แก้ไขปัญหาตัวกรองวันที่ในรายงานขายสินค้าชำ - วิธีแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ

มาใช้ รายงานขาย ของร้านค้าชำเฉพาะแห่งหนึ่งเพื่อสาธิตวิธีแก้ไขตัวกรองวันที่ ชุดข้อมูลนี้มี พนักงานขาย, วันที่สั่งซื้อ, ชื่อสินค้า และ ยอดขาย ในคอลัมน์ B, C, D, และ E ตามลำดับ เราได้ใช้ ตัวกรอง กับคอลัมน์ วันที่สั่งซื้อ ทำให้กลายเป็น ตัวกรองวันที่

เหตุผลที่ 1 – ปิดใช้งานการจัดกลุ่มวันที่ในเมนู AutoFilter

ในภาพต่อไปนี้ เราสามารถเห็นสัญลักษณ์ลูกศรชี้ลงถัดจากหัวเรื่อง วันที่สั่งซื้อ นั่นคือปุ่ม ตัวกรอง

• คลิกที่ปุ่ม ตัวกรอง ที่เซลล์ C4 จะเห็นวันที่ทั้งหมดในหมวดหมู่ต่างๆ
• ปกติจะเห็นการจัดกลุ่มเป็นเดือนและปี แต่ Excel ไม่แสดงออกมา

ขั้นตอน:

• ไปที่แท็บ File

• เลือก Options ที่ด้านล่างสุด

• หน้าต่าง Excel Options จะปรากฏ
• ไปที่แท็บ Advanced
• ติ๊กถูกที่ Group dates in the AutoFilter menu
• คลิก OK

• คลิกที่ปุ่ม ตัวกรอง ที่เซลล์ C4 และจะเห็นว่า ตัวกรอง แสดงวันที่ในรูปแบบที่ถูกต้องแล้ว

เหตุผลที่ 2 – วันที่ที่จัดรูปแบบเป็นข้อความ

ในชุดข้อมูลเดียวกัน ให้เปิด ตัวกรองวันที่ ที่เซลล์ C4 อีกครั้ง

เราสามารถเห็นว่าบางวันที่จัดกลุ่มเป็นเดือนและปี แตบางวันที่ไม่ได้ เกิดจากอะไร? เหตุผลคือ บางวันที่ดูเหมือนวันที่แต่จริงๆ แล้วเป็นรูปแบบ ข้อความ เพื่อตรวจสอบ:

• เลือกวันที่ทั้งหมดในช่วง C5:C14
• คลิกไอคอน Middle Align และ Center ในกลุ่มคำสั่ง Alignment

• จะเห็นว่าบางวันที่จัดชิดซ้าย และบางวันที่จัดชิดขวา วันที่จัดชิดซ้ายจริงๆ แล้วเป็นข้อความ นี่คือลักษณะพื้นฐานของค่า ข้อความ

เราสามารถตรวจสอบค่า ข้อความ ได้อีกวิธี

• คลิกที่เซลล์ ในกรณีนี้เลือกเซลล์ C5
• ในกล่อง Number Format ของกลุ่มคำสั่ง Number จะเห็นว่าเป็นรูปแบบ Text

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ทั้งหมดในช่วง C5:C14
• คลิกไอคอนดรอปดาวน์ของกล่อง Number Format ในกลุ่ม Number
• เลือก Short Date จากรายการ

• คลิกที่ปุ่ม ตัวกรอง และจะเห็นผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

เหตุผลที่ 3 – ตัวกรองไม่ครอบคลุมทุกแถว

คุณจะพบว่า ตัวกรองวันที่ ทำงานไม่ดี หาก ตัวกรอง ไม่ครอบคลุมทุกแถว ในกรณีนี้มีแถวว่างในชุดข้อมูลคือ แถวที่ 9

• คลิกที่ปุ่ม ตัวกรอง ที่เซลล์ C4
• เลือก Sort Newest to Oldest จากตัวเลือก

• กล่องโต้ตอบ Sort Warning จะโผล่ขึ้นมา
• เลือก Expand the selection
• คลิกปุ่ม Sort

• ข้อมูลเหนือแถวว่างถูกจัดเรียง ส่วนส่วนล่างไม่มีการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนแก้ไข:

• เลือกเซลล์ในช่วง C4:C14
• ไปที่แท็บ Home
• คลิกดรอปดาวน์ Sort & Filter ในกลุ่ม Editing
• เลือก Filter จากตัวเลือก

• เปิด ตัวกรอง และเลือก Sort Newest to Oldest

• เลือก Expand the selection ในกล่อง Sort Warning

• ตอนนี้ทุกแถวถูกจัดเรียงแล้ว

เหตุผลที่ 4 – มีแถวว่างในชุดข้อมูล

มีหลายแถวว่างในชุดข้อมูล

• คลิกที่ปุ่ม ตัวกรอง
• เลือก February และ May
• คลิก OK

• ผลลัพธ์จะเป็นดังภาพ

ขั้นตอน:

• ในตัวเลือก ตัวกรอง ยกเลิกเลือก January, March, April, (Blanks) เพื่อดูข้อมูลเฉพาะ February และ May
• คลิก OK

• สิ่งนี้แก้ไขปัญหาได้

เหตุผลที่ 5 – มีเซลล์ที่ผสานรวมกัน

เซลล์ที่ผสานรวมในคอลัมน์ วันที่สั่งซื้อ อาจป้องกันการกรองข้อมูล

• ลองจัดเรียงเหมือน ก่อนหน้านี้

• Excel จะแสดง MsgBox พร้อมข้อความ To do this, all the merged cells need to be the same size

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ที่ผสานรวม C6 และ C10
• ไปที่แท็บ Home
• คลิก Merge & Center เพื่อยกเลิกการผสานเซลล์

• ใช้ ตัวกรอง กับเซลล์เหล่านี้
• จัดเรียงเหมือน ก่อนหน้านี้

• สิ่งนี้แก้ไขปัญหาได้

เหตุผลที่ 6 – แผ่นงานถูกป้องกัน

เราสามารถเห็นปุ่ม ตัวกรอง ถัดจากหัวเรื่อง วันที่สั่งซื้อ แต่ไม่ตอบสนองเมื่อคลิก

แผ่นงานอยู่ใน Protected View ดังนั้นเราต้องยกเลิกการป้องกัน

ขั้นตอน:

• ไปที่แท็บ Home
• ในกลุ่มคำสั่ง Cells คลิกดรอปดาวน์ Format
• เลือกคำสั่ง Unprotect Sheet จากตัวเลือก

• ตัวกรองวันที่ ทำงานได้อย่างราบรื่นในแผ่นงาน Excel แล้ว

ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกฝน

<< กลับไปที่ Date Filter | Filter in Excel | Learn Excel

รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมเฉลยฟรี!