เมื่อชุดข้อมูลเริ่มใหญ่ขึ้น หรือใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันแบบไม่แน่นอน การเก็บ Master Sheet ที่ลิงก์ไปยังชีทอื่นๆ จะช่วยให้ได้ภาพรวมชัดเจนและส่งต่อข้อมูลสำคัญได้ แทนที่จะคัดลอกข้อมูล Master Sheet ใช้ลิงก์เพื่ออัปเดตข้อมูลอัตโนมัติ บทความนี้แนะนำวิธีสร้างลิงก์ไปยัง Master Sheet ใน Excel และจัดระเบียบชีทต่างๆ
ตัวเลือกที่ 1 – ลิงก์ไป Master Sheet ด้วยการอ้างอิงเซลล์พื้นฐาน
วิธีง่ายที่สุดในการดึงข้อมูลจากหรือไปยัง Master Sheet คือการอ้างอิงเซลล์โดยตรง ใช้ได้กับค่าเดี่ยวที่ต้องส่งผ่านระหว่างชีท
ขั้นตอน 1. คลิกที่เซลล์ในชีทที่ต้องการให้ค่าที่ลิงก์ปรากฏ
ขั้นตอน 2. พิมพเครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อเริ่มสูตร แล้วคลิกแท็บชีทเป้าหมายที่ด้านล่างของสมุดงาน แถบสูตรจะแสดงชื่อชีทตามด้วยเครื่องหมาย ! อัตโนมัติ
ขั้นตอน 3. คลิกเซลล์ที่ต้องการดึงข้อมูล แล้วกด Enter Excel จะกลับไปที่ชีทเดิมพร้อมแสดงค่าที่ลิงก์
อีกวิธีหนึ่งคือพิมพ์การอ้างอิงโดยตรงโดยไม่ต้องคลิก รูปแบบคือ =SheetName!CellAddress เช่น ดึงเซลล์ B2 จากชีทชื่อ "Revenue" ให้พิมพ์ =Revenue!B2 หากชื่อชีทมีเว้นวรรค (เช่น "Revenue 2026") ให้หุ้มด้วยเครื่องหมายอิงเดี่ยว: ='Revenue 2026'!B2
ตัวเลือกที่ 2 – ลิงก์ชีทใน Excel ไป Master Sheet เป็นรายการ
หากต้องการให้ Master Sheet มีลิงก์ไปยังชีทต่างๆ (อาจเป็นเซลล์เฉพาะ) ใช้ฟังก์ชัน HYPERLINK ด้วยรูปแบบ:
HYPERLINK (link_location, [friendly_name])
link_location ต้องแปลงจากชุดอักขระในรูปแบบ #SheetName!Cell ส่วน friendly_name คือชื่อที่แสดงของไฮเปอร์ลิงก์
สูตรสำหรับ link_location: ="#'"&CellReference&"'!Cell" โดย:
- CellReference คือชื่อชีทที่แสดงใน Master Sheet และใน Excel (ชื่อต้องตรงกัน)
- Cell คือเซลล์เป้าหมายของชีทที่ลิงก์ไป เช่น A1, C3 ฯลฯ
ตัวอย่าง: สมมติมี Master Sheet รายได้รายปีง่ายๆ
ขั้นตอน 1. หากต้องการลิงก์สำหรับแต่ละชีท ใช้สูตร: =HYPERLINK("#'"&B2&"'!A1", B2)
Excel จะดึงชื่อใน B2 (เช่น "Revenue 2020") และสร้างลิงก์ไปชีท "Revenue 2020" ที่เซลล์ A1 friendly_name คือคัดลอกชื่อมาใช้
ขั้นตอน 2. ใช้ Flash Fill หรือลากแฮนด์ดึงสูตรลงไป Excel จะวนซ้ำผ่านช่วงเซลล์อัตโนมัติ
ขั้นตอน 3. หากต้องการเพิ่มชีทใหม่ใน Master Sheet ให้เพิ่มแถวใหม่ด้านล่างและคัดลอกสูตร ตรวจสอบว่าชื่อตรงกับที่แสดงในแถบชีทด้านล่าง
หมายเหตุ: ลิงก์ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับตามลำดับใน Excel
ตัวเลือกที่ 3 – ใช้ Named Ranges ลิงก์เซลล์ไป Master Sheet
แทนการอ้างอิงที่อยู่เซลล์เฉพาะ สามารถตั้ง "ชื่อ" ให้เซลล์เพื่อเรียกใช้ตลอดกระบวนการ
ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์หรือช่วงที่ต้องการตั้งชื่อ
ขั้นตอน 2. คลิกที่ Name Box มุมซ้ายบน จอ (เหนือคอลัมน์ A) พิมพ์ชื่อที่อธิบายได้ แล้วกด Enter เช่น เราตั้งชื่อเซลล์ B2 ของชีท "Revenue 2020" ว่า "Revenue2020"
สามารถใช้ "Name Manager" ดูรายชื่อปัจจุบัน
หมายเหตุ: ไม่สามารถตั้งชื่อ "ABC123" (ตัวอักษร 3 ตัวตามด้วยตัวเลข) ได้ เนื่องจากเป็นที่อยู่เซลล์ที่ยอมรับสำหรับตาราง Excel
ขั้นตอน 3. ในชีทอื่นของสมุดงาน สามารถอ้างอิงค่านั้นได้โดยพิมพ์ =Name (ไม่ต้องมีเครื่องหมายอิง) จะได้ชื่อเป็นคำแนะนำเมื่อพิมพ์สูตร
ขั้นตอน 3b. หากต้องการส่งลิงก์ไปยังเซลล์แทนค่า ใช้สูตร: =HYPERLINK("#Name", link_name)
ขั้นตอน 4. หาก Named Ranges ตามรูปแบบเฉพาะ สามารถเลียนแบบรูปแบบนั้นโดยให้ Master Sheet สร้างไฮเปอร์ลิงก์ไปชีทต่างๆ
สมมติ Named Ranges ตาม naming convention "RevenueXXXX" โดย XXXX คือปี
วางปีในคอลัมน์ B และสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C ตามลำดับ:
=HYPERLINK("#"&CELL("address",INDIRECT("Revenue"&B2)),"Revenue "&B2)
สูตรนี้ส่งส่วน "Revenue" ด้วยตนเาว แล้วตามด้วยการอ้างอิงเซลล์จากช่วงปี
