วิธีคัดลอกและวางการเลือกข้อความหลายรายการใน Microsoft Word

ในบางครั้ง คุณอาจมีข้อความหลายกลุ่มในตำแหน่งต่างๆ ที่คุณต้องการคัดลอกและวางลงใน Word ขออภัย Word ไม่มีตัวเลือกในการคัดลอกข้อความจากการเลือกมากกว่าหนึ่งรายการพร้อมกัน โดยปกติ คุณจะต้องสลับไปมาระหว่างสถานที่ต่างๆ คัดลอกและวางแต่ละบล็อกลงในเอกสาร Word แยกต่างหาก แน่นอนว่าได้ผล แต่วิธีนี้ยุ่งยากและใช้เวลานาน

ที่น่ารำคาญกว่าคือถ้าคุณคัดลอกข้อความจากหลายที่ เมื่อพูดถึงการวาง Word จะวางเฉพาะเนื้อหาของการเลือกล่าสุดโดยค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม มีวิธีที่คุณสามารถคัดลอกและวางข้อความจากหลายที่พร้อมกันได้ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีง่ายๆ สองวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อคัดลอกและวางข้อความจากการเลือกข้อความหลายรายการใน Microsoft Word

วิธีที่ 1:ใช้ Spike

ใน Microsoft Word คลิปบอร์ดมีคุณลักษณะเพิ่มเติมที่เรียกว่า Spike ฟีเจอร์ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักนี้ช่วยให้คุณคัดลอกข้อความจากการเลือกหลายรายการไปยังคลิปบอร์ด แล้ววางเป็นกลุ่มไปยังตำแหน่งใหม่ Spike ใช้งานง่ายและใช้ได้กับทั้งข้อความและกราฟิก หากต้องการใช้ Spike ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เลือกบล็อกข้อความที่คุณต้องการคัดลอก

2. กด Ctrl + F3 เพื่อคัดลอกข้อความลงใน Spike

3. เน้นกลุ่มข้อความถัดไปที่คุณต้องการคัดลอก แล้วกด Ctrl + F3 เพื่อเพิ่มลงในคลิปบอร์ด ทำขั้นตอนนี้ซ้ำจนกว่าคุณจะคัดลอกบล็อคข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการจากเอกสารต้นฉบับ

4. ใช้ Ctrl + Shift + F3 เพื่อวางบล็อคที่คัดลอกทั้งหมดลงในเอกสารเปล่า

แม้ว่าคุณจะคัดลอกข้อความจากสถานที่ต่างๆ ยี่สิบแห่ง Spike จะวางข้อความทั้งหมดพร้อมกันในเอกสารใหม่ของคุณ โดยข้อความที่คุณคัดลอกก่อนจะปรากฏที่ด้านบนสุด และในลำดับนั้น

เทคนิคนี้ง่ายที่สุด แต่มีข้อจำกัดบางประการ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกดปุ่ม Ctrl + F3 ปุ่ม Spike จะตัดแทนที่จะคัดลอกเนื้อหาจากเอกสารต้นทาง อย่างไรก็ตาม เมื่อใดก็ตามที่คุณกด Ctrl + F3 หากต้องการวางบล็อกของเนื้อหาไว้ที่ Spike คุณสามารถกด Ctrl ให้เป็นนิสัย + Z เพื่อเลิกทำการตัด และการดำเนินการนี้จะไม่ลบเนื้อหาออกจาก Spike

วิธีที่ 2:ใช้เครื่องมือเน้นข้อความ

คุณอาจเคยใช้ปากกาเน้นข้อความเพื่อเน้นวลีที่คุณชื่นชอบหรือบางส่วนที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษในเอกสาร Word แต่คุณรู้หรือไม่ว่าคุณยังสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อคัดลอกและวางข้อความจากการเลือกข้อความหลายรายการใน Word ได้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าต้องทำอย่างไร

1. เปิดเอกสารต้นฉบับ และไฮไลต์ข้อความที่คุณต้องการคัดลอกตลอดทั้งเอกสาร ตามค่าเริ่มต้น ปากกาเน้นข้อความจะถูกตั้งค่าให้ไฮไลต์ข้อความเป็นสีเหลืองเมื่อคุณคลิก

2. หากคุณต้องการใช้สีอื่น คุณสามารถเลือกหนึ่งสีจากสีที่มีได้โดยคลิกที่สีนั้น เน้นข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการคัดลอกตลอดทั้งบทความ

3. ขั้นตอนต่อไปคือการค้นหาและเลือกข้อความที่ไฮไลต์ทั้งหมด โดยคลิก Ctrl + สูง . กล่องโต้ตอบ "ค้นหาและแทนที่" จะปรากฏขึ้น คลิกแท็บ "ค้นหา" ตามด้วยตัวเลือก "เพิ่มเติม"

4. การทำเช่นนี้จะขยายกล่องโต้ตอบและเปิดตัวเลือกเพิ่มเติม คลิกเมนูแบบเลื่อนลง "รูปแบบ" จากนั้นเลือก "ไฮไลต์" จากตัวเลือกเมนู

5. รูปแบบ “ไฮไลท์” จะปรากฏใต้ช่องแก้ไข “ค้นหาอะไร” คลิกเมนูแบบเลื่อนลง “ค้นหาใน” จากนั้นเลือก “เอกสารหลัก” จากเมนูที่ปรากฏขึ้น

6. Microsoft Word จะสแกนเอกสารเพื่อหาบล็อคข้อความที่ไฮไลต์ทั้งหมด จากนั้นจะเลือกบล็อคข้อความที่ไฮไลต์ทั้งหมดและแจ้งให้คุณทราบถึงรายการที่เลือก ในกรณีของฉัน Word พบหกรายการที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของฉัน

7. ปิดกล่องโต้ตอบ จากนั้นคลิก Ctrl + C เพื่อคัดลอกบล็อคข้อความที่ไฮไลต์ทั้งหมด

8. เปิดเอกสาร Word เปล่า กด Ctrl + วี เพื่อวางข้อความที่เลือกและไฮไลต์ลงในเอกสารใหม่ แต่ละช่องข้อความแยกกันจะถูกวางเป็นย่อหน้าใหม่ คุณจะสังเกตเห็นว่าเนื้อหาที่วางจะมาพร้อมกับการจัดรูปแบบที่คุณใช้ รวมทั้งสีที่คุณใช้เพื่อเน้นข้อความ

ถ้าคุณต้องการวางเนื้อหาโดยไม่มีการจัดรูปแบบ คุณสามารถทำได้โดยปรับการตั้งค่าในเอกสารเปล่า แทนที่จะใช้ Ctrl + วี ปุ่มลัดตรงไปที่การตั้งค่าการวางภายใต้แท็บไฟล์และเลือก "เก็บข้อความเท่านั้น"

ตอนนี้ข้อความของคุณจะวางโดยไม่มีสีเน้นหรือการจัดรูปแบบพิเศษ

บทสรุป

การคัดลอกและวางบล็อคข้อความหลายชุดพร้อมกันจะมีประโยชน์มากในหลาย ๆ สถานการณ์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเอกสารต้นฉบับที่มีความยาวซึ่งคุณต้องการคัดลอกข้อความที่ตัดตอนมาหลายข้อความ แทนที่จะคัดลอกและวางแต่ละข้อความบล็อกทีละข้อความ ซึ่งค่อนข้างน่าเบื่อ คุณสามารถทำได้ทั้งหมดในคราวเดียว หากคุณรู้เทคนิค

นอกจากนี้ การวางไม่ได้จำกัดเฉพาะเอกสาร Microsoft Word เท่านั้น คุณสามารถวางเนื้อหาลงในโปรแกรมใดๆ ที่ยอมรับข้อความ รวมทั้งโปรแกรมอีเมล เช่น Outlook โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณประสบปัญหาใดๆ กับวิธีแก้ปัญหาข้างต้น และเรายินดีที่จะช่วยเหลือ