วิธีคัดลอกและวางข้อความหลายส่วนใน Microsoft Word

บางครั้งคุณอาจมีบล็อกข้อความหลายบล็อกในตำแหน่งต่างๆ ที่ต้องการคัดลอกและวางลง Word น่าเสียดาย Word ไม่มีตัวเลือกคัดลอกข้อความจากมากกว่าหนึ่งการเลือกพร้อมกัน ปกติคุณต้องสลับไปมาระหว่างตำแหน่ง คัดลอกและวางบล็อกเดี่ยวๆ ลงเอกสาร Word แยกต่างหาก มันทำงานได้แต่วิธีนี้วุ่นวายและใช้เวลานาน

สิ่งที่รบกวนมากกว่าคือ หากคัดลอกข้อความจากหลายตำแหน่ง ตอนวาง Word จะวางแค่เนื้อหาของการเลือกครั้งล่าสุดโดยค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม มีวิธีคัดลอกและวางข้อความจากหลายตำแหน่งพร้อมกันได้ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดง 2 วิธีง่าย ที่คุณสามารถใช้คัดลอกและวางข้อความจากหลายการเลือกใน Microsoft Word

วิธี 1: ใช้ Spike

ใน Microsoft Word Clipboard มีฟีเจอร์ขยายชื่อ Spike ฟีเจอร์ที่รู้จักน้อยนี้ ให้คุณคัดลอกข้อความจากหลายการเลือกไป Clipboard แล้ววางเป็นกลุ่มไปตำแหน่งใหม่ Spike ใช้ง่าย และทำงานกับข้อความและกราฟิกทั้งคู่ วิธีใช้ Spike:

1. เลือกบล็อกข้อความที่ต้องการคัดลอก

2. กด Ctrl + F3 คัดลอกข้อความเข้า Spike

3. ไฮไลท์บล็อกข้อความถัดไปที่ต้องการคัดลอก กด Ctrl + F3 เพิ่มเข้า Clipboard ทำซ้ำจนคัดลอกบล็อกข้อความทั้งหมดที่ต้องการจากเอกสารต้นทาง

4. ใช้ Ctrl + Shift + F3 วางบล็อกที่คัดลอกทั้งหมดลงเอกสารว่าง

แม้คุณคัดลอกข้อความจาก 20 ตำแหน่งต่างกัน Spike จะวางทั้งหมดพร้อมกันในเอกสารใหม่ โดยที่คัดลอกก่อนหน้าจะอยู่บนสุด และเรียงตามลำดับนั้นๆ

เทคนิคนี้ง่ายที่สุด แต่มีข้อจำกัดบ้าง เช่น เมื่อกด Ctrl + F3 Spike จะ Cut แทน Copy เนื้อหาจากเอกสารต้นทาง อย่างไรก็ตาม ทุกครั้งที่กด Ctrl + F3 วางบล็อกเนื้อหาเข้า Spike คุณสามารถทำเป็นนิสัยกด Ctrl + Z ยกเลิกการ Cut และสิ่งนี้ไม่จะลบเนื้อหาออกจาก Spike

วิธี 2: ใช้เครื่องมือ Highlighter (ปากกาเน้น)

คุณน่าจะเคยใช้ปากกาเน้นไฮไลท์วลีโปรดหรือส่วนที่ต้องการสนใจพิเศษในเอกสาร Word แต่รู้ไหมว่าคุณยังใช้เครื่องมือนี้คัดลอกและวางข้อความจากหลายการเลือกใน Word ได้? เราจะแสดงวิธีทำ

1. เปิดเอกสารต้นทาง ไฮไลท์ข้อความที่ต้องการคัดลอกทั่วเอกสาร โดยค่าเริ่มต้น ปากกาเน้นตั้งค่าไฮไลท์ข้อความสีเหลืองเมื่อคลิก

2. หากต้องการสีอื่น เลือกจากสีที่มีโดยคลิก ไฮไลท์บล็อกข้อความทั้งหมดที่ต้องการคัดลอกทั่วบทความ

3. ขั้นตอนต่อไป หาและเลือกข้อความที่ไฮไลท์ทั้งหมด กด Ctrl + H กล่องโต้ตอบ "Find and Replace" จะขึ้น คลิกแท็บ "Find" ตามด้วย "More"

4. การทำเช่นนี้จะขยายกล่องโต้ตอบและเปิดตัวเลือกเพิ่มเติม คลิกดรอปดาวน์ "Format" แล้วเลือก "Highlight" จากตัวเลือกเมนู

5. รูปแบบ "highlight" จะปรากฏใต้กล่องแก้ไข "Find what" คลิกดรอปดาวน์ "Find in" แล้วเลือก "Main document" จากเมนูที่จะขึ้น

6. Microsoft Word จะสแกนเอกสารหาบล็อกข้อความที่ไฮไลท์ทั้งหมด จะเลือกบล็อกข้อความที่ไฮไลท์ทั้งหมดและแจ้งจำนวนรายการที่เลือก ในกรณีของผม Word พบ 6 รายการตรงเกณฑ์

7. ปิดกล่องโต้ตอบ แล้วกด Ctrl + C คัดลอกบล็อกข้อความที่ไฮไลท์ทั้งหมด

8. เปิดเอกสาร Word ว่าง กด Ctrl + V วางข้อความที่เลือกและไฮไลท์ลงเอกสารใหม่ แต่ละบล็อกข้อความแยกจะวางเป็นย่อหน้าใหม่ คุณจะสังเกตว่าเนื้อหาที่วางจะมาพร้อมรูปแบบที่ใช้ รวมถึงสีที่ใช้ไฮไลท์

หากต้องการวางเนื้อหาโดยไม่มีรูปแบบ ทำได้โดยปรับตั้งค่าในเอกสารว่าง แทนที่จะใช้ Ctrl + V ไปที่การตั้งค่าวางภายใต้แท็บ File เลือก "Keep text only"

ตอนนี้ข้อความจะวางโดยไม่มีสีไฮไลท์หรือรูปแบบพิเศษ

สรุป

การคัดลอกและวางบล็อกข้อความหลายบล็อกพร้อมกันมีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเอกสารต้นทางยาว ที่ต้องการคัดลอกข้อความหลายส่วน แทนที่จะคัดลอกและวางแต่ละบล็อกทีละอัน ซึ่งเหนื่อย คุณทำได้ง่ายพร้อมกัน หากรู้เคล็ดลับ

นอกจากนี้ การวางไม่จำกัดแค่เอกสาร Microsoft Word คุณวางเนื้อหาลงโปรแกรมใดๆ ที่รับข้อความได้ รวมถึงโปรแกรมอีเมลอย่าง Outlook แจ้งเราถ้าพบปัญหากับวิธีแก้ปัญหาข้างต้น เราจะช่วยด้วยความยินดี