ทุกคนที่สมัครบัญชี Google ฟรีจะได้รับพื้นที่จัดเก็บ 15 GB ใน Google Drive โดยไม่มีค่าใช้จ่าย Google Drive คือพื้นที่ในคลาวด์ที่ซิงค์กับ Google Docs, Google Sheets และบริการ Google อื่นๆ ใช้ Google Drive เพื่อแชร์เอกสารที่คุณสร้างในบริการของ Google หรืออัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นการร่วมมือก็จะง่ายขึ้น
วิธีอัปโหลดเอกสารของคุณไปยัง Google Drive
หากคุณมีเอกสารบนคอมพิวเตอร์ การอัปโหลดไปยัง Google Drive เป็นเรื่องง่าย
- ในเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เข้าสู่ระบบบัญชี Google ของคุณ
- แตะไอคอนกล่องหลายช่องที่ด้านบนของหน้าจอและเลือก Drive จากบริการในรายการที่ปรากฏ
- คุณสามารถไปยังหน้าจอ Google Drive โดยตรงได้เช่นกัน
- เปิดโฟลเดอร์ My Drive ที่มีอยู่ หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่โดยเลือกปุ่ม ใหม่ ที่ด้านบนของแผงด้านซ้าย
- เลือก อัปโหลดไฟล์ หรือ อัปโหลดโฟลเดอร์ จากนั้นไปที่ตำแหน่งของเอกสารหรือโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- เมื่อคุณสร้างเอกสารใน Google Docs, Sheets หรือ Slides ให้เลือก ไฟล์ > เพิ่มลงใน My Drive เพื่อแสดงเอกสารใน Google Drive หลังจากเอกสารอยู่ใน Google Drive แล้ว คุณสามารถแชร์กับผู้อื่นและเริ่มร่วมมือกันได้
วิธีแชร์เอกสารใน Google Drive
หลังจากที่คุณมีเอกสารใน Google Drive แล้ว คุณสามารถแชร์กับบุคคลเฉพาะ หรือสร้างลิงก์เพื่อคัดลอกและส่งให้ผู้ร่วมมือได้
- ไปที่ Google Drive และเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google ของคุณ
- ค้นหาเอกสารที่คุณต้องการแชร์ เรียกดูในโฟลเดอร์ My Drive หรือเลือก ล่าสุด ในแผงด้านซ้ายเพื่อแสดงเฉพาะเอกสารล่าสุด คุณยังสามารถค้นหาผ่านเอกสารทั้งหมดโดยใช้แถบค้นหาที่ด้านบน นี่คือ Google แหละ
- ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์เพื่อเปิดในหน้าต่างของตัวเอง
- เลือก แชร์ ที่มุมขวาบนของหน้าต่างเพื่อเปิดหน้าจอ แชร์กับผู้อื่น
- หากต้องการแชร์ผ่านที่อยู่อีเมลเฉพาะ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลและเลือกว่าคุณต้องการให้คนนั้นเป็น ผู้ชม, ผู้แสดงความคิดเห็น หรือ ผู้แก้ไข
- แตะ การตั้งค่า (ไอคอนเกียร์) เพื่อเพิ่มข้อจำกัดการแชร์
- ติ๊กถูก ผู้แก้ไขสามารถเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้ เพื่อให้ผู้ร่วมมือมีการควบคุมมากขึ้น ติ๊กถูก ผู้ชมและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถเห็นตัวเลือกดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกได้ เพื่ออนุญาตสิทธิ์เหล่านี้
- หากคุณต้องการส่งลิงก์ของเอกสารไปยังผู้ร่วมมือ ให้เลือก คัดลอกลิงก์ ภายใต้ รับลิงก์ เพื่อคัดลอกลิงก์ไปส่งอีเมลให้ผู้อื่น
- เพื่อตั้งค่าสิทธิ์ ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ด้านล่างและเลือก ผู้ชม, ผู้แสดงความคิดเห็น หรือ ผู้แก้ไข
- หรือเลือก จำกัด เพื่อให้เฉพาะคนที่คุณเพิ่มเท่านั้นที่เข้าถึงลิงก์ได้
- วางลิงก์ลงในอีเมลและส่งให้ผู้ร่วมมือที่ท่านต้องการ
เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ผู้ร่วมมือทำ ให้เลือกช่วงข้อความ คลิกขวา และเลือก แสดงผู้แก้ไข คุณจะเห็นผู้ร่วมแก้ไขร่วมกับการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาพร้อมประทับเวลา
เคล็ดลับ
- บันทึกสำเนาของเอกสารก่อนแชร์ เพื่อมีสำเนาอ้างอิงหรือในกรณีที่ต้องย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงบางส่วน
- จำไว้ว่าผู้ที่มีสิทธิ์แชร์มีอำนาจเชิญผู้อื่นให้ดูหรือแก้ไขเอกสาร เว้นแต่คุณจะระบุเป็นอย่างอื่น
- หากมีคนนอกโดเมนของคุณแชร์เอกสารหรือไฟล์ที่น่าสงสัยกับคุณ คุณสามารถบล็อกพวกเขาได้โดยคลิกขวาที่ชื่อไฟล์จากหน้าจอ Drive หลักและเลือก บล็อก [ที่อยู่อีเมล] คลิก บล็อก ในหน้าต่างยืนยันเพื่อเสร็จสิ้นการบล็อก
