บางครั้งคุณอาจรู้สึก Productivity ลดลงตอนหาไฟล์บน Mac แม้ Finder จะไม่ได้รับการปรับปรุงที่มีความหมายหลายปี แต่ก็ให้วิธีจัดการไฟล์ต่างๆ เช่น Built-in Tags Feature ที่ไม่ถูกผูกมัดกับระบบ File และ Folder แบบคลาสสิก
ด้วย Tags คุณเก็บไฟล์ได้ทุกที่ และรวมพวกมันด้วย Shared Tags ซึ่ง Filter ได้ด้วย Spotlight Search และ Smart Folders เราจะแนะนำแอปที่ขยาย Tags Functionality ใน macOS ช่วยจัดระเบียบและหาไฟล์ตอนต้องการ
1. Leap
Leap เป็น Finder และ Spotlight Replacement ที่ปรับโครงสร้างใหม่การจัดเก็บและค้นหาไฟล์ ใช้ File/Folder Hierarchical System แต่ Expose Underlying Metadata Attributes และ Tags ด้านซ้ายคือ Tags Panel มี Tags ที่คุณสร้าง หรือแอปที่ใช้ OpenMeta
คลิก Tag ใดๆ ดูไฟล์ทั้งหมด ไม่ว่าจะเก็บที่ไหน Select ไฟล์ กด Get Info เพิ่ม Description, Tags, Edit Creation Date เห็นไฟล์จัดระเบียบตาม Name, File Type, Location, Tags, และอื่นๆ ซ่อน/แสดง Panels ได้คลิกเดียว
Crumb Trail ช่วย Define Search 3 Parameters: What (Search จะทำงานยังไง), Where (Location และ Kind ของไฟล์), When (Date Range หรือ Year) เทียบกับ Spotlight แอปนี่ให้ Search Options ชัดเจน Refine Search ได้ละเอียด
Features of Leap
- Bookmark Feature เซฟ Crumb Trail ปัจจุบัน กลับมาที่ Search นั้นได้เร็ว Bookmark Tag Group ที่ใช้บ่อยได้
- Search File Type (เช่น PDF) ไม่ว่าจะเก็บที่ไหน Preferred Places (Default macOS Folders), Standard (User-related Folders), หรือ Saved Places
- Export Document List เป็น HTML Select List View เช็ก Columns ที่ต้องการ File > Export Search Results
- ถ้าใช้ Time Machine Backup Leap แสดง Revisions ทั้งหมดของ Backed-up Documents
ดาวน์โหลด: Leap ($49, มี Free Trial)
2. Little Tagger
จะทำไงกับไฟล์ที่ไม่ได้ Tag ใน Finder? ต้อง Tag หลายไฟล์ทีละตัว เหนื่อย Little Tagger เป็น Menu Bar App ช่วย Tag ไฟล์และโฟลเดอร์ เริ่มต้น Import Tags เข้าแอป ไป Preferences > Tags กด Import Tags ทำครั้งเดียว ต่อไปจะ Auto-update Tags ใน Background
เริ่ม Tag: Select ไฟล์/โฟลเดอร์ใน Finder Drag-and-drop ไป Menu Bar Icon พิมพ์ชื่อ Tag ใน Text Field แอป Auto-suggest Tags จาก Relevance หรือ Usage ถ้า Tag ไม่มี จะ Popup ตอนกด Enter พิมพ์ชื่อ เลือกสี กด Execute
Features of Little Tagger
- Tag ไฟล์ประเภทเฉพาะในโฟลเดอร์ใหญ่ Filter List จาก Dropdown Any File มุมขวาบน
- Setup Profile ด้วย Presets เฉพาะ: Selected Tags List, Include Subfolder Items, File Aliases, File Type/Name Filter สำหรับ Recurring Tagging Jobs
- Filter ไฟล์ด้วยชื่อ Modifiers ต่างๆ (Contains, Does Not Contain, Begins With) หรือ Extension (Filter รูป PNG)
ดาวน์โหลด: Little Tagger ($7.99)
3. EagleFiler
EagleFiler เป็น Personal Information Manager ใช้ได้หลาย Use Cases App เข้าใจง่าย ยืม Interface Elements จาก Mail App รักษาความ Simple ซ้ายคือ Source List: Library, Smart Search Parameters, Tags Lists เริ่มต้น Control-click Records เลือก New Folder พิมพ์ชื่อ กด Create Folder
ตอนดู Web Page, Email, หรือ Browse ไฟล์ใน Finder กด Capture Shortcut (Option + F1) จะขึ้น Dialog Box เลือก Destination Folder กด Capture Drag-and-drop ไฟล์ได้ หรือ EagleFiler Bookmarklets Capture ข้อมูล Records List แสดงเนื้อหา Source ที่เลือก Viewer แสดงเนื้อหาไฟล์ที่เลือก
แต่ละไฟล์ เพิ่ม Metadata: Labels, Tags, Notes Tag ที่เพิ่ม Sync กับ Finder Tags คัดลอกไป Spotlight Comments Field ทำให้ Searchable และเข้าถึงได้จากแอปอื่น Tag Storage System แข็งแกร่งกว่า Finder ถ้า Tags หายหรือ Corrupt แอปจะพยายาม Restore
Features of EagleFiler
- Data และ Notes เก็บเป็น Regular Files ใช้ Standard Formats (RTF, PDF, MBOX) ไม่มี Lock-in หรือ Risk Data Corruption
- Note แต่ละอันรองรับ Rich Text และ Links เก็บเป็น RTF ใน Finder Search ด้วย Spotlight ได้
- รองรับ Email Apps: Eudora, Entourage, Thunderbird, MailMate, PowerMail, และอื่นๆ รักษา Message ทั้งหมด: Header, Body, Flag Status, Attachment
- Import จาก Evernote Convert เป็น RTFD รักษา Formatting, Tags, Links, Images รวม Integrate กับ Skim, Alfred/Launchbar, PopClip, และ Built-in Services อื่นๆ
ดาวน์โหลด: EagleFiler ($49, มี Free Trial)
4. Alfred
ถ้าอยากใช้ Tags เข้าถึงไฟล์ Alfred ควรเป็นแอป pilihan Default Alfred มี Keyword Search ไฟล์ Prefix ด้วย Tag เปิด Alfred พิมพ์ "tags" ตามด้วย Tag Name แสดงไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
สร้าง File Filter Workflow สำหรับ Tag เฉพาะ Search ตามชื่อไฟล์ ไป Preferences > Workflows กด Plus (+) มุมซ้ายล่าง เลือก Templates > Files and Apps > File Filter from Keyword and Open พิมพ์ Keyword Name กด Create ใน Basic Setup ตั้ง Keyword
ต่อไปในแท็บ Advanced เพิ่ม kMDItemUserTags ตั้ง Value Match Keyword เสร็จแล้ว ใช้ Keyword Search เฉพาะ Tag นั้น Long Run จะประหยัดเวลาถ้าลงทุนใน Tags มาก
Features of Alfred
- เพิ่ม Keyword Tag ให้ไฟล์ใน Spotlight Comments (Any File > Get Info > Comments) Built-in Fuzzy Search หาไฟล์เร็ว
- กด Right Arrow Action บนไฟล์ เช่น Email Tagged Files ด้วย Keystrokes เล็กน้อย
- Install Add a Tag และ Label Color Workflows Tag หรือ Color Label ให้ไฟล์ที่ Select ใน Finder เร็ว
ดาวน์โหลด: Alfred (ฟรี, มี Premium)
5. Hazel
Hazel เป็น Automation Tool สำหรับ macOS Monitor การเปลี่ยนแปลงโฟลเดอร์ และ Action ตาม Rules ที่คุณสร้าง ต้องระบุ 2 อย่างใน Rule: Condition (ดูอะไรในโฟลเดอร์ที่เลือก) และ Actions (ทำไงเมื่อ Condition Match) Rule Match Conditions ได้กว้างมาก Files และ Folders
เริ่มต้น: Add Folder กด Create a new rule พิมพ์ Rule Name ตั้ง Condition ดู Finder Tags เมื่อ Rule Match Condition จะ Action หนึ่งหรือมากกว่า ในกรณีนี้ บอก Hazel ให้ Move ไฟล์ไป "Documents" เมื่อ Tag "Guides" Conditions และ Actions บางอันมี Popup Menus น้อย/เยอะ หรือต้อง Fill in Blanks
Features of Hazel
- Monitor Smart Folders (Saved Finder Searches) ได้ เช่น หาไฟล์ Tag ใด Tag หนึ่งที่ Size ใหญ่กว่าที่กำหนด
- Conditions ใช้ Attributes กว้าง: Extension, Date Created/Opened/Modified, Current Time, Tags สร้าง Custom Date, Text, Table Attributes ได้
- ใช้ Shell Scripts หรือ Command-line Programs ใน Conditions หรือ Actions ได้ เช่น grep Command Pattern Matching บนไฟล์ด้วย Regex
ดาวน์โหลด: Hazel ($42, มี Free Trial)
เสริม Tags Functionality ของ Finder ด้วยแอปเหล่านี้
ไม่มากคนใช้ Finder Tags ใน Workflow ประจำวัน พอเริ่มใช้ จัดระเบียบและหาไฟล์ได้ในไม่กี่วินาที แอปข้างต้นครอบคลุมพื้นที่ Tags Functionality ต่างๆ
แนะนำลองแอปเหล่านี้ ดูว่าทำงานให้คุณได้ไหม อีกอย่าง อ่านคู่มือหาแอปอื่นที่ Blend กับ Finder เพิ่มความสามารถ
