หากคุณต้องทำงานร่วมกันในเอกสาร สเปรดชีต หรือการนำเสนอบน Mac มีหลายวิธี Pages, Numbers และ Keynote มีฟีเจอร์ร่วมงานที่ยอดเยี่ยม ไม่ว่าจะทำงานจากบ้านหรือสำนักงาน
เพื่อให้ง่ายขึ้น บทช่วยสอนนี้จะแนะนำฟีเจอร์เหล่านี้เพื่อให้ทำงานร่วมกันในเอกสารสะดวกขึ้น
การเชิญผู้อื่นให้แชร์เอกสาร
สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อต้องการทำงานร่วมในเอกสารคือการเชิญผู้เข้าร่วม มีหลายวิธีขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเมนูแชร์ของ Mac และกระบวนการเหมือนกันทั้ง 3 แอป
- เปิดเอกสาร สมุดงาน หรือการนำเสนอที่ต้องการแชร์
- คลิกปุ่ม Collaborate บนแถบเครื่องมือ หรือ Share > Collaborate With Others จากแถบเมนู
- ก่อนเลือกวิธีแชร์ คลิก Share Options เลือกว่าใครเข้าถึงไฟล์ได้และสิทธิ์ที่ต้องการ ตั้งค่าที่แนะนำสำหรับ Who can access คือ Only people you invite และสำหรับ Permission เลือก Can make changes เว้นแต่จะต้องการให้ดูอย่างเดียว
- เลือกวิธีเชิญผู้เข้าร่วม คลิก Share และทำตามขั้นตอน
การเปลี่ยนแปลงตัวเลือกการแชร์
หากตั้งค่า Share Options ผิดในขั้นตอนที่ 3 หรือต้องการเปลี่ยนภายหลัง สามารถทำได้ในไม่กี่คลิก
- เปิดเอกสารที่แชร์แล้ว คลิกปุ่ม Collaborate บนแถบเครื่องมือ หรือ Share > Collaboration Details ในแถบเมนู
- เพื่อปรับตัวเลือกสำหรับผู้เข้าร่วมรายเดียว คลิกปุ่ม More (สามจุด) ถัดจากชื่อ และเปลี่ยนแปลง
- เพื่อปรับตัวเลือกสำหรับทุกคน ขยายส่วน Share Options และเปลี่ยนแปลง
การปกป้องเอกสารด้วยรหัสผ่าน
เอกสารอาจมีข้อมูลละเอียดอ่อน และแม้คุณอนุญาตเฉพาะคนที่มีลิงก์ คุณก็อาจต้องการการป้องกันเพิ่ม สามารถตั้งรหัสผ่านที่ผู้เข้าร่วมทุกคนต้องกรอกเพื่อเปิดเอกสารได้
- เปิดเอกสารที่แชร์แล้ว คลิก File > Set Password จากแถบเมนู
- ป้อน รหัสผ่าน และ ยืนยัน
- สามารถป้อน Password Hint และติ๊ก Remember this password in my keychain ได้
- คลิก Set Password
แม้การป้องกันด้วยรหัสผ่านไม่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่เป็นฟีเจอร์ตัวเลือกที่ควรจำไว้สำหรับเอกสารความลับ
ดูว่าใครกำลังแก้ไขเอกสาร
เนื่องจากคุณและผู้เข้าร่วมแก้ไขเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ จึงมีวิธีง่ายๆ ดูกิจกรรม
แรก จะเห็นชื่อผู้ที่กำลังแก้ไขแสดงสั้นๆ
สอง คลิกปุ่ม Collaborate หรือ Share > Collaboration Details จากแถบเมนู และเลือกจุดสีข้างชื่อผู้เข้าร่วม จุดที่กำลังแก้ไขจะแสดง และแต่ละคนจะได้สีต่างกันอัตโนมัติ
การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เป็นฟีเจอร์ยอดเยี่ยมใน Pages, Numbers และ Keynote แต่หากสูญเสียการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สามารถแก้ไขเอกสารออฟไลน์ได้!
