Excel: ความแตกต่างระหว่างการปกป้องแผ่นงานและสมุดงาน - คำอธิบายโดยละเอียด

มักจะจำเป็นต้องปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในแผ่นงาน (Worksheet) หรือโครงสร้างของสมุดงาน (Workbook) ไม่ให้ถูกแก้ไข Excel มีตัวเลือกต่างๆ สำหรับการปกป้องและรักษาความปลอดภัยข้อมูล เราจะมาดู 2 วิธีที่ใช้บ่อยที่สุด คือ การปกป้องแผ่นงาน (Protect Sheet) และการปกป้องสมุดงาน (Protect Workbook) เริ่มต้นเลยครับ

ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างเพื่อทดลองทำตามได้ที่นี่

Protect Sheet และ Protect Workbook ใน Excel คืออะไร?

ใน Microsoft Excel ฟีเจอร์ที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้อื่นแก้ไข ย้าย หรือลบข้อมูลในแผ่นงานโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา เรียกว่า Protect Sheet คุณสามารถล็อกเซลล์ในแผ่นงาน Excel ด้วยการป้องกันรหัสผ่านได้

สำหรับ Protect Workbook ฟีเจอร์นี้จะแยกผู้ใช้อื่นไม่ให้ดูแผ่นงานที่ซ่อนอยู่และแก้ไขได้ในสมุดงานทั้งเล่ม พร้อมรองรับการป้องกันด้วยรหัสผ่านเช่นกัน

ความแตกต่างระหว่าง Protect Sheet และ Protect Workbook ใน MS Excel

ตัวอย่างเช่น บริษัทหนึ่งตัดสินใจจ้างที่ปรึกษา เพื่อทดสอบระดับทักษะและความสามารถของพนักงาน โดยใช้การประเมินผล

แต่ละพนักงานได้รับมอบหมายให้ทำแบบทดสอบ 7 ชุด ในเวลาที่กำหนดสำหรับแต่ละชุด และผู้ประเมินบันทึกคะแนนไว้ในสเปรดชีต Excel มีส่วนสำหรับความคิดเห็นของพนักงานในแผ่นงาน EmployeeEvaluation

ในสมุดงานเดียวกัน แผ่นงาน AssessorsComments อนุญาตให้ผู้ประเมินให้ข้อเสนอแนะ ผู้ประเมินกรอกคะแนนและข้อเสนอแนะ แล้วส่งสเปรดชีตให้ผู้จัดการเพื่อให้ข้อความ

สุดท้ายในแผ่นงาน ManagersComments ผู้จัดการใส่ข้อความและส่งกลับให้ผู้ประเมิน จากนั้นผู้ประเมินส่งสเปรดชีตให้พนักงานเพื่อข้อเสนอแนะ

จึงชัดเจนว่ามีบางส่วนที่ผู้ประเมินและผู้จัดการไม่อยากให้พนักงานแก้ไข นี่คือจุดที่เราจะใช้คำสั่ง Protect Sheet และ Protect Workbook ใน MS Excel

การปกป้องแผ่นงาน (Protect Sheet) ใน MS Excel

ก่อนอื่น เราจะเรียนรู้การปกป้องแผ่นงานแต่ละแผ่นใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างครับ

• ไปที่แผ่นงานแรก EmployeeEvaluation
• เลือก เซลล์ C17 เนื่องจากเราต้องการให้พนักงานแก้ไขได้เฉพาะเซลล์นี้ ซึ่งเป็นเซลล์สำหรับข้อเสนอแนะของพนักงาน
• คลิกขวา ที่เซลล์ และเลือก Format Cells

• ในกล่องโต้ตอบ Format Cells ไปที่แท็บ Protection และยกเลิกการติ๊กเลือก Locked

• กด OK
• ไปที่แท็บ Review และเลือก Protect Sheet ภายใต้กลุ่ม Protect

• ในกล่องโต้ตอบ Protect Sheet เลือกสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้ใช้แผ่นงานทำได้
• ในที่นี้ เราจะยกเลิกติ๊ก Select locked cells เพื่อให้พนักงานเลือกได้เฉพาะ เซลล์ C17 ที่ปลดล็อกไว้
• พร้อมกับติ๊กเลือก Select unlocked cells เพื่อให้ทำงานกับเซลล์ที่ปลดล็อกได้

• ตั้งรหัสผ่านสำหรับแผ่นงานนี้ และกด OK

• ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งในกล่องโต้ตอบ Confirm Password

• กด OK
• เสร็จแล้ว คุณจะเห็นว่า เซลล์ C17 ถูกล็อกแล้ว (หมายถึง: เซลล์อื่นๆ ถูกล็อก ส่วน C17 เปิดให้แก้ไขได้)

• ทำขั้นตอนเดียวกันกับ เซลล์ C7 ของอีก 2 แผ่นงานที่เหลือ

หมายเหตุ: หากต้องการ ปลดล็อก:

• ไปที่แท็บ Review อีกครั้ง และเลือก Unprotect Sheet

• ป้อนรหัสผ่านและกด OK เพื่อปลดล็อก

การปกป้องสมุดงาน (Protect Workbook) ใน MS Excel

การปกป้องสมุดงาน หมายถึงผู้ใช้ไม่สามารถดูแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ เพิ่ม ย้าย ลบ ซ่อน หรือเปลี่ยนชื่อแผ่นงานได้ ให้ดูวิธีการครับ

• เพื่อปกป้องสมุดงานทั้งเล่ม ไปที่แท็บ Review และเลือก Protect Workbook จากกลุ่ม Protect

• ตั้งรหัสผ่านในกล่องโต้ตอบ Protect Structure and Windows

• กด OK
• ยืนยันรหัสผ่านในกล่องโต้ตอบ Confirm Password
• กด OK

• ในสถานะนี้ หากคุณ คลิกขวา ที่แท็บแผ่นงาน จะเห็นว่าไม่สามารถแทรก ซ่อน เปลี่ยนชื่อ ย้าย หรือลบแผ่นงานได้อีกต่อไป

หมายเหตุ: เพื่อปลดล็อกฟีเจอร์นี้:

• ไปที่แท็บ Review อีกครั้ง และคลิก Protect Workbook
• ป้อนรหัสผ่านในกล่องโต้ตอบ Unprotect Workbook

• กด OK
• สุดท้าย คุณจะสังเกตว่าสมุดงานไม่ได้ถูกปกป้องอีกต่อไป และสามารถแทรก เปลี่ยนชื่อ ย้าย คัดลอก หรือจัดการแผ่นงานได้ตามปกติ

สิ่งที่ควรจำ

• แม้การตั้งรหัสผ่านจะเป็นตัวเลือกก็ตาม แต่หากไม่ตั้งรหัสผ่าน การปกป้องแผ่นงานจะกลายเป็นแค่ปุ่มเปิด/ปิด ทำให้ผู้ใช้ใดๆ ก็สามารถยกเลิกการปกป้องได้ทุกเมื่อ
• ควรตั้งรหัสผ่านที่แข็งแกรง ประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษ เพื่อปกป้องแผ่นงานหรือสมุดงานของคุณ

สรุป

เราได้เรียนรู้ความแตกต่างระหว่าง Protect Sheet และ Protect Workbook ใน MS Excel แล้ว โปรดแสดงความคิดเห็นและให้ข้อเสนอแนะได้ที่นี่ครับ ติดตาม ExcelDemy สำหรับบทความ Excel อื่นๆ อีกมากมาย