วิธีแชร์โฟลเดอร์และทำงานร่วมกันโดยใช้ Google ไดรฟ์

Google ไดรฟ์เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในโครงการ มันให้การควบคุมที่ปรับแต่งมาอย่างดีว่าใครบ้างที่สามารถเห็นไฟล์ของคุณและสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้กับไฟล์เหล่านั้น ผู้ทำงานร่วมกันสามารถแนะนำการแก้ไข เขียนความคิดเห็น และอื่นๆ อีกมากมาย

วิธีเพิ่มผู้ทำงานร่วมกันในเอกสาร Google ไดรฟ์

ด้วย Google ไดรฟ์ คุณสามารถเพิ่มผู้ทำงานร่วมกันเพื่อดูหรือแก้ไขเอกสารของคุณ วิธีการ:

1. เปิด Google ไดรฟ์ จากนั้นเปิดไฟล์ที่คุณต้องการแชร์

2. เลือก แบ่งปัน (อยู่ที่มุมขวาบนของเอกสาร)

   

3. ป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการเพิ่มเป็นผู้ทำงานร่วมกัน

4. เลือก แก้ไข ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือกว่าจะให้ผู้ทำงานร่วมกันแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือดูเอกสารได้หรือไม่

   

5. คลิก การตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง) เพื่อเพิ่มข้อจำกัดการแชร์

   

6. ทำเครื่องหมายที่ผู้แก้ไขสามารถเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้ เพื่อให้ผู้ทำงานร่วมกันของคุณแบ่งปันเอกสารกับผู้อื่นได้ ทำเครื่องหมายที่ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถเห็นตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอก เพื่อให้ผู้ชมและผู้แสดงความคิดเห็นมีความสามารถเหล่านี้

   

7. เลือก เสร็จสิ้น เพื่อปิด

   หากต้องการติดตามการแก้ไขของผู้ทำงานร่วมกัน ให้ไฮไลต์ช่วงของข้อความ คลิกขวาและเลือก แสดงการแก้ไข . คุณจะเห็นรายชื่อบรรณาธิการและการเปลี่ยนแปลงพร้อมกับการประทับเวลา

วิธีแชร์โฟลเดอร์ใน Google Drive

การแชร์ทั้งโฟลเดอร์กับผู้ทำงานร่วมกันทำงานเหมือนกับการแชร์เอกสารเดียว เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ใน Google ไดรฟ์ จากนั้นเปิดเมนูแบบเลื่อนลงและเลือก แชร์ จากนั้นทำตามขั้นตอนด้านบน

เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์ ทุกเอกสารหรือไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์นั้นจะได้รับสิทธิ์การแชร์แบบเดียวกัน นั่นเป็นการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพมาก แต่ตอนนี้ Google เอกสารเป็น Google ไดรฟ์ด้วย มันจึงซับซ้อน คุณจะเห็นว่าแต่ละไฟล์สามารถมีอยู่ในโฟลเดอร์เดียว แต่ผู้ที่แชร์สิทธิ์ในการแก้ไขสามารถย้ายไฟล์ไปรอบๆ ได้

ไฟล์มีได้ในโฟลเดอร์เดียวเท่านั้น

หากคุณใช้แอป Google ไดรฟ์บนเดสก์ท็อป การย้ายไฟล์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉันหรือโฟลเดอร์อื่นอาจเป็นเรื่องน่าดึงดูด ไม่ว่าจะเพื่อจัดระเบียบหรือเข้าถึงไฟล์ในโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์บนเดสก์ท็อปของคุณ เนื่องจากไฟล์สามารถมีอยู่ในโฟลเดอร์เดียว การย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันหมายความว่าคุณย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ของทุกคน การย้ายโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉันหมายความว่าคุณหยุดแชร์กับทุกคน

หากคุณย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์โดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ย้ายกลับและกู้คืนทั้งหมด

หากคุณหรือคนที่คุณร่วมงานด้วยบังเอิญย้ายโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังโฟลเดอร์อื่นในไดรฟ์ของฉัน คุณจะได้รับคำเตือนและจะได้รับข้อความแจ้งว่าคุณทำอะไรและเสนอโอกาสในการเลิกทำ หากคุณละเว้นคำเตือนทั้งสอง คุณจะต้องแชร์โฟลเดอร์อีกครั้งเพื่อคืนค่าการตั้งค่า หากคุณกำลังทำงานกับองค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้กฎเหล่านี้ และคุณแชร์เอกสารกับคนที่คุณไว้วางใจให้ปฏิบัติตามกฎเหล่านั้น

วิธีจัดการกับคำขอความร่วมมือที่ไม่ต้องการ

คุณอาจได้รับคำขอให้ทำงานร่วมกันจากบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ เอกสารที่ไม่พึงประสงค์เหล่านี้อาจเป็นเรื่องน่ารำคาญ แต่ก็อาจแสดงถึงความพยายามที่เป็นไปได้ในการรวบรวมเอกสารที่มีความละเอียดอ่อน คุณไม่ควรเปิดเอกสารหรือไฟล์ที่ไม่รู้จักใน Google ไดรฟ์ แต่คุณสามารถบล็อกบุคคลที่ส่งมาโดยคลิกขวาที่ชื่อไฟล์จากหน้าหลักของไดรฟ์และเลือก บล็อก [ที่อยู่อีเมล] . จากนั้นคลิกบล็อก อีกครั้งในหน้าต่างยืนยัน