทรกแท็บ (ใส่พาธไฟล์ในเซลล์ B1) แท็บที่สอง (แผงขวา) ให้ชื่อแท็บที่แมโครจะใช้ สามารถเพิ่มชื่อแท็บได้มากเท่าที่ต้องการ

ภาพด้านล่างแสดงภาพหน้าจอ WS.xlsx ก่อนและหลังรันโค้ด VBA

13. PivotTables ไม่มีฟังก์ชัน Median

PivotTable เป็นฟีเจอร์อันทรงพลัง สรุป วิเคราะห์ สำรวจ และนำเสนอข้อมูล ช่วยสกัดข้อมูลเชิงลึกและชุดข้อมูลโดยละเอียด
แผงซ้ายของภาพมีข้อมูลสำหรับวิเคราะห์ มีความสูง น้ำหนัก เพศ และอายุของนักเรียน
1. คลิกเซลล์ใดๆ ในช่วง B5:F23
2. บนแท็บ Insert คลิก PivotTable

3. เลือกตำแหน่งเริ่มต้นในกล่อง Create PivotTable ช่วงข้อมูลถูกเลือกในแผงกลาง

ในกล่อง PivotTable field list (แผงขวา) ลาก SEX และ AGE ไป Row Labels ลาก WEIGHT ไป Values ได้ PivotTable รวมเซลล์ H5 ถึง I19

จาก PivotTable ผลรวมน้ำหนักของ นักเรียนชาย อายุ 11 คือ 57.5 และ นักเรียนหญิง อายุ 13 คือ 121.8
นอกจาก Sum ยังสามารถนับจำนวนนักเรียนอายุ 13 หรือคำนวณค่าเฉลี่ยน้ำหนักได้ คลิกขวาที่เซลล์ใดๆ ใน PivotTable (ช่วง H5:I19) เลือก Value Field Settings ในกล่อง Value Field Settings (แผงขวา) เลือกประเภทการคำนวณที่ต้องการ
สำคัญ: ประเภทการคำนวณรวม Count, Average, Max, Min เป็นต้น หากอ่านครบทุกประเภท จะพบว่า Excel ไม่มีสถิติ Median ใน PivotTable ถ้าต้องการคำนวณ Median ให้ใช้ ฟังก์ชัน MEDIAN

ก่อนใช้ ฟังก์ชัน MEDIAN ควรจัดเรียงข้อมูลตาม SEX และ AGE ภาพแสดงข้อมูลที่จัดเรียงแล้ว

ใช้ ฟังก์ชัน MEDIAN คำนวณ Median สำหรับแต่ละกลุ่มย่อย สูตรในเซลล์ J5:

=MEDIAN(E27:E35)

E27:E35 หมายถึง WEIGHT ของ นักเรียนหญิง

กด ENTER ได้ 62.5 แสดง Median WEIGHT ของ นักเรียนหญิง อายุ 11-15 คือ 62.5 kg

สำหรับนักเรียนชาย ใช้สูตร

=MEDIAN(E14:E23)

E14:E23 หมายถึง WEIGHT ของ นักเรียนชาย

กด ENTER ได้ 64.15

14. PivotTables ไม่สามารถนับค่าที่ไม่ซ้ำกัน (Unique Values) ได้

บางครั้งต้องการทราบว่ามีค่าที่ไม่ซ้ำกันกี่ค่าในช่วงที่มีค่าซ้ำ แต่ PivotTables ไม่นับค่าไม่ซ้ำ ภาพประกอบ: มีนักเรียนอายุ 11 ปี 2 คน อายุ 12 ปี 5 คน แต่ต้องการทราบช่วงการกระจายอายุ ต้องนับด้วยมือ
1. สร้าง PivotTable ด้วย Row Levels และ Sum of AGE

2. ใช้ ฟังก์ชัน ROWS คืนจำนวนแถวในช่วงอ้างอิง สูตร:

=ROWS(H5:H10)

H5:H10 หมายถึง Row Levels

กด ENTER ได้ 6

ภาพด้านล่างแสดงการนับค่าไม่ซ้ำสำหรับกลุ่มเพศต่างๆ โดยใช้ ROWS สำหรับแต่ละกลุ่มย่อย สำหรับ กลุ่มหญิง ใส่สูตรในเซลล์ D5:

=ROWS(B6:B10)

กด ENTER ได้ 5

สำหรับ กลุ่มชาย ใส่สูตรในเซลล์ D11:

=ROWS(B12:B17)

ได้ 6

15. ไม่มีฟังก์ชันเทียบเท่า SUMIF/COUNTIF/AVERAGEIF สำหรับ Max หรือ Median

ฟังก์ชัน SUMIFS รวมเซลล์ที่ตรงเกณฑ์หลายอย่าง SUMIF ใช้เกณฑ์เดียว ในขณะที่ SUMIFS ใช้ได้หลายชุดเกณฑ์กับหลายช่วง
อาร์กิวเมนต์ Sum_range คือช่วงที่จะรวม Criteria_range และ criteria ให้เป็นคู่
สูตรหลักสำหรับเซลล์ I5:

=SUMIFS($E$5:$E$23,$C$5:$C$23,"F=")

Sum_range สำหรับ I5 คือ E5:E23 เกณฑ์แรก C5:C23,”= F” เกณฑ์ที่สอง E5:D23,= 11 ผลรวมน้ำหนักนักเรียนหญิงอายุ 11 ปี = 51.3 kg

โดยทั่วไป ฟังก์ชัน AVERAGEIFS มีไวยากรณ์คล้าย SUMIFS ภาพแสดงการใช้ AVERAGEIFS

เพิ่มเติม ฟังก์ชัน COUNTIFS แตกต่างจาก SUMIFS และ AVERAGEIFS ไวยากรณ์ประกอบด้วยคู่ criteria_range และ criteria เท่านั้น ไม่มี sum_range หรือ average_range ภาพแสดงการใช้ COUNTIFS

ฟังก์ชันเหล่านี้มีประโยชน์ แต่ ไม่มีฟังก์ชัน MEDIANIFS

16. ฟีเจอร์ใน Excel สำหรับ Windows ที่ไม่มีใน Excel สำหรับ Mac

ฟีเจอร์รายงานบางอย่างไม่ทำงานใน Excel สำหรับ Mac จึงไม่สามารถใช้ได้เมื่อสร้างรายงานให้ลูกค้าที่ใช้ Mac นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ที่อยู่ใน Windows version of Excel แต่ไม่มีใน Mac version of Excel
ตัวอย่าง: Excel for Windows กำหนดตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับบันทึกไฟล์ บันทึกร่าง (draft) อัตโนมัติขณะทำงานเพื่อลดความเสียหายหาก Excel ค้าง และปรับแต็บ Quick Access Toolbar ได้ ฟีเจอร์ทั้ง 3 นี้ Excel for Mac ไม่รองรับ
โดยทั่วไป Excel for Windows มีโหมดดูตัวอย่างสมุดงาน 3 โหมด:

• Normal
• Page Layout
• Page Break

แต่ Excel for Mac มีแค่ Normal และ Page Layout สำหรับ Print Preview เวอร์ชัน Windows แสดงตัวอย่างพิมพ์ขนาดใหญ่ ซูมเข้า-ออกได้ แต่วัน Mac มีแค่ Print Preview ขนาดเล็ก ซูมไม่ได้ ฟีเจอร์ View Side by Side สำหรับเปรียบเทียบสมุดงาน 2 ไฟล์ และ Synchronous Scrolling สำหรับเลื่อนดูพร้อมกัน ก็มีเฉพาะ Windows
ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ อีกมาก อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความนี้

17. ไม่สามารถเข้าถึงตารางในกล่องโต้ตอบ Excel Options ได้อย่างรวดเร็ว

เปิดกล่อง Excel Options จะมี 10 แท็บ แต่ละแท็บเต็มไปด้วยการตั้งค่าสิบรายการ การค้นหาตั้งค่าเฉพาะอาจเสียเวลามาก

18. ขีดจำกัดواصفاتของ Excel (Specification Limits)

所周知ว่า Excel มีขีดจำกัด เช่น การเปิดสมุดงานถูกจำกัดโดยหน่วยความจำและทรัพยากรระบบ จำนวนแถวสูงสุด = 1,048,576 จำนวนคอลัมน์สูงสุด = 16,384 นี่คือสรุปขีดจำกัดทั้งหมด
แต่บางข้อจำกัดรบกวน เช่น ความแม่นยำตัวเลขสูงสุด = 15 หลัก หมายถึงเซลล์เก็บได้แค่ 15 หลัก ตัวเลขหลังหลักที่ 15 จะกลายเป็นศูนย์ หากป้อน 12345678901234567890 จะได้ 12345678901234500000

19. ไม่มีการตรวจสะพelling อัตโนมัติใน Excel

Microsoft Word มีการตรวจสะพelling อัตโนมัติ ตรวจคำผิดและไวยากรณ์ ไฮไลท์ข้อผิดพลาด แต่ Excel ไม่ไฮไลท์อัตโนมัติ สามารถตรวจสอบได้ผ่าน Reviews > Proofing > Spelling

20. Excel ค้างง่ายเมื่อรัน Macro

คุณเคยประสบ Excel ค้างขณะรัน VBA macro โดยเฉพาะลูป DO WHILE หรือ FOR NEXT ที่วนหลายรอบ (เช่น 1,000 หรือ 10,000 รอบ) ผมเคยดึงข้อมูลจากอินเทอร์เน็ต擷取ชื่อและติดต่อบริษัท 10,000 แห่ง ใช้เวลาเกือบ 24 ชั่วโมง เริ่มแรกค้างหลังรัน 1-2 ชั่วโมงเพราะอินเทอร์เน็ตไม่ดี งานหายทั้งหมด ค้างอีกครั้งก็หงุดหงิดมาก จึงคิดไงว่า บันทึกสมุดงานทุกครั้งที่จบลูป เพิ่มคำสั่ง “ThisWorkbook.Save” ท้ายแต่ละลูป ตั้งแต่นั้นไม่เคยสูญเสียงานจากการค้างอีก

21. ปัญหาเกี่ยวกับไฟล์ CSV ใน Excel

Excel มีปัญหาเกี่ยวกับรูปแบบไฟล์ CSV บางครั้งผู้ใช้ Excel 2013 และ 2016 ที่มีภาษาต่างกัน พยายามเปิดไฟล์ CSV ที่สร้างจากแอปพลิเคชัน US โดยดับเบิลคลิก แต่ Excel ไม่จัดรูปแบบและแสดงในโหมด CSV (คั่นด้วยคอมมา) โดยค่าเริ่มต้น Excel ใช้ตัวคั่นรายการ (List Separator) ตามภูมิภาค (คอมมา, เซมิโคลอน, ฯลฯ) วิธีแก้ไขอาจเป็น:

• เลือกภูมิภาคที่ใช้คอมมาเป็นตัวคั่นรายการ (เช่น USA, Canada)
• เปิดและสร้างไฟล์ CSV ใน Excel บันทึกเป็นแผ่นงาน
• คืนการตั้งค่าภูมิภาคกลับสู่ค่าเดิม

22. ข้อจำกัดของ Excel สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics)

ขณะวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel คุณจะเผชิญปัญหาเหล่านี้:

• Excel จำกัดการมองเห็นเมื่อสร้างโมเดลที่ซับซ้อน
• ข้อจำกัดทำให้การทำงานร่วมกันยากขึ้น
• Excel ไม่มีประสิทธิภาพในการจัดการเทมเพลตและการป้อนข้อมูล
• ข้อจำกัดทำให้การติดตามสเปรดชีตหลายไฟล์เป็นเรื่องท้าทาย

สรุป

บทความนี้เน้นข้อจำกัดสำคัญขณะทำงานกับ Excel อาจมีข้อจำกัดอื่นๆ อีก โปรดเยี่ยมชมแพลตฟอร์มเรียนรู้ Excel อย่างเป็นทางการ ExcelDemy สำหรับคำถามเพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติม

• การใช้ฟังก์ชัน Offset ใน Excel [Offset – Match Combo, Dynamic Range]
• ฟังก์ชัน VBA ของ Excel ที่มีอาร์กิวเมนต์เดียว
• ฟังก์ชัน VLOOKUP ใน Excel: เรียนรู้พร้อมตัวอย่าง
• วิธีแยกเซลล์ใน Excel (คู่มือฉบับสมบูรณ์)