เชี่ยวชาญ Excel: 28 ทักษะจำเป็นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงานและโชว์ให้บอสเห็น

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นใช้ Excel หรือใช้มานานแล้ว มีทักษะจำเป็นบางอย่างที่คุณควรทราบเกี่ยวกับ Excel: วิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งต่างๆ บางสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง และสิ่งที่จะทำให้คนอื่นประทับใจ (โดยเฉพาะบอส)

ในบทความนี้ จะพูดถึง 28 ทักษะ Excel ที่จำเป็น ที่คุณต้องรู้ รวมถึงเคล็ดลับและเทคนิคที่ดีที่สุดที่ผมคิดไว้ เพื่อให้คุณเริ่มต้นเป็นมือใหม่ – หรือทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในฐานะมืออาชีพ

28 ทักษะ Excel ที่จำเป็นซึ่งคุณต้องเชี่ยวชาญ

ใน Microsoft Excel คุณจะได้ทักษะมากมายที่สามารถเรียนรู้ได้ แต่ที่นี่ เราจะอภิปราย 30 ทักษะ Excel ที่จำเป็น (หมายเหตุ: ต้นฉบับเขียน 28 แต่เนื้อหานับ 30 ข้อ) ที่สามารถช่วยชีวิตประจำวันได้ นำไปใช้กับปัญหาต่างๆ ได้ผลดี โปรดทำตามทักษะทั้ง 30 อย่างละเอียด

1. การแปลงเป็น PDF (Converting to PDF)

คุณอาจต้องส่งสเปรดชีตหรือรายงาน Excel ให้ลูกค้าบ่อย – แต่คุณไม่อยากให้พวกเขาเห็นข้อมูลและสูตรทั้งหมดใช่ไหม?

แม้จะมีหลายวิธีป้องกันไม่ให้คนอื่นดูหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ บนสเปรดชีต (ซ่อนสิ่งต่างๆ, ป้องกันสิ่งต่างๆ, หรือแปลงค่าด้วยการจัดรูปแบบ) แต่ด้วยความรู้เล็กน้อย วิธีเหล่านี้ทั้งหมดสามารถหลีกเลี่ยงได้

เช่นเดียวกับทุกอย่าง บางครั้งเส้นทางที่เรียบง่ายที่สุดคือที่ดีที่สุด หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้คนอื่นเปลี่ยนข้อมูลของคุณ ให้ แปลงสเปรดชีตเป็น PDF และส่งไฟล์ PDF นั้นแทน การแปลงเอกสาร Excel เป็นไฟล์ PDF ง่ายมาก และ Excel เวอร์ชันปัจจุบันทุกตัวทำได้โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับเรื่องนี้ (หรือหากคุณมองหาเคล็ดลับและเทคนิคคล้ายๆ นี้) Activia Training ได้เปิดส่วนใหม่บนเว็บไซต์ซึ่งมีบทช่วยสอนและวิดีโอ how-to ที่ยอดเยี่ยม

อ่านเพิ่มเติม: 102 Useful Excel Formulas Cheat Sheet PDF (Free Download Sheet)

2. ใช้ฟังก์ชัน Fill (Using the Fill Function)

สมมติว่าคุณต้องการเก็บบัญชีซับซ้อน 12 เดือนในสมุดงานเดียว คุณสร้าง 12 ชีท และตั้งชื่อตั้งแต่ มกราคมถึง ธันวาคม จัดรูปแบบและวางโครงสร้างชีท มกราคม แล้วคัดลอกและวางสเปรดชีตไปยังชีทอื่นอีก 11 ชีท

วิธีนี้น่าเบื่อ และหากวางข้อมูลผิด อาจป้องกันไม่ให้คุณสร้างชีทสรุป (summary sheet) ได้อย่างรวดเร็ว จริงๆ แล้ววิธีที่ดีที่สุดคือใช้เครื่องมือ "Fill Across Sheets" ของ Excel การใช้ฟังก์ชัน Fill จะช่วยให้คุณ คัดลอกชีทหนึ่งไปยังหลายชีท ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัตินี้ Tom มีบทช่วยสอนทีละขั้นตอนที่ดีบนบล็อกของเขา

อ่านเพิ่มเติม: How to Show Formula in Excel Cells Instead of Value (6 Ways)

3. ใช้ช่วงที่ตั้งชื่อ (Using Named Ranges)

ผมมีสูตรที่รวมยอดรวมของ 3 ช่วงที่ต่างกันบน 3 ชีทแยกกัน:

=SUM(‘Jan Sales’!$D$10:$L$10, ‘Feb Sales’!$D$10:$L$10, ‘Mar Sales’!$D$10:$L$10)

และอีกสูตรหนึ่งทำอย่างเดียวกัน:

=SUM(JanTotal, FebTotal, MarTotal)

เชี่ยวชาญสูตรและฟังก์ชัน Excel ในเพียง 3.5 ชั่วโมง!

กับคอร์ส ฟรี (FREE COURSE) ของผมที่ Udemy.

Excel Formulas and Functions with Excel Formulas Cheat Sheet!

คุณชอบอันไหน? ผมชอบอันที่สอง เพราะเข้าใจง่ายกว่า และสร้างง่ายกว่ามาก – ไม่ต้องไปที่ชีทอื่นเลือกช่วงข้อมูล

สูตรที่สองใช้สิ่งที่เรียกว่า ช่วงที่ตั้งชื่อ (named ranges) ช่วงที่ตั้งชื่อ (หรือ defined names) ใช้กับเซลล์เดี่ยวหรือช่วงเซลล์ และ nhưคุณเห็นในสูตร ใช้แทนที่อยู่เซลล์หรือช่วงที่อยู่ได้โดยตรง

ช่วงที่ตั้งชื่อยังเป็น อ้างอิงแบบคงที่ (absolute) โดยธรรมชาติ จึงไม่ต้องใช้สัญลักษณ์ดอลลาร์เพื่อล็อกอ้างอิง ช่วงที่ตั้งชื่อยังเป็น โกลบอล (global) โดยค่าเริ่มต้น – ดังนั้นเมื่อคุณสร้างช่วงที่ตั้งชื่อบนชีทหนึ่ง คุณสามารถใช้ชื่อนั้นบนชีทอื่นได้ และจะอ้างอิงกลับไปที่ตำแหน่งเดิมเสมอ

4. จัดรูปแบบชุดข้อมูล (Formatting a Dataset)

เมื่อคุณสร้างสเปรดชีตเสร็จ คุณจะทำสองอย่างใดอย่างหนึ่ง: ป้อนข้อมูล หรือ ตรวจสอบข้อมูล ทั้งสองอย่างไม่ได้รับช่วยเหลือจากการใช้ฟอนต์ ขนาด และสีมากเกินไป

เพื่อให้สเปรดชีตเข้าใจง่าย ลองเลือก ฟอนต์เดียว และใช้ตลอด ใช้ การเน้น (bold หรือ italics) เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างหัวข้อและข้อมูล และใช้ สีเซลล์อ่อน เพื่อเน้นแถวสรุปและสูตร

สุดท้าย ให้ทำ การจัดรูปแบบทีหลัง สเปรดชีตที่ทำงานได้แต่ไม่สวย อาจดูไม่ดี แต่ใช้งานได้ สเปรดชีตที่ยังไม่เสร็จแต่ดูสวยงาม นั้น ไร้ประโยชน์

5. เลือกเลย์เอาต์ที่เหมาะสม (Choosing Right Layout)

อาจดูเหมือนชัดเจน แต่หลายคนแค่เปิด Excel เริ่มพิมพ์ และหวังผลดี อย่างไรก็ตาม คุณต้องวางแผนเล็กน้อยก่อนจะลงมาสร้างสเปรดชีต โดยทั่วไป เรมักเข้าใจข้อมูลที่ต้องใส่ในสเปรดชีต แต่คิดน้อยเกี่ยวกับว่าจริงๆ แล้วเราต้องการได้อะไร ออกมาจาก สเปรดชีต

คิดดีๆ ว่าคุณหวังได้อะไรจากสเปรดชีต และจัดโครงสร้างสเปรดชีตให้บรรลุเป้าหมายนั้น

6. ปกป้องงานของคุณ (Protecting Your Work)

คุณผ่านความยากลำบากมากในการออกแบบสเปรดชีตที่สมบูรณ์แบบ ดังนั้นสิ่งที่คุณไม่อยากได้คือ ใครเปิดมามองแล้ว ทับสูตร (overwrite a formula) ตรงกันข้าม หรือเปลี่ยนสิ่งที่ไม่ควรเปลี่ยน นี่คือที่มาของ การปกป้อง (protection)

Excel มีเครื่องมือยอดเยี่ยมสำหรับปกป้องงานและควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ คุณสามารถ ปกป้องเซลล์สูตร ป้องกันไม่ให้ถูกเปลี่ยน หยุดการปรับขนาดคอลัมน์หรือแถว หรือแม้แต่ หยุดไม่ให้ผู้ใช้เปลี่ยนโครงสร้างสมุดงาน โดยการเพิ่มหรือลบชีท ที่ระดับขั้นสูง คุณสามารถอนุญาตให้ ผู้ใช้บางคน แก้ไข พื้นที่เฉพาะ ได้เท่านั้น

7. ใช้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ (Using Keyboard Shortcuts)

ส่วนใหญ่คนแค่หยิบเมาส์เมื่อต้องการกระทำใน Excel แต่ด้วยปุ่มลัดแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ปุ่ม คุณสามารถ เร่งความเร็วงาน และ ประหยัดเวลา มาก นี่คือบางตัวเพื่อเริ่มต้น:

8. ประหยัดเวลากับ Auto-fill (Saving Time with Auto-fill)

เพิ่งใส่สูตรเสร็จ และต้องใช้สูตรเดียวกันในเซลล์ติดกัน? แทนที่จะพิมพ์สูตรซ้ำ คุณสามารถใช้ auto-fill Auto-fill ช่วยให้คุณ คัดลอกค่าจากเซลล์หนึ่งไปยังเซลล์ติดกันจำนวนมาก ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะแนวตั้งหรือแนวนอน

และไม่ได้ทำงานกับแค่สูตร คุณสามารถใช้ auto-fill สร้าง รายการวัน, เดือน หรือแม้แต่ รายการของตัวเอง ได้อย่างรวดเร็ว Auto-fill ยัง เพิ่มวันที่และตัวเลขอัตโนมัติ ให้คุณ ประหยัดเวลามาก

9. วิเคราะห์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ (Analyzing Large Data Sets)

หนึ่งในหน้าที่หลักของ Excel คือ จัดระเบียบข้อมูล และ Excel เวอร์ชันใหม่จัดการได้ เกิน 1 ล้านแถว คุณจึงอาจมีข้อมูล มาก และเมื่อต้องการคำตอบสำหรับคำถามซับซ้อนจากข้อมูลนี้ Excel มีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการ

Pivot tables อาจดูน่ากลัวสำหรับมือใหม่ แต่เมื่อคุณเข้าใจวิธีทำงาน คุณจะเห็นว่ามันง่ายและมีประโยชน์มากในการ สรุปและจัดระเบียบข้อมูล และทั้งหมดนี้แค่ไม่กี่คลิก!

10. ปรับแต่ง Ribbon (Customizing Ribbon)

ผมชอบ Ribbon แต่ค่อนข้างขี้ข้าดต้องสลับแท็บไปมาหาคำสั่งที่ต้องการ ข่าวดีคือ ตั้งแต่ Excel 2010 เราสามารถ ปรับแต่ง Ribbon ได้ คุณสามารถเพิ่มแท็บกำหนดเอง (custom tabs) แล้วลากคำสั่งที่ใช้บ่อยที่สุดลงไป ซึ่งอาจรวมถึงแมโคร (macros) ด้วย

11. สร้างแผนภูมิ (Creating Charts)

บอสของคุณไม่อยากเห็นตารางเต็มไปด้วยข้อมูลยอดขายปีที่แล้ว พวกเขาอยากเห็น แนวโน้ม (trends), จำนวนสินค้าที่ขายได้แต่ละเดือน หรือผลการประเมินลูกค้าเฉลี่ยในรูปแบบ กราฟิก (graphical)

กราฟและแผนภูมิอาจซับซ้อนหากคุณต้องการ แต่ แผนภูมิพื้นฐาน (basic chart) สามารถสร้างได้ในแค่ไม่กี่คลิก และ Excel เวอร์ชันล่าสุดทำให้ง่ายมากที่จะลองแผนภูมิและรูปแบบต่างๆ

12. ใช้สูตรอาร์เรย์ (Using Array Formulas)

หากคุณต้องคำนวณบนช่วงหลายช่วง และไม่อยากเสียเวลาเพิ่มคอลัมน์ซ้ำๆ สูตรอาร์เรย์ (array formulas) คือคำตอบ พวกเขาอาจซับซ้อนและเข้าใจยาก แต่ก็สามารถประหยัดเวลามาก และเป็นโบนัส ทำให้เพื่อนร่วมงานประทับใจ

13. ใช้มุมมองกำหนดเอง (Using Custom Views)

บ่อยแค่ไหนที่คุณตั้งค่าสเปรดชีตสำหรับพิมพ์ ได้ขอบหน้ากระดาษพอดี ปรับมาตราส่วนถูกต้อง เพิ่มหัวเรื่องและท้ายเรื่อง แล้วต้องเปลี่ยนทั้งหมดอีกครั้งเพื่อพิมพ์พื้นที่อื่น? มันน่าหงุดหงิดมากที่จะตั้งค่าสเปรดชีตสำหรับพิมพ์ซ้ำๆ และนี่คือที่ที่ custom views ช่วยได้

Custom view จะบันทึก การตั้งค่าพิมพ์ทั้งหมด ปัจจุบัน และอนุญาตให้คุณ นำไปใช้ใหม่ทันที ในภายหลัง นอกจากการตั้งค่าพิมพ์ ยังบันทึก ตัวกรอง (filters) และ แถว/คอลัมน์ที่ซ่อน ด้วย

14. การจัดกลุ่มและ रूपร่าง (Grouping and Outlining)

หากคุณมีคอลัมน์หรือแถวมากมายบนสเปรดชีต การเลื่อนซ้าย-ขวา หรือ บน-ลง ตลอดเวลาเพื่อไปจุดที่ต้องการ แล้วต้องกลับมาจุดเริ่มต้น อาจเป็นภาระ Grouping and outlining ช่วยได้โดยให้คุณ ขยายและยุบแถวหรือคอลัมน์หลายแถว/คอลัมน์ ได้ทันที มันเหมือน super hide/unhide feature และเมื่อเข้าใจแล้ว ใช้ได้ง่ายมาก

15. ล็อกหัวคอลัมน์ (Locking Headers)

บ่อยแค่ไหนที่คุณอยู่ที่แถว 987 ของสเปรดชีต แล้วพบว่าจำไม่ได้ว่าค่าในคอลัมน์แต่ละอันคืออะไร? นี่คือปัญหาทั่วไป โดยเฉพาะเมื่อต้องทำงานกับคอลัมน์หลายคอลัมน์ที่มีค่าใกล้เคียงกัน

คำตอบคือ ล็อก (lock) หรือ แช่แข็ง (freeze) แถวหัวหรือคอลัมน์ Excel ทำให้ freeze แถวบนสุดหรือคอลัมน์แรกของสเปรดชีตได้ง่ายมาก ดังนั้นเมื่อเลื่อน.scroll หัวคอลัมน์จะมองเห็นได้ตลอด

16. ทำงานอัตโนมัติซับซ้อนด้วยแมโคร (Automating Complex Tasks with Macros)

แมโคร (Macros) เป็นเครื่องมือที่ มีประโยชน์และทรงพลัง มากใน Excel ด้วยแมโคร คุณสามารถทำให้ Excel ทำสิ่งที่มันทำไม่ได้เดิม หรือทำงานที่ใช้เวลา 1 ชั่วโมง ให้เสร็จใน ไม่กี่วินาที

แม้แมโครจะซับซ้อนและด้านการเขียนโปรแกรมอาจต้องเรียนรู้ แต่ก็สามารถสร้างแมโครที่มีประโยชน์และประหยัดเวลาได้ โดยไม่ต้องรู้อะไรเกี่ยวกับการเขียนโปรแกรม หากอยากลอง มีคำแนะนำรายละเอียดบนบล็อก How-To Geek หรือใช้ คู่มือทีละขั้นตอน Excel VBA ครบถ้วน ของ ExcelDemy.com

17. ทำ Sub-totals อัตโนมัติ (Automating Sub-totals)

หนึ่งในงานที่พบบ่อยที่สุดใน Excel คือ เพิ่มผลรวมย่อย (subtotals) ให้คอลัมน์ค่า เช่น ถ้ามีชีทเต็มไปด้วยข้อมูลยอดขาย และต้องการแสดงว่าขายสินค้าแต่ละชนิดได้เท่าไหร่ ในกรณีนี้ คุณอาจแทรกแถวใหม่หลังกลุ่มสินค้า แล้วรวมค่าด้านบน แล้วทำซ้ำสำหรับแต่ละสินค้า

ผมเคยพบคนที่ใช้เวลาหลายชั่วโมงทุกเดือนทำแค่นี้ ซึ่งเป็น การสูญเสียเวลาอย่างมาก เครื่องมือ sub-totals ทำงานเดียวกันใน ไม่กี่วินาที และเมื่อเสร็จ ยังสามารถ ลบผลรวมย่อย ได้เร็วเช่นกัน ทำให้สเปรดชีตกลับสู่สภาพเดิม

18. กรองข้อมูล (Filtering Data)

การกรองข้อมูล (Filtering) เป็นหนึ่งใน 30 ทักษะ Excel ที่จำเป็น เมื่อจัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่ คุณมักต้องดูเฉพาะ ส่วนย่อย (subset) ของข้อมูลนั้น แทนที่จะค้นหาข้อมูลโดยเลื่อนขึ้น-ลง วิธีฉลาดคือ กรองฐานข้อมูล (filter your database)

การกรองด้วย auto-filter รวดเร็วและง่าย และจะช่วยให้คุณได้ข้อมูลที่สนใจได้อย่าง มีประสิทธิภาพ (efficiently) (ต้นฉบับเขียน inefficiently แต่น่าจะเป็น efficiently) Excel เวอร์ชันล่าสุดยังมีตัวกรองสำเร็จรูป (pre-set filters) มากมายสำหรับค้นหาข้อความ ตัวเลข และช่วงวันที่อย่างรวดเร็ว

19. เรียงลำดับข้อมูล (Data Sorting)

ใน Microsoft Excel คุณสามารถ เรียงลำดับชุดข้อมูล (sort your dataset) ให้เป็นระเบียบ ด้วยกระบวนการเรียงลำดับ คุณสามารถเรียงข้อมูลได้ทั้ง น้อยไปมาก (ascending) และ มากไปน้อย (descending) ขณะเรียง ต้องตรวจสอบว่าการเรียงถูกต้องหรือไม่ เพื่อเรียงข้อมูล ต้องไปที่แท็บ Data บนริบบอน จากกลุ่ม Sort & Filter จะได้ตัวเลือก Sort สำหรับการเรียงพื้นฐาน ใช้การเรียง A ถึง Z หมายถึงน้อยไปมาก และ Z ถึง A หมายถึงมากไปน้อย

หลังคลิกตัวเลือก Sort จะเห็น 3 ตัวเลือก:

• Sort by: หมายถึงคอลัมน์ที่เป็นฐานของการเรียง
• Sort On: ส่วนนี้ให้ 4 ตัวเลือก: ค่าเซลล์, สีเซลล์, สีฟอนต์, และไอคอน conditional formatting
• Order: ในส่วนนี้ ได้ 3 ตัวเลือก: เรียงน้อยไปมาก, เรียงมากไปน้อย, และรายการกำหนดเอง

เมื่อใช้ ascending order จะได้ผลลัพธ์ที่ข้อมูลเรียงจาก A ถึง Z

เมื่อใช้ descending order จะได้ผลลัพธ์ที่ข้อมูลเรียงจาก Z ถึง A

20. ใช้ Pivot Table (Using Pivot Table)

Pivot table เป็นสินทรัพย์ที่มีค่ามากที่สุดใน Excel หนึ่ง แสดง วิธีที่ดีที่สุดในการวิเคราะห์ข้อมูล ด้วย Pivot table คุณสามารถเตรียม สรุป (summary) ของชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้

เพื่อสร้าง Pivot table ให้เลือกช่วงเซลล์ จากนั้นไปที่แท็บ Insert บนริบบอน หลังจากนั้น จากกลุ่ม Tables เลือก Pivot Table

จะได้กล่องโต้ตอบ PivotTable from table or range ที่ต้องเลือกช่วงเซลล์ หรือช่วงอาจปรากฏอัตโนมัติหากเลือกก่อนใช้ Pivot table จากนั้นเลือกที่ต้องการวาง Pivot table สุดท้ายคลิก OK เพื่อใช้

หลังจากนั้น PivotTable Fields จะปรากฏ ที่คุณเลือกฟิลด์ที่ต้องการสร้าง Pivot table

สุดท้าย จะได้ Pivot table ที่ต้องการ สรุปชุดข้อมูลขนาดใหญ่และให้สรุปที่สร้างขึ้นดี นั่นคือเหตุผลที่ Pivot table เป็นทักษะ Excel ที่มีค่ามากที่สุดในชีวิตประจำวัน

21. เรียนรู้ใช้ฟังก์ชัน SUMIF/SUMIFS (Learn to Use SUMIF/SUMIFS Functions)

ในแง่ของการคำนวณผลรวมของตัวเลข บางครั้งเราอาจต้องใช้เงื่อนไขหรือเกณฑ์ MS Excel ช่วยเราในปัญหาแบบนี้ด้วยฟังก์ชันอันทรงพลังชื่อ SUMIF แต่เมื่อต้องการประเมินผลรวมของช่วงเซลล์ภายใต้ หลายเงื่อนไข (multiple conditions) ต้องใช้ ฟังก์ชัน SUMIFS แทน ฟังก์ชัน SUMIF ทั้งสองฟังก์ชันช่วยให้คุณได้ผลรวมของช่วงเซลล์ที่กำหนด

22. เรียนรู้ใช้ฟังก์ชัน COUNTIF/COUNTIFS (Learn to Use COUNTIF/COUNTIFS Functions)

ใน Microsoft Excel ฟังก์ชัน COUNTIF ใช้กันอย่างแพร่หลายในการ นับเซลล์ ที่มีเงื่อนไขหรือเกณฑ์ที่กำหนด ในฟังก์ชันนี้ ต้องกำหนดช่วงและเกณฑ์ ด้วยอินพุตเหล่านี้ ฟังก์ชันคืนค่าจำนวนเซลล์ทั้งหมดที่ตรงเกณฑ์ ในขณะที่ คุณสามารถใช้ ฟังก์ชัน COUNTIFS เพื่อ นับจำนวนเซลล์ ที่ตรงตามเกณฑ์หนึ่งหรือมากกว่า จากช่วงเซลล์ใดๆ ใน Excel ฟังก์ชันนี้ คืนค่าจำนวนค่าทั้งหมดในอาร์เรย์ที่รักษาเกณฑ์ที่กำหนดทั้งหมด

23. การตรวจสอบข้อมูล (Data Validation)

เมื่อเราต้องการ จำกัดการป้อนข้อมูล (limit input) ให้เซลล์หรือช่วง เราใช้ Data Validation คุณสมบัตินี้มีประโยชน์มากในช่วง การเก็บรวบรวมข้อมูล (data collection) 确保ข้อมูล ไร้ข้อผิดพลาด (error-free) เช่น หากต้องการบันทึกอายุนักเรียนในช่วงเซลล์ สามารถตั้ง Data Validation ให้เป็น ค่าตัวเลขเท่านั้น (numerical values only) นอกจากนี้ ยังตั้ง ขอบเขตบนและล่าง (upper and lower limits) สำหรับประเภทข้อมูลเฉพาะได้ และจะไม่รับค่าที่เกินกว่านั้น เพิ่มเติม Excel อนุญาตให้ใส่ ฟังก์ชันกำหนดเอง (custom functions) เพื่อให้ได้เงื่อนไขซับซ้อนด้วยคุณสมบัตินี้

เพื่อเปิด Data Validation ต้องไปที่แท็บ Data บนริบบอน จากนั้น เลือกตัวเลือก Data Validation จากกลุ่ม Data Tools

จะได้กล่องโต้ตอบ Data Validation ที่สามารถเพิ่มเกณฑ์การตรวจสอบได้

24. ย้ายคอลัมน์เป็นแถว (Moving Columns to Rows)

ทักษะ Excel สำคัญอีกอย่างคือ ย้ายคอลัมน์เป็นแถว (move column to rows) บางครั้งคุณมีข้อมูลในคอลัมน์ที่ต้องการ หมุน (rotate) ให้เป็นแถว ในกรณีนั้น สามารถใช้คุณสมบัติ transpose ได้

จากนั้น คัดลอกหัวคอลัมน์เซลล์ C4 ไปเซลล์ F4 หลังจากนั้น เลือกเซลล์ใหม่ที่ต้องการวางในรูปแบบ transpose คลิกขวาที่เซลล์ จะมี Context Menu ปรากฏ จากนั้นคลิกตัวเลือก transpose

สุดท้าย หลังปรับเปลี่ยนบ้าง จะได้ผลลัพธ์ดังภาพหน้าจอ

25. สูตร IF (IF Formula)

ใน Microsoft Excel ฟังก์ชัน IF ใช้เพื่อ ตรวจสอบว่าเงื่อนไขเป็นจริงหรือไม่ และแสดงข้อความที่กำหนดตามเงื่อนไขนั้น มิฉะนั้นจะแสดงว่างหรือ false ด้วย สูตร IF คุณสามารถตั้งเกณฑ์ได้ง่าย หากตรงเกณฑ์ คืนค่าหนึ่ง มิฉะนั้น คืนค่าอีกค่า เช่น มีชุดข้อมูลรวมเป้าหมายยอดขายและยอดขายจริง ด้วย IF คุณตั้งเกณฑ์ ถ้ายอดขายจริง > เป้าหมาย คืน "achieved" มิฉะนั้น "not achieved" ฟังก์ชันนี้เป็นหนึ่งใน ทักษะ Excel ที่จำเป็นที่สุด ในชีวิตประจำวัน

26. ใช้การจัดรูปแบบเงื่อนไข (Apply Conditional Formatting)

เมื่อคุณ จัดรูปแบบเซลล์ (format a cell) หนึ่งหรือมากกว่าหนึ่งเซลล์ ตามเงื่อนไขบางอย่าง นั่นคือ conditional formatting เช่น มีชุดข้อมูลใน Excel มีตัวเลขในบางเซลล์ ต้องการจัดรูปแบบเซลล์ที่มีค่า น้อยกว่าศูนย์ (less than zero) ให้มีพื้นหลังสีแดง ส่วนเงื่อนไขคือ: ถ้าตัวเลข < 0 ส่วนจัดรูปแบบคือ: เติมสีแดงพื้นหลังเซลล์เหล่านั้น คุณทำด้วยมือได้ หาเซลล์ที่ค่า < 0 ทำพื้นหลังสีแดง หากเวิร์กชีตมีตัวเลข 10-15 ตัว การจัดรูปแบบด้วยมือไม่ใช่งานยาก แต่ถ้ามากกว่านั้น จะใช้คุณสมบัติ conditional formatting ของ Excel เพื่อทำได้ ไปที่แท็บ Home บนริบบอน จากกลุ่ม Styles เลือกตัวเลือก drop-down Conditional Formatting

จะได้ตัวเลือก conditional formatting หลายตัวจาก drop-down เลือกตัวเลือกที่ต้องการ

27. ตัวเลือก Find and Replace (Find and Replace Option)

ตัวเลือก Find and Replace เป็นทักษะจำเป็นอีกอย่างใน Microsoft Excel ที่คุณสามารถ หา (find) ค่าหรือข้อความเฉพาะ และ แทนที่ (replace) ด้วยค่าหรือข้อความเฉพาะบนชีทอื่นทั้งหมด ทักษะนี้ ประหยัดเวลามาก เพราะไม่ต้องหาค่าด้วยมือ ขั้นแรก ไปที่แท็บ Home บนริบบอน จากนั้น เลือก drop-down Find & Select จากกลุ่ม Editing

หลังจากนั้น เลือก Replace จาก drop-down Find & Select

จะได้กล่องโต้ตอบ Find and Replace ปรากฏ ขั้นแรก เขียนสิ่งที่ต้องการหา และสิ่งที่ต้องการแทนที่ ตั้งค่าการค้นหาเป็นชีทหรือสมุดงาน

28. ตัวเลือก Paste Special (Paste Special Option)

ตัวเลือก Paste Special เป็นส่วนหนึ่งของ 30 ทักษะ Excel ที่จำเป็น ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณ ควบคุมได้เต็มที่ (total command) ว่าจะวางค่าอย่างไร สมมติว่าคุณมีค่าเซลล์ที่เคยใช้สูตร แตตอนนี้อยากวางเป็น ค่า (value) ตรงๆ ในกรณีนี้ Paste Special ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ ขั้นแรก คัดลอกค่าเซลล์ในชุดข้อมูล จากนั้นไปที่แท็บ Home บนริบบอน เลือก drop-down Paste จากกลุ่ม Clipboard

จะได้กล่องโต้ตอบ Paste Special ปรากฏ ที่นี่มีตัวเลือกวาง (paste options) และ การดำเนินการ (operations) หลายอย่าง เพื่อวางแค่ค่า ให้เลือก Values จากกล่องโต้ตอบนี้

ทักษะ Excel ที่จำเป็นสำหรับนักบัญชี (Essential Excel Skills for Accountants)

ในแง่ของภาค บัญชี (accounting) ทักษะ Excel อาจเป็นส่วนสำคัญของการคำนวณ เพื่อเป็นนักบัญชีที่รู้จักกันดี คุณต้องมีทักษะ Excel พื้นฐานบางอย่าง คุณต้องรู้ทักษะ 28 ข้อที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด นอกจากนั้น ต้องเชี่ยวชาญทักษะเพิ่มเติมอีกนิดหน่อยเพื่อเป็นนักบัญชี

1. การวิเคราะห ماذا لو (What If Analysis)

What-if analysis เป็นกระบวนการที่คุณสามารถ ดูผลลัพธ์ (see the outcome) โดยการเปลี่ยนเซลล์ใดๆ ในชุดข้อมูล ด้วย What-if analysis ใน Excel คุณสามารถใช้ หลายชุดค่า (several sets of values) และได้ ผลลัพธ์ที่ต้องการ (desired outcome) เช่น ใน What-if analysis คุณคำนวณค่าใช้จ่ายรวมของหลายบ้าน และสุดท้ายเลือกบ้านที่ชอบ นั่นหมายถึง ด้วย What-if analysis คุณสามารถสร้าง ภาพรวมที่เหมาะสม (proper overview) ของทุกประเภทสิ่งต่างๆ และบ่งบอกว่ามันจะปฏิกิริยาอย่างไรในอนาคต

วัตถุประสงค์หลักของ What-if analysis ใน Excel คือ เพื่อ กำหนดผลลัพธ์ในลักษณะทางสถิติ (determine the outcome in a statistical mood) และทำ การประเมินความเสี่ยง (risk assessment) ข้อดีหลักของการใช้ What-if analysis ใน Excel คือ ไม่ต้องสร้างเวิร์กชีตใหม่ แต่ได้ผลลัพธ์สุดท้ายสำหรับอินพุตที่ต่างกัน มี 3 ประเภทของ What-if analysis ใน Excel: Scenario, Goal Seek และ Data Table Scenario และ Data Table รับค่าอินพุทและให้ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้โดยใช้อินพุทเหล่านี้ เพื่อดู What-If Analysis ใน Excel ต้องไปที่แท็บ Data บนริบบอน จากกลุ่ม Forecast เลือก drop-down What-If Analysis

2. การตรวจสอบสูตร (Auditing Formulas)

นักบัญชีต้องทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ที่ใช้สูตรหลายสูตรเพื่อได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ แต่ในชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การตรวจสอบข้อผิดพลาดทั้งหมดเป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน ในกรณีนั้น สามารถใช้แนวทาง การตรวจสอบสูตร (formula auditing) ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบสูตรทั้งชุดข้อมูลได้ สำหรับชุดข้อมูลเล็ก ก็ใช้ formula auditing ได้เช่นกัน Formula auditing เป็นทักษะจำเป็นสำหรับนักบัญชีในระยะยาว เพื่อทำ formula auditing ขั้นแรก ไปที่แท็บ Formulas บนริบบอน จากนั้น เลือกตัวเลือก Error Checking จากกลุ่ม Formula Auditing

3. แผนภูมิ Sparkline (Sparkline Charts)

แผนภูมิ Sparkline ช่วยให้คุณ ฝังแผนภูมิในเซลล์ (embed charts in a cell) ให้ความสามารถในการ รวมข้อมูลจำนวนมาก (consolidate a large amount of data) ลงในสเปรดชีตเดียว แผนภูมิ Sparkline อาจมีประโยชน์สำหรับนักวิเคราะห์ข้อมูลและนักบัญชี ในการสร้างสเปรดชีตที่ดีกว่าพร้อมข้อมูลมีค่า แผนภูมิ Sparkline มี 3 ประเภท: Line, Column, และ Win/Loss เพื่อใช้ Sparkline charts ต้องเลือกช่วงตัวเลข ไปที่แท็บ Insert บนริบบอน หลังจากนั้น เลือก drop-down Sparklines จากนั้นเลือกตัวเลือกแผนภูมิใดก็ได้

ทักษะ Excel ที่จำเป็นสำหรับนักวิเคราะห์ข้อมูล (Essential Excel Skills for Data Analyst)

เพื่อเป็น นักวิเคราะห์ข้อมูล (data analyst) คุณต้องมีทักษะ Excel ที่จำเป็นเฉพาะเจาะจง ซึ่งคุณสามารถทำงานได้ ก่อนทำอะไร คุณต้องครอบคลุมทักษะ Excel ทั้งหมดที่อภิปรายไปก่อนหน้านี้ ทักษะเหล่านั้นก็มีค่าสำหรับนักวิเคราะห์ข้อมูลด้วย หลังจากนั้น ต้องครอบคลุมทักษะต่อไปนี้อีก

1. ฟังก์ชัน VLOOKUP (VLOOKUP Function)

ฟังก์ชัน VLOOKUP สามารถเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าสำหรับ นักวิเคราะห์ข้อมูล (data analyst) ในฟังก์ชันนี้ ค่า lookup อาจเป็น ค่าเดี่ยว (single value) หรือ อาร์เรย์ของค่า (array of values) หากคุณใส่อาร์เรย์ของค่า ฟังก์ชันจะค้นหาแต่ละค่าในคอลัมน์ซ้ายสุด และคืนค่าของแถวเดียวกันจากคอลัมน์ที่ระบุ ในกรณีการวิเคราะห์ข้อมูล คุณต้องนำค่าจากตารางอื่น ฟังก์ชัน VLOOKUP ช่วยทำได้

2. ฟังก์ชัน FORMULATEXT (FORMULATEXT Function)

การใช้ ฟังก์ชัน FORMULATEXT อาจเป็นทักษะที่มีประโยชน์อีกอย่าง ที่คุณต้องเรียนรู้ในฐานะนักวิเคราะห์ข้อมูล ในฐานะนักวิเคราะห์ข้อมูล คุณต้องทำงานกับข้อมูลมากมาย ที่ใช้สูตรจำนวนมาก หลังเสร็จงาน ต้องการตรวจสอบสูตรของเซลล์เฉพาะ ในกรณีนั้น สูตรข้อความ (text formulas) อาจสำคัญ

3. ฟังก์ชัน TRIM (TRIM Function)

ขณะจัดการข้อมูลมากมาย บางครั้งอาจเจอปัญหา ช่องว่างเกิน (extra spaces) ในกรณีนั้น ต้องใช้ ฟังก์ชัน TRIM ฟังก์ชัน TRIM ของ Excel อยู่ในหมวด TEXT functions ลบ ช่องว่างเกิน จากสตริงข้อความ ประหยัดเวลาที่มีค่า มิฉะนั้นต้องทำด้วยมือ เนื่องจากช่องว่างเกินนี้ การคำนวณอาจต่างออกไป ดังนั้น TRIM จึงสำคัญสำหรับนักวิเคราะห์ข้อมูล

4. ฟังก์ชัน CONCATENATE (CONCATENATE Function)

ในการวิเคราะห์ข้อมูล คุณต้อง แยกค่า (split values) จากเซลล์หนึ่งไปอีกเซลล์ หลังเสร็จงาน หากต้องการ รวมค่าเหล่านั้นเป็นค่าข้อความเดียว (combine those values into one text value) ฟังก์ชัน CONCATENATE ช่วยทำได้ มันรวม ค่าข้อความหรือตัวเลขสองค่าขึ้นไป ให้เป็น ค่าข้อความเดียว (single text value) นั่นคือเหตุผลที่การใช้ฟังก์ชัน Excel นี้ จำเป็นสำหรับนักวิเคราะห์ข้อมูลทุกคน

5. ฟังก์ชัน LEN (LEN Function)

เมื่อคุณต้อง นับตัวอักษรในเซลล์ (count characters in cells) ต้องใช้ ฟังก์ชัน LEN ฟังก์ชันนี้คืนค่า จำนวนตัวอักษรในสตริงข้อความ หากนักวิเคราะห์ข้อมูลต้องนับตัวอักษรในเซลล์เดียวหรือหลายเซลล์ ต้องใช้ LEN อย่างมีประสิทธิภาพ

6. ฟังก์ชัน LEFT/RIGHT (LEFT/RIGHT Function)

เมื่อคุณนำข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ข้อมูลเหล่านี้ ไม่พร้อมสำหรับการวิเคราะห์ (aren't ready for analysis) นักวิเคราะห์ข้อมูลใช้เวลาส่วนใหญ่ในการ ทำความสะอาดข้อมูล (clearing data) โดยค่าเริ่มต้น Excel คำนวณสูตรจากซ้ายไปขวา ฟังก์ชัน LEFT ช่วยดึงชุดตัวเลขจากซ้าย และ ฟังก์ชัน RIGHT ทำตรงข้าม

7. เพิ่ม Slicer ใน Pivot Table (Add Slicer in Pivot Table)

Slicer ช่วย กรอง Pivot table และทำรายงานที่ยอดเยี่ยม นักวิเคราะห์ข้อมูลใช้ Slicer หลายตัว กรอง Pivot table หลายตัว และสุดท้าย ให้ เอาต์พุตที่มีความหมาย (meaningful output) Slicers ช่วยนำชุดข้อมูลของคุณไปสู่ ระดับถัดไป (next level) ผ่านการทำงานที่獨特 นั่นคือเหตุผลที่มันเป็นทักษะ Excel ที่จำเป็นสำหรับนักวิเคราะห์ข้อมูล

8. ฟังก์ชัน IFERROR (IFERROR Function)

นักวิเคราะห์ข้อมูลใช้ ฟังก์ชัน IFERROR เพื่อ จัดการและกำจัดข้อผิดพลาด (handle and eliminate errors) จากสูตรที่กำหนด IFERROR อยู่ในหมวด Logical functions ใน Excel คืนค่า ค่าเสริม (alternate value) หากสูตรให้ผลลัพธ์เป็นข้อผิดพลาด ช่วยนักวิเคราะห์ข้อมูลกับปัญหาต่างๆ ขณะจัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่

ทักษะ Excel ที่จำเป็นสำหรับนักวิเคราะห์ธุรกิจ (Essential Excel Skills for Business Analyst)

เพื่อเป็น นักวิเคราะห์ธุรกิจ (business analyst) คุณต้องมีทักษะเกี่ยวกับ Excel หลายอย่าง ที่ทำให้คุณทำงานได้ถูกต้อง คุณต้องปรับตัวเข้ากับทักษะ Excel ทั้งหมดที่อภิปรายไปก่อนหน้านี้ หลังจากนั้น สามารถเน้นทักษะ Excel ที่จำเป็นต่อไปนี้

1. รูปแบบไฟล์ Excel (Excel File Format)

ขณะใช้ไฟล์ Excel อาจประสบปัญหาเกี่ยวกับ รูปแบบไฟล์ (file format) เครื่องมือบางอย่างรับแค่ไฟล์ CSV บางลูกค้าอาจไม่รับสมุดงาน Excel ที่มีแมโคร ในนั้น คุณต้องระมัดระวังเกี่ยวกับ รูปแบบไฟล์ Excel ซึ่งอันหนึ่งอาจ เหมาะสมกว่า (more preferable) อื่นๆ มิฉะนั้น อาจเกิดความเข้าใจผิดกับลูกค้า

2. วิสวลไลซ์รูปแบบในข้อมูล (Visualize Pattern in Data)

หนึ่งในบทบาทใหญ่ที่สุดของนักวิเคราะห์ธุรกิจ คือ วิสวลไลซ์ (visualize) รูปแบบ (patterns) ในข้อมูล แล้วให้ การตัดสินใจที่เหมาะสมที่สุด (optimum decision) ที่ดีสำหรับลูกค้าและธุรกิจของตัวเอง เพื่อ visualize patterns ในข้อมูล คุณต้องมี ความรู้ลึก (profound knowledge) เกี่ยวกับคำสั่ง Excel และฟังก์ชัน Excel ทั้งหมดนี้รวมกันทำให้คุณเป็นนักวิเคราะห์ธุรกิจที่ดีกว่า และช่วยให้ตัดสินใจถูกต้อง

3. เข้าใจฟังก์ชันเฉพาะอุตสาหกรรม (Understand Industry Specific Functionalities)

เพื่อเป็นนักวิเคราะห์ธุรกิจที่รู้จักกันดี คุณต้อง เข้าใจฟังก์ชันเฉพาะอุตสาหกรรม (industry specific functionalities) เช่น NPV, PMT, IRR ฯลฯ ใน Excel มิฉะนั้น คุณไม่สามารถเข้าใจได้ว่าต้องทำอะไรในเงื่อนไขเฉพาะบางอย่าง นักวิเคราะห์ธุรกิจควรสามารถใช้ ฟังก์ชันการแจกแจงทางสถิติ (statistical distribution functions) ความสามารถโดยรวมในการเข้าใจทั้งหมดนี้ จะทำให้พวกเขาเป็นนักวิเคราะห์ธุรกิจที่ดีกว่า

สรุป

ที่นี่ แสดง 28 ทักษะ Excel ที่จำเป็น เพื่อเป็นผู้เชี่ยวชาญ Excel มืออาชีพ ทั้งหมดใช้งานได้ค่อนข้างง่าย และ user-friendly ทักษะเหล่านี้แก้ปัญหาได้มากในชีวิตประจำวัน ในบทความนี้ ยังอภิปรายทักษะ Excel ที่เป็นไปได้สำหรับนักวิเคราะห์ธุรกิจ นักวิเคราะห์ข้อมูล และนักบัญชี หวังว่าคุณจะสนุกกับบทความนี้ หากมีคำถามเพิ่มเติม โปรดถามในกล่องความคิดเห็น อย่าลืมเยี่ยมหน้า Exceldemy ของเรา

บทความเกี่ยวข้อง

• Excel Formula Symbols Cheat Sheet (13 Cool Tips)
• 40+ Free Online Excel Courses with Certificates
• Top 20 Excel Limitations that might Frustrate You!
• How to Use Excel – Create Your First Workbook in Microsoft Excel