วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติใน Microsoft Word

ตัวประมวลผลคำมาไกลตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1980 เมื่อ Microsoft เปิดตัว Microsoft Word สำหรับ MS-DOS เป็นครั้งแรก คุณลักษณะที่ก้าวล้ำของมันคือออกแบบมาเพื่อใช้กับเมาส์ Microsoft Word เวอร์ชันปัจจุบันมีคุณลักษณะที่ผู้ใช้นึกไม่ถึงในตอนนั้น ซึ่งรวมถึงการใช้ความสามารถ AutoText ของ Microsoft Word เพื่อสร้างเนื้อหาได้เร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง

ถ้าคุณใช้ Word บ่อยๆ อาจมีวลี บล็อกข้อความ หรือกราฟิกที่คุณใช้บ่อยๆ ฟีเจอร์การแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติของ Word สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้คุณแทรกรายการที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลาของคุณ ตัวอย่างอาจเพิ่มลายเซ็นของคุณที่ส่วนท้ายของจดหมายหรือแทรกภาษาต้นแบบลงในเอกสารเช่นสัญญาหรือคำขอสำหรับข้อเสนอ

ความแตกต่างระหว่างการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติ

ใน Microsoft Word การแก้ไขอัตโนมัติช่วยให้คุณสร้างตัวอย่างข้อความที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ สูงสุด 255 อักขระ ตัวอย่างข้อมูลเหล่านี้จะพร้อมใช้งานสำหรับคุณไม่เพียงใน Word แต่ในแอป Office ทั้งหมดของคุณ เช่น Outlook และ PowerPoint ด้วย

ในทางกลับกัน AutoText นั้นแข็งแกร่งกว่ามาก สร้างขึ้นเพื่อควบคุมกลุ่มข้อความที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก รายการข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างจะถูกบันทึกด้วยเทมเพลต Word ของคุณและ ไม่ใช่ พร้อมใช้งานในแอป Office อื่นๆ ที่คุณใช้ ทั้งการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติมีอยู่ใน Microsoft Word เวอร์ชันเดสก์ท็อปและออนไลน์

วิธีสร้างและใช้การแก้ไขอัตโนมัติ

ในการกำหนดค่าและใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติ ให้เปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการแปลงเป็นข้อมูลโค้ดที่ใช้ซ้ำได้ ในตัวอย่างด้านล่าง เรากำลังกำหนดค่าการแก้ไขอัตโนมัติให้แทรกข้อความสั้นๆ เมื่อเราพิมพ์ -123 .

1. เลือกข้อความได้สูงสุด 255 อักขระที่คุณต้องการใช้ซ้ำโดยพิมพ์ชุดอักขระสั้นๆ

2. ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > พิสูจน์อักษร แล้วเลือกตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ ปุ่ม.

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แทนที่ข้อความขณะที่คุณพิมพ์ เลือกช่องทำเครื่องหมายแล้ว

4. ถัดไป ใน แทนที่ ให้พิมพ์อักขระที่คุณต้องการแทนที่ด้วยบล็อกข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ในกรณีนี้ เรากำลังใช้อักขระ -123 . ข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 จะปรากฏภายใต้ ด้วย .

5. สุดท้าย เลือก เพิ่ม จากนั้น ตกลง แล้ว ตกลง อีกครั้ง.

การใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติ

หากต้องการใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นโดยทำตามขั้นตอนข้างต้น เพียงพิมพ์ -123 ลงในเอกสาร Word ของคุณและอักขระเหล่านั้นจะถูกแทนที่ด้วยบล็อกข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1

วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติ

หากคุณต้องการแทรกบล็อกข้อความที่ยาวเกิน 255 อักขระหรือที่มีรูปภาพโดยอัตโนมัติ ให้ใช้ข้อความอัตโนมัติแทนการแก้ไขอัตโนมัติ

การสร้างรายการข้อความอัตโนมัติใหม่

อีกครั้ง ให้เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการให้เป็นข้อมูลโค้ดที่ใช้ซ้ำได้

1. เลือกกลุ่มข้อความ รวมทั้งรูปภาพ ที่คุณต้องการแปลงเป็นรายการข้อความอัตโนมัติ

2. กด Alt +F3 . ที่จะเปิดตัว สร้าง Building Block ใหม่ กล่องโต้ตอบที่คุณจะมีตัวเลือกบางอย่าง
3. กรอกข้อมูล อย่าลืมใส่ชื่อและคำอธิบายที่ไม่ซ้ำกัน

4. เลือก ตกลง .

