หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องทำงานร่วมกันในเอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอบน Mac มีวิธีดำเนินการต่างๆ มากมาย Pages, Numbers และ Keynote ล้วนมีฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกันเมื่อคุณทำงานจากที่บ้านหรือแม้แต่ในสำนักงาน
เพื่อให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นสำหรับคุณ บทช่วยสอนนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับคุณลักษณะเหล่านี้ เพื่อช่วยให้การทำงานกับเอกสารร่วมกันง่ายขึ้น
การเชิญผู้อื่นให้แชร์เอกสาร
สิ่งแรกที่คุณต้องทำเมื่อคุณต้องการทำงานร่วมกันในเอกสารคือการเชิญผู้เข้าร่วมของคุณ คุณมีสองสามวิธีในการทำเช่นนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Mac Share Menu ของคุณ และกระบวนการก็เหมือนกันสำหรับทั้งสามแอปพลิเคชัน
- เปิดเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนำเสนอที่คุณต้องการแชร์
- คลิกปุ่ม ทำงานร่วมกัน ในแถบเครื่องมือหรือ แชร์> ทำงานร่วมกับผู้อื่น จากแถบเมนู
- ก่อนที่คุณจะเลือกวิธีที่คุณต้องการแบ่งปัน ให้คลิก ตัวเลือกการแบ่งปัน เลือกผู้ที่สามารถเข้าถึงไฟล์และสิทธิ์ที่คุณต้องการให้ การตั้งค่าที่แนะนำสำหรับ ผู้ที่สามารถเข้าถึง คือ เฉพาะคนที่คุณเชิญ . และสำหรับการอนุญาต คุณควรเลือก เปลี่ยนแปลงได้ เว้นแต่คุณต้องการให้บุคคลนั้นสามารถดูเอกสารเท่านั้นและไม่สามารถแก้ไขได้
- เลือกวิธีการเชิญผู้เข้าร่วมของคุณ คลิก แบ่งปัน และปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น
การเปลี่ยนตัวเลือกการแชร์ของคุณ
หากคุณเลือกตัวเลือกการแชร์ผิดพลาดโดยไม่ได้ตั้งใจในขั้นตอนที่ 3 ด้านบน หรือเพียงต้องการเปลี่ยนในภายหลัง คุณสามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
- เปิดเอกสารที่คุณแชร์และคลิกปุ่ม ทำงานร่วมกัน ปุ่มแถบเครื่องมือหรือ แบ่งปัน> รายละเอียดการทำงานร่วมกัน ในแถบเมนู
- หากต้องการปรับตัวเลือกสำหรับผู้เข้าร่วมคนเดียว ให้คลิกปุ่ม เพิ่มเติม (สามจุด) ถัดจากชื่อของพวกเขาและทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ
- หากต้องการปรับตัวเลือกสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมด ให้ขยาย ตัวเลือกการแชร์ และทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ
การปกป้องเอกสารด้วยรหัสผ่าน
เอกสารของคุณอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และแม้ว่าคุณจะเลือกอนุญาตเฉพาะผู้ที่มีลิงก์เท่านั้นที่เข้าถึงได้ คุณต้องการการปกป้องเป็นพิเศษ คุณสามารถตั้งรหัสผ่านได้อย่างรวดเร็วซึ่งผู้เข้าร่วมทุกคนต้องป้อนเพื่อเปิดเอกสาร
- เปิดเอกสารที่คุณแชร์แล้วคลิก ไฟล์> ตั้งรหัสผ่าน จากแถบเมนู
- ป้อน รหัสผ่าน และ ยืนยัน
- คุณสามารถป้อน คำแนะนำรหัสผ่าน . ได้ และทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อจำรหัสผ่านนี้ไว้ในพวงกุญแจของฉัน .
- คลิก ตั้งรหัสผ่าน .
แม้ว่าการป้องกันด้วยรหัสผ่านจะไม่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่ก็เป็นฟีเจอร์เสริมที่ควรคำนึงถึงสำหรับเอกสารลับเหล่านั้น
ดูว่าใครกำลังแก้ไขเอกสาร
เนื่องจากคุณและผู้เข้าร่วมสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ คุณจึงมีวิธีง่ายๆ ในการดูกิจกรรม
ขั้นแรก คุณจะเห็นชื่อบุคคลที่กำลังแก้ไขเอกสารปรากฏขึ้นชั่วครู่
ประการที่สอง คุณสามารถคลิก ทำงานร่วมกัน ปุ่มหรือ แชร์> รายละเอียดการทำงานร่วมกัน จากแถบเมนูและเลือกจุดสีข้างชื่อบุคคล จุดที่พวกเขากำลังแก้ไขจะแสดงขึ้น และคุณจะสังเกตได้ว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะได้รับสีที่ต่างกันโดยอัตโนมัติ
การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมใน Pages, Numbers และ Keynote แต่ถ้าคุณขาดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณสามารถแก้ไขเอกสารแบบออฟไลน์ได้เช่นกัน!
การแก้ไขเอกสารออฟไลน์
หากคุณอยู่ในจุดที่ไม่มีอินเทอร์เน็ตหรือขาดการเชื่อมต่อในทันที คุณสามารถแก้ไขเอกสารที่แชร์ต่อไปใน Pages, Numbers และ Keynote ได้ และข้อดีของฟีเจอร์นี้คือเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น คุณจึงไม่ต้องกังวลกับการเปิดเครื่องใดๆ
เมื่อคุณแก้ไขเอกสารและขาดการเชื่อมต่อ คุณจะเห็นข้อความสั้นๆ เพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณกำลังออฟไลน์แต่ยังสามารถแก้ไขได้ และเมื่อคุณเชื่อมต่อได้อีกครั้ง คุณจะเห็นข้อความแจ้งให้คุณทราบเช่นกัน
การแก้ไขแบบออฟไลน์ที่คุณทำจะถูกบันทึกไว้อย่างน้อย 30 วันและอัปโหลดโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเชื่อมต่อกับ iCloud อีกครั้ง หากคุณต้องการตรวจสอบสถานะของการอัปโหลดเหล่านี้ ให้คลิก ดู> แสดงสถานะการซิงค์ จากแถบเมนู
มีสิ่งหนึ่งที่ควรคำนึงถึงเกี่ยวกับการแก้ไขแบบออฟไลน์ของคุณ ตามที่ Apple อธิบาย:
ถ้าคนที่คุณร่วมงานด้วยลบวัตถุ สไลด์ Keynote หรือแผ่นงาน Numbers ที่คุณแก้ไขแบบออฟไลน์ การแก้ไขเหล่านั้นจะไม่อยู่ในเอกสารเมื่อคุณกลับมาออนไลน์และเอกสารจะซิงค์กับ iCloud
การเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกัน
หากคุณต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมรายอื่นหรือหยุดทำงานร่วมกับผู้เข้าร่วมเพียงคนเดียวหรือทั้งหมด แต่ละรายการก็เป็นเรื่องง่าย
สำหรับแต่ละตัวเลือก คลิก ทำงานร่วมกัน ปุ่มหรือ แชร์> รายละเอียดการทำงานร่วมกัน จากแถบเมนู แล้วทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
เพิ่มผู้เข้าร่วม :คลิก เพิ่มบุคคล และทำตามขั้นตอนเดียวกับเมื่อเชิญผู้เข้าร่วมเริ่มต้น
ลบผู้เข้าร่วม :คลิก เพิ่มเติม (สามจุด) ข้างชื่อและเลือก ลบการเข้าถึง .
หยุดแบ่งปันกับผู้เข้าร่วมทั้งหมด :คลิก หยุดการแบ่งปัน เมื่อใช้ปุ่มทำงานร่วมกันหรือตัวเลือกการแชร์> หยุดแชร์ เมื่อใช้ Share> Collaboration Details จากแถบเมนู
หมายเหตุเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับเพจ ตัวเลข และประเด็นสำคัญ
มีหลายสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อทำงานร่วมกันบนเอกสารใน Pages, Numbers และ Keynote บน Mac
- คุณต้องใช้ macOS Mojave หรือใหม่กว่า
- คุณต้องใช้ Pages, Numbers หรือ Keynote เวอร์ชัน 10.0 ขึ้นไป
- คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ iCloud และเปิดใช้งาน iCloud Drive บน Mac ของคุณ
ข้อจำกัดบางประการของการทำงานร่วมกันเกี่ยวกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมีดังต่อไปนี้
- คุณไม่สามารถแก้ไขไฟล์สื่อที่มีขนาดใหญ่กว่า 50 MB
- คุณไม่สามารถสร้าง ลบ หรือจัดลำดับรูปแบบใหม่ได้
- คุณไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าภาษาและภูมิภาค
- คุณไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบที่กำหนดเองสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น ภูมิภาคหรือเซลล์
มีข้อจำกัดเฉพาะแอพบางประการเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันและข้อกำหนดอื่นๆ หากผู้เข้าร่วมของคุณใช้อุปกรณ์อื่นหรือ iCloud.com คุณตรวจสอบหน้าการสนับสนุนการทำงานร่วมกันของ Apple เพื่อดูรายการเพิ่มเติมเหล่านี้ได้หากต้องการ
และสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสไตล์แบบกำหนดเอง การตั้งค่าภาษาและภูมิภาค และอื่นๆ โปรดดูเคล็ดลับขั้นสูงสำหรับ Pages, Numbers และ Keynote
การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่ายบน Mac
เมื่อคุณทำงานกับคนอื่นๆ ที่ต้องการมีส่วนร่วมในเอกสาร สเปรดชีต หรือสไลด์โชว์ Pages, Numbers และ Keynote บน Mac ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย
และสำหรับวิธีอื่นๆ ในการทำงานร่วมกับผู้อื่น โปรดดูเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่คุณสามารถใช้กับ Gmail หรือวิธีสร้าง Google แผนที่สำหรับการทำงานร่วมกัน
