ทักษะที่จำเป็นสำหรับ Excel ที่จะทำให้คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญ Excel

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Excel หรือใช้งานมาระยะหนึ่งแล้ว มีทักษะที่จำเป็นบางประการที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Excel:วิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งต่างๆ ข้อผิดพลาดบางประการที่ควรหลีกเลี่ยง สิ่งที่จะสร้างความประทับใจให้ผู้อื่น (โดยเฉพาะเจ้านายของคุณ)

ในบทความนี้ ฉันจะพูดถึง 28 ทักษะที่จำเป็นที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับ Excel รวมถึงคำแนะนำและเคล็ดลับที่ดีที่สุดที่ฉันสามารถคิดได้เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นเป็นมือใหม่ หรือทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นในฐานะผู้ใช้ที่มีประสบการณ์

28 ทักษะ Excel ที่จำเป็นที่คุณต้องฝึกฝน

ใน Microsoft Excel คุณจะได้รับทักษะมากมายที่คุณสามารถเรียนรู้ได้ แต่ในที่นี้ เราจะพูดถึง 30 ทักษะที่จำเป็นของ Excel ที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับชีวิตประจำวันของคุณ มันให้คุณค่าอย่างมากในขณะที่จัดการกับปัญหาต่างๆ ปฏิบัติตามทักษะ Excel ที่จำเป็นทั้ง 30 ข้ออย่างระมัดระวัง

1. กำลังแปลงเป็น PDF

คุณอาจต้องส่งสเปรดชีต Excel หรือรายงานให้กับลูกค้าค่อนข้างบ่อย แต่คุณต้องการให้พวกเขาดูข้อมูลและสูตรทั้งหมดของคุณหรือไม่ อาจจะไม่.

แม้ว่าจะมีหลายวิธีที่จะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นดูและเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ในสเปรดชีตของคุณ (คุณสามารถซ่อนสิ่งต่างๆ ปกป้องสิ่งต่างๆ หรือปิดบังค่าด้วยการจัดรูปแบบ) ด้วยความรู้เพียงเล็กน้อย ก็สามารถหลีกเลี่ยงวิธีการทั้งหมดเหล่านี้ได้ .

เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง เส้นทางที่ง่ายที่สุดมักจะดีที่สุด หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปลี่ยนแปลงข้อมูลของคุณ เพียงแค่แปลงสเปรดชีตของคุณเป็น PDF แล้วส่งออกไป การแปลงเอกสาร Excel เป็นไฟล์ PDF เป็นเรื่องง่าย และ Excel เวอร์ชันปัจจุบันทั้งหมดสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในเรื่องนี้ (หรือหากคุณกำลังมองหาเคล็ดลับและกลเม็ดที่คล้ายกัน) Activia Training ได้เปิดตัวส่วนใหม่บนเว็บไซต์ซึ่งมีบทแนะนำที่ยอดเยี่ยมและวิดีโอแสดงวิธีการ

อ่านเพิ่มเติม: 102 สูตร Excel ที่มีประโยชน์ Cheat Sheet PDF (ดาวน์โหลดฟรี) 

2. การใช้ฟังก์ชันเติม

สมมติว่าคุณต้องเก็บบัญชีที่ซับซ้อน 12 เดือนไว้ในสมุดงานเดียว คุณได้สร้างแผ่นงาน 12 แผ่นและตั้งชื่อแผ่นงานตั้งแต่เดือนมกราคมถึงธันวาคม วางและจัดรูปแบบแผ่นงานเดือนมกราคม จากนั้นดำเนินการคัดลอกและวางสเปรดชีตไปยังอีก 11 แผ่นงาน

นี่เป็นวิธีการที่น่าเบื่อหน่าย และหากวางข้อมูลไม่ถูกต้อง อาจทำให้คุณไม่สามารถสร้างแผ่นสรุปได้อย่างรวดเร็วในภายหลัง อันที่จริง วิธีที่ดีที่สุดสำหรับการทำเช่นนี้คือการใช้เครื่องมือ "กรอกข้อมูลในแผ่นงาน" ของ Excel การใช้ฟังก์ชันเติมจะทำให้คุณสามารถทำซ้ำแผ่นงานกับแผ่นอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้คุณลักษณะนี้ Tom มีบทแนะนำทีละขั้นตอนที่ยอดเยี่ยมในบล็อกของเขา

อ่านเพิ่มเติม:วิธีแสดงสูตรในเซลล์ Excel แทนค่า (6 วิธี)

3. การใช้ช่วงที่มีชื่อ

ฉันมีสูตรที่รวมช่วงที่แตกต่างกันสามช่วงบนแผ่นงานแยกกันสามแผ่น:

และอีกอย่างที่ทำสิ่งเดียวกัน:

เชี่ยวชาญสูตรและฟังก์ชัน Excel ในเวลาเพียง 3.5 ชั่วโมง!

กับ หลักสูตรฟรีของฉัน ที่ Udemy

Excel Formulas and Functions with Excel Formulas Cheat Sheet!

อันไหนที่คุณชอบ? โดยส่วนตัวแล้ว ฉันชอบอันที่ 2 เพราะมันเข้าใจง่ายกว่ามาก และสร้างได้ง่ายกว่ามากด้วย ฉันไม่เคยต้องไปชีตอื่นเพื่อเลือกช่วงข้อมูลเลย

สูตรที่สองใช้ช่วงที่เรียกว่าช่วง ช่วงที่มีชื่อ (หรือชื่อที่กำหนด) นำไปใช้กับเซลล์เดียวหรือช่วงของเซลล์ และดังที่คุณเห็นในสูตร สามารถใช้แทนเซลล์หรือช่วงที่อยู่ได้โดยตรง

ช่วงที่มีชื่อยังเป็นค่าสัมบูรณ์ที่แท้จริง ดังนั้นไม่จำเป็นต้องใช้สัญลักษณ์ดอลลาร์เพื่อยึดผู้อ้างอิง โดยค่าเริ่มต้น ช่วงที่มีชื่อจะเป็นช่วงสากล ดังนั้นเมื่อคุณสร้างช่วงที่มีชื่อในแผ่นงานเดียว คุณสามารถใช้ชื่อนั้นกับแผ่นงานอื่นได้ และช่วงที่ตั้งชื่อจะอ้างอิงกลับไปยังตำแหน่งเดิมเสมอ

4. การจัดรูปแบบชุดข้อมูล

เมื่อคุณสร้างสเปรดชีตแล้ว คุณจะทำสองสิ่งต่อไปนี้:ป้อนข้อมูลหรือตรวจสอบข้อมูล สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ช่วยเรื่องการเพิ่มจำนวนแบบอักษร ขนาด และสี

เพื่อให้สเปรดชีตของคุณเข้าใจง่ายขึ้น ให้ลองเลือกแบบอักษรหนึ่งแบบและใช้แบบอักษรนั้น ใช้การเน้น (ตัวหนาหรือตัวเอียง) เพื่อเน้นความแตกต่างระหว่างส่วนหัวและข้อมูล และใช้สีเซลล์แสงเพื่อเลือกแถวและสูตรสรุป

สุดท้าย ปล่อยการจัดรูปแบบทั้งหมดไว้จนกว่าจะสิ้นสุด สเปรดชีตที่ใช้งานได้โดยไม่มีการจัดรูปแบบอาจดูไม่ดี แต่ใช้งานได้ อย่างไรก็ตาม สเปรดชีตที่ยังไม่เสร็จซึ่งดูสวยงามนั้นไม่มีประโยชน์

5. การเลือกเลย์เอาต์ที่เหมาะสม

อาจดูเหมือนชัดเจน แต่หลายคนเพิ่งเปิด Excel เริ่มพิมพ์ และหวังว่าจะดีที่สุด อย่างไรก็ตาม คุณต้องวางแผนเล็กน้อยก่อนที่จะเริ่มสร้างสเปรดชีต โดยทั่วไป เรามักจะเข้าใจข้อมูลที่เราต้องการเพื่อเข้าไปในสเปรดชีต แต่ให้ครุ่นคิดเพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับสิ่งที่เราต้องการจะดึงออกมา

คิดให้ดีเกี่ยวกับสิ่งที่คุณหวังว่าจะได้ออกจากสเปรดชีต และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดวางสเปรดชีตของคุณในแบบที่จะบรรลุเป้าหมายนี้

6. ปกป้องงานของคุณ

คุณประสบปัญหามากมายในการออกแบบสเปรดชีตที่สมบูรณ์แบบ ดังนั้นสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือมีคนเปิดและเขียนทับสูตรโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือเปลี่ยนแปลงสิ่งที่พวกเขาไม่ควรเปลี่ยน และนี่คือที่มาของการปกป้อง

Excel มีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการปกป้องงานของคุณและควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้ของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ คุณสามารถป้องกันเซลล์สูตรเพื่อหยุดไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลง หยุดการปรับขนาดคอลัมน์หรือแถว หรือแม้แต่หยุดผู้ใช้ไม่ให้เปลี่ยนโครงสร้างของเวิร์กบุ๊กด้วยการเพิ่มหรือลบแผ่นงาน ในระดับสูง คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่จะแก้ไขบางภูมิภาคได้

7. การใช้แป้นพิมพ์ลัด

คนส่วนใหญ่เพียงแค่เอื้อมมือเพื่อจับเมาส์เมื่อต้องการดำเนินการใดๆ ใน Excel แต่ด้วยแป้นพิมพ์ลัดเพียงไม่กี่ปุ่ม คุณสามารถเพิ่มความเร็วในการทำงานและประหยัดเวลาได้มาก . ต่อไปนี้คือข้อมูลบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้น:

8. ประหยัดเวลาด้วยการป้อนอัตโนมัติ

แค่ใส่สูตรแล้วต้องใช้แบบเดียวกันในเซลล์ที่อยู่ติดกัน? แทนที่จะพิมพ์สูตรอีกครั้ง คุณสามารถใช้การป้อนอัตโนมัติได้ การป้อนอัตโนมัติช่วยให้คุณคัดลอกค่าจากเซลล์หนึ่งไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นแนวตั้งหรือแนวนอน

และไม่ได้ใช้งานเฉพาะกับสูตรเท่านั้น คุณสามารถใช้การป้อนอัตโนมัติเพื่อสร้างรายการวัน เดือน หรือแม้แต่สร้างรายการของคุณเองได้อย่างรวดเร็ว การป้อนอัตโนมัติจะเพิ่มวันที่และตัวเลขให้คุณโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในกระบวนการได้มาก

9. การวิเคราะห์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่

งานหลักของ Excel คือการจัดระเบียบข้อมูล และด้วยเวอร์ชันใหม่ของ Excel ที่สามารถจัดการได้มากกว่าหนึ่งล้านแถว คุณจึงมี ล็อต ของข้อมูล และเมื่อคุณต้องการคำตอบสำหรับคำถามที่ซับซ้อนจากข้อมูลนี้ ก็มีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการ

ตาราง Pivot อาจเป็นสัตว์ร้ายที่น่ากลัวสำหรับผู้ที่ไม่ได้ฝึกหัด แต่เมื่อคุณเข้าใจวิธีการทำงาน คุณจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าตารางดังกล่าวทำได้ง่ายเพียงใดและมีประโยชน์เพียงใดในการสรุปและจัดระเบียบข้อมูล และทั้งหมดนี้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง!

10. การปรับแต่งริบบิ้น

ฉันชอบ Ribbon มาก แต่มันอาจจะค่อนข้างน่ารำคาญที่ต้องเปลี่ยนจากแท็บหนึ่งไปยังอีกแท็บหนึ่งเพื่อค้นหาคำสั่งที่คุณต้องการใช้ ข่าวดีก็คือตั้งแต่ Excel 2010 เราสามารถปรับแต่งริบบอนได้ You can add your own custom tabs and then drop onto it a selection of the commands that you use the most frequently, which could even include macros.

11. Creating Charts

Your boss doesn’t want to see a table full of data for the past year’s sales, they want to see trends, the number of products sold each month, or the average customer evaluation results in graphical form.

Graphs and charts can be quite complex if you want them to be, but a basic chart can be produced in literally a couple of clicks, and the latest versions of Excel make it very easy to try out different charts and formats as well.

12. Using Array Formulas

If you need to do calculations on multiple ranges and don’t want to go to the trouble of adding lots of redundant columns, array formulas are the answer. They can be quite complex and impenetrable, but they can also save you lots of time and, as a bonus, impress your colleagues.

13. Using Custom Views

How often have you carefully set up a spreadsheet for printing, got the page breaks just right, scaled it correctly, added headers and footers, and then had to change it all again to print out a different region?  It can be really frustrating to set up a spreadsheet for printing time and time again, and this is where custom views can help.

A custom view will record all of your current print settings and allow you to re-apply them instantly at a later stage. As well as print settings, they can record filters and hidden rows and columns.

14. Grouping and Outlining

If you have a lot of columns or rows on your spreadsheet, it can be a bit of a chore constantly scrolling left and right or up and down to get to the point where you want to be, only to then have to go back to where you started. Grouping and outlining can help with this by allowing you to quickly expand and collapse a number of rows or columns instantly. It’s like a super hide/unhide feature and once you understand it, it’s very easy to apply.

15. Locking Headers

How often have you found yourself on row 987 of your spreadsheet only to realize that you can’t remember what the values in the columns are? This is a common problem, especially when you have to work with a number of columns with similar values.

The answer to this problem is to lock or freeze your header row or columns. Excel makes it very easy to ‘freeze’ the top rows or first column of your spreadsheet, so as you scroll, the headers will always be visible.

16. Automating Complex Tasks with Macros

Macros are an incredibly useful and powerful tool in Excel. With macros, you can make Excel do things that it can’t do already, or take those tasks that take you an hour to complete and do them in a couple of seconds.

Although macros can be very complex and the programming side can take a bit of learning, it is possible to create useful and time-saving macros without knowing anything about programming. If you want to give it a try, there’s a more detailed guide on the How-To Geek blog. Or you can use ExcelDemy.com’s complete step-by-step guide on Excel VBA .

17. Automating Sub-totals

One of the most common tasks in Excel is to add subtotals to a column of values, for example, if you have a sheet full of sales data and you want to show how much of each product was sold. In this case, you could insert new rows after a group of products and then sum the values above, and then repeat the process for each product.

I have come across people who spend hours each month doing just that, which is a huge time-waster. The sub-totals tool will do the same job in seconds and, when you’re finished, it can also remove the totals just as quickly, leaving your spreadsheet exactly as it was.

18. Filtering Data

Filtering is one of the 30 essential Excel skills. When you are dealing with large sets of data, you often only need to look at a particular subset of that data. Rather than searching for the data by scrolling up and down, the smart solution is to filter your database.

Filtering using auto-filter is quick and easy and will allow you to get the data you are interested in inefficiently. Recent versions of Excel also have lots of pre-set filters to quickly find text, numbers, and date ranges.

19. Data Sorting

In Microsoft Excel, you can sort your dataset into order. Using the sorting process, you can sort your data in ascending or descending order. While sorting, we need to check whether the sorting is correct or not. To sort the data, we need to go to the Data tab on the ribbon. Then, from the Sort &Filter group, you will get the Sort ตัวเลือก. For basic sorting, we can use the A to Z sorting which means lowest to highest, and Z to A sorting which means highest to lowest.

After clicking the Sort option, you will see the following three options.

• Sort by: it denotes the column which is the base of sorting.
• Sort On :This section provides you with four different options:cell values, cell color, font color, and conditional formatting icon.
• Order: In this section, you can get three options:ascending order, descending order, and custom list.

When you utilize the ascending order, then, you will get the following result where the data is sorted from A to Z.

When you utilize the descending order, then, you will get the following result where the data is sorted from Z to A.

20. Using Pivot Table

The pivot table is one of the most valuable assets in Excel. This illustrates the best possible ways to analyze data. By using the pivot table, you can prepare a summary of a large dataset.

To create a pivot table, select the range of cells. Then, go to the Insert tab on the ribbon. After that, from the Tables group, select the Pivot Table .

As a result, you will get the PivotTable from table or range dialog box where you need to select the range of cells or the range of cells may appear automatically if you select it before applying the pivot table. Then, choose the place where you want to put your pivot table. Finally, click on OK to apply.

After that, the PivotTable Fields will appear where you can select the fields through which you want to create the pivot table.

Finally, you will get the required pivot table that summarizes the large dataset and provides a well-established summary. That’s why the pivot table is one of the most valuable Excel skills in your day-to-day life.

21. Learn to Use SUMIF/SUMIFS Functions

In terms of calculating the summation of some numbers sometimes we may need to apply conditions or criteria. MS Excel helps us with these kinds of problems by providing another powerful function named SUMIF การทำงาน. But when you want to evaluate the sum of the range of cells under multiple conditions, you need to use the SUMIFS function instead of the SUMIF function . Both of these functions help you to get the sum of a given range of cells.

22. Learn to Use COUNTIF/COUNTIFS Functions

In Microsoft Excel, the COUNTIF function is widely used to count cells with a given condition or criterion. In this function, you need to define the range and criterion. Using these inputs, the function returns the output of the total number of cells that meets the criterion. Whereas, you can use the COUNTIFS function to count the number of cells satisfying one or more criteria from any range of cells in Excel. This function Returns the total number of values in the array that maintain all the given criteria

23. Data Validation

When we want to limit input to a cell or a range, then we use Data Validation. This feature is most useful in times of data collection. This ensures the data is error-free. For example, if we want to record the age of Students in a cell range, then we can set the Data Validation to be numerical values only. Moreover, we can set upper and lower limits for a particular type of data and it will not accept any values beyond that. Additionally, Excel allows us to enter custom functions to achieve complex conditions using this feature.

To open data validation, you need to go to the Data tab on the ribbon. Then, select the Data Validation option from the Data Tools group.

As a result, the data validation dialog box will appear where you can add validation criteria.

24. Moving Columns to Rows

Another important Excel skill is to move the column to rows. Sometimes, you have data in columns that need to be rotated in rows. In that case, you can use the transpose feature.

Then, copy the column headers cell C4 to cell F4 . After that, select a new cell where you want to paste it as a transposed format. Right-click on a cell and a Context Menu จะปรากฏขึ้น From there, click on the transpose option.

Finally, after doing some modifications, we get the following result. See the screenshot.

25. IF Formula

In Microsoft Excel, the IF function is used to check if a condition is met and then the defined statements will be shown based on the given condition. Otherwise, it will show blank or false. Using the IF formula, you can easily set the criterion, if it meets the criterion then it returns a certain value. Otherwise, it returns another value. For example, you have a dataset that includes the sales target and sales achieved column. By using the IF function, you can set a criterion if the sales achieved are greater than the sales target then, it returns achieved. Otherwise, it returns not achieved. This function is one of the most essential Excel skills in our day-to-day life.

26. Apply Conditional Formatting

When you format a cell or more than one cell based on some conditions, that is conditional formatting. For example, you have a dataset in Excel. The dataset has some numbers in some cells. You need to format the cells with a Red background color that has values less than zero. Here the condition part is:if the numbers are less than zero and the format part is:fill those cells with the Red background color. You can do it manually, find out the cells that have values that are less than zero and make their background color Red. If your worksheet has 10-15 numbers, manual formatting is not the worst job, otherwise, you will use Excel’s conditional formatting feature. To do the conditional formatting, go to the Home tab on the ribbon. From the Styles group, select the Conditional Formatting drop-down option.

Then, you will get several conditional formatting options from the drop-down option. Select your preferred option to do conditional formatting.

27. Find and Replace Option

The find and Replace option is another essential skill in Microsoft Excel where you can find a certain value or text and replace it with a certain value or text on all other worksheets. This skill saves a lot of time because you don’t need to find value manually. First, go to the Home tab on the ribbon. Then, select Find &Select drop-down option from the Editing group.

After that, select Replace from the Find &Select drop-down.

As a result, the Find and Replace dialog box will appear. First, write what you want to find and what you want to replace it with. Then, set the search with a sheet or workbook.

28. Paste Special Option

The paste special option is a part of 30 essential Excel skills. This option helps you to get total command of how you want to paste your values. Let’s say you have cell values where you applied formulas previously. But now, you want to paste it as a value. In that case, the paste special option helps you to solve this issue. First, copy the cell values in your dataset. Then, go to the Home tab on the ribbon. Then, select the Paste drop-down option from the Clipboard group.

As a result, the Paste Special dialog box will appear. Here, you get several paste options and operations. To paste only values, you need to select Values from this dialog box.

Essential Excel Skills for Accountants

While in terms of the accounting sector, Excel skills can be a vital part of the calculation. To be a well-known accountant, you need to have some basic Excel skills. You need to know all the previous 28 Excel-related essential skills. Besides those 28 skills, you need to master a few more skills to be an accountant.

1. What If Analysis

What-if analysis is a process through which you can see the outcome by changing any cell in the dataset. By using the what-if analysis in Excel, you can use several sets of values and get the desired outcome. For example, in the what-if analysis, you can calculate the total expenses of several houses and finally select your preferred house. That means, using the what-if analysis, you can establish a proper overview of all types of things and also denotes how it reacts in the future.

The main purpose of the what-if analysis in Excel is to determine the outcome in a statistical mood and do the risk assessment. The main advantage to use what-if analysis in Excel is that there is no need to create a new worksheet but we can get the final results for different inputs. There are three types of what-if analysis in Excel:Scenario , Goal Seek and Data Table . The scenario and data table take the input values and provide the possible outcome using these inputs. To get the What-If Analysis in Excel, you need to go to the Data tab on the ribbon. Then, from the Forecast group, select the What-If Analysis drop-down option.

2. Auditing Formulas

Accountants need to work with a large dataset where they apply several formulas to get the desired results. But in a large dataset, it is tough and time-consuming to check all the possible errors. In that case, you can use the formula auditing approach through which you can check whole dataset formulas. For small datasets, you can also use formula auditing. Formula auditing is an essential skill for accountants in the long run. To do formula auditing, first, go to the Formulas tab on the ribbon. Then, select the Error Checking option from the Formula Auditing group.

3. Sparkline Charts

The sparkline chart helps you to embed charts in a cell. It provides the ability to consolidate a large amount of data into a single spreadsheet. The sparkline charts can be useful for data analysts and accountants to create a better spreadsheet with valuable information. The sparkline charts can be three different types:Line, Column, and Win/Loss. To use the sparkline charts, you need to select the range of numbers. Then, go to the Insert tab on the ribbon. After that, select the Sparklines drop-down option. From there, you can select any of the chart options.

Essential Excel Skills for Data Analyst

To become a data analyst, you have to have some specific Excel-related essential skills through which you can do the job. Before doing anything, you need to cover all the Excel skills that were discussed previously. Those skills are also valuable for a data analyst. After that, you need to cover the following skills also.

1. VLOOKUP Function

The VLOOKUP function can be a valuable asset for the data analyst. In the function, the lookup value can be a single value or an array of values. If you enter an array of values, the function will look for each of the values in the leftmost column and return the same row’s values from the specified column. In the case of data analysis, you need to take values from another table, the VLOOKUP function helps to do this.

2. FORMULATEXT Function

The use of the FORMULATEXT function can be another useful skill, you need to learn as a data analyst. As a data analyst, you need to work with lots of data where you have to utilize numerous formulas. After finishing the task to check the formula of a certain cell, in that case, the text formulas can be vital.

3. TRIM Function

While dealing with lots of data, sometimes you may face problems with having extra space. In that case, you have to use the TRIM function . The Excel TRIM function is categorized under the TEXT functions. It removes the extra spaces from a text string. It saves valuable time. Otherwise, you need to do it manually. Because of this extra space, the calculation can be different. So, the TRIM function is vital for a data analyst.

4. CONCATENATE Function

In data analysis, you need to split values from one cell to another cell. After completing the task, if you want to combine those values into one text value, the CONCATENATE function helps you to do so. It joins two or more text values or numbers into one single text value. That is why using this Excel function is essential for any data analyst.

5. LEN Function

When you need to count the character in cells, you need to utilize the LEN function . This function returns a number of characters in a text string. If any data analyst needs to count the character in one cell or multiple cells, he/she needs to use the LEN function effectively.

6. LEFT/RIGHT Function

When you take data from different sources, these data aren’t ready for analysis. The data analysts spend most of their time clearing data. By default, Excel calculates formulas from left to right. The LEFT function helps to pull a set of numbers from the left and the RIGHT function does the opposite.

7. Add Slicer in Pivot Table

The slicer helps to filter the pivot table and makes an excellent report. The data analysts use several slicers to filter several pivot tables and finally, provide a meaningful output. Slicers help to take your dataset to the next level through their unique functioning. That is why it is an essential Excel skill for data analysts.

8. IFERROR Function

Data analysts use the IFERROR function to handle and eliminate errors from the given formulas. IFERROR is categorized under the Logical functions in Excel. It returns an alternate value if a formula results in an error. It helps data analysts with various problems while dealing with a big dataset.

Essential Excel Skills for Business Analyst

To become a business analyst, you need to have several Excel-related skills through which you can do the job properly. You need to adapt all the possible Excel skills that we discussed previously. After that, you can focus on the following essential Excel skills.

1. Excel File Format

While using the Excel file, you may experience some file format-related issues. Some tools only take CSV files. Some clients may not accept macros Excel workbooks. In that, you need to be careful about the Excel file format which is one more preferable compared to others. Otherwise, you may face misunderstandings with customers.

2. Visualize Pattern in Data

One of the biggest roles of a business analyst is to visualize patterns in data. Then, provide an optimum decision that is good for both customer and their own business. To visualize patterns in the data, you need to have profound knowledge of Excel commands and Excel functions. All of these combine with you a better business analyst and help you to make correct decisions.

3. Understand Industry Specific Functionalities

To become a well-known business analyst, you need to understand industry-specific functionalities such as NPV, PMT, IRR, etc in Excel.  Otherwise, you can’t figure out what you need to do in some specific condition. The business analyst should be capable of using statistical distribution functions. The overall ability to understand all of these functions will make them better business analysts.

บทสรุป

Here, we have shown 28 essential Excel skills to become a professional Excel expert. All of these are fairly easy to use and user-friendly. These skills can solve lots of problems in your day-to-day life. In this article, we also discussed the possible Excel skills for business analysts, data analysts, and accountants. I hope you found this article exciting. If you have any further questions, feel free to ask in the comment box. Don’t forget to visit our Exceldemy page.

Related Articles

• Excel Formula Symbols Cheat Sheet (13 Cool Tips)
• 40+ Free Online Excel Courses with Certificates
• Top 20 Excel Limitations that might Frustrate You!
• How to Use Excel – Create Your First Workbook in Microsoft Excel