Excel สามารถนำเข้าข้อมูลจากแหล่งต่างๆ การนำเข้าข้อมูลจาก Microsoft Access ไปยัง Excel ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ แสดงภาพ และแบ่งปันข้อมูลฐานข้อมูลได้ง่ายขึ้น คุณสามารถคำนวณ สร้างแผนภูมิ และสร้างแดชบอร์ดจากข้อมูล Access ได้ คุณยังสามารถแชร์ข้อมูลกับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคและรวมข้อมูล Access กับชุดข้อมูล Excel อื่นๆ ได้
ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีการนำเข้าข้อมูลจาก Microsoft Access ไปยัง Excel
ข้อกำหนดเบื้องต้น:
- ไฟล์ฐานข้อมูล Microsoft Access (.accdb หรือ .mdb)
- Microsoft Excel (แนะนำ Excel 2016 หรือใหม่กว่า)
- สิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ฐานข้อมูล
วิธีที่ 1:นำเข้าข้อมูลการเข้าถึงโดยใช้เครื่องมือข้อมูลในตัวของ Excel
ขั้นตอน:
- เปิดสมุดงาน Excel ของคุณ
- ไปที่ข้อมูล แท็บ>> คลิก รับข้อมูล>> เลือก จากฐานข้อมูล>> เลือก จากฐานข้อมูล Microsoft Access
- เรียกดูและเลือกไฟล์ Access (.accdb หรือ .mdb)
- คลิก นำเข้า
Excel เปิด นาวิเกเตอร์ หน้าต่าง.
- เลือก ตาราง หรือสอบถาม
- คลิก โหลด
- ตาราง Access ปรากฏเป็นตาราง Excel
- ข้อมูลยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งที่มา (รีเฟรชได้)
การนำเข้าและการล้างข้อมูลโดยใช้ Power Query
วิธีนี้เหมาะที่สุดสำหรับการล้างข้อมูล การกรอง และระบบอัตโนมัติ
ขั้นตอน:
- แทนที่จะเลือก โหลด ให้เลือก แปลงข้อมูล
- ตัวแก้ไข Power Query เปิด:
- ลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นออก
- ตั้งค่าประเภทข้อมูลที่เหมาะสม
- กรองแถว
- รวมหลายตาราง
- คลิก ปิดและโหลด เพื่อนำเข้าข้อมูลลงใน Excel
ข้อมูลการเข้าถึงจะถูกล้าง แปลง และนำเข้าไปยัง Excel
ใช้ Power Query — สามารถจัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงสามารถนำมาใช้ซ้ำได้ และเหมาะสำหรับรายงานที่เกิดซ้ำ
การเชื่อมโยงตารางการเข้าถึงใน Excel
การเชื่อมโยงจะสร้างการเชื่อมต่อแบบไดนามิกโดยที่ Excel ถือว่าข้อมูล Access เป็นตารางภายนอก โดยอัปเดตเมื่อรีเฟรช
ขั้นตอน:
- แทนที่จะโหลดไปที่ชีต ให้ตั้งค่าเป็นการเชื่อมต่อ
- คลิก โหลด>> เลือก โหลดไปที่...
- เลือก สร้างการเชื่อมต่อเท่านั้น>> คลิก ตกลง
- หากต้องการดูข้อมูล ให้ไปที่ ข้อมูล>> เลือก การค้นหาและการเชื่อมต่อ บานหน้าต่าง
- คลิกขวาที่การเชื่อมต่อ>> เลือก โหลดไปยัง...
- เลือก ตาราง>> คลิก ตกลง
- ตอนนี้คุณสามารถดูข้อมูลใน Excel
หรือสำหรับ Excel เวอร์ชันเก่าที่ไม่มี Power Query:
- ไปที่ข้อมูล แท็บ>> เลือก จากแหล่งอื่น>> เลือก จาก Microsoft Query
- เลือก ฐานข้อมูล MS Access เป็นแหล่งข้อมูล จากนั้นเลือกไฟล์ของคุณ
- ทำตามตัวช่วยสร้างเพื่อเลือกตาราง/คอลัมน์และนำเข้า
หมายเหตุ:
- ข้อมูลที่เชื่อมโยงต้องใช้ไฟล์ Access เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ หากมีการย้าย ให้อัปเดตเส้นทางการเชื่อมต่อผ่าน ข้อมูล>> การเชื่อมต่อ>> คุณสมบัติ
- การแก้ไขใน Excel จะไม่ส่งผลต่อ Access เว้นแต่จะใช้การตั้งค่าขั้นสูง
กำลังโหลดหลายตารางพร้อมกัน
หากคุณต้องการนำเข้าหลายตารางจากฐานข้อมูล Access เดียวกัน คุณสามารถเลือกหลายรายการในหน้าต่างนาวิเกเตอร์ได้
ขั้นตอน:
- ในหน้าต่างนาวิเกเตอร์ ให้ทำเครื่องหมายที่ เลือกหลายรายการ ช่องทำเครื่องหมายที่ด้านบน
- ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากแต่ละตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการนำเข้า
- ลูกค้า
- คำสั่งซื้อ
- คลิก โหลด เพื่อนำเข้าตารางที่เลือกทั้งหมด
Excel จะสร้างแผ่นงานแยกกันสำหรับแต่ละตาราง หรือคุณสามารถเลือก โหลดไปที่ ก็ได้ เพื่อระบุว่าแต่ละตารางควรไปที่ใด
วิธีที่ 2:การส่งออกจากการเข้าถึงไปยัง Excel