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติของ Microsoft Word

ในการใช้รายการ AutoText ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. เลือก แทรก บนแถบเครื่องมือ
2. เลือก อะไหล่ด่วน แล้วข้อความอัตโนมัติ .
3. เลือกรายการข้อความอัตโนมัติที่คุณต้องการ แล้วรายการนั้นจะถูกแทรกลงในเอกสาร Word ของคุณ

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่านการแก้ไขอัตโนมัติ

หรือคุณสามารถแทรกรายการข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นโดยพิมพ์ชื่อรายการ วิธีนี้ใช้ฟังก์ชันการแก้ไขอัตโนมัติเป็นหลัก ตัวอย่างเช่น การใช้รายการข้อความอัตโนมัติด้านบน คุณสามารถเริ่มพิมพ์ “Leverage agile frameworks” และคุณจะเห็นคำแนะนำเครื่องมือปรากฏขึ้นว่า “(กด ENTER เพื่อแทรก)”

เมื่อคุณกด Enter บล็อก AutoText แบบเต็มจะถูกแทรกลงในเอกสารของคุณ

หากคุณไม่เห็นคำแนะนำเครื่องมือ “(กด ENTER เพื่อแทรก)” คุณจะต้องเปิดใช้งานแสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ . คุณสามารถทำได้โดยไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากแสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ .

การเพิ่มรายการข้อความอัตโนมัติลงในแถบเครื่องมือด่วน

ถ้าคุณต้องการลดจำนวนการดำเนินการที่คุณต้องทำเพื่อแทรกข้อความอัตโนมัติของ Microsoft Word คุณสามารถเพิ่มรายการลงในแถบเครื่องมือ Quick Access

1. เลือก แถบเครื่องมือ Quick Access ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก คำสั่งเพิ่มเติม .

2. ใน เลือกคำสั่งจาก กล่องดรอปดาวน์ เลือก คำสั่งทั้งหมด .

3. ค้นหา ข้อความอัตโนมัติ ในรายการทางด้านซ้าย และเลือก เพิ่ม เพื่อเพิ่มลงในรายการทางด้านขวามือ

4. เลือก ตกลง .
5. ตอนนี้ คุณจะเห็นว่ามีการเพิ่มปุ่มข้อความอัตโนมัติลงในแถบเครื่องมือด่วน

6. ในการแทรกรายการ AutoText ให้เลือกปุ่ม AutoText จากนั้นเลือกรายการ AutoText ที่คุณต้องการแทรกลงในเอกสารของคุณ

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่านทางลัด

อีกวิธีในการแทรกรายการ AutoText คือการสร้างแป้นพิมพ์ลัด

1. คลิกขวา ที่ใดก็ได้บน Ribbon ของแถบเครื่องมือ แล้วเลือก กำหนด Ribbon เอง…

2. เลือก ปรับแต่ง ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
3. ในรายการหมวดหมู่ทางด้านซ้าย ให้เลือก การสร้างบล็อค .
4. ใน การสร้างบล็อค รายการทางด้านขวา เลือกแบบเอกสารสำเร็จรูปที่คุณต้องการสร้างแป้นพิมพ์ลัด
5. วางเคอร์เซอร์ของคุณใน กดปุ่มลัดใหม่ ฟิลด์และพิมพ์แป้นพิมพ์ลัดที่คุณต้องการใช้ ในตัวอย่างด้านล่าง เรากำลังใช้ Alt +Ctrl +เปลี่ยน +ล เป็นแป้นพิมพ์ลัด

6. เลือก กำหนด ปุ่ม.
7. เลือก ปิด แล้วก็ ตกลง .
8. ตอนนี้ เมื่อคุณกลับมาที่เอกสาร Word คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นเพื่อแทรกรายการข้อความอัตโนมัติได้

ฉลาดขึ้นและเร็วขึ้นด้วยเคล็ดลับที่คุณเรียนรู้

แม้ว่าคุณจะไม่ใช่คนที่มีความละเอียดรอบคอบ แต่เคล็ดลับข้างต้นจะทำให้ดูเหมือนคุณ! คุณจะประหยัดเวลาและสร้างข้อผิดพลาดน้อยลงเมื่อคุณเขียนเอกสาร Word หากคุณใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะเหล่านี้ หากคุณต้องการ ก้าวไปอีกขั้นหนึ่งและสร้างมาโครใน Word สำหรับชุดของการกระทำใดๆ ที่คุณทำซ้ำๆ