Computer >> บทช่วยสอนคอมพิวเตอร์ >  >> ซอฟต์แวร์ >> Office

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

การใช้ Excel กระจายไปกว้างและ Excel มักเป็นแอปพลิเคชัน Office ที่คนใช้กันมากที่สุดสำหรับการป้อนข้อมูล วิเคราะห์ และจัดการข้อมูล Microsoft Access ให้ความสามารถของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) ในสภาพแวดล้อมเดสก์ท็อปที่กะทัดรัด จำนวนคนที่ใช้ Access น้อยกว่า แม้ว่าจะมีคุณสมบัติมากมายสำหรับจัดการข้อมูลและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย Access มีฟังก์ชันการทำงานครบครันของแอปพลิเคชันฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ รวมถึงการสร้างตาราง ระบุและจำกัดประเภทข้อมูลสำหรับแต่ละตาราง สร้างคิวรี่ (Query) แบบง่ายและขั้นสูง การจัดการ SQL และการสร้างฟอร์มสำหรับรับข้อมูลจากผู้ใช้ Excel นอกจากมีอินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยแล้ว ยังมีความสามารถในการสร้างแผนภูมิขั้นสูง และความสามารถของ Pivot Table ที่ขยายและมีตัวเลือกมากมาย

การรวมระหว่าง Excel และ Access ช่วยให้สามารถใช้ประโยชน์จากความสะดวกในการป้อนข้อมูลและความสามารถในการสร้างแผนภูมิขั้นสูงของ Excel ร่วมกับอินเทอร์เฟซและสภาพแวดล้อมฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ของ Access

นี่คือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชัน Office สองตัวนี้:

1) การเข้าใจตรรกะที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างและการสร้างตาราง Access

Access เป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ตามที่กล่าวไว้ หมายความว่าตารางในฐานข้อมูล Access ทั้งหมดเชื่อมโยงกัน ทุกรายการ (Record) ในฐานข้อมูล Access ควรสามารถระบุตัวตนได้อย่างเฉพาะเจาะจง สิ่งนี้ทำได้ผ่านการใช้ Primary Key (คีย์หลัก) Primary Key นี้มักประกอบด้วยฟิลด์เดียว แต่ในบางกรณี อาจเป็นการรวมของมากกว่าหนึ่งฟิลด์ Primary Key นี้เป็นสิ่งบังคับ และ Access จะเพิ่มคอลัมน์ ID อัตโนมัติ ซึ่งทำหน้าที่เป็น Primary Key สำหรับตาราง ใน Excel Primary Key ไม่ใช่ข้อกำหนดบังคับเมื่อสร้างตาราง ดังนั้นผู้ใช้มักละเลยไม่ใส่

สถานการณ์นี้แสดงด้านล่าง รูปแรกแสดงตาราง Access ในมุมมอง Datasheet และ Design View พร้อม Primary Key ที่เพิ่มอัตโนมัติ รูปที่สองแสดงตาราง Excel และวิธีที่ข้อมูลมักจะถูกป้อนใน Excel

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

การป้อนข้อมูลในตาราง Excel ไม่ได้ผิด อย่างไรก็ตาม หากคุณวางแผนที่จะใช้ Excel เป็นซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูล และนำเข้าตารางเข้า Access ภายหลัง (สิ่งนี้คล้ายกับการใช้ Excel เป็นฟอร์มที่ใช้งานง่ายสำหรับ Access) แล้ว ตั้งแต่ต้น การเพิ่ม Primary Key ให้กับตาราง Excel ขณะตั้งค่าสเปรดชีตใน Excel เป็นสิ่งที่ดีที่สุด

เพื่อให้ผู้ใช้คุ้นเคยและเข้าใจแนวคิด Primary Key และเพื่อกำจัดความซ้ำซ้อนและข้อมูลซ้ำทดในขั้นต้น มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ สิ่งนี้ทำได้ง่ายใน Excel เมื่อสร้างตาราง หากคุณมีตารางขนาดเล็กที่ยังไม่มีคอลัมน์ Primary Key และไม่มีข้อมูลซ้ำหรือซ้ำซ้อนในตาราง Excel คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์นี้ได้ง่าย เพียงคลิกขวาที่เซลล์ในคอลัมน์แรกของตาราง เลือก Insert แล้ว Table Columns to the Left จากนั้น đổiชื่อคอลัมน์นี้ว่า ID เพื่อเติมข้อมูลในคอลัมน์นี้ ให้เลือกเซลล์แรกของคอลัมน์ พิมพ์ 1 แล้วไปที่เซลล์ที่สอง พิมพ์ 2 และไฮไลท์เซลล์ทั้งสองแล้วลากลงด้วย Autofill เพื่อเติมคอลัมน์ที่เหลือ

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

เคล็ดลับที่มีประโยชน์อีกอย่างคือ ชื่อฟิลด์ในตาราง Access เทียบเท่ากับหัวคอลัมน์ในตาราง Excel

คุณยังสามารถคัดลอกข้อมูลในตารางจาก Access และวางลงในชีตใหม่ใน Excel ได้ วิธีนี้เหมาะสำหรับตาราง Access ที่มีข้อมูลไม่มาก เลือกแถวทั้งหมดใน Access ที่ต้องการคัดลอก ไปที่แท็บ Home ในกลุ่ม Clipboard เลือก Copy หรือกด CTRL-C บนคีย์บอร์ด

จากนั้นบนชีตใหม่ในสมุดงาน Excel กด CTRL-V บนคีย์บอร์ดเพื่อวางตาราง Access ในชีต Excel ตาราง Access จะถูกวางเป็นช่วงพร้อมหัวเรื่อง และสามารถแปลงเป็นตาราง Excel ได้ โดยเลือกเซลล์ในช่วงและกด CTRL-T บนคีย์บอร์ด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเช็คบอกซ์ "my table has headers" แล้วกด OK เพื่อแปลงช่วงเป็นตาราง Excel

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ต่อจากจุดข้างต้น ใน Access ข้อมูลถูกแบ่งเป็นเอนทิตี้ (Entities) หรือหัวข้อหลัก ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูล Access ที่ออกแบบสำหรับร้านค้าขนาดเล็ก น่าจะมีตารางแยกกันว่า Products, Orders, Customers และ Employees (พร้อมความสัมพันธ์ที่กำหนด) ใน Excel ไม่แปลกที่จะเห็นข้อมูลที่ใน Access จะเก็บในตารางแยกกัน ถูกรวมอยู่ในตาราง Excel เดียว ตามภาพด้านล่าง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

เช่นที่กล่าวไว้ วิธีการป้อนข้อมูลในตาราง Excel ไม่ได้ผิด อย่างไรก็ตาม หาก Excel และ Access จะถูกรวมกัน โดย Excel เป็นซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูล และ Access ให้ฟังก์ชันคิวรี่และฐานข้อมูล แล้ว ควรแบ่งข้อมูลใน Excel ที่เก็บในตารางใหญ่เดียว เป็น 4 ตารางเล็กๆ และวางแต่ละตารางบนชีตของตัวเอง ตามภาพด้านล่าง นอกจากนี้ ควรทำให้ชื่อฟิลด์ในตาราง Access ตรงกับหัวคอลัมน์ในตาราง Excel เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและรักษาความสอดคล้อง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

2) การกำจัดข้อมูลซ้ำใน Excel เพื่อความสะดวกในการออกแบบตารางต่อไป หรือการรวมข้อมูลต้นทางเข้า Access

มักจะยากที่จะเห็นค่าที่ไม่ซ้ำกัน (Unique Values) ในตาราง Excel ที่มีหลายแถวของข้อมูลด้วยเพียง一眼 สมมติว่าต้องการดูจำนวนสินค้าที่ไม่ซ้ำกัน สำหรับตาราง Excel ที่มี 100 แถวของข้อมูล เพื่อออกแบบตารางใน Access ให้มีประสิทธิภาพโดยใช้ข้อมูลที่ได้จากสมุดงาน Excel สมุดงาน Excel ในตัวอย่างนี้อิงจากข้อมูลของผู้ค้าปลีกออนไลน์สมมติ ตาราง Excel มีวันที่ขายสินค้า ชื่อสินค้า และจำนวนที่ขาย ตามภาพด้านล่าง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ขั้นแรก ทำสำเนาชีตที่มีตารางในสมุดงาน เพื่อเก็บข้อมูลต้นทางไว้ และทำงานบนสำเนา ด้วยการเลือกเซลล์ในตาราง Excel เพื่อเปิดใช้งานตัวเลือก Table Tools ที่ขึ้นตามบริบท (Context-sensitive) เลือกแท็บ Design และในกลุ่ม Tools เลือก Remove Duplicates ตามภาพด้านล่าง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

กล่องโต้ตอบ Remove Duplicates ควรปรากฏ ยกเลิกการติ๊ก Date_Of_Sale และ Quantity แล้วคลิก OK กล่องข้อความควรโผล่บอกจำนวนค่าซ้ำที่ถูกลบ คลิก OK

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ตารางผลลัพธ์ใน Excel สามารถใช้ช่วยดึงข้อมูลสำหรับตาราง Access ของผู้ค้าปลีกออนไลน์ที่เสนอฐานข้อมูล Access ได้

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

อ่านเพิ่มเติม: วิธีคัดลอกค่าที่ไม่ซ้ำไปยังชีตอื่นใน Excel (5 วิธี)

3) การใช้ฟังก์ชัน TRIM() เพื่อลบช่องว่างที่ไม่จำเป็น และใช้ Underscore เพื่อรักษาความสอดคล้องระหว่างชื่อฟิลด์ใน Access และหัวคอลัมน์ใน Excel

ชื่อฟิลด์ใน Access ไม่สามารถเริ่มต้นด้วยช่องว่างนำหน้า (Leading Spaces) ได้ ดังนั้น สามารถใช้ฟังก์ชัน TRIM() บนชื่อหัวคอลัมน์ของตารางใน Excel เพื่อลบช่องว่างได้

นอกจากนี้ สมมติว่าสุดท้ายต้องการนำเข้าข้อมูลไป SQL Server หรือฐานข้อมูลอื่น เช่น Oracle ดังนั้น ขั้นตอนของโซลูชันที่รวมกันจะเป็น: ป้อนข้อมูลใน Excel → ส่งออกข้อมูลนี้ไป Access → นำเข้าตาราง Access เข้าสู่ฐานข้อมูลระดับองค์กร เช่น SQL Server หรือ Oracle ฐานข้อมูลอื่นๆ ไม่ได้อ่านช่องว่างระหว่างชื่อฟิลด์ได้ดีนัก ดังนั้น แทนที่จะตั้งชื่อหัวคอลัมน์ในตาราง Excel ว่า "Name of Product" ให้เรียกว่า "Name_of_Product" โดยใช้ Underscore เพื่อความสะดวกในการรวมเข้ากับฐานข้อมูลอื่นๆ ต่อไป SQL จัดการรูปแบบการตั้งชื่อตารางแบบนี้ได้ดีกว่าชื่อที่มีช่องว่าง

สามารถใช้ Caption Property ใน Access ได้ หากชื่อฟิลด์ในตารางของคุณคือ Name_of_Product ให้ใส่ Caption หรือ Label ว่า "Name of Product" ใน Design View ดังนั้นใน Datasheet View หรือบนฟอร์ม จะใช้ "Name of Product" แทน ในขณะที่ชื่อฟิลด์พื้นฐานยังคงมี Underscore นี่เป็นการทำเพื่อความสวยงามสำหรับผู้ชมฐานข้อมูลใน Access ด้าน Front-end

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

การอ่านที่คล้ายคลึง

  • Run Time Error 1004: PasteSpecial Method of Range Class Failed
  • Formula to Copy and Paste Values in Excel (5 Examples)
  • How to Paste Link and Transpose in Excel (8 Quick Ways)
  • Copy and Paste in Excel with Merged Cells (2 Methods)
  • How to Copy Visible Cells Only without Header Using VBA

4) การนำเข้าข้อมูลเข้า Access จาก Excel – จัดการกับ 2 สถานการณ์หลัก

  • ในสถานการณ์ที่ 1 มีฐานข้อมูล Access ว่างเปล่าทั้งหมด และต้องการนำเข้าข้อมูลจาก Excel (ตารางใน Excel ตั้งค่าพร้อม IDs และลดความซ้ำซ้อนและข้อมูลซ้ำทดให้น้อยที่สุด) และใช้ Excel เป็นโปรแกรมหรือฟอร์มป้อนข้อมูล ด้วยฐานข้อมูล Access เปิดอยู่ ไปที่แท็บ External Data ในกลุ่ม Import & Link เลือก Excel ตามภาพ

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

Wizard Get External Data – Excel Spreadsheet ควรโผล่ขึ้น นำทางไปที่สมุดงาน Excel ที่มีข้อมูล เลือก Link to the data source by creating a linked table ตัวเลือกนี้อนุญาตให้ป้อนข้อมูลใน Excel เนื่องจากเราต้องการให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลใน Excel การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำใน Excel จะสะท้อนใน Access แต่ไม่สามารถแก้ไขใน Access ได้ มันเกือบจะเป็น Read-only ใน Access ด้านการป้อนข้อมูลในมุมมอง Datasheet คลิก OK

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

หากตารางตั้งค่าถูกต้องใน Excel Access จะตรวจจับและติ๊กถูกอัตโนมัติว่า First Row Contains Column Headings ตามภาพด้านล่าง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

คลิก Next นำไปสู่ขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งขอให้ใส่ Linked Table Name แล้วคลิก Finish

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ข้อความควรโผล่บอกว่าตารางถูก Link แล้ว

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

สิ่งนี้เปิดเผยข้อมูล Excel ให้กับฟังก์ชัน SQL เพิ่มเติม และ Expression Builders สำหรับการสร้างคิวรี่ซับซ้อน ที่มีในสภาพแวดล้อม Access ผลลัพธ์ของคิวรี่ซับซ้อนเหล่านี้อาจนำไปใช้ในแดชบอร์ด Excel ภายหลัง ขอแนะนำ (แต่ไม่บังคับ) ให้เก็บตารางป้อนข้อมูล Excel และฐานข้อมูล Access ที่มีตาราง Link ไว้ในโฟลเดอร์หรือไดเรกทอรีเดียวกัน เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดระเบียบ

  • ในสถานการณ์ที่ 2 มีฐานข้อมูล Access ว่างหรือมีข้อมูล และต้องการนำเข้าตาราง Excel แต่ไม่ต้องการ Link พวกมัน ต้องการแก้ไขใน Access ด้วยวิธีนี้ การเปลี่ยนแปลงที่ทำในภายหลังในชีต Excel จะไม่สะท้อนใน Access และข้อมูลจะอยู่ทั้งหมดใน Access สำหรับการแก้ไขและคิวรี่ นี่มักเป็นตัวเลือกที่เลือกเมื่อต้องการควบคุมประเภทข้อมูลที่ป้อนในตารางอย่างเข้มงวด

อีกครั้ง ด้วยฐานข้อมูล Access เปิดอยู่ ไปที่แท็บ External Data ในกลุ่ม Import & Link เลือก Excel ตามภาพ

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ในกรณีนี้ เมื่อ Wizard โผล่ ให้เลือก Import the source data into a new table in the current database เพื่อสร้างสำเนาของตารางใน Access ที่ไม่ Link กับตาราง Excel ต้นทางแล้ว คลิก OK

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

คลิก Next บนหน้าจอถัดไป

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ระบุข้อมูลเกี่ยวกับฟิลด์ที่นำเข้า ตามภาพด้านล่าง Wizard ยังอนุญาตให้เลือกฟิลด์ที่จะข้ามได้ด้วย เนื่องจากตาราง Excel บางครั้งอาจมีข้อมูลที่จริงๆ ควรอยู่ในตารางอื่นใน Access จึงสามารถหลีกเลี่ยงการนำเข้าคอลัมน์เหล่านี้เข้าตารางปัจจุบันได้

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

สามารถให้ Access เพิ่ม Primary Key เอง หรือเลือก Primary Key เอง ในกรณีนี้ เนื่องจากตารางมีคอลัมน์ ID ที่กำหนดไว้ใน Excel แล้ว ตัวเลือกที่สองจึงถูกเลือก ตามภาพ

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

คลิก Next

จากนั้นเลือกชื่อสำหรับตารางใน Access และคลิก Finish

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

จะถูกถามว่าต้องการบันทึกขั้นตอนการนำเข้าไว้หรือไม่ ตอนนี้แค่คลิก Close ตารางตอนนี้อยู่ใน Access สำหรับการแก้ไข ป้อน และจัดการเพิ่มเติม และไม่ Link กับสมุดงาน Excel

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

5) การใช้ Table Analyzer เพื่อปรับข้อมูลที่นำเข้าให้เป็นปกติ (Normalize) และแยกข้อมูลเป็นตารางแยกใน Access

เวอร์ชัน Access ใหม่ๆ มีเครื่องมือ Table Analyzer ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้แยกตารางหนึ่งเป็นหลายตาราง สิ่งนี้มีประโยชน์มากหากนำเข้าข้อมูลจากตาราง Excel ใหญ่ และกำลังลุยล้างในการแยกตาราง สามารถเปิด Wizard นี้ได้ในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการนำเข้า และติ๊กถูก "I would like a wizard to analyze my table after importing the data" ตามภาพด้านล่าง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

หรือสามารถเข้าถึงได้ หากตารางถูกนำเข้าเป็นตาราง Access แบบ Standalone แล้ว โดยไปที่ Database Tools ในกลุ่ม Analyze เลือก Analyze Table

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

Wizard Table Analyzer ควรจะถูกเปิดใช้งาน ซึ่งจะนำทางคุณผ่านขั้นตอนการสร้างตารางแยก

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

Table Analyzer อย่างไรก็ตาม ไม่ได้เดาถูกตลอดกาล จึงควรใช้ด้วยความระมัดระวัง

6) การนำเข้าข้อมูลจาก Access เข้า Excel และใช้ VLOOKUP เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลและเติมคอลัมน์

สามารถนำเข้าตาราง Access เข้าเวิร์กชีต Excel ได้ ด้วยสมุดงาน Excel เปิดอยู่ ไปที่แท็บ Data ในกลุ่ม Get External Data เลือก From Access ตามภาพด้านล่าง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

นำทางไปที่ฐานข้อมูล Access ที่มีตารางที่ต้องการนำเข้าเข้าสเปรดชีต Excel

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

เลือกตารางที่ต้องการนำเข้า ในกรณีนี้คือ ProductT

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

คลิก OK

เลือก Import the data as a Table บนชีตที่มีอยู่ เลือกเซลล์ A1 แล้วคลิก OK

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ตารางถูกนำเข้าเป็นตาราง Excel

ทำอย่างเดียวกันสำหรับตารางอีก 3 ตารางในฐานข้อมูล คือ Orders, Employees และ Customers

ตอนนี้มีตาราง Orders ที่เหมือนภาพด้านล่าง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ตารางนี้ที่มีตัวเลขใน Customer_ID, Product_ID และ Employee_ID อาจทำให้ผู้ใช้ Excel ที่ไม่คุ้นเคยกับทฤษฎีและตารางฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์รู้สึกสับสนและ counter-intuitive ดังนั้น จึงสามารถเพิ่มคอลัมน์ช่วย 3 คอลัมน์ เรียกว่า Actual_Customer, Actual_Product และ Actual_Employee ตามภาพด้านล่าง

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ในเซลล์ F2 ใช้สูตรต่อไปนี้:

=VLOOKUP([@[Customer_ID]],Table_TablesToBeImportedIntoExcel.accdb5,2,FALSE)

ที่นี่ [@[Customer_ID]] หมายถึงเซลล์ C2 ซึ่งมีค่า Lookup, Table_TablesToBeImportedIntoExcel.accdb5 หมายถึงตาราง Customers ที่นำเข้าไว้บนชีต Customers (Excel ให้ชื่อตารางนี้เป็นค่าเริ่มต้น) ไฮไลท์ข้อมูล แต่ไม่รวมหัวคอลัมน์ เหมือน VLOOKUP ปกติ ชื่อลูกค้าอยู่คอลัมน์ที่ 2 และประเภทการ Lookup เป็น Exact Match