วิธีการนี้เริ่มต้นด้วยการเข้าถึงและส่งออกข้อมูลไปยังไฟล์ Excel โดยตรง ซึ่งเหมาะสำหรับการถ่ายโอนเพียงครั้งเดียว
ขั้นตอน:
- เปิดฐานข้อมูล Access ของคุณ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการส่งออก
- ไปที่ข้อมูลภายนอก แท็บ>> ใน ส่งออก กลุ่ม>> คลิก Excel
- ในส่งออก – สเปรดชีต Excel กล่องโต้ตอบ:
- เรียกดูเพื่อเลือกไฟล์ Excel ปลายทาง (.xlsx หรือ .xls) หรือสร้างไฟล์ใหม่
- ตรวจสอบ ส่งออกข้อมูลด้วยการจัดรูปแบบและการจัดวาง หากคุณต้องการรักษาการจัดรูปแบบของ Access (เช่น ความกว้างของคอลัมน์)
- กาเครื่องหมาย เปิดไฟล์ปลายทางหลังจากการดำเนินการส่งออกเสร็จสิ้น เพื่อดูได้ทันที
- คลิก ตกลง เพื่อส่งออก
- การเข้าถึงจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์
ตัวเลือกขั้นสูง:
- สำหรับการสืบค้นที่มีพารามิเตอร์ ให้เรียกใช้การสืบค้นก่อนเพื่อสร้างผลลัพธ์ จากนั้นจึงส่งออก
- หากต้องการส่งออกหลายวัตถุ ให้ใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออกซ้ำๆ หรือเขียนแมโคร/VBA สำหรับการทำงานอัตโนมัติ
หมายเหตุ:
- ข้อมูลที่ส่งออกเป็นแบบคงที่ การเปลี่ยนแปลงใน Access จะไม่อัปเดตไฟล์ Excel โดยอัตโนมัติ
- หากตารางมีมากกว่า 1 ล้านแถว Excel อาจตัดทอน (ขีดจำกัดแถวในเวอร์ชันที่ใหม่กว่าคือ 1,048,576)
วิธีที่ 3:นำเข้าข้อมูลการเข้าถึงโดยใช้การคัดลอก-วาง (ง่ายและรวดเร็ว)
ขั้นตอน:
- เปิดการเข้าถึงของ Microsoft
- เปิดตารางหรือแบบสอบถาม
- เลือกทั้งตารางหรือกด Ctrl + A
- กด Ctrl + C
- เปิด Excel แล้วกด Ctrl + V
ข้อจำกัด:
- ไม่มีการเชื่อมต่อสด
- จำเป็นต้องมีการอัปเดตด้วยตนเอง
- ไม่เหมาะสำหรับการนำเข้าจำนวนมากหรือบ่อยครั้ง
วิธีที่ 4:นำเข้าข้อมูลการเข้าถึงโดยใช้ ODBC (ผู้ใช้ขั้นสูง)
วิธีการนี้มีประโยชน์เมื่อคุณทำงานกับระบบเก่าหรือใช้การเชื่อมต่อฐานข้อมูลแบบกำหนดเอง
ขั้นตอน:
- ตั้งค่าแหล่งข้อมูล ODBC (เช่น “ไดรเวอร์ Microsoft Access (*.mdb, *.accdb)”)
- เปิด Excel
- ไปที่ข้อมูล แท็บ>> เลือก รับข้อมูล>> เลือก จากแหล่งอื่น>> เลือก จาก ODBC
- เลือกไดรเวอร์ Access ODBC
- เลือกตารางหรือแบบสอบถาม
การรีเฟรชข้อมูล
- คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ในตารางที่นำเข้า>> เลือก รีเฟรช
- หรือไปที่ข้อมูล แท็บ>> เลือก รีเฟรชทั้งหมด
- การดำเนินการนี้จะดึงข้อมูลล่าสุดจาก Access โดยไม่ต้องนำเข้าใหม่ด้วยตนเอง
ปัญหาทั่วไปและการแก้ไข
- ไฟล์การเข้าถึงไม่แสดง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปิดการเข้าถึงแล้วก่อนที่จะนำเข้า จะต้องไม่เปิดไฟล์ Access ในโหมดพิเศษ
- ประเภทข้อมูลไม่ถูกต้อง: ใช้ Power Query เพื่อตั้งค่าประเภทข้อมูลที่ถูกต้อง
- ไฟล์ขนาดใหญ่โหลดช้า: นำเข้าเฉพาะตารางหรือแถวที่จำเป็นเท่านั้น สำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การโหลดไปยังโมเดลข้อมูลจะป้องกันการโอเวอร์โหลดชีต
- ข้อผิดพลาด Microsoft.ACE.OLEDB: ดาวน์โหลดและติดตั้ง Microsoft Access Database Engine Redistributable จากเว็บไซต์ของ Microsoft
บทสรุป
เมื่อปฏิบัติตามวิธีการข้างต้น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจาก Microsoft Access ลงใน Excel ได้ วิธีการเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถนำข้อมูล Access เข้าสู่ Excel ได้อย่างราบรื่นเพื่อการวิเคราะห์ การรายงาน และการแสดงภาพ วิธีการเชื่อมต่อช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการทำให้ข้อมูล Excel ของคุณซิงโครไนซ์กับฐานข้อมูล Access ของคุณ ทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และข้อมูลของคุณเชื่อถือได้มากขึ้น เริ่มนำเข้าข้อมูลจาก Access จากนั้นวิเคราะห์ใน Excel
รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมโซลูชันฟรี!