Microsoft Office ปรับปรุงฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน เพื่อให้ผู้สร้างหลายคนทำงานบนเอกสารเดียวกันพร้อมกัน สามารถแชร์ไฟล์ใน OneDrive ดูว่าใครกำลังทำงาน และได้ลิงก์ส่งให้ผู้อื่นเพื่อเข้าถึงเอกสารได้ง่ายขึ้น
การทำงานร่วมกันเป็นองค์ประกอบสำคัญของการสร้างเอกสารที่ดีในสภาพแวดล้อมงานหลายแห่ง แตกต่างจากฟังก์ชันอื่นใน Microsoft Word เครื่องมือการทำงานร่วมกันใช้งานยากกว่านิดหน่อย แต่ฟีเจอร์ยอดเยี่ยมนี้ช่วยให้เห็นการเปลี่ยนแปลงที่คนอื่นทำใน Real-time
Collaborate & Share เอกสารใน Microsoft Word
มาดูวิธี Collaborate, Edit, Co-author & Share เอกสาร Microsoft Word:
- ก่อนตั้งค่าไฟล์ให้แชร์ ต้องแน่ใจว่ามีโฟลเดอร์ร่วมใน OneDrive Account หรือใช้โฟลเดอร์ Public ที่มีโดยค่าเริ่มต้น
- หากต้องการบัญชีตัวเอง เปิด Word คลิก File จากเมนู File คลิก Save As แล้ว Add a Place 'Add a place' จะให้ตัวเลือกบริการ เช่น SharePoint หรือ OneDrive
- ทำหน้าจอ 'Sign in' สำหรับตัวเลือกที่เลือก เสร็จแล้ว ตำแหน่งใหม่จะปรากฏใน Save As ของ Word คลิก File > Share เลือก Share with People หรือ Invite People
- สำหรับการเชิญและแชร์ไฟล์: ป้อนอีเมลผู้ที่ต้องการแชร์ แล้วส่งลิงก์ไฟล์ไปให้ โดยคลิก Share > Get a sharing link หลังป้อนอีเมลแล้ว เลือกว่าต้องการให้เพื่อนร่วมงาน Edit (แก้ไข) หรือแค่ View (ดู)
- หากเลือก Edit = ให้สิทธิ์แก้ไขเอกสาร ทั้งคุณและผู้ที่แชร์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ หากเลือก View = อีกฝ่ายไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ทำให้ไฟล์ปลอดภัย
ป๊อปอัปจะแจ้งหากมีคนแก้ไขเอกสาร ส่วนที่ไฮไลท์จะแสดงการเปลี่ยนแปลงที่คนอื่นทำ
สามารถลบผู้คนได้โดยคลิกขวาที่ชื่อผู้ใช้ เลือก 'Remove User' หากเคยให้เพื่อนร่วมงานแก้ไข แล้วเปลี่ยนใจ สามารถเปลี่ยนสิทธิ์ได้ คลิกขวาที่ชื่อในรายการ เลือก "Change permission to Can view" หรือกลับกัน ให้สิทธิ์แก้ไขหลังจากให้แค่ดู
เมื่อแชร์เสร็จ คลิก 'X' มุมขวาบนเพื่อปิด
แหล่งที่มา: Office.com
