ศูนย์นำหน้ามีความสำคัญหลักในการระบุความยาวของตัวเลข ในกรณีการจัดเก็บบันทึก เช่น หมายเลขประจำตัว รหัสไปรษณีย์ หมายเลขประกันสังคม เป็นต้น คุณต้อง รักษาศูนย์นำหน้า ไว้ในเซลล์ อย่างไรก็ตาม เมื่อพยายามป้อนรหัสไปรษณีย์ เช่น '00901' ของปวยเออร์ริโก ในเซลล์ Excel จะตัดทิ้งกลายเป็น '901' ทันที การจัดการกับศูนย์นำหน้าจึงสำคัญมากสำหรับ Microsoft Excel เพื่อทำได้ คุณต้องแปลงตัวเลขเป็นข้อความ ในบทความนี้ จะอภิปรายวิธีการแปลงตัวเลขเป็นข้อความพร้อมศูนย์นำหน้า
9 วิธีง่ายๆ ในการแปลงตัวเลขเป็นข้อความพร้อมศูนย์นำหน้าใน Excel
มารู้จักชุดข้อมูลก่อน จริงๆ แล้วมีรหัสไปรษณีย์ 9 รายการที่ไม่มีศูนย์นำหน้า และรหัสไปรษณีย์ประกอบด้วย 5 หลัก ตอนนี้เราต้อง เพิ่มศูนย์นำหน้า และสามารถดำเนินการด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพดังต่อไปนี้ เราพบ 9 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการแปลงตัวเลขเป็นข้อความพร้อมศูนย์นำหน้าใน Excel
1. ใช้รูปแบบข้อความ (Text Format)
เป็นวิธีแก้ไขที่ง่ายที่สุด
คุณสามารถ เพิ่มศูนย์นำหน้า ได้โดยไม่มีปัญหา หากคุณเปลี่ยนรูปแบบเซลล์จากตัวเลขเป็นข้อความ หมายความว่า Excel จะไม่ถือว่าข้อมูลเป็นตัวเลขจริงและจะไม่ลบศูนย์ ทำอย่างไร? เพียงทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- เลือกเซลล์ว่างหรือช่วงเซลล์ที่ต้องการใช้รูปแบบ
- คลิกที่รายการแบบเลื่อนลง Format ในคำสั่ง Numbers จากแท็บ Home
- เลือกตัวเลือก Text จากรายการ
- ตอนนี้เซลล์พร้อมแสดงศูนย์นำหน้า หลังจากป้อนรหัสไปรษณีย์ด้วยตนเอง จะได้ผลลัพธ์ดังนี้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีแปลงตัวเลขเป็นข้อความ/คำใน Excel
2. ใช้รูปแบบกำหนดเอง (Custom Format)
Custom Format เป็นรูปแบบพิเศษที่มีตัวเลือกมากมายใน Format Cells เราจะเลือกหนึ่งจากนั้น
ขั้นตอน
- คัดลอกรหัสไปรษณีย์ไปยังช่วงเซลล์ใหม่และเลือกช่วงเซลล์นั้น
- คลิกคำสั่ง Number
- เลือกตัวเลือก Custom จาก Format Cells
- พิมพ์ '00000' เนื่องจากรหัสไปรษณีย์มี 5 หลัก
- กด OK
- จากนั้นจะได้ผลลัพธ์ดังนี้
อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไขแล้ว]: ศูนย์นำหน้าไม่แสดงใน Excel (9 วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้)
3. ใส่เครื่องหมายออสโตรฟี (Apostrophe) ก่อนตัวเลข
การเพิ่มออสโตรฟีเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเก็บศูนย์นำหน้าก่อนตัวเลข ข้อได้เปรียบหลักคือ ออสโตรฟีไม่มองเห็นในเซลล์ แต่อยู่ในแถบสูตรและสามารถแก้ไขได้
ในชุดข้อมูลต่อไป หากคุณพิมพ์อักขระ ออสโตรฟี (') ก่อนป้อนรหัสไปรษณีย์และกด Enter (หมายถึงต้องพิมพ์ '04330 แทนที่จะพิมพ์แค่ 04330) คุณจะเห็นรหัสไปรษณีย์พร้อมศูนย์นำหน้า
อ่านเพิ่มเติม: เพิ่มหรือเก็บศูนย์นำหน้าใน Excel (10 วิธีที่เหมาะสม)
4. ใช้ฟังก์ชัน TEXT
ฟังก์ชัน TEXT ช่วยแปลงตัวเลขเป็นข้อความในแผ่นงาน ทำตามขั้นตอนอย่างระมัดระวัง
ขั้นตอน
- เลือกเซลล์ว่าง เช่น D5
- พิมพ์สูตรดังนี้:
=TEXT(C5, "00000")โดย C5 คือค่ารหัสไปรษณีย์ และ "00000" คือรูปแบบที่ต้องการ เนื่องจากรหัสไปรษณีย์มี 5 หลัก
- กด Enter
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใส่ 0 ใน Excel หน้าตัวเลข (5 วิธีที่ใช้งานได้)
5. ใช้ฟังก์ชัน RIGHT
ฟังก์ชัน RIGHT คืนค่าตัวอักษรทั้งหมดในสตริงข้อความ ขึ้นอยู่กับจำนวนตัวอักษรที่คุณระบุ ทำตามขั้นตอนอย่างระมัดระวัง
ขั้นตอน
- เลือกเซลล์ว่าง เช่น D5
- พิมพ์สูตรดังนี้:
=RIGHT("00000"&C5,5)โดย C5 คือค่ารหัสไปรษณีย์ "00000" คือรูปแบบที่ต้องการ และ 5 คือจำนวนตัวอักษร
- กด Enter
6. ใช้ฟังก์ชัน BASE
ฟังก์ชัน BASE แปลงตัวเลขเป็นการแสดงข้อความด้วยฐาน (radix) ที่กำหนด
เพื่อเข้าใจวิธีนี้อย่างถ่องแท้ ทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- เลือกเซลล์ว่าง เช่น D5
- พิมพ์สูตรดังนี้:
=BASE(C5,10,5)โดย C5 คือตัวเลขรหัสไปรษณีย์ 10 คือฐาน และ 5 คือความยาวตัวอักษรที่ต้องการ
- กด Enter
7. ใช้ฟังก์ชัน CONCATENATE
ฟังก์ชัน CONCATENATE รวมสตริงของข้อความสองชุดขึ้นไป เราสามารถใช้ได้เพื่อแปลงตัวเลขเป็นข้อความพร้อมศูนย์นำหน้า ทำตามขั้นตอนอย่างระมัดระวัง
ขั้นตอน
- เลือกเซลล์ว่าง เช่น D5
- พิมพ์สูตรดังนี้:
=CONCATENATE("00", C5)โดย "00" เป็นรายการแรก และ C5 เป็นรายการที่สอง คือตัวเลขรหัสไปรษณีย์
- กด Enter เพื่อใช้สูตร
- ลากไอคอน Fill Handle ลงคอลัมน์
หมายเหตุ: การใช้ฟังก์ชัน CONCATENATE คุณสามารถ เพิ่มศูนย์นำหน้า ได้ แต่ไม่สามารถ เติมศูนย์นำหน้า (pad leading zeros) ให้ครบตามจำนวนหลักที่กำหนดได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีต่อตัวเลขพร้อมศูนย์นำหน้าใน Excel (6 วิธี)
8. รวมฟังก์ชัน REPT และ LEN
ฟังก์ชัน REPT สามารถซ้ำข้อความได้หลายครั้ง นอกจากนี้ ฟังก์ชัน LEN คืนจำนวนตัวอักษรในสตริงข้อความ การรวม REPT และ LEN สามารถแปลงตัวเลขเป็นข้อความพร้อมศูนย์นำหน้าได้ ทำตามขั้นตอนเพื่อความเข้าใจที่ชัดเจน
ขั้นตอน
- เลือกเซลล์ว่าง เช่น E5
- พิมพ์สูตรดังนี้:
=REPT(0,5)โดย 0 คือรายการที่จะซ้ำ และ 5 คือจำนวนครั้งที่จะซ้ำ
- กด OK
- คุณจะเห็นค่าทั้งหมดเป็นศูนย์ ดังนั้นเราต้องรวมคอลัมน์ C และคอลัมน์ D สำหรับนี้ ให้เลือกเซลล์ E5 หรือเซลล์ว่างใหม่ในแผ่นงานใหม่
- พิมพ์สูตรดังนี้:
=REPT(0,5)&C5- กด OK
- อีกครั้ง ผลลัพธ์ไม่ได้เติมศูนย์ (padded) ซึ่งหมายถึงไม่ใช่ข้อความ 5 หลักพร้อมศูนย์นำหน้าทั้งหมด นั่นคือเหตุผลที่เราต้องใช้ LEN สำหรับนี้ ให้เลือกเซลล์ E5 ก่อนหน้า หรือเซลล์ว่าง
- พิมพ์สูตรดังนี้:
=REPT(0,5-LEN(C5))&C5โดย C5 คือตัวเลขรหัสไปรษณีย์
- กด OK
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเพิ่มศูนย์นำหน้าให้ครบ 10 หลักใน Excel (10 วิธี)
9. ใช้ Power Query Editor
ฟังก์ชัน Text.PadStart คืนข้อความที่มีความยาวตามที่ระบุ โดยการเติมต้นข้อความที่กำหนด เราสามารถแปลงตัวเลขเป็นข้อความพร้อมศูนย์นำหน้าโดยใช้ฟังก์ชันนี้ ทำตามขั้นตอนเพื่อเข้าใจกระบวนการ
ขั้นตอน
- เลือกช่วงเซลล์ B4:B13
- ไปที่แท็บ Data
- เลือกตัวเลือก From Table
- ตรวจสอบตารางที่เลือก
- กด OK
- ตอนนี้เราต้องแปลงรหัสไปรษณีย์ (ตัวเลข) เป็นข้อความ ตามที่สูตรระบุ
- วางเคอร์เซอร์ที่มุมซ้ายบน
- เลือกตัวเลือก Text เพื่อแปลงตัวเลขเป็นข้อความ
ขณะนี้ เราต้องใช้ฟังก์ชัน ดังนั้นเราต้องเพิ่มคอลัมน์ใหม่
- คลิกที่แท็บ Add Column
- เลือก Custom Column
- ตั้งชื่อคอลัมน์ใหม่ว่า Text with Leading Zeros (Padded)
- พิมพ์สูตรดังนี้:
=Text.PadStart([#" ZIP Code (Number)"],5,"0")โดยคอลัมน์ ZIP Code (Number) เป็นอินพุตเป็นข้อความ 5 คือจำนวนหลัก และ 0 คือตัวอักษรที่ใช้เติม
- กด OK
- คลิกคำสั่ง Close & Load
- เลือกตัวเลือก Close & Load To
- เลือกตัวเลือกโหลดเป็น Table
- เลือกเซลล์ C4 ของ Existing Working Sheet
- กด Load
- ผลลัพธ์สุดท้ายที่คุณจะได้จะเป็นดังนี้
วิธีแปลงตัวเลขเป็นข้อความโดยอัตโนมัติใน Excel
เพื่อแปลงตัวเลขเป็นข้อความโดยอัตโนมัติใน Excel เราสามารถใช้ Format Cell ได้ง่ายๆ ที่นี่ เราต้องแปลงช่วงเซลล์เป็นข้อความ หลังจากนั้น หากคุณป้อนตัวเลขใดๆ มันจะทำงานเป็นข้อความโดยอัตโนมัติ ทำตามขั้นตอนอย่างระมัดระวัง
ขั้นตอน
- ก่อนอื่น เลือกช่วงเซลล์ C5 ถึง C13
- ไปที่แท็บ Home บนริบบอน
- จากส่วน Number เลือกลูกศรชี้ลง
- ตอนนี้ หากคุณใส่ตัวเลขในช่วงเซลล์นั้น มันจะทำงานเป็นข้อความโดยอัตโนมัติ
- เมื่อเราป้อนตัวเลขที่ไม่ใช่ค่าข้อความ จะแสดงข้อผิดพลาดเพื่อแจ้งว่าเป็นตัวเลขแต่จัดเก็บในรูปแบบข้อความ
- เพื่อกำจัดข้อผิดพลาด ให้เลือกช่วงเซลล์ C5 ถึง C13
- เลือกลูกศรชี้ลง
- คลิก Ignore Error
- ผลลัพธ์จะได้ดังนี้ ซึ่งกำจัดข้อผิดพลาดแล้ว
💬 สิ่งที่ควรจำไว้
ให้แน่ใจว่าข้อมูลอยู่ในรูปแบบข้อความก่อนใช้ฟังก์ชัน Text.PadStart นอกจากนี้ ตรวจสอบความต้องการว่าคุณต้องการศูนย์นำหน้าแบบเพิ่ม (added leading zeros) หรือแบบเติม (padded leading zeros)
ศูนย์นำหน้าแบบเพิ่ม (added leading zeros) คือการเพิ่มคำนำหน้าก่อนศูนย์ของตัวเลข ในขณะที่ศูนย์นำหน้าแบบเติม (padded zeros) คือการรวมกับตัวเลขจนครบจำนวนหลักที่ระบุ
สรุป
เราได้แสดง 9 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการแปลงตัวเลขเป็นข้อความพร้อมศูนย์นำหน้าใน Excel แม้วิธีทั้งหมดที่อภิปรายข้างต้นจะมีประสิทธิภาพ แต่มันก็ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ดังนั้น เลือกวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณและชุดข้อมูลของคุณ และกรุณาแบ่งปันความคิดเห็นในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง ขอบคุณที่อยู่กับเรา อย่าลืมเยี่ยมชมหน้า Exceldemy ของเรา
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีแปลงวันที่เป็นข้อความ YYYYMMDD (3 วิธีเร็ว)
- แปลงวันที่เป็นข้อความเดือนใน Excel (8 วิธีเร็ว)
- วิธีแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel
- ลบศูนย์นำหน้าใน Excel (7 วิธีง่าย + VBA)