การแก้ไขเอกสารออฟไลน์
หากอยู่ที่ไม่มีอินเทอร์เน็ต หรือขาดการเชื่อมต่ออย่างกะทันหัน สามารถแก้ไขเอกสารที่แชร์ใน Pages, Numbers และ Keynote ต่อได้ ฟีเจอร์นี้เปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้น จึงไม่ต้องกังวลว่าต้องเปิดอะไร
ขณะแก้ไขเอกสารและขาดการเชื่อมต่อ จะเห็นข้อความสั้นๆ แจ้งว่าออฟไลน์แต่อยู่ได้ และเมื่อเชื่อมต่อกลับ จะแจ้งว่าเชื่อมต่อแล้ว
การแก้ไขออฟไลน์จะถูกบันทึกไว้อย่างน้อย 30 วัน และอัปโหลดอัตโนมัติเมื่อเชื่อมต่อ iCloud กลับ หากต้องการตรวจสอบสถานะอัปโหลด คลิก View > Show Sync Status จากแถบเมนู
มีสิ่งหนึ่งควรจำเกี่ยวกับการแก้ไขออฟไลน์ ตามที่ Apple อธิบาย:
หากผู้ที่คุณทำงานร่วมกันลบวัตถุ สไลด์ Keynote หรือชีท Numbers ที่คุณแก้ไขออฟไลน์ การแก้ไขเหล่านั้นจะไม่อยู่ในเอกสารเมื่อกลับมาออนไลน์และซิงก์กับ iCloud
การเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วม
หากต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วม หยุดทำงานร่วมกับรายเดียว หรือทุกคน ทุกอย่างง่ายดาย
สำหรับแต่ละตัวเลือก คลิกปุ่ม Collaborate หรือ Share > Collaboration Details จากแถบเมนู แล้วทำดังนี้:
เพิ่มผู้เข้าร่วม: คลิก Add People และทำตามขั้นตอนเหมือนเชิญผู้เข้าร่วมครั้งแรก
ลบผู้เข้าร่วม: คลิกปุ่ม More (สามจุด) ถัดจากชื่อ และเลือก Remove Access
หยุดแชร์กับทุกคน: คลิก Stop Sharing เมื่อใช้ปุ่ม Collaborate หรือ Share Options > Stop Sharing เมื่อใช้ Share > Collaboration Details จากแถบเมนู
หมายเหตุเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับ Pages, Numbers และ Keynote
มีหลายอย่างที่ต้องจำเมื่อทำงานร่วมในเอกสาร Pages, Numbers และ Keynote บน Mac
- ต้องใช้ macOS Mojave หรือใหม่กว่า
- ต้องใช้ Pages, Numbers หรือ Keynote เวอร์ชัน 10.0 หรือใหม่กว่า
- ต้องลงชื่อเข้า iCloud และเปิดใช้ iCloud Drive บน Mac
นี่คือข้อจำกัดในการทำงานร่วมกับเครื่องมือประสิทธิภาพเหล่านี้
- ไม่สามารถแก้ไขไฟล์สื่อขนาดใหญ่กว่า 50 MB
- ไม่สามารถสร้าง ลบ หรือเรียงลำดับสไตล์ได้
- ไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าภาษาและภูมิภาคได้
- ไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบกำหนดเองสำหรับภูมิภาคหรือเซลล์ได้
มีข้อจำกัดเฉพาะแอปบางอย่าง และข้อกำหนดเพิ่มเติมหากผู้เข้าร่วมใช้อุปกรณ์อื่นหรือ iCloud.com สามารถดูหน้าสนับสนุนการทำงานร่วมของ Apple สำหรับรายการเพิ่มเติม
สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสไตล์กำหนดเอง การตั้งค่าภาษาและภูมิภาค และอื่นๆ โปรดดูเคล็ดลับขั้นสูงสำหรับ Pages, Numbers และ Keynote ของเรา
การทำงานร่วมกันง่ายบน Mac
เมื่อทำงานกับผู้อื่นที่ต้องมีส่วนร่วมในเอกสาร สเปรดชีต หรือสไลด์โชว์ Pages, Numbers และ Keynote บน Mac ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายดาย
สำหรับวิธีทำงานร่วมกันอื่นๆ ดูเครื่องมือทำงานร่วมที่ใช้กับ Gmail หรือวิธีสร้าง Google Maps แบบร่วมกัน