ดับเบิลคลิกและส่งสูตรลงเพื่อเติมคอลัมน์ Actual_Customer

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ทำอย่างเดียวกันเพื่อเติมคอลัมน์ Actual_Product และ Actual_Employee ดังนั้น จึงสามารถเติมข้อมูลตาราง Excel ด้วยค่าข้อความจริงได้อย่างรวดเร็ว ตามที่ต้องการ โดยใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อให้ผู้ใช้ Excel เข้าใจง่ายขึ้น

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

7) การใช้ข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ในฐานข้อมูล Access แบบเชิงสัมพันธ์ สำหรับการจัดการ Power Pivot

Power Pivot เป็นเครื่องมือ Business Intelligence ที่มีใน Excel 2013 และเวอร์ชันใหม่กว่า ยังต้องการข้อมูลที่ป้อนเข้ามาแบบเชิงสัมพันธ์ ดังนั้น สิ่งที่คุณสามารถทำได้เมื่อนำเข้าตาราง Access เข้า Excel (ที่ปรับปกติและออกแบบด้วยตรรกะข้อมูลเชิงสัมพันธ์แล้ว) คือ เพิ่มตารางที่นำเข้าลงใน Data Model

ในสมุดงานว่าง ไปที่ Data, Get External Data และเลือก From Access เหมือนกรณีข้างต้น อย่างไรก็ตาม ครั้งนี้ เมื่อถูกถามให้เลือกตาราง ให้ติ๊กถูก Enable selection of multiple tables ในกล่องโต้ตอบ Select Table และเลือกทุกตาราง ตามภาพด้านล่าง:

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

คลิก OK

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า PivotTable Report ถูกเลือก ตัวเลือก Add this data to the Data Model ควรถูกติ๊ก เพราะเรานำเข้าหลายตาราง หากคุณนำเข้าตารางเดียวในแต่ละครั้ง คุณจะต้องติ๊กตัวเลือกนี้เอง หากคุณคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ถัดจาก Properties คุณควรจะเห็นว่าความสัมพันธ์ระหว่างตารางก็จะถูกนำเข้าด้วย

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

คลิก OK เพื่อสร้าง PivotTable Report พร้อมตารางที่เพิ่มเข้า Data Model แล้ว ความสัมพันธ์ควรเห็นได้ในหน้าต่าง PowerPivot for Excel, Diagram View ดังนั้น ข้อมูลพร้อมสำหรับการจัดการเพิ่มเติมด้วยฟังก์ชัน Power Pivot

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

โอนข้อมูลระหว่าง Excel และ Access อย่างราบรื่น: คัดลอก นำเข้า ส่งออก ง่ายดาย

ดาวน์โหลดไฟล์

Exchange-Data-Between-Access-and-Excel

สรุป

การรวม Excel และ Access อนุญาตให้ใช้ประโยชน์จากการรวมคุณสมบัติของ Excel และ Access ความสำคัญของการรวม Excel และ Access ให้สำเร็จคือการเข้าใจพื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์บ้าง

การเข้าใจการออกแบบเชิงสัมพันธ์และโครงสร้างตารางบ้าง จะช่วยให้คุณอยู่ในที่ดีเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์จาก Power Pivot และเครื่องมือ Business Intelligence ที่เกี่ยวข้องในสภาพแวดล้อม Excel

กรุณาแสดงความคิดเห็นและบอกเราว่าคุณรวม Excel และ Access หรือไม่ ไม่ว่าคุณจะใช้ Power Pivot หรือไม่ และเคล็ดลับอื่นๆ สำหรับการรวม Excel และ Access ที่คุณอาจมี

บทความที่เกี่ยวข้อง

  • Excel VBA: Copy Cell Value and Paste to Another Cell
  • Excel VBA: Copy Range to Another Workbook
  • [Fixed]: Right Click Copy and Paste Not Working in Excel (11 Solutions)
  • Difference Between Paste and Paste Special in Excel
  • How to Copy Alternate Rows in Excel (4 Ways)
  • How to Apply VBA PasteSpecial and Keep Source Formatting in Excel