Microsoft Office ได้ปรับปรุงคุณลักษณะการทำงานร่วมกันเพื่อให้สามารถให้ผู้สร้างจำนวนมากสามารถทำงานบนเอกสารได้พร้อมกัน ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ใน OneDrive และดูว่าใครกำลังทำงานอยู่ในนั้น และรับลิงก์เพื่อส่งให้ผู้อื่นเพื่อการเข้าถึงเอกสารที่พิจารณาได้ง่ายขึ้น
การทำงานร่วมกันเป็นองค์ประกอบสำคัญของการสร้างเอกสารที่ดีในสภาพแวดล้อมการทำงานที่หลากหลาย ไม่เหมือนกับฟังก์ชันอื่นๆ ส่วนใหญ่ใน Microsoft Word เครื่องมือในการทำงานร่วมกันค่อนข้างใช้งานยาก อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงของบุคคลอื่นในเอกสารได้แบบเรียลไทม์
ทำงานร่วมกันและแบ่งปันเอกสารใน Microsoft Word
ให้เราดูว่าคุณสามารถทำงานร่วมกัน แก้ไข เขียนร่วม และแชร์เอกสาร Microsoft Word ได้อย่างไร
1] ก่อนตั้งค่าไฟล์เพื่อแชร์ คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีโฟลเดอร์ทั่วไปในบัญชี OneDrive ของคุณ ในทางกลับกัน คุณสามารถใช้ “สาธารณะ ” ที่มีอยู่สำหรับคุณโดยค่าเริ่มต้น
2] หากคุณต้องการบัญชีของคุณเอง ให้เปิดคำและคลิกที่ ไฟล์ ตัวเลือก. จากเมนูไฟล์ คุณต้องคลิกที่ บันทึกเป็น แล้ว เพิ่ม P ลูกไม้ . "เพิ่มสถานที่" จะทำให้คุณมีตัวเลือกบริการที่คุณอาจต้องการใช้ เช่น SharePoint หรือ OneDrive
3] กรอกหน้าจอ 'ลงชื่อเข้าใช้' ที่ปรากฏขึ้นสำหรับตัวเลือกที่คุณเลือก เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ตำแหน่งใหม่จะปรากฏบนตัวเลือกบันทึกเป็นของ Word เมื่อบันทึกแล้ว คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้โดยคลิกที่ ไฟล์ ตัวเลือกแล้ว แบ่งปัน และคุณเลือกตัวเลือกที่จะ แบ่งปันกับผู้คน หรือ ฉัน เชิญผู้คน .
4] สำหรับการเชิญและแชร์ไฟล์ คุณจะต้องป้อนและเพิ่มที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นจึงส่งลิงก์ไปยังไฟล์ของคุณ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเมื่อคุณคลิกที่ แบ่งปัน และเลือก 'รับลิงก์การแชร์' หลังจากที่คุณป้อนที่อยู่อีเมลแล้ว คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้เพื่อนร่วมงานแก้ไขไฟล์หรือเพียงแค่ดูไฟล์ 
5] หากคุณเลือก แก้ไข แสดงว่าคุณกำลังให้สิทธิ์แก่เพื่อนร่วมงานในการแก้ไขเอกสารของคุณ คุณและคนที่คุณแชร์ไฟล์ด้วยสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้ อย่างไรก็ตาม ใน มุมมอง อีกฝ่ายจะไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ทำให้ไฟล์ของคุณปลอดภัย
ป๊อปอัปจะระบุว่ามีคนกำลังแก้ไขเอกสารของคุณหรือไม่และส่วนที่ไฮไลต์จะแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ผู้อื่นทำกับไฟล์ของคุณ
คุณสามารถลบบุคคลโดยคลิกขวาที่ชื่อผู้ใช้และเลือกตัวเลือก 'ลบผู้ใช้' หากคุณเปิดใช้งานให้เพื่อนร่วมงานแก้ไขไฟล์ และเปลี่ยนใจในภายหลัง คุณสามารถเปลี่ยนการอนุญาตสำหรับผู้ปฏิบัติงานนั้นได้ คลิกขวาที่ชื่อคนงานในรายการและเลือก "เปลี่ยนสิทธิ์ในการดูได้" คุณยังสามารถใช้วิธีอื่น โดยให้สิทธิ์แก่ผู้ปฏิบัติงานในการแก้ไขไฟล์หลังจากที่เปิดให้ดูไฟล์ได้
เมื่อแชร์เสร็จแล้ว ให้คลิก "X" ที่มุมบนขวาของหน้าจอ
ที่มา :Office.com.
