วิธีแชร์โฟลเดอร์และทำงานร่วมกันด้วย Google Drive

Google Drive เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในโครงการ มันเสนอการควบคุมที่ละเอียดเกี่ยวกับว่าใครสามารถเห็นไฟล์ของคุณได้และพวกเขาสามารถทำอะไรกับมันได้ ผู้ทำงานร่วมกันสามารถเสนอการแก้ไข เขียนความคิดเห็น และอื่นๆ อีกมากมาย

วิธีเพิ่มผู้ทำงานร่วมในเอกสาร Google Drive

ด้วย Google Drive คุณสามารถเพิ่มผู้ทำงานร่วมเพื่อดูหรือแก้ไขเอกสารของคุณได้ นี่คือวิธีการ:

1. เปิด Google Drive จากนั้นเปิดไฟล์ที่ต้องการแชร์

2. เลือก แชร์ (อยู่ที่มุมขวาบนของเอกสาร)

   

3. ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ที่ต้องการเพิ่มเป็นผู้ทำงานร่วม

4. เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงของ แก้ไข และเลือกว่าผู้ทำงานร่วมสามารถแก้ไข ความคิดเห็น หรือดูเอกสารได้

   

5. คลิก การตั้งค่า (ไอคอนเฟือง) เพื่อเพิ่มข้อจำกัดการแชร์

   

6. ติ๊ก ผู้แก้ไขสามารถเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้ เพื่อให้ผู้ทำงานร่วมแชร์เอกสารกับผู้อื่นได้ ติ๊ก ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถดูตัวเลือกดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกได้ เพื่อให้ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นมีความสามารถเหล่านี้

   

7. เลือก เสร็จสิ้น เพื่อปิด

   เพื่อติดตามการแก้ไขของผู้ทำงานร่วม ให้ไฮไลท์ข้อความช่วงใดช่วงหนึ่ง คลิกขวา และเลือก แสดงการแก้ไข คุณจะเห็นรายชื่อผู้แก้ไขและการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาพร้อมกับแท็กเวลา

วิธีแชร์โฟลเดอร์ใน Google Drive

การแชร์โฟลเดอร์ทั้งโฟลเดอร์กับผู้ทำงานร่วมทำงานคล้ายกับการแชร์เอกสารเดี่ยว เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์ใน Google Drive จากนั้นเปิดเมนูแบบเลื่อนลงและเลือก แชร์ แล้วทำตามขั้นตอนข้างต้น

เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์ ทุกเอกสารหรือไฟล์ที่วางในโฟลเดอร์นั้นจะสืบทอดสิทธิ์การแชร์เดียวกัน นี่คือการทำงานร่วมที่ทรงพลัง แต่ตอนนี้ Google Docs ก็คือ Google Drive เช่นกัน ทำให้ซับซ้อนขึ้น คุณเห็นว่า แต่ละไฟล์สามารถมีอยู่ได้ในโฟลเดอร์เดียวเท่านั้น แต่อย่างที่มีสิทธิ์แก้ไขสามารถย้ายไฟล์ได้

ไฟล์สามารถมีอยู่ได้ในโฟลเดอร์เดียวเท่านั้น

หากคุณใช้แอป Google Drive สำหรับเดสก์ท็อป มันน่าสนใจที่จะย้ายไฟล์ที่แชร์ไปยัง My Drive หรือโฟลเดอร์อื่น ไม่ว่าจะเพื่อจัดระเบียบหรือเพื่อเข้าถึงบนโฟลเดอร์ Google Drive บนเดสก์ท็อปของคุณ เนื่องจากไฟล์สามารถมีอยู่ได้ในโฟลเดอร์เดียวเท่านั้น การย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์หมายความว่าคุณย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ของทุกคน การย้ายโฟลเดอร์ที่แชร์เข้าไปใน My Drive หมายความว่าคุณหยุดแชร์กับทุกคน

หากคุณย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์โดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ย้ายกลับไป และทุกอย่างจะคืนสู่เดิม

หากคุณหรือผู้ที่คุณทำงานร่วมกันย้ายโฟลเดอร์ที่แชร์เข้าไปในโฟลเดอร์อื่นบน My Drive โดยไม่ได้ตั้งใจ คุณจะได้รับคำเตือนและข้อความบอกว่าคุณทำอะไรไป พร้อมโอกาสในการยกเลิก หากคุณเพิกเฉยต่อคำเตือนทั้งสอง คุณจะต้องแชร์โฟลเดอร์อีกครั้งเพื่อกู้คืนการตั้งค่า หากคุณทำงานกับองค์กร ให้แน่ใจว่าทุกคนรู้กฎเหล่านี้และคุณแชร์เอกสารกับคนที่ไว้วางใจว่าจะปฏิบัติตามกฎเหล่านั้น

วิธีจัดการคำขอทำงานร่วมที่ไม่พึงประสงค์

คุณอาจได้รับคำขอทำงานร่วมจากคนนอกองค์กร เอกสารที่ไม่ได้ขออาจเพียงแค่รบกวน แต่อาจเป็นการพยายามรวบรวมเอกสารที่ละเอียดอ่อน คุณไม่ควรเปิดเอกสารหรือไฟล์ที่ไม่รู้จักใน Google Drive แทนที่จะเป็นเช่นนั้น คุณสามารถบล็อกผู้ส่งได้โดยคลิกขวาที่ชื่อไฟล์จากหน้าหลัก Drive และเลือก บล็อก [ที่อยู่อีเมล] จากนั้นคลิก บล็อก อีกครั้งในหน้าต่างยืนยัน