ผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่เริ่มเรียนรู้ Excel ด้วยฟังก์ชัน สูตร แผนภูมิ จากนั้นทางลัดทั่วไปบางส่วนในการคัดลอกและวางข้อมูล แต่การก้าวกระโดดด้านประสิทธิภาพการทำงานครั้งใหญ่ที่สุดมักมาจากทางลัด โดยเฉพาะทางลัดที่ขจัดการทำงานซ้ำๆ ของเมาส์ ในขณะที่ใช้ Excel ในงานประจำวัน ทางลัดช่วยให้งานง่ายขึ้น
ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงทางลัด Excel 5 แบบที่คนส่วนใหญ่ค้นพบช้า
1. Ctrl + Shift + ปุ่มลูกศร:เลือกช่วงจริงทันที
การเลื่อนดูหลายพันแถวนั้นเจ็บปวดและใช้เวลานาน คุณสามารถข้ามไปที่ขอบของข้อมูลได้ทันทีโดยใช้ Ctrl + Shift + ลูกศร กุญแจ.
สมมติว่าคุณมีโต๊ะขนาดใหญ่ (หลายร้อย/พันแถว) คุณต้องเลือกส่วนคอลัมน์ทั้งหมด บล็อกแถว หรือเลื่อนอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเลื่อน
ขั้นตอนการใช้งาน:
- คลิกภายในชุดข้อมูลของคุณ
- กด Ctrl + Shift + ↓ (ลง) เพื่อเลือกลงไปที่เซลล์สุดท้ายในคอลัมน์นั้น
- กด Ctrl + Shift + → (ขวา) เพื่อเลือกข้ามไปยังเซลล์ที่เติมสุดท้ายในแถวนั้น
- คุณสามารถรวมทั้งสองทิศทางเพื่อเลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
- กด Ctrl + Shift + ↓ จากนั้นขณะที่ยังเลือกอยู่ ให้กด Ctrl + Shift + →
- หรือกด Ctrl + A
สมมติว่าคุณต้องการใช้รูปแบบสกุลเงินในคอลัมน์การขายและต้นทุน:
- กด Ctrl + Shift + ↓ และ → เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์การขายและต้นทุน
- ตอนนี้กด Ctrl + Shift + $ (สกุลเงิน) หรือใช้การจัดรูปแบบ
เลือกทั้งคอลัมน์/แถว:
- Ctrl + ช่องว่าง → เลือกทั้งคอลัมน์
- Shift + เว้นวรรค → เลือกทั้งแถว
เคล็ดลับมือโปร: หากมีเซลล์ว่างอยู่ภายในคอลัมน์ Excel จะหยุดที่ช่องว่างเซลล์แรก กดปุ่มลูกศรอีกครั้งเพื่อข้ามไปยังพื้นที่ที่เต็มไปถัดไป ทำซ้ำเพื่อไปถึงจุดสิ้นสุดของข้อมูลในทิศทางนั้น
2. เติมแบบรวดเร็ว (Ctrl + E):ผู้ช่วยข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ
การเติมแบบรวดเร็วเป็นหนึ่งในคุณสมบัติอันชาญฉลาดของ Excel ซึ่งให้ความรู้สึกเหมือนมีโปรแกรมอ่านใจในตัว โดยจะจดจำรูปแบบในข้อมูลของคุณและเติมส่วนที่เหลือโดยอัตโนมัติ
สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่มีชื่อเต็ม และคุณต้องการแยกเฉพาะชื่อเท่านั้น
- แทนที่จะเขียนสูตร เพียงพิมพ์ "Ayan" ในเซลล์ถัดจากชื่อเต็ม
- กด Ctrl + E
- Excel จดจำรูปแบบและเติมชื่อเต็มคอลัมน์
นอกจากนี้ยังใช้สำหรับการรวมข้อมูลอีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณมีคอลัมน์แยกสำหรับ ID และผู้จัดจำหน่าย:
- เริ่มพิมพ์ 1001_Ayan Traders ในคอลัมน์ใหม่
- กด Ctrl + E และดู Excel ทำส่วนที่เหลือให้เสร็จ
รองรับการจัดรูปแบบหมายเลขโทรศัพท์ การสร้างที่อยู่อีเมล การจัดรูปแบบวันที่ และรูปแบบอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วน
เคล็ดลับมือโปร: การเติมแบบรวดเร็วถูกนำมาใช้ใน Excel 2013 ใน Microsoft 365 Excel อาจแนะนำรายการที่เหลือโดยอัตโนมัติตามรูปแบบที่ตรวจพบ กด เข้าสู่ ที่จะยอมรับ
3. Ctrl + Shift + L:สลับตัวกรอง (เปิด/ปิด) ทันที
เพิ่มหรือลบตัวกรองออกจากส่วนหัวข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็วเพื่อการเรียงลำดับและค้นหาที่ง่ายดาย ตัวกรองช่วยให้คุณแบ่งชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้โดยไม่ต้องมีเมนูหรือริบบอน สลับเป็นปิดเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจ เหมาะสำหรับการวิเคราะห์โดยไม่ต้องเปลี่ยนมุมมองอย่างถาวร
ขั้นตอนการใช้งาน:
- คลิกภายในชุดข้อมูลของคุณ
- กด Ctrl + Shift + L
- ใช้ลูกศรแบบเลื่อนลงเพื่อกรอง
- กดอีกครั้งเพื่อลบออก
คุณต้องการดูเฉพาะคำสั่งซื้อที่ “รอดำเนินการ”:
- เปิดตัวกรองโดยกด Ctrl + Shift + L
- ขยาย สถานะ คอลัมน์แบบเลื่อนลง>> เลือก รอดำเนินการ
- คุณจะได้รับแถวที่กรองสำหรับคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการ
- หากคุณกด Ctrl + Shift + L อีกครั้ง มันจะลบตัวกรอง
4. F4:ทำซ้ำการกระทำล่าสุด
F4 ช่วยให้คุณสามารถจำลองการแก้ไขล่าสุดหรือการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบในเซลล์อื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยประหยัดการคลิกและลดการเกิดซ้ำ มันมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ แต่หลายๆ คนก็ค้นพบมันช้า
ขั้นตอนการใช้งาน:
- ดำเนินการ เช่น การจัดรูปแบบเซลล์ (เช่น ไฮไลต์สีแดงสำหรับ "รอดำเนินการ")
- เลือกเซลล์หรือช่วงอื่น
- กด F4 เพื่อใช้การกระทำเดียวกันทันที
ช่วยประหยัดเวลาได้มากสำหรับงานที่ซ้ำกัน เช่น การใช้เส้นขอบเดียวกันหรือการลบแถวจำนวนมาก เมื่อแก้ไขสูตร ให้ F4 ยังสลับระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพันธ์และการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (เช่น $A$1 ).
เคล็ดลับมือโปร: ถ้า F4 ของคุณ ปุ่มไม่ทำงาน กด Fn + F4 เพื่อทำซ้ำการกระทำสุดท้าย
5. Ctrl + T:แปลงช่วงเป็นตาราง
การแปลงข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel ด้วย Ctrl + T ปลดล็อคฟีเจอร์ที่คนส่วนใหญ่ไม่รู้ด้วยซ้ำ ทางลัดนี้จะเปลี่ยนช่วงที่เลือกให้เป็นตารางที่จัดรูปแบบทันที ทำให้เปิดใช้งานฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การกรองอัตโนมัติ การเรียงลำดับ และสูตรไดนามิกที่จะขยายตามข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนการใช้งาน:
- กด Ctrl + A เพื่อเลือกข้อมูลทั้งหมด (รวมถึงส่วนหัว)
- กด Ctrl + T
- ทำเครื่องหมายที่ “ตารางของฉันมีส่วนหัว” หากมี
- คลิก ตกลง
ตารางจะขยายโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มแถวใหม่ สูตรในคอลัมน์ของตารางจะคัดลอกลงโดยอัตโนมัติ ปุ่มตัวกรองจะปรากฏขึ้นทันที ข้อมูลได้รับระบบอ้างอิงที่มีโครงสร้างซึ่งทำให้สูตรสามารถอ่านได้ เช่น =SUM(SalesData[Sales]) แทนที่จะเป็น =SUM(E2:E151) .
ตารางยังทำให้แผนภูมิมีไดนามิกอีกด้วย เมื่อตารางของคุณขยายใหญ่ขึ้น แผนภูมิของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องปรับช่วง ผู้คนจำนวนมากใช้เวลาหลายปีในการปรับช่วง คัดลอกสูตรลง และอัปเดตแหล่งที่มาของแผนภูมิด้วยตนเอง เมื่อพวกเขาสามารถใช้ตารางตั้งแต่วันแรกได้
โบนัส:Ctrl + G (หรือ F5) เพื่อนำทาง/เปิด “ไปที่” เหมือนผู้ใช้ระดับสูง
คุณสามารถเปิด ไปที่ ได้อย่างง่ายดาย กล่องโต้ตอบเพื่อข้ามไปยังเซลล์/ช่วงทันทีหรือเลือกเซลล์พิเศษ
ไปที่พิเศษ: ภายใน ไปที่ หน้าต่าง คลิก พิเศษ… และคุณสามารถเลือก:
- ช่องว่าง
- สูตร
- ค่าคงที่
- เซลล์ที่มองเห็นเท่านั้น (มีประโยชน์มากหลังจากการกรอง)
- ข้อผิดพลาด
เติมค่าที่ขาดหายไปอย่างรวดเร็ว (ช่องว่าง)
สมมติว่าคอลัมน์ B มีค่า "หมวดหมู่" หายไป และคุณต้องการเติม "ไม่ทราบ":
- เลือก หมวดหมู่ คอลัมน์
- กด Ctrl + G>> เลือก พิเศษ…
- เลือก ช่องว่าง>> กด ตกลง
- พิมพ์ ไม่ทราบ
- กด Ctrl + Enter (เติมเซลล์ว่างที่เลือกทั้งหมดพร้อมกัน)
คัดลอกเฉพาะเซลล์ที่มองเห็น (หลังจากการกรอง)
หลังจากการกรองแล้ว การคัดลอกตามปกติอาจรวมเซลล์ที่ซ่อนอยู่และทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้
- กรองข้อมูลของคุณ
- เลือกช่วงที่กรอง
- กด Ctrl + G>> เลือก พิเศษ…
- เลือก เซลล์ที่มองเห็นเท่านั้น
- คลิก คัดลอก
- ตอนนี้ วาง ลงในแผ่นงานอื่น
เคล็ดลับทางลัดเพิ่มเติม:
- กด Ctrl + ` (เน้นหนักแน่น) เพื่อแสดงสูตรทั้งหมดพร้อมกัน
- กด Alt + = เพื่อแทรก SUM สูตรอย่างรวดเร็วสำหรับช่วงที่อยู่ติดกัน
- กด Ctrl + Page Down เพื่อย้ายไปยังแผ่นงานถัดไป และ Ctrl + Page Up เพื่อย้ายไปยังแผ่นงานก่อนหน้า
บทสรุป
นี่คือทางลัด 5 ประการของ Excel ที่คนส่วนใหญ่ค้นพบสายเกินไป ไม่ค่อยได้รับการสอนตั้งแต่เริ่มต้น แต่ยังลดการพึ่งพาเมาส์ ปรับปรุงความเร็วและความแม่นยำ และทำให้ Excel รู้สึกง่ายดาย เวลาที่ดีที่สุดในการเรียนรู้ทางลัดเหล่านี้คือเมื่อคุณเริ่มใช้ Excel ครั้งแรก แต่ก็ไม่เคยสายเกินไป ฝึกฝนในสมุดงานเปล่าเพื่อสร้างความจำของกล้ามเนื้อ ตัวตนในอนาคตของคุณจะขอบคุณที่ไม่รออีกปี
รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมโซลูชันฟรี!